Xử lý khoản phải trả (AP) là một phần nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động tài chính hàng ngày của tổ chức, nhưng nó cũng là công việc có thể không cần yêu cầu đầu tư quá nhiều bởi sức người. Ngoài việc tốn kém, các nhiệm vụ liên quan đến phê duyệt và xử lý khoản phải trả còn cực kỳ tốn thời gian.
Những thách thức lớn nhất trong khoản phải trả bao gồm quy trình nhập dữ liệu thủ công và không hiệu quả, khớp hóa đơn với khoản thanh toán và hóa đơn bị mất hoặc thất lạc.
Tự động hóa các khoản phải trả giúp cải thiện hiệu suất và cho phép công ty của bạn hợp lý hóa các hoạt động kế toán – tài chính đồng thời giúp giảm chi phí. Trong bài viết dưới đây, Bizzi nhấn mạnh 5 lợi ích hàng đầu khi doanh nghiệp của bạn Tự động hóa khoản phải trả với bộ giải pháp của Bizzi.
1. Tiết kiệm tới 50% chi phí xử lý khoản phải trả
Giải pháp xử lý tự động hóa đơn đầu vào và quản lý chi phí giúp Tự động hóa AP của Bizzi loại bỏ các yêu cầu nhập dữ liệu thủ công và giảm đáng kể chi phí lao động trong quá trình xử lý hóa đơn, quản lý ngoại lệ và quản lý quy trình phê duyệt. Hơn nữa, độ chính xác của quá trình xử lý hóa đơn tăng lên hơn 99,9%, giảm thiểu các sai sót tốn kém.
Hệ thống Bizzi IPA hỗ trợ nâng cao năng suất đội ngũ kế toán nhờ hệ thống xử lý tự động hóa đơn đầu vào
- Tự động xử lý phân tích hóa đơn đầu vào
- Cảnh báo hóa đơn không hợp lệ
- Đồng bộ hóa đơn với hệ thống của Tổng cục Thuế
- Tích hợp ERP & phần mềm kế toán
- Hệ thống quản lý và lưu trữ hóa đơn 10 năm
- Quản lý danh sách nhà cung cấp
Tự động hóa khoản phải trả giúp xử lý và phê duyệt hóa đơn theo cấp số nhân bằng cách loại bỏ tác vụ thủ công tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, nhờ đó mà phòng kế toán tài chính cũng tiết kiệm được nhiều thời gian
>> Xem thêm: Xu hướng khoản phải trả Account Payable trong 2023
2. Xử lý hóa đơn chính xác và nhanh chóng
Thiếu khả năng hiển thị trạng thái của hóa đơn trong quá trình xử lý và phê duyệt thường tạo ra sự nhầm lẫn và nhiều công việc hơn khi nhà cung cấp đang tìm kiếm cập nhật trạng thái về quá trình xử lý hóa đơn. Hơn nữa, hóa đơn thường bị thất lạc trong đống giấy tờ và email, do đó không được xử lý thích hợp.
Với giải pháp Tự động hóa AP của Bizzi , tất cả các hóa đơn đều được xử lý bởi Bizzi Bot và hệ thống 3-way matching của Bizzi sẽ tự động đối chiếu 3 chiều: hóa đơn – đơn đặt hàng – phiếu nhập kho. Giải pháp của Bizzi có khả năng hiển thị đầy đủ về trạng thái của từng hóa đơn và quá trình kiểm tra đầy đủ các hành động và phê duyệt.
- Hệ thống tự động đối chiếu và trả kết quả tương ứng dựa vào Bộ nguyên tắc matching
- Kiểm tra thông tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn
- Khả năng tự động đối chiếu thông minh với độ chính xác 99.9%
Với quy trình tự động hóa, toàn bộ hóa đơn được xử lý từ khi nhận đến lúc thanh toán:
- Hầu như loại bỏ hoàn toàn lỗi của con người
- Giảm tình trạng thanh toán thừa và thanh toán trùng lặp
- Tự động cảnh báo hóa đơn sai
- Việc báo cáo, lập ngân sách và kiểm toán trở nên hiệu quả và chính xác hơn rất nhiều.
>> Xem thêm: Phần mềm xử lý hóa đơn tự động đầu tiên tại Việt Nam
3. Khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp cao
Giải pháp tự động hóa khoản phải trả linh hoạt, trực quan với nhiều lợi ích giúp người dùng dễ dàng thiết kế quy trình công việc AP phù hợp theo nhu cầu của họ. Người dùng có thể chủ động tạo chính sách phê duyệt hay thiết lập cảnh báo. Các lợi ích của tự động hóa AP bao gồm thời gian triển khai nhanh hơn và chi phí thấp hơn do các công nghệ như tự động hóa quy trình bằng robot và các hệ thống chuyên dụng khác bổ sung cho các hệ thống hiện có.
Giờ đây kế toán không cần phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng hay nhập dữ liệu lên nhiều hệ thống. Bởi giải pháp tự động hóa khoản phải trả tích hợp liền mạch với các hệ thống phần mềm kế toán, ERP.
4. Theo dõi theo thời gian thực giúp kiểm soát tốt hơn
Các nền tảng tự động hóa tài khoản phải trả sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức có thể được chuyển vào các khía cạnh quan trọng khác trong doanh nghiệp của bạn. Tự động hóa khoản phải trả cho phép truy cập đầy đủ vào chu kỳ thanh toán. Bất kỳ ai có quyền đều có thể tìm hiểu nhanh trạng thái của hóa đơn. Vì bạn có thể theo dõi tiến độ trong quy trình làm việc của mình nên thật dễ dàng để xác định sự chậm trễ.
Với Bizzi, người dùng có thể tự động nhập hoặc xuất thông tin thích hợp. Mọi người tham gia có thể đồng thời truy cập vào hệ thống. Điều này khuyến khích cộng tác trong thời gian thực, điều hiếm gặp trong xử lý hóa đơn thủ công.
Các hóa đơn không được tự động phê duyệt để thanh toán sẽ được đánh dấu và chuyển hướng nhanh chóng cho các cá nhân có liên quan. Bên cạnh đó, tài liệu được lưu trữ an toàn trong kho lưu trữ tuân thủ đáp ứng các yêu cầu kinh doanh và quy định.
5. Thúc đẩy phát triển chiến lược tài chính
Các nhóm khoản phải trả có khả năng tăng cường đáng kể hoạt động tài chính của doanh nghiệp, nhưng thường có 5, 10, 15 thành viên nhóm xử lý khoản phải trả trở lên sẽ được giao nhiệm vụ xử lý hóa đơn. Đối với những doanh nghiệp còn tồn tại quy trình thủ công, điều này sẽ khiến cho phòng kế toán tốn nhiều thời gian để giải quyết công việc nhưng khả năng gặp sai sót vẫn cao.
Tận dụng giải pháp của Bizzi để tự động hóa quy trình xử lý khoản phải trả, nhóm của bạn có thể dễ dàng lập chiến lược và phân tích, tập trung vào việc tối ưu hóa quản lý chi tiêu, quản lý nhà cung cấp và cải tiến quy trình tổ chức. Khi đó, tổ chức của bạn hoàn toàn có thể thoát khỏi quy trình thủ công. Ngoài ra, tự động hóa có thể khiến các công ty đủ linh hoạt để cơ cấu lại việc phân bổ nhân viên của họ và phân công lại người lao động cho các nhiệm vụ tạo ra doanh thu.
Với những biến động và làn sóng thay đổi hoạt động kinh tế sắp tới, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý khoản phải trả nên cân nhắc và ưu tiên tự động hóa khoản phải trả. Thông qua việc áp dụng các công nghệ kỹ thuật số như phần mềm tự động hóa các khoản phải trả, các bộ phận AP đang nhanh chóng thích nghi, cải thiện hoạt động và tạo ra tác động lớn trong các tổ chức.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm sản phẩm của Bizzi ngay hôm nay!
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
