Kế toán công nợ là công việc ghi chép, theo dõi, đối chiếu và quản lý toàn bộ các khoản công nợ phải thu từ khách hàng, phải trả cho nhà cung cấp, cũng như các khoản tạm ứng, trả trước, ứng trước, nợ vay… phát sinh trong hoạt động tài chính và sản xuất.
Để hiệu rõ khái niệm kế toán công nợ là gì cũng như các nội dung liên quan như các nghiệp vụ kế toán công nợ, theo dõi bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp góc nhìn tổng thể đến chi tiết.
Kế toán công nợ là gì?
Khái niệm Kế toán công nợ
Là quá trình ghi nhận, kiểm tra và quản lý các khoản phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Bao gồm theo dõi nợ từ khách hàng, khoản phải thu từ nhà cung cấp và thực hiện các giao dịch liên quan như thanh toán và thu tiền. Trong tiếng Anh, Kế toán công nợ được gọi là Accounting Liabilities.
Hiểu được kế toán công nợ là gì một phần quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Vị trí này có thể là một bộ phận chuyên trách ở doanh nghiệp lớn hoặc do kế toán tổng hợp đảm nhận ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, hiểu rõ các nghiệp vụ kế toán công nợ.
Phân loại kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ được phân thành 2 nhóm chính:
Kế toán công nợ phải thu (Accounts Receivable): Khoản tiền doanh nghiệp chờ nhận từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm, hàng hóa nhưng chưa nhận thanh toán đủ.
- Theo dõi các khoản tiền mà khách hàng, đối tác… còn nợ doanh nghiệp
- Bao gồm: Công nợ bán hàng trả chậm, Phải thu khách hàng, Phải thu tạm ứng, Thu hồi công nợ quá hạn
📌 Tài khoản kế toán thường dùng: 131 – Phải thu khách hàng, 138 – Phải thu khác
Kế toán công nợ phải trả (Accounts Payable): Khoản tiền doanh nghiệp cần thanh toán cho nhà cung cấp hoặc bên thứ ba cho hàng hóa, nguyên liệu, thiết bị chưa thanh toán đủ.
- Theo dõi các khoản doanh nghiệp đang nợ nhà cung cấp, nhân viên, tổ chức tài chính…
- Bao gồm: Công nợ mua hàng trả chậm, Nợ vay ngắn hạn, dài hạn; Thanh toán nhà thầu, nhà cung cấp; Trả trước cho người bán
Tài khoản kế toán thường dùng: 331 – Phải trả người bán, 338 – Phải trả khác, 341 – Vay dài hạn
Ngoài ra, các nghiệp vụ kế toán công nợ cũng được phân loại thành ngắn hạn (thời hạn thanh toán không quá 12 tháng hoặc dưới một chu kỳ sản xuất, kinh doanh) và dài hạn (thời hạn thanh toán còn lại từ 12 tháng trở lên hoặc trên một chu kỳ sản xuất, kinh doanh).
Vai trò của kế toán công nợ là gì trong doanh nghiệp?
Trong doanh nghiệp, bộ phận kế toán công nợ đóng vai trò đặc biệt quan trọng, cụ thể như sau:
| Vai trò | Ý nghĩa |
| Quản lý dòng tiền hiệu quả | Nắm rõ dòng tiền vào – ra, từ đó lập kế hoạch thanh toán hoặc thu nợ đúng hạn
Tham mưu cho lãnh đạo về tình hình tài chính và định hướng chiến lược. |
| Phản ánh đúng tình hình tài chính | Cung cấp số liệu trung thực, hỗ trợ lập báo cáo tài chính chính xác
Theo dõi số tiền doanh nghiệp nợ khách hàng và số tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp. |
| Giảm thiểu rủi ro nợ xấu | Theo dõi công nợ chi tiết, cảnh báo sớm khoản nợ khó đòi hoặc quá hạn
Tối ưu hóa tài nguyên tài chính bằng cách xác định mức độ ưu tiên thu hồi và thanh toán nợ. Kiểm soát dòng tiền vào và ra, dự báo nguồn thu và chi trong tương lai. |
| Tối ưu quy trình thanh toán | Tự động hóa quy trình thanh toán nhà cung cấp, kiểm soát thời gian và điều kiện thanh toán |
| Đảm bảo tuân thủ pháp lý | Đối chiếu – xác nhận công nợ đúng kỳ, tránh sai lệch khi kiểm toán, quyết toán thuế |
Công việc của vị trí kế toán công nợ là gì?
Dưới đây là tổng hợp công việc và các nghiệp vụ kế toán công nợ, áp dụng trong doanh nghiệp sản xuất, thương mại hoặc dịch vụ:
Theo dõi và hạch toán công nợ phải thu
- Ghi nhận các khoản phải thu khách hàng theo hợp đồng, hóa đơn bán hàng
- Theo dõi các khoản thu hồi công nợ định kỳ, phát hiện nợ quá hạn
- Lập bảng đối chiếu công nợ với khách hàng hàng tháng/quý
- Gửi thư nhắc nợ hoặc hỗ trợ bộ phận kinh doanh thu hồi nợ
Tài khoản liên quan: 131 (Phải thu khách hàng), 138 (Phải thu khác)
Theo dõi và hạch toán công nợ phải trả
- Ghi nhận các khoản phải trả nhà cung cấp từ hóa đơn mua hàng, PO, hợp đồng
- Theo dõi hạn thanh toán, lập lịch chi theo tuần/tháng
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ
- Kiểm soát các khoản tạm ứng, ứng trước, hoàn ứng cho nhân viên hoặc NCC
Tài khoản liên quan: 331 (Phải trả người bán), 338 (Phải trả khác)
Quản lý và xử lý hóa đơn, chứng từ công nợ
- Kiểm tra đầy đủ các chứng từ liên quan đến giao dịch công nợ: hợp đồng, hóa đơn, biên bản giao hàng, phiếu thu/chi…
- Lưu trữ, phân loại và đối chiếu chứng từ định kỳ phục vụ kiểm toán – thuế
Báo cáo và phân tích công nợ là gì?
- Lập báo cáo chi tiết về Công nợ phải thu/phải trả theo từng khách hàng/NCC; Báo cáo công nợ đến hạn, quá hạn
- Cập nhật báo cáo cho cấp quản lý và kế toán tổng hợp
- Hỗ trợ lập báo cáo tài chính về công nợ ngắn hạn – dài hạn
Hỗ trợ kiểm toán, quyết toán thuế và nội bộ
- Cung cấp bảng đối chiếu công nợ và chứng từ liên quan cho kiểm toán viên, cơ quan thuế
- Xử lý các sai lệch công nợ, xác minh công nợ cuối kỳ với đối tác
Các tài khoản Kế toán công nợ là gì và cần lưu ý điều gì?
Dưới đây là các tài khoản kế toán công nợ quan trọng mà kế toán công nợ cần nắm vững khi thực hiện các nghiệp vụ kế toán công nợ:
Tài khoản Nợ phải thu
- TK 131 (Nợ phải thu): Theo dõi và báo cáo các khoản doanh nghiệp cần thu từ khách hàng, đối tác phát sinh từ bán hàng, dịch vụ hoặc cho vay.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Nợ phải thu của khách hàng (TK 1311), Nợ phải thu về bán hàng trả chậm (TK 1312), Nợ phải thu về bán hàng trả góp (TK 1313), Nợ phải thu về bán hàng chưa giao (TK 1314), Nợ phải thu khác (TK 1318).
- TK 141 (Tạm ứng/Hoàn ứng): Theo dõi các khoản tạm ứng hoặc hoàn ứng trong nội bộ doanh nghiệp.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Tạm ứng cho nhân viên (TK 1411), Tạm ứng cho các đơn vị trong doanh nghiệp (TK 1412), Hoàn ứng cho nhân viên (TK 1413), Hoàn ứng cho các đơn vị trong doanh nghiệp (TK 1414).
- TK 138 (Phải thu khác): Quản lý những khoản phải thu không nằm trong các tài khoản nợ phải thu chính.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Phí thuê mặt bằng chưa thanh toán (TK 1381), Tiền đặt cọc chưa hoàn trả (TK 1382), Tiền bồi thường chưa nhận được (TK 1383), Tiền lương chưa thanh toán (TK 1384), Những khoản phải thu khác (TK 1388).
- TK 136 (Phải thu nội bộ): Quản lý các khoản công nợ phát sinh giữa công ty mẹ và các chi nhánh hoặc giữa các đơn vị nội bộ.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Khoản phải thu của chi nhánh A (TK 1361), Khoản phải thu của chi nhánh B (TK 1362), Khoản phải thu của chi nhánh C (TK 1363), Khoản phải thu của công ty mẹ (TK 1368).
Tài khoản Nợ phải trả
- TK 331 (Nợ phải trả): Theo dõi các khoản nợ doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng hoặc các bên liên quan khi mua hàng hóa, dịch vụ hoặc vay vốn.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Nợ phải trả cho người bán (TK 3311), Nợ phải trả ngân hàng (TK 3312), Nợ phải trả cho người lao động (TK 3313), Nợ phải trả khác (TK 3318).
- TK 338 (Phải trả, phải nộp khác): Theo dõi các khoản phải trả hoặc phải nộp phát sinh ngoài phạm vi TK 331, liên quan đến nghĩa vụ khác.
Có thể phân loại theo các tiểu tài khoản như: Thuế TNDN phải nộp (TK 3381), Thuế GTGT phải nộp (TK 3382), Thuế TNCN phải nộp (TK 3383), BHXH, BHYT, BHTN phải nộp (TK 3384), Những khoản phải trả, phải nộp khác (TK 3388).
- TK 336 (Phải trả nội bộ): Quản lý các khoản công nợ phát sinh giữa công ty mẹ và các chi nhánh hoặc giữa các đơn vị nội bộ.
Bizzi – Giải pháp số hóa và tối ưu hóa công tác kế toán công nợ
Không chỉ cần nắm được bản chất kế toán công nợ là gì, mà việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý kế toán công nợ ngày càng trở nên cấp thiết trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với khối lượng dữ liệu lớn, tốc độ giao dịch nhanh và yêu cầu minh bạch tài chính ngày càng cao. Ứng dụng công nghệ không chỉ giảm gánh nặng cho phòng kế toán, mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả tài chính một cách toàn diện.
Hiện nay, Bizzi Expense là một trong những công cụ hàng đầu hỗ trợ doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán.
Về công nợ phải thu – Giải pháp quản lý kế toán công nợ
With Bizzi, businesses can:
Theo dõi công nợ khách hàng tự động
- Đồng bộ dữ liệu từ hệ thống bán hàng (ERP, CRM…) để cập nhật công nợ theo thời gian thực
- Cảnh báo các khoản công nợ đến hạn, quá hạn
- Phân tích lịch sử thanh toán để dự đoán khả năng thu hồi
Tự động hóa quy trình đối chiếu công nợ
- Kết nối dữ liệu hợp đồng, hóa đơn đầu ra, phiếu thu để tự động lập đối chiếu
- Hỗ trợ gửi email nhắc công nợ cho khách hàng theo chính sách thanh toán
Về công nợ phải trả – Xử lý hóa đơn đầu vào và quản lý chi phí
Tự động xử lý hóa đơn đầu vào: Sử dụng công nghệ Bizzi Bot (RPA + AI) để:
- Tự động tải hóa đơn điện tử từ email/portal
- Trích xuất và kiểm tra thông tin hóa đơn (mã số thuế, ngày, số tiền, mã hàng…)
- Kiểm tra hóa đơn hợp lệ, tránh rủi ro thuế
Đối soát PO – GR – Invoice: Tự động đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) giúp giảm thất thoát, đảm bảo mua hàng đúng giá, đúng điều kiện hợp đồng
Quản lý chi phí theo dự án và ngân sách
- Thiết lập hạn mức chi tiêu cho từng bộ phận/dự án
- Tự động từ chối đề nghị thanh toán vượt ngân sách
- Cảnh báo sớm khi sắp vượt định mức chi phí
Kết nối toàn diện với hệ thống kế toán và ERP: Bizzi cung cấp API tích hợp với các hệ thống:
- Kế toán (MISA, Fast, Bravo, SAP…), đơn giản hoá các nghiệp vụ kế toán công nợ
- Quản trị doanh nghiệp ERP
- Tự động đồng bộ dữ liệu công nợ, hóa đơn, thanh toán
Lợi ích nổi bật khi sử dụng Bizzi cho kế toán công nợ là gì?
| Benefit | Ý nghĩa |
| Tiết kiệm 80% thời gian xử lý hóa đơn | Không cần nhập tay, giảm sai sót trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán công nợ |
| Đảm bảo tính hợp lệ – minh bạch | Đối chiếu hóa đơn theo thời gian thực |
| Nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền | Theo dõi công nợ toàn diện và chính xác |
| Cảnh báo công nợ rủi ro | Hạn chế nợ xấu và xử lý kịp thời |
| Liên kết hệ thống | Không ngắt quãng giữa các bộ phận Tài chính – Kế toán – Mua hàng |
Conclude
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến khái niệm kế toán công nợ là gì cũng như hướng dẫn xử lý các nghiệp vụ kế toán công nợ. Nhìn chung, kế toán công nợ là một bộ phận quan trọng trong hệ thống kế toán tài chính của doanh nghiệp, là yếu tố cốt lõi đảm bảo tính minh bạch tài chính và dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.
Sai sót trong nghiệp vụ kế toán công nợ có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp, không chỉ về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín, pháp lý và hoạt động vận hành. Chính vì thế, các nghiệp vụ kế toán công nợ cần đảm bảo tính chính xác cao.Giải pháp dành cho doanh nghiệp là chuẩn hóa quy trình – tự động hóa nghiệp vụ – sử dụng công nghệ số để quản lý công nợ hiệu quả, minh bạch và an toàn.
Để tránh thất thoát công nợ và nâng cao hiệu quả trong việc kiểm soát dòng tiền, đăng ký sử dụng ngay bộ giải pháp của Bizzi. Giảm 80% thời gian và 50% chi phí xử lý, kiểm tra, đối soát, nhập liệu liên quan đến quản lý khoản phải trả, Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát thu – chi, tối ưu dòng vốn trong một nền tảng.
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
