Hóa đơn là chứng từ pháp lý quan trọng ghi nhận giao dịch kinh tế, đặc biệt khi được xuất theo hợp đồng. Việc nắm vững cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng đúng chuẩn không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro và phạt vi phạm.
Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết từ định nghĩa, nguyên tắc, đến cách ghi từng tiêu thức và những lưu ý quan trọng.
Hóa đơn theo hợp đồng là gì?
Hóa đơn theo hợp đồng được lập để chứng minh việc giao dịch đã diễn ra và là cơ sở để người mua kê khai, khấu trừ thuế.
Định nghĩa và bản chất
Hóa đơn theo hợp đồng được hiểu là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hay còn gọi là hóa đơn đỏ, được xuất theo hợp đồng giữa doanh nghiệp với chủ thể khác. Đây là một loại chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin về việc bán hàng, phân phối sản phẩm, hoặc cung ứng dịch vụ theo đúng quy định của pháp luật.
Đối tượng và hình thức áp dụng
Hóa đơn theo hợp đồng chỉ áp dụng cho các đơn vị kinh doanh, tổ chức, cá nhân thực hiện kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động như bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nội địa, vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa/dịch vụ ra nước ngoài, và xuất vào khu phi thuế quan.
Hiện nay, hóa đơn GTGT theo hợp đồng tồn tại ở 3 dạng chính: hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in và hóa đơn đặt in.
Những lưu ý quan trọng trước khi tìm hiểu cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Trước khi tiến hành ghi hóa đơn theo hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu ý hai điểm chính là thời điểm lập hóa đơn và nguyên tắc lập hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác.
Thời điểm cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là khi nào?
Thời điểm lập hóa đơn có sự khác biệt tùy theo lĩnh vực hoạt động:
- Đối với lĩnh vực bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm phát sinh nghiệp vụ chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa từ người bán cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa.
- Đối với lĩnh vực cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành nghiệp vụ cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, trong trường hợp thu tiền trong quá trình hoặc thu tiền trước khi hoàn thành dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Đối với lĩnh vực xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng hạng mục công trình cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Lưu ý đặc biệt: Nếu có việc thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng (áp dụng cho kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng, xây nhà để bán), thì ngày thu tiền là ngày lập hóa đơn. Các khoản tiền tạm ứng hợp đồng xây dựng mà không nằm trong tiến độ thanh toán thì chưa phải lập hóa đơn GTGT.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Nguyên tắc chung trong cách ghi nội dung hoá đơn theo hợp đồng
Khi viết hóa đơn theo hợp đồng kinh tế, bạn phải đảm bảo hóa đơn được viết đúng với quy định của Bộ Tài chính:
- Người lập hóa đơn là người bán. Hóa đơn cần được lập khi phát sinh việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, kể cả hàng hóa/dịch vụ dùng để quảng cáo, khuyến mãi, hàng mẫu, biếu tặng, cho, trao đổi, bồi dưỡng hiện vật cho người lao động, trừ trường hợp hàng hóa/dịch vụ dùng hoặc luân chuyển nội bộ để tham gia vào bộ máy sản xuất.
- Nội dung ghi trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác với nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Đối với hóa đơn giấy, cần tránh tẩy xóa hay sửa chữa, thống nhất một màu mực (không dùng màu đỏ), không viết đè lên phần in sẵn, và gạch chéo phần không có nội dung trên hóa đơn.
- Hóa đơn theo hợp đồng phải được lập theo đúng thứ tự và xuyên suốt từ nhỏ đến lớn.
- Đảm bảo được những yêu cầu về bảo mật, tránh việc bị thay đổi, mất dữ liệu kế toán đối với hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm ứng dụng in hóa đơn.
- Trong trường hợp sử dụng hóa đơn giấy, cần phải lập thành nhiều liên khác nhau và phải thống nhất liên hóa đơn cùng 1 số, mỗi liên chỉ được in 1 lần, từ lần thứ 2 là bản copy.
Hướng dẫn chi tiết cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng
Một bản hóa đơn theo hợp đồng cần đảm bảo đầy đủ các nội dung như những hóa đơn khác.
Các thông tin bắt buộc trên hóa đơn
Nội dung trên hóa đơn theo hợp đồng gồm có:
- Thời điểm lập hóa đơn (Ngày/tháng/năm): Phải tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn của Bộ Tài chính.
- Thông tin bên bán: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp bạn (thường đã có sẵn trên hóa đơn).
- Thông tin bên mua: Ghi đầy đủ các tiêu thức gồm họ tên người mua hàng, tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế.
- Hình thức thanh toán: Ghi ký hiệu TM (tiền mặt), CK (chuyển khoản) hoặc TM/CK (chưa xác định hình thức thanh toán). Lưu ý, đối với hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 VND, nếu muốn khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, bên mua bắt buộc phải chọn hình thức thanh toán CK.
Cách ghi chi tiết danh mục hàng hóa, dịch vụ
Tại phần bảng kê chi tiết, người viết hóa đơn phải hoàn tất thông tin vào các cột sau:
- Số thứ tự.
- Tên hàng hóa, dịch vụ:
- Phải thể hiện bằng tiếng Việt, chi tiết đến từng chủng loại nếu có nhiều loại khác nhau (ví dụ: điện thoại Samsung).
- Nếu hàng hóa, dịch vụ có mã, phải ghi cả tên và mã.
- Đối với hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng/sở hữu (ví dụ: ô tô, mô tô, nhà), phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng theo yêu cầu pháp luật (số khung, số máy, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng).
- Nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
- Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính (ví dụ: tấn, kg, cái, hộp, m3). Đối với dịch vụ, trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.
- Số lượng: Ghi bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính. Đối với các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông bán theo kỳ nhất định, phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Đơn giá, thành tiền.
- Sau khi đã hoàn tất, nếu bảng kê vẫn còn thừa dòng thì gạch chéo toàn bộ phần còn trống đó, bắt đầu từ trái qua phải.
Phần tổng cộng và chữ ký
- Phần tổng cộng:
- Cộng tiền hàng.
- Thuế suất GTGT.
- Tổng cộng tiền thanh toán (là tổng của Cộng tiền hàng và Thuế suất GTGT).
- Số tiền viết bằng chữ: Viết lại số liệu tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.
- Ký tên trên hóa đơn:
- Người mua hàng: Ai trực tiếp thực hiện giao dịch thì người đó sẽ ký. Nếu khách hàng không mua trực tiếp (qua điện thoại, fax), người lập chỉ cần ghi rõ phương thức mua hàng đó trên hóa đơn và không cần chữ ký người mua. Với hóa đơn điện tử, bên bán cần có ký số, bên mua không bắt buộc trừ khi có thỏa thuận và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
- Người bán hàng: Người lập hóa đơn sẽ trực tiếp ký.
- Thủ trưởng đơn vị: Giám đốc của đơn vị phải trực tiếp ký sống, đóng dấu, ghi đầy đủ họ tên. Trường hợp ủy quyền cho người khác ký thì cũng phải thực hiện đầy đủ yêu cầu trên.
Xử lý hóa đơn có danh mục dài (kèm bảng kê)
Nếu trong hợp đồng có quá nhiều danh mục hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩm, người bán hàng có thể lựa chọn hình thức xuất hóa đơn sau:
- Đối với Electronic invoice: Có thể xuất một hóa đơn nhiều trang.
- Đối với hóa đơn giấy: Có thể xuất nhiều hóa đơn nối tiếp hoặc xuất hóa đơn kèm bảng kê.
- Khi sử dụng bảng kê, trên hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.
- Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê.
- Nếu người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
- Lưu ý: Trường hợp sử dụng bảng kê, trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.
Các trường hợp không bắt buộc ghi đơn vị tính, số lượng, đơn giá
Có một số trường hợp cụ thể hóa đơn vẫn được xem là hợp pháp dù không thể hiện các tiêu thức này:
- Tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá.
- Hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không.
- Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh, phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi “cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên”.
- Hóa đơn doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý (theo báo cáo đã đối chiếu và bảng kê tổng hợp) thì không nhất thiết phải có đơn giá.
Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng khi thanh toán nhiều lần
Trong nhiều hợp đồng, việc thanh toán được chia thành nhiều đợt. Dưới đây là cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng cho từng đợt thanh toán:
Xác định số lần và thời điểm thanh toán theo hợp đồng
Đầu tiên, cần kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng về số lần thanh toán và thời điểm cụ thể khi mỗi đợt thanh toán diễn ra. Ví dụ, hợp đồng có thể quy định thanh toán làm 3 đợt: đợt 1 là tạm ứng, đợt 2 sau khi hoàn thành 50%, đợt 3 là hoàn tất hợp đồng. Mỗi đợt thanh toán thường có giá trị cụ thể đã được nêu rõ trong hợp đồng, bạn cần ghi nhận đúng giá trị này trên hóa đơn.
Lập hóa đơn cho từng đợt thanh toán
- Đối với hóa đơn tạm ứng: Khi nhận được tiền tạm ứng từ khách hàng, doanh nghiệp phải lập, xuất hóa đơn cho số tiền tạm ứng đó. Hóa đơn tạm ứng phải ghi rõ là hóa đơn tạm ứng, nêu chi tiết số tiền tạm ứng đã nhận, kèm theo thông tin về số hợp đồng, ngày ký hợp đồng (ví dụ: “Tạm ứng đợt 1 theo hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị tạm ứng: 200 triệu đồng”).
- Đối với xuất hóa đơn theo hợp đồng cho các đợt thanh toán tiếp theo: Lập hóa đơn cho số tiền thanh toán của giai đoạn đó. Ghi rõ số lượng công việc/hàng hóa đã thực hiện, số tiền thanh toán cho đợt này, số hợp đồng, ngày ký hợp đồng (ví dụ: “Thanh toán đợt 2 theo hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị thanh toán: 300 triệu đồng”).
- Đối với xuất hóa đơn quyết toán theo hợp đồng: Sau khi hoàn thành toàn bộ hợp đồng, xuất hóa đơn quyết toán cho phần còn lại của hợp đồng. Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, các khoản đã thanh toán trước đó, số tiền còn lại cần thanh toán (ví dụ: “Quyết toán hợp đồng số 01/HĐ-KT ngày 01/01/2024, giá trị quyết toán: 500 triệu đồng”).
Quy trình sau khi ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng (ghi sổ, lưu trữ)
Sau khi lập hóa đơn cho từng đợt thanh toán, quy trình thực hiện các bước sau sẽ tương tự như cách xuất hóa đơn theo hợp đồng cơ bản:
- Gửi hóa đơn cho khách hàng: Qua email/hệ thống hóa đơn điện tử hoặc đường bưu điện/giao trực tiếp đối với hóa đơn giấy.
- Ghi nhận hóa đơn vào sổ sách kế toán: Ghi nhận doanh thu từ việc bán hàng/cung cấp dịch vụ, ghi nhận thuế GTGT phải nộp vào tài khoản 3331, và ghi nhận số tiền phải thu từ khách hàng vào tài khoản 131 nếu chưa nhận thanh toán ngay.
- Lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn trong hệ thống theo quy định (thông thường tối thiểu 10 năm). Bản sao hóa đơn giấy cần được lưu trữ cùng với hợp đồng.
Hậu quả của việc không xuất hoá đơn hoặc xuất hoá đơn sai quy định
Việc xuất hóa đơn theo hợp đồng là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua trong mọi giao dịch kinh doanh.
Các trường hợp bắt buộc phải phát hành hóa đơn theo hợp đồng
Doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn theo hợp đồng khi:
- Giao hàng hóa/dịch vụ hoàn tất.
- Nhận tiền tạm ứng.
- Xuất hóa đơn theo tiến độ hợp đồng (đã thỏa thuận thanh toán theo tiến độ).
Các hình phạt và rủi ro pháp lý
Không xuất hóa đơn theo hợp đồng hoặc xuất hóa đơn sai quy định có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng:
- Phạt tiền: Từ 10 đến 20 triệu đồng nếu không lập hóa đơn khi bán hàng/cung cấp dịch vụ; từ 20 đến 50 triệu đồng nếu tiếp tục vi phạm. Phạt từ 3 đến 5 triệu đồng nếu xuất hóa đơn trễ từ 1-10 ngày; từ 10 đến 20 triệu đồng nếu trễ trên 21 ngày (theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
- Truy thu thuế và lãi chậm nộp: Truy thu thuế GTGT, TNDN và lãi chậm nộp thuế 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp (theo Điều 142, Luật Quản lý thuế 2019).
- Trách nhiệm hình sự: Trong trường hợp nghiêm trọng, có thể bị phạt tiền đến 4 tỷ đồng hoặc phạt tù từ 3 tháng đến 7 năm (theo Điều 200, Bộ luật Hình sự 2015 – sửa đổi, bổ sung 2017).
Tối ưu hoá quy trình lập hoá đơn theo hợp đồng bằng giải pháp hóa đơn điện tử
Để đảm bảo việc lập hóa đơn theo hợp đồng diễn ra chính xác, nhanh chóng và tuân thủ pháp luật, việc ứng dụng các giải pháp hóa đơn điện tử là điều cần thiết.
Lợi ích của hóa đơn điện tử trong quản lý hợp đồng
Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội:
- Process automation: Rút ngắn thời gian xuất, gửi, và lưu trữ hóa đơn lên đến 70%.
- Giảm thiểu sai sót: Giảm thiểu 99% sai sót số liệu nhờ tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán.
- Nhanh chóng và hiệu quả: Tự động cấp số, ký số, gửi email, giúp truy xuất hóa đơn trong 3 giây.
- Regulatory compliance: Đáp ứng 100% chuẩn định dạng và kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế.
- Cost savings: Doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 100-300 triệu đồng/năm so với quy trình hóa đơn truyền thống.
Giới thiệu Giải pháp Hóa đơn điện tử B-invoice
Bizzi cung cấp giải pháp Hóa đơn điện tử B-invoice như một trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán, giúp tự động hóa quy trình thu – chi và quản lý chi phí. Các tính năng nổi bật của B-invoice bao gồm:
- Tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định: Đáp ứng các yêu cầu của cơ quan thuế, định dạng XML/PDF.
- Mẫu hóa đơn tùy chỉnh: Cho phép doanh nghiệp thiết kế hóa đơn theo logo, thương hiệu riêng.
- Xuất hóa đơn hàng loạt: Hỗ trợ phát hành nhiều hóa đơn cùng lúc theo đơn hàng, khách hàng.
- Mã số xác thực từ cơ quan thuế: Kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực hóa đơn.
- Lưu trữ hóa đơn theo quy định: Hệ thống lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
- Tra cứu hóa đơn dễ dàng: Tìm kiếm hóa đơn theo số, ngày phát hành, khách hàng, mã số thuế.
- Tải xuống & in hóa đơn mọi lúc: Xuất hóa đơn dưới dạng PDF, XML, tích hợp chữ ký số.
- Quản lý tình trạng hóa đơn: Theo dõi hóa đơn đã phát hành, đã gửi, đã thanh toán, hủy hoặc điều chỉnh.
- Tích hợp với phần mềm kế toán & ERP: Đồng bộ dữ liệu, nâng cao hiệu quả quản lý.
Conclude
Cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng là một nghiệp vụ kế toán quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Nắm vững các nguyên tắc, thời điểm và cách ghi chi tiết từng tiêu thức sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.
Ứng dụng các giải pháp hóa đơn điện tử hiện đại như Bizzi B-invoice sẽ là công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, đảm bảo tính hợp pháp và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Một nội dung hóa đơn chính xác không chỉ là yêu cầu về luật, mà còn là yếu tố then chốt trong quản trị rủi ro, tối ưu thuế và bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.
Đặt lịch demo và đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi tại đây: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/