Chi phí doanh nghiệp là một khái niệm cốt lõi trong quản trị kinh doanh và kế toán tài chính. Trong số các loại chi phí doanh nghiệp, mỗi khoản sẽ mang tính chất và mục đích khác nhau, gắn liền với ích kinh tế của doanh nghiệp. Nắm rõ các loại chi phí doanh nghiệp là điều cần thiết nếu nhà quản lý muốn hướng đến sự phát triển bền vững, tối ưu nguồn lực.
In this article, Bizzi sẽ giải đáp các thông tin liên quan đến các loại chi phí doanh nghiệp cũng như đưa ra giải pháp quản lý hiệu quả nhất.
Các loại chi phí doanh nghiệp là gì?
Chi phí doanh nghiệp là toàn bộ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh và quản lý để duy trì hoạt động và tạo ra doanh thu. Các loại chi phí doanh nghiệp không chỉ là tiền chi ra, mà còn bao gồm giá trị hao hụt của tài sản như khấu hao tài sản cố định, hay các khoản phải trả phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp.
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế (IAS), Chi phí (Expenses) là sự giảm đi của lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức: dòng tiền hoặc các tài sản khác bị giảm đi hoặc nợ phải trả tăng lên, dẫn đến việc giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoản phân phối cho chủ sở hữu.
Các loại chi phí doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí hoạt động: chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Chi phí sản xuất: nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao.
- Chi phí tài chính: chi phí lãi vay, chi phí chênh lệch tỷ giá.
- Chi phí thuế: thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế gián thu không được khấu trừ.
Các đặc điểm chung của chi phí:
- Tính bắt buộc: Doanh nghiệp không thể tránh khỏi chi phí nếu muốn duy trì hoạt động.
- Phân loại đa dạng: Chi phí có thể được phân loại theo nhiều cách (theo chức năng, theo hành vi, theo mối quan hệ với sản phẩm,…).
- Biến động theo hoạt động kinh doanh: Có chi phí cố định (không thay đổi theo sản lượng) và chi phí biến đổi (thay đổi theo quy mô sản xuất).
- Ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận: Nếu chi phí tăng mà doanh thu không tăng tương ứng, lợi nhuận sẽ giảm.
Tầm quan trọng của quản lý các loại chi phí doanh nghiệp
Việc xác định các loại chi phí quản lý doanh nghiệp một cách chính xác đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, chiến lược kinh doanh và khả năng sinh lời. Vai trò cốt lõi của chi phí doanh nghiệp:
- Cơ sở để định giá sản phẩm/dịch vụ: Biết được giá thành thực tế của sản phẩm, từ đó thiết lập mức giá bán hợp lý, đảm bảo lợi nhuận. Tránh tình trạng bán dưới giá thành gây thua lỗ, hoặc định giá quá cao khiến mất tính cạnh tranh.
- Kiểm soát và cắt giảm chi phí: Phát hiện lãng phí, thất thoát trong quá trình hoạt động. Đưa ra quyết định tối ưu hóa nguồn lực và cắt giảm chi phí không cần thiết, tăng hiệu suất, giảm giá thành, nâng cao lợi nhuận.
- Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Ra quyết định đầu tư, mở rộng, hay cắt giảm sản phẩm/dự án, so sánh chi phí – lợi ích giữa các phương án khác nhau.
- Dự báo và lập kế hoạch tài chính: Phân tích chi phí doanh nghiệp trong quá khứ giúp dự báo chi phí tương lai, là cơ sở để xây dựng ngân sách, kế hoạch kinh doanh, định hướng chiến lược dài hạn.
- Tính toán lợi nhuận và đo lường hiệu quả: Nếu các loại chi phí doanh nghiệp không được xác định đúng, lợi nhuận sẽ bị sai lệch, dẫn đến đánh giá sai hiệu quả kinh doanh.
- Tuân thủ pháp lý và minh bạch tài chính: Ghi nhận báo cáo tài chính, hạn chế rủi ro pháp lý và các sai phạm tài chính.
Phân loại các loại chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết
Việc phân loại các chi phí doanh nghiệp giúp quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn, từ đó phục vụ cho mục tiêu kế toán, lập kế hoạch và ra quyết định quản trị. Tùy theo mục đích sử dụng, chi phí có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau.
- Phân loại theo yếu tố chi phí (bản chất kinh tế)
Dùng để tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ theo từng yếu tố cấu thành.
| Cost factor | Giải thích |
| Direct material cost | Nguyên vật liệu chính cấu thành sản phẩm. |
| Direct labor costs | Lương, phụ cấp, bảo hiểm cho công nhân sản xuất. |
| Chi phí khấu hao TSCĐ | Hao mòn tài sản cố định dùng trong sản xuất (máy móc, nhà xưởng). |
| Chi phí dịch vụ mua ngoài | Thuê vận chuyển, điện, nước, bảo trì,… |
| Chi phí bằng tiền khác | Công tác phí, tiếp khách, chi phí tài liệu,… |
- Phân loại theo chức năng các loại chi phí doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh
Phản ánh chi phí phát sinh theo từng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp:
| Loại chi phí | Giải thích |
| Production cost | Phục vụ trực tiếp việc sản xuất sản phẩm, tạo giá thành. |
| Chi phí bán hàng | Chi phí tiếp thị, quảng cáo, hoa hồng, vận chuyển, nhân viên bán hàng. |
| Business management costs | Chi phí điều hành chung, lương hành chính, văn phòng phẩm, hội họp,… |
| Chi phí tài chính | Lãi vay ngân hàng, chi phí chiết khấu, chênh lệch tỷ giá,… |
| Chi phí thuế TNDN | Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. |
- Phân loại theo hành vi chi phí (mối quan hệ với sản lượng)
Giúp nhà quản lý phân tích ảnh hưởng của chi phí khi thay đổi quy mô sản xuất:
| Loại chi phí | Giải thích |
| Fixed costs | Không thay đổi theo sản lượng (thuê nhà, lương quản lý, khấu hao định mức). |
| The variable costs | Tăng/giảm theo sản lượng (nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, bao bì,…). |
| Chi phí hỗn hợp | Gồm cả phần cố định và biến đổi (điện nước sản xuất, bảo trì theo khối lượng). |
- Phân loại theo khả năng kiểm soát
Phục vụ cho đánh giá hiệu quả các cấp quản lý:
| Loại chi phí | Giải thích |
| Chi phí kiểm soát được | Người quản lý có quyền quyết định hoặc điều chỉnh (lương, mua sắm vật tư). |
| Chi phí không kiểm soát | Không thể kiểm soát trực tiếp do yếu tố bên ngoài (giá điện, thuế, tỷ giá). |
- Phân loại theo mục đích sử dụng trong ra quyết định quản trị
Dùng trong phân tích chi phí – lợi ích và đưa ra chiến lược:
| Loại chi phí | Giải thích |
| Direct costs | Gắn trực tiếp với đối tượng tính giá thành (vật liệu, nhân công theo sản phẩm). |
| Indirect costs | Phân bổ cho nhiều sản phẩm/bộ phận (khấu hao, lương giám sát). |
| Chi phí cơ hội | Lợi ích bị mất khi chọn phương án này thay vì phương án khác. |
| Chi phí chìm (sunk cost) | Đã phát sinh và không thể thay đổi, không nên ảnh hưởng đến quyết định hiện tại. |
| Chi phí chênh lệch | Phát sinh do lựa chọn phương án này thay vì phương án kia. |
| Chi phí kiểm nghiệm | Dùng trong phân tích độ nhạy và hiệu quả tài chính (ví dụ: chi phí bảo hành). |
- Phân loại theo thời điểm ghi nhận
| Loại chi phí | Giải thích |
| Prepaid expenses | Phát sinh trước nhưng phân bổ dần vào nhiều kỳ (tiền thuê trả trước, bảo hiểm). |
| Chi phí trích trước | Ghi nhận trước khi thực tế phát sinh (lãi vay, tiền lương chưa trả). |
| Chi phí thực tế phát sinh | Ghi nhận khi chi phí đã xảy ra (nhập hóa đơn, phiếu chi…). |
Các khái niệm liên quan đến các loại chi phí doanh nghiệp
Dưới đây là tổng hợp các khái niệm liên quan đến các loại chi phí quản lý doanh nghiệp, giúp bạn hiểu rõ hơn về cách phân tích, kiểm soát và ra quyết định quản trị tài chính hiệu quả. Những khái niệm này thường được sử dụng trong kế toán tài chính, kế toán quản trị và quản lý doanh nghiệp.
| Concept | Giải thích |
| Chi phí (Cost/Expense) | Toàn bộ khoản hao phí doanh nghiệp phải bỏ ra để đạt được mục tiêu kinh doanh: sản xuất, cung cấp dịch vụ, bán hàng, quản lý,… |
| Chi phí sản xuất (Production Cost) | Bao gồm toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ, như:
|
| Giá thành sản phẩm (Cost of Goods Manufactured – COGM) | Tổng chi phí để tạo ra một đơn vị sản phẩm hoàn chỉnh.
Cơ sở để định giá bán, tính lợi nhuận và ra quyết định sản xuất. |
| Chi phí trực tiếp (Direct Cost) | Chi phí gắn trực tiếp với đối tượng cụ thể như sản phẩm, dịch vụ, dự án.
Ví dụ: nguyên liệu sản xuất sản phẩm A. |
| Chi phí gián tiếp (Indirect Cost) | Chi phí không thể phân bổ trực tiếp cho một sản phẩm cụ thể, phải phân bổ theo tỷ lệ. Ví dụ: lương quản đốc phân xưởng, khấu hao máy móc dùng chung. |
| Chi phí cố định (Fixed Cost) | Không thay đổi theo sản lượng hoặc thời gian ngắn hạn. Ví dụ: tiền thuê nhà xưởng, khấu hao tài sản cố định, lương quản lý. |
| Chi phí biến đổi (Variable Cost) | Tăng/giảm theo mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ví dụ: nguyên liệu, chi phí đóng gói, điện sản xuất. |
| Chi phí hỗn hợp (Mixed Cost) | Gồm cả phần cố định và phần biến đổi.
Ví dụ: hóa đơn điện nước (gồm phí cố định và phí theo mức dùng). |
| Chi phí cơ hội (Opportunity Cost) | Giá trị lợi ích bị mất đi khi chọn một phương án thay vì phương án khác. Rất quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh, đầu tư, phân bổ nguồn lực. |
| Chi phí chìm (Sunk Cost) | Nnhững chi phí đã phát sinh trong quá khứ và không thể thu hồi. Không nên ảnh hưởng đến quyết định hiện tại vì nó không thay đổi được nữa. |
| Chi phí chênh lệch (Differential Cost) | Khoản chênh lệch chi phí giữa hai hoặc nhiều phương án kinh doanh. Dùng để so sánh lựa chọn tối ưu trong chiến lược. |
| Chi phí tiêu chuẩn (Standard Cost) | Mức chi phí ước lượng hoặc chuẩn mực để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm.
Cơ sở để so sánh với chi phí thực tế và phân tích chênh lệch. |
| Chi phí kiểm soát được (Controllable Cost) | Chi phí mà người quản lý có thể kiểm soát hoặc ảnh hưởng được trong phạm vi quyền hạn. Ngược lại là chi phí không kiểm soát được (uncontrollable cost). |
| Chi phí định mức (Pre-determined Cost) | Chi phí được lập ra trước khi thực hiện một hoạt động sản xuất hay dịch vụ. |
| Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold – COGS) | Phần chi phí của những sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán ra trong kỳ. Quan trọng trong tính lợi nhuận gộp. |
Những nhầm lẫn thường gặp về các loại chi phí doanh nghiệp
Dưới đây là những nhầm lẫn phổ biến về các loại chi phí doanh nghiệp mà nhiều người thường gặp phải. Những sai lầm này có thể dẫn đến báo cáo tài chính sai lệch, quản lý dòng tiền kém hoặc ra quyết định không đúng đắn.
- Nhầm lẫn giữa chi phí và chi tiêu
– Chi phí: là phần hao tổn được ghi nhận vào báo cáo kết quả kinh doanh, làm giảm lợi nhuận trong kỳ.
– Chi tiêu: là dòng tiền thực tế chi ra, có thể dùng cho chi phí, mua tài sản, trả nợ,…
Ví dụ: Mua máy in trị giá 50 triệu. Đây là chi tiêu, nhưng không ghi nhận toàn bộ là chi phí ngay, mà sẽ được phân bổ dần (khấu hao).
- Tưởng rằng chi phí cố định là bất biến
Nhiều người hiểu nhầm rằng chi phí cố định không thay đổi trong mọi trường hợp. Thực tế, chi phí cố định chỉ ổn định trong phạm vi công suất nhất định. Khi mở rộng quy mô, chi phí cố định cũng có thể tăng theo bậc thang (ví dụ: thuê thêm kho, thêm máy móc).
- Nhầm giữa chi phí chìm và chi phí hiện tại
Chi phí chìm là những chi phí đã phát sinh và không thể thu hồi, không nên ảnh hưởng đến quyết định hiện tại. Nhưng nhiều người vẫn để tâm lý “tiếc tiền đã bỏ ra” chi phối quyết định, dẫn đến tiếp tục đầu tư vào những dự án thua lỗ.
Ví dụ: Đã chi 200 triệu cho thiết kế app, nhưng phát hiện không khả thi – vẫn cố làm tiếp để “gỡ vốn”.
- Tất cả các chi phí đều được khấu trừ thuế
Thực tế, không phải chi phí nào cũng được trừ khi tính thuế TNDN. Các chi phí không hợp lệ (thiếu hóa đơn, không đúng quy định) sẽ bị loại ra. Kế toán cần đảm bảo chứng từ hợp lệ, hợp lý và hợp pháp.
- Nhầm lẫn giữa chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không tách 02 loại chi phí này dẫn đến việc tính sai giá thành, ảnh hưởng đến định giá và lợi nhuận.
- Bỏ qua chi phí cơ hội khi ra quyết định
Một số quyết định đầu tư hoặc kinh doanh không tính đến chi phí cơ hội – là phần lợi ích bị bỏ lỡ nếu chọn phương án khác. Việc không xem xét chi phí cơ hội sẽ khiến doanh nghiệp đánh giá sai hiệu quả thật sự.
- Nghĩ rằng càng cắt giảm chi phí càng tốt
Cắt giảm không đúng chỗ (như marketing, đào tạo, R&D) có thể giết chết tiềm năng phát triển. Quản lý chi phí hiệu quả là tối ưu, không phải “tiết kiệm cực đoan”.
- Nhầm lẫn giữa chi phí và giá trị hàng tồn kho mua vào.
Ghi nhận toàn bộ giá trị nguyên vật liệu nhập kho vào chi phí.
- Nhận được hóa đơn mới ghi nhận chi phí.
Thời điểm ghi nhận chi phí dựa trên nguyên tắc phù hợp.
Phương pháp kiểm soát và tối ưu các loại chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc xác định phương pháp kiểm soát và tối ưu các loại chi phí quản lý doanh nghiệp là cực kỳ quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là một số phương pháp mà doanh nghiệp có thể cân nhắc áp dụng để duy trì các loại chi phí doanh nghiệp ở mức hợp lý:
Thiết lập ngân sách chi tiết và minh bạch:
- Xác định ngân sách theo từng phòng ban, dự án, chiến dịch.
- Cập nhật định kỳ ngân sách thực tế so với ngân sách dự kiến.
- Áp dụng phần mềm quản lý tài chính để dễ theo dõi.
Phân tích các loại chi phí doanh nghiệp thường xuyên:
- Thống kê chi phí cố định (thuê mặt bằng, lương) và chi phí biến đổi (quảng cáo, vật tư).
- Định kỳ rà soát các khoản chi không cần thiết hoặc không mang lại giá trị tương xứng.
- Phân tích tỷ lệ chi phí trên doanh thu để đánh giá hiệu suất.
So sánh và đàm phán với nhà cung cấp:
- Luôn khảo sát nhiều nhà cung cấp để chọn phương án giá tốt – chất lượng đảm bảo.
- Đàm phán các điều khoản thanh toán, chiết khấu và chính sách bảo hành.
- Hợp tác lâu dài để được giá ưu đãi hơn.
Tối ưu nguồn nhân lực:
- Kiểm tra hiệu suất làm việc của từng bộ phận để điều chỉnh hợp lý.
- Tận dụng freelancer hoặc part-time nếu không cần nhân sự cố định.
- Đào tạo nội bộ để nhân sự đa năng, giảm chi phí thuê ngoài.
Ứng dụng công nghệ và tự động hóa:
- Dùng phần mềm kế toán, quản lý kho, CRM để giảm nhân lực thủ công.
- Tự động hóa quy trình vận hành, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
- Chuyển đổi số giúp giảm các loại chi phí quản lý doanh nghiệp và tăng độ chính xác.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:
- Áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, tránh tồn kho quá mức.
- Sử dụng hệ thống cảnh báo khi hàng tồn đạt ngưỡng tối ưu.
- Giảm thiểu sản phẩm lỗi, hết hạn, tồn kho lâu ngày.
Đo lường hiệu quả các chiến dịch Marketing:
- Đặt KPI rõ ràng cho từng chiến dịch.
- Phân tích ROI để đầu tư vào kênh hiệu quả (TikTok Ads, Facebook, SEO…).
- Hạn chế chi phí quảng cáo không kiểm soát hoặc chạy theo trend không phù hợp.
Kiểm soát chi phí lặp đi lặp lại:
- Rà soát các gói đăng ký phần mềm, dịch vụ hàng tháng để tránh lãng phí.
- Cân nhắc thay thế bằng giải pháp miễn phí hoặc rẻ hơn nếu có thể.
Cách quản lý các loại chi phí doanh nghiệp hiệu quả theo từng giai đoạn phát triển
Quản trị chi phí hiệu quả không phải là một công thức cố định, mà thay đổi linh hoạt tùy theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Trong mỗi giai đoạn, doanh nghiệp sẽ có quy mô, đặc điểm và nhu cầu quản trị khác nhau.
Dưới đây là một số cách quản trị các loại chi phí quản lý doanh nghiệp:
Đối với doanh nghiệp mới thành lập
- Xác định chiến lược quản trị nền tảng.
- Tạo doanh thu sớm để bù đắp chi phí.
- Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết.
Đối với doanh nghiệp trong giai đoạn phát triển
- Tiếp tục thực hành tiết kiệm.
- Ưu tiên chi tiêu cho R&D, công nghệ, nhân lực.
- Mua bảo hiểm phòng ngừa rủi ro.
- Trích lập các quỹ dự phòng.
- Cắt giảm chi phí gián tiếp (bán hàng, marketing, vận hành).
Đối với doanh nghiệp đang gặp khó khăn
- Cắt bỏ sự phức tạp không cần thiết.
- Áp dụng nguyên tắc Pareto.
- Quyết liệt cắt giảm chi phí hoạt động.
- Bán bớt tài sản để giải nguy.
- Cắt giảm chi phí lương, tài chính.
- Tái cơ cấu doanh nghiệp.
Conclude
Việc hiểu và quản lý các loại chi phí doanh nghiệp đóng vai trò cốt lõi để đạt được thành công và phát triển bền vững, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, khả năng cạnh tranh, và chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý chi phí đang ngày càng được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua tự động hóa quy trình và quản lý ngân sách hiệu quả.
Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý các loại chi phí doanh nghiệp hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Bizzi không chỉ đơn thuần hỗ trợ quản lý chi phí, mà còn giúp tối ưu nguồn lực và tăng cường hiệu quả thông qua các tính năng đột phá như tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập; phân tích chi phí và báo cáo tài chính theo thời gian thực; quét dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,…
Với thiết kế giao diện thân thiện, Bizzi Expense đảm bảo khả năng tương thích tối ưu với hệ thống ngân hàng và các phần mềm kế toán hiện đại, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu các công việc thủ công mà còn thúc đẩy tốc độ xử lý và ra quyết định tài chính. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng tầm kiểm soát các loại chi phí quản lý doanh nghiệp, hiện đại hóa quy trình và hướng đến sự phát triển bền vững và cạnh tranh dài hạn.
Outstanding features of Bizzi Expense:
- Send work/advance requests quickly
- Simplify the process of collecting invoices – creating expenses
- Approve documents conveniently and transparently
- Control costs strictly according to policies and budget
Sign up for a trial now to experience Bizzi Expense and modernize your business's expense management process: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
