Biên bản hủy hóa đơn VAT/điện tử là một văn bản quan trọng trong nghiệp vụ hóa đơn chứng từ của doanh nghiệp. Hiểu rõ về biên bản huỷ hoá đơn điện tử giúp kế toán quản lý hóa đơn, chứng từ thuận lợi, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh rủi ro.
Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ các thông tin liên quan cũng như đưa ra mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử chính xác để doanh nghiệp có thể sử dụng.
Biên bản hủy hóa đơn điện tử là gì?
Biên bản hủy hóa đơn điện tử/VAT là văn bản được lập khi một hóa đơn đã được phát hành nhưng sau đó cần hủy bỏ vì lý do nhất định.
Mục đích của việc sử dụng biên bản huỷ hoá đơn điện tử là để ghi nhận việc hủy bỏ một hoặc nhiều hóa đơn do sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng, trước khi thực hiện hủy hóa đơn điện tử; tránh rủi ro, tranh chấp và tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Trong biên bản hủy hóa đơn điện tử, người bán và người mua cam kết không kê khai thuế đối với hóa đơn đã hủy. Việc hủy hóa đơn là làm cho hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
Phân biệt hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn
Dưới đây là phần phân biệt rõ ràng giữa “hủy hóa đơn” và “tiêu hủy hóa đơn”, giúp bạn hiểu đúng và áp dụng đúng quy định pháp luật:
| Criteria | Huỷ hoá đơn | Tiêu huỷ hoá đơn |
| Nature | Làm mất hiệu lực của hóa đơn đã lập/sai | Hủy bỏ hoàn toàn hóa đơn chưa sử dụng |
| Đối tượng áp dụng | Hóa đơn sai, không giao cho khách, hóa đơn đã lập nhưng sai sót | Hóa đơn giấy/điện tử chưa sử dụng và hết hạn |
| Tình trạng hóa đơn | Có thể đã lập, nhưng chưa sử dụng hoặc sai sót | Chưa sử dụng, không còn giá trị |
| Yêu cầu pháp lý | Lập biên bản hủy, có thể lập lại hóa đơn mới | Lập bảng kê, biên bản tiêu hủy và thông báo cho cơ quan thuế |
| Thời hạn xử lý | Xử lý ngay khi phát hiện sai | Trong vòng 30 ngày kể từ khi thuộc diện tiêu hủy |
| Hình thức | Có thể hủy trên phần mềm hoặc hồ sơ giấy | Hủy vật lý (cắt, đốt, nghiền…) hoặc xóa bỏ điện tử |
In short:
- Hủy hóa đơn: Là làm cho hóa đơn (điện tử hoặc giấy) không còn giá trị sử dụng, thường áp dụng đối với các hóa đơn bị sai thông tin hoặc không sử dụng nữa. Hóa đơn điện tử đã hủy vẫn còn tồn tại trên hệ thống thông tin và có thể rà soát, tra cứu được. Việc hủy hóa đơn có thể diễn ra nhiều lần.
- Tiêu hủy hóa đơn: Là xử lý hóa đơn giấy chưa sử dụng hoặc hóa đơn sai thông qua tiêu hủy vật lý (xé, đốt, nghiền nát). Việc tiêu hủy hóa đơn chỉ diễn ra khi hóa đơn hết thời hạn lưu trữ theo quy định kế toán. Hành động này cần đảm bảo hóa đơn không thể phục hồi để sử dụng lại.
Vì sự khác nhau đó mà mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử sẽ được quy định chặt chẽ về nội dung để đảm bảo tính pháp lý.
Phân biệt biên bản huỷ hoá đơn điện tử và biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử
Dưới đây là bảng so sánh và phân biệt rõ ràng giữa biên bản huỷ hoá đơn điện tử và biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử, giúp doanh nghiệp hiểu rõ khi nào cần sử dụng loại nào để xử lý hóa đơn sai sót đúng pháp luật:
| Criteria | Biên bản HỦY hóa đơn | Biên bản ĐIỀU CHỈNH hóa đơn |
| Mục đích | Hủy bỏ hóa đơn điện tử đã lập do có sai sót lớn, không còn giá trị sử dụng | Điều chỉnh thông tin trên hóa đơn đã phát hành do sai sót một phần, nhưng hóa đơn vẫn có hiệu lực |
| Thời điểm áp dụng | – Hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho người mua
– Hoặc đã gửi nhưng hai bên chưa kê khai thuế |
– Hóa đơn đã gửi cho người mua
– Và đã được kê khai thuế |
| Tình huống sử dụng | – Sai toàn bộ thông tin (người mua, MST, hàng hóa…)
– Lập nhầm hóa đơn – Không phát sinh giao dịch |
– Sai một phần: đơn giá, thuế suất, số lượng, tên hàng, ngày… |
| Cách xử lý sau biên bản | Lập hóa đơn mới thay thế (nếu giao dịch vẫn diễn ra) | Lập hóa đơn điều chỉnh (tăng/giảm) kèm theo biên bản điều chỉnh |
| Giá trị pháp lý của hóa đơn cũ | Bị vô hiệu hóa (đánh dấu đã hủy) | Vẫn có giá trị pháp lý và được điều chỉnh bổ sung |
| Yêu cầu về xác nhận của bên mua | Cần xác nhận đồng ý của bên mua (nếu đã gửi) | Cần xác nhận đồng thuận của bên mua về nội dung điều chỉnh |
| Cách hiển thị trên phần mềm | Hóa đơn bị gắn trạng thái “ĐÃ HỦY” | Hóa đơn gốc vẫn giữ, kèm theo hóa đơn điều chỉnh và biên bản |
Khi nào cần lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử?
Bạn cần lập biên bản hủy hóa đơn điện tử trong các trường hợp hóa đơn đã được lập nhưng không sử dụng, hoặc hóa đơn có sai sót và chưa gửi cho người mua. Việc lập biên bản là yêu cầu bắt buộc để hợp thức hóa quá trình hủy theo quy định pháp luật.
Các trường hợp cần biên bản huỷ hoá đơn điện tử thường gặp gồm có:
- Bên mua và bên bán có thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.
- Các trường hợp cụ thể cần lập biên bản hủy hóa đơn (áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã hoặc không mã đã gửi cho người mua) theo quy định tại Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC bao gồm:
– Sai sót mã số thuế.
– Sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn.
– Sai về thuế suất, tiền thuế.
– Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
Lưu ý: Trường hợp sai tên, địa chỉ người mua thì không cần hủy hóa đơn mà chỉ cần thông báo nội dung sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ. Người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng chưa gửi cho người mua, khi phát hiện sai sót cần hủy hóa đơn đó và lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn điện tử đã gửi nhưng chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót cần lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên để hủy hóa đơn, sau đó bên bán mới lập hóa đơn mới.
- Hóa đơn lập nhầm hoặc bị lập trùng/thừa, doanh nghiệp cần lập biên bản để loại bỏ các hóa đơn không hợp lệ.
- Hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng do hết hiệu lực hoặc ngừng hoạt động hệ thống, bên bán cần phối hợp với cơ quan thuế hoặc đơn vị cung cấp hóa đơn để hủy theo quy định.
- Ngoài ra còn các trường hợp như hàng hóa trả lại, hợp đồng bị hủy, hoặc theo quy định pháp luật/cơ quan thuế.
Không áp dụng biên bản hủy hoá đơn điện tử nếu hóa đơn đã gửi cho khách hàng và/hoặc đã kê khai thuế. Khi đó, bạn phải xử lý bằng:
- Create adjustment invoice or
- Create a replacement invoice (theo Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Biên bản hủy hóa đơn điện tử vẫn phải lưu trữ trên hệ thống điện tử để đối chiếu về sau.
Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử
Theo quy định hiện hành, không có mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử hay VAT chung, mẫu biên bản sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp và từng đơn vị doanh nghiệp cụ thể.
Tuy nhiên, nội dung chính trong một biên bản huỷ hoá đơn điện tử thường bao gồm:
- Tiêu đề: Biên bản hủy hóa đơn VAT/điện tử.
- Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua. Đại diện và chức vụ.
- Thông tin hóa đơn bị hủy: Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn, tổng giá trị hóa đơn (nếu có).
- Lý do hủy hóa đơn: Giải thích rõ ràng lý do. Ví dụ: Xuất sai tên hàng hóa, dịch vụ.
- Thông tin hóa đơn thay thế (nếu có): Số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn thay thế.
- Ngày lập biên bản: Ngày lập.
- Ý kiến khác: (Nếu có).
- Chữ ký và đóng dấu: Chữ ký và đóng dấu của đại diện các bên tham gia giao dịch.
>> Tải miễn phí mẫu biên bản huỷ hoá đơn điện tử here
Quy trình lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử
Dưới đây là quy trình lập biên bản hủy hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật (Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP), giúp doanh nghiệp xử lý sai sót một cách hợp lệ, nhanh gọn và dễ quản lý:
- Bước 1: Xác định lý do hủy: Xác định rõ ràng lý do cần hủy hóa đơn. Ví dụ: Hóa đơn điện tử sai thông tin hoặc chưa gửi người mua/chưa kê khai thuế.
- Bước 2: Thỏa thuận giữa các bên liên quan: Nếu hóa đơn đã gửi cho người mua, việc hủy cần có sự đồng thuận của cả bên bán và bên mua.
- Bước 3: Lập biên bản hủy: Soạn thảo biên bản theo mẫu, đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết và xác nhận chính xác từ các bên.
- Bước 4: Hủy hóa đơn theo quy định: Hủy hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử, đảm bảo ghi nhận lịch sử quá trình hủy.
- Bước 5: Cập nhật thông tin: Cập nhật thông tin trên phần mềm kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử (nếu có).
- Bước 6: Thông báo cho cơ quan thuế (nếu cần): Trong một số trường hợp (như hóa đơn giấy chưa sử dụng), cần thông báo cho cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử bị sai sót những thông tin quan trọng (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa), bên bán phải thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Bước 7: Lập hóa đơn thay thế (nếu giao dịch vẫn diễn ra): Bên bán lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn đã hủy, theo đúng quy định và kê khai thuế đầy đủ.
- Bước 8: Lưu trữ: Lưu giữ biên bản hủy hóa đơn cùng với hóa đơn gốc (hoặc hồ sơ liên quan đối với hóa đơn điện tử) để phục vụ kiểm tra, thanh tra. Hồ sơ cần được lưu trữ ít nhất 10 năm.
Lưu ý khi lập biên bản huỷ hoá đơn điện tử/VAT
Dưới đây là các lưu ý quan trọng khi lập biên bản hủy hóa đơn điện tử/VAT, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tránh rủi ro pháp lý:
- Chính xác và đầy đủ thông tin: Đảm bảo tất cả thông tin trên biên bản chính xác và rõ ràng để tránh sai sót trong kê khai thuế. Điều này quan trọng cho việc quản lý tài chính chính xác, tránh ghi nhận sai doanh thu hoặc chi phí.
- Đảm bảo thời hạn xử lý: Nên hủy hóa đơn và lập biên bản ngay khi phát hiện lỗi hoặc có yêu cầu hủy. Xử lý kịp thời tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và các báo cáo tài chính, giúp quản lý dòng tiền và ngân sách hiệu quả hơn.
- Chữ ký và con dấu: Biên bản cần có chữ ký của đại diện bên phát hành hóa đơn, và trong một số trường hợp cần chữ ký/đóng dấu của cả bên mua và bên bán. Biên bản điện tử cần chữ ký điện tử hợp pháp. Điều này đảm bảo tính pháp lý và minh bạch, giảm thiểu rủi ro tranh chấp tài chính.
- Tuân thủ quy định pháp luật: Việc hủy hóa đơn phải tuân thủ nghiêm ngặt Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính, đây là một khía cạnh quan trọng của quản lý chi phí doanh nghiệp (giảm thiểu các khoản chi không đáng có do vi phạm).
- Quy trình lưu trữ cẩn thận: Bảo quản biên bản hủy cùng với hóa đơn gốc/hồ sơ liên quan một cách khoa học. Lưu trữ đầy đủ hồ sơ giúp phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và tránh rủi ro tài chính liên quan đến kiểm tra thuế. Điều này cũng hỗ trợ cho việc rà soát các giao dịch, một phần của quản lý tài chính và chi phí tổng thể.
- Thông báo với cơ quan thuế (nếu cần): Nắm rõ trường hợp nào cần thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế để thực hiện đúng quy trình.
- Thời hạn lập biên bản: Tuân thủ thời hạn lập biên bản tùy thuộc loại hóa đơn (hóa đơn giấy chưa sử dụng hủy trong 30 ngày thông báo; hóa đơn điện tử lập biên bản ngay khi phát hiện lỗi).
Các bước huỷ hoá đơn nhanh chóng trên phần mềm Bizzi
Nếu bạn sử dụng công cụ xử lý hoá đơn tự động Bizzi có thể dễ dàng:
- Lập biên bản hủy hóa đơn ngay trên hệ thống, liên kết với hóa đơn điện tử gốc.
- Tự động lưu trữ, tạo hồ sơ đầy đủ phục vụ kiểm tra thuế/kế toán.
- Gửi email xác nhận với khách hàng.
Bước 1: “Xử lý hóa đơn” >> “Thông báo hóa đơn sai sót” >> “Tạo mới”
Trên thanh Menu, chọn mục Thông báo hóa đơn sai sót
Trên thanh Menu của B-Invoice, chọn mục Thông báo hóa đơn sai sót
– Tìm kiếm Hóa đơn cần lập thông báo sai sót
Trên giao diện này, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn cần lập thông báo hóa đơn sai sót theo tiêu chí tìm kiếm. Tiếp theo, bạn chọn các nghiệp vụ thông báo hóa đơn sai sót muốn chỉnh sửa và nhập “lý do thông báo sai sót”. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì nhấn “Lưu”
Sau khi đã hoàn tất chỉnh sửa hóa đơn điện tử, bạn có thể thực hiện các nghiệp vụ khác bao gồm: xem, sửa, xóa thông báo (nếu có). Đồng thời, hệ thống sẽ cập nhật trạng thái thông báo gửi Cơ quan Thuế trên màn hình các thông báo xử lý hóa đơn sai sót.
- Step 2: Cancel invoice
After the notification of the incorrect invoice is accepted by the Tax Authority, the customer can proceed to cancel the invoice on the software.
– Cách 1: Tại màn hình danh sách Hóa đơn bán hàng, nhấn chọn “Hủy hóa đơn”
Tại màn hình danh sách Hóa đơn bán hàng trên hệ thống Bizzi, nhấn chọn “Hủy hóa đơn”
– Nhập “Lý do hủy” sau đó nhấn nút “Hủy hóa đơn”.
– Cách 2: Trên thanh Menu chọn mục “Xử lý hóa đơn”, chọn tiếp “Hủy hóa đơn”, sau đó nhấn “Tạo mới”.
- Step 3: Make a record of invoice cancellation between the seller and the buyer
Trên thanh Menu, ấn chọn mục “Xử lý hóa đơn” >> “Hủy hóa đơn” >> “Lập biên bản”.
Tiếp đến, bạn nhập số biên bản, kiểm tra lại thông tin và thực hiện ký điện tử. Sau đó nhấn “In” để tải về file Biên bản hủy hóa đơn. Nhập số biên bản, sau đó nhấn “In” để tải về file Biên bản hủy hóa đơn
Save the minutes in pdf format and sign offline between the seller and the buyer, or sign online between the seller and the buyer. Finally, both parties save the minutes as a basis for canceling the invoice.
Conclude
Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, cũng như phân biệt rõ với biên bản điều chỉnh, là yếu tố then chốt để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tài chính. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật về hóa đơn, chứng từ, mà còn góp phần quan trọng vào việc quản lý chi phí hiệu quả bằng cách tránh các khoản phạt không đáng có do sai sót hoặc vi phạm quy định.
Các nền tảng tự động hóa tài chính như Bizzi, tập trung vào xử lý hóa đơn và quản lý chi phí, có thể hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của các quy trình tài chính, bao gồm cả việc xử lý các trường hợp sai sót hóa đơn cần hủy hoặc điều chỉnh. Đặt lịch tư vấn và dùng thử giải pháp Bizzi để tối ưu thời gian, tối đa năng suất và hiệu quả quản lý tài chính cho doanh nghiệp của bạn!
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
___
Các câu hỏi thường gặp trong quá trình tạo biên bản huỷ hoá đơn điện tử
- Hủy nhầm hóa đơn điện tử có bị phạt không? Có thể bị phạt hành chính nếu không đúng quy định, đặc biệt nếu ảnh hưởng kê khai thuế.
- Hóa đơn đã kê khai thuế có được lập biên bản hủy không? Không, chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế.
- Làm thế nào để thông báo việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế? Lập biên bản (nếu cần) và gửi thông báo hủy hóa đơn (Mẫu TB03/AC) qua hệ thống kê khai thuế điện tử. Đối với hóa đơn điện tử sai sót quan trọng, thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Thời hạn lập biên bản hủy hóa đơn là bao lâu? Phụ thuộc vào loại hóa đơn (giấy chưa sử dụng trong 30 ngày thông báo; điện tử ngay khi phát hiện lỗi).
- Có phải mọi trường hợp hủy hóa đơn đều cần thành lập hội đồng không? Không, chỉ trường hợp hủy số lượng lớn hóa đơn giấy chưa sử dụng cần hội đồng giám sát.
- Biên bản hủy hóa đơn có thể lập bằng file điện tử không? Có, với chữ ký điện tử hợp pháp của các bên.