In today's volatile business landscape, the role of the Chief Executive Officer (CEO) is not only about strategic planning and driving growth, but also includes ensuring the stability and sustainable development of the business through effective financial management.
It can be said that strong financial capacity helps CEOs deeply understand business operations, make wise strategic decisions and communicate effectively with stakeholders. CEOs are responsible for managing the company's finances, including budgeting, financial planning and financial reporting.
Having a thorough understanding of current financial conditions and future forecasts allows CEOs to make data-driven decisions, which is critical to navigating economic uncertainties like recessions and inflation.
In fact, many small and medium-sized enterprises are facing the risk of closing down due to poor financial management, especially in difficult economic times. Lack of financial control can lead to serious risks such as cash flow imbalance, increased interest rates, reduced market purchasing power and even insolvency.
Do đó, việc CEO ưu tiên xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát tài chính vững chắc, được hỗ trợ bởi “chiến lược ba lớp phòng thủ”, không chỉ bảo vệ tài sản của doanh nghiệp mà còn tạo nền tảng cho sự tin cậy và phát triển bền vững. Các CEO có kiến thức và sự tự tin về các con số tài chính của doanh nghiệp sẽ có thể điều hành công ty một cách hiệu quả hơn, đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao cơ hội thành công và thịnh vượng cho doanh nghiệp.
“Three-layer strategy” in financial control: Concept and role
“Chiến lược Ba lớp” là khái niệm về một chiến lược phòng thủ nhiều lớp đã được công nhận rộng rãi trong lĩnh vực quản trị rủi ro và quản trị doanh nghiệp. Một mô hình tiêu biểu là “Mô hình ba tuyến” (Three Lines Model) của Viện Kiểm toán Nội bộ (Institute of Internal Auditors – IIA).
This model divides risk management responsibilities into three lines: the first line is operations management, the second line is risk management support functions such as compliance and risk management, and the third line is internal audit, which provides independent assurance on the effectiveness of risk management and control processes.
Trong bối cảnh kiểm soát tài chính cho CEO, “Chiến lược Ba lớp” có thể được hiểu là việc áp dụng các nguyên tắc của mô hình đa lớp này một cách cụ thể vào các khía cạnh tài chính của doanh nghiệp. Thay vì chỉ tập trung vào một biện pháp kiểm soát duy nhất, chiến lược này xây dựng một hệ thống phòng thủ kiên cố với nhiều tầng lớp, nhằm ngăn chặn rủi ro tài chính, đảm bảo tuân thủ các quy định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động tài chính.
Sự phát triển của mô hình Three Lines Model cho thấy sự tiếp cận tích cực hơn, không chỉ ngăn ngừa tổn thất mà còn hướng đến việc tạo ra giá trị và nâng cao hiệu quả hoạt động. Do đó, một “chiến lược Ba lớp” hiện đại trong kiểm soát tài chính không chỉ giúp CEO bảo vệ doanh nghiệp khỏi các rủi ro tài chính mà còn góp phần vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh và tăng trưởng bền vững.
A tight cost management model rooted in the Three-tier strategic foundation
According to Bizzi Vietnam, a cost management model is designed to manage the entire life cycle of costs, from the pre-, during and post-incurrence stages, to ensure tight control. This model includes three main layers:
Class 1 – Setup:
This is an important stage in building the foundation for effective cost management. This layer includes establishing clear internal spending regulations by department and level, in order to create an orderly, transparent and effective financial management system.
Based on the established business plan and financial regulations, the enterprise needs to establish a detailed operating budget, allocated to each business unit and department. Finally, planning specific expenditures for activities and projects is also an indispensable part of this establishment layer.
Class 2 – Control:
This layer focuses on implementing cost control measures in the operations process. A key element is the delegation of authority and responsibility for approving expenditures. This ensures that all expenditures are reviewed and approved by authorized personnel, in compliance with financial management principles. An effective cost control system should ensure organization, efficiency, and compliance with financial regulations.
Class 3 – Monitoring:
This final layer plays a key role in ensuring that cost management measures are working effectively. It involves regular and real-time monitoring of key cost indicators and items. Multidimensional analysis of cost data, comparison with approved budgets, determination of the proportion of each cost item, and detection of unusual costs are the main activities of the monitoring layer.
Bizzi's “Three Layers of Defense” Packaging
After separating from the cost management model, Bizzi Vietnam, after working and consulting with many multi-industry businesses of different sizes, has concluded the "Three layers of defense" model. The model is specially designed to empower CEOs to control finances effectively.
Bizzi's model provides a practical framework for realizing the idea of a solid financial defense system.
Lớp “Thiết lập” trong mô hình quản lý chi phí tương ứng với việc xây dựng các biện pháp kiểm soát và hướng dẫn cơ bản cho các hoạt động tài chính. Nó tương tự như tuyến phòng thủ đầu tiên trong mô hình ba tuyến quản lý rủi ro, nơi quản lý hoạt động (dưới sự chỉ đạo của CEO) thiết lập các quy trình và thủ tục cần thiết để đảm bảo sự thận trọng trong tài chính.
Lớp “Kiểm soát” tập trung vào việc thực thi các biện pháp kiểm soát đối với chi tiêu, đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được phê duyệt và tuân thủ các quy định đã đặt ra. Điều này có thể được xem như một phần của tuyến phòng thủ thứ hai, nơi các chức năng giám sát (có thể là bộ phận tài chính hoặc các nhà quản lý được chỉ định) đảm bảo việc tuân thủ khung khổ đã được thiết lập.
Cuối cùng, lớp “Giám sát” liên quan đến việc theo dõi hiệu quả tài chính so với các kế hoạch và ngân sách đã được duyệt. Điều này tương ứng với cả tuyến phòng thủ thứ hai và thứ ba, nơi việc xem xét thường xuyên và sự đảm bảo độc lập (có thể thông qua kiểm toán nội bộ hoặc báo cáo tài chính chi tiết được CEO xem xét) xác minh tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát và xác định bất kỳ sai lệch hoặc vấn đề nào.
Mô hình của “Ba lớp phòng thủ” do Bizzi cung cấp một khuôn khổ cụ thể và có thể hành động để triển khai khái niệm trừu tượng về “phòng thủ ba lớp” trong lĩnh vực kiểm soát tài chính, đặc biệt tập trung vào quản lý chi phí. Bằng cách tích hợp các nguyên tắc quản lý chi phí chặt chẽ vào một chiến lược phòng thủ đa tầng, CEO có thể tạo ra một hệ thống mạnh mẽ không chỉ ngăn chặn các thất thoát tài chính mà còn nuôi dưỡng một văn hóa trách nhiệm tài chính trong toàn bộ tổ chức.
Applying the Three Defenses Model in Business Cost Management
Class 1 – Setup:
To effectively implement this layer of setup, CEOs need to be proactive in developing basic financial policies and plans.
Detailed Actions for CEOs:
- Develop a comprehensive internal spending policy: This policy should clearly define who has the authority to spend, in what circumstances, and what documents are required. It should be tailored to the specifics of each department and level.
- Establish a realistic operating budget: This process involves forecasting revenue and expenses over a specific period of time, allocating resources to different departments and projects based on strategic priorities. The CEO plays a key role in guiding overall finances and approving budgets.
- Develop detailed cost estimate plan: For large projects or recurring expenses, a detailed plan should be developed, outlining expected costs and approved in advance.
=> Analysis: This layer of setup is essential to proactive financial control. By clearly defining rules and setting financial goals, the CEO can prevent many potential problems before they arise. The CEO’s involvement in setting rules and approving key policies and budgets ensures that the entire organization adheres to financial control goals.
Class 2 – Control:
To implement effective control, CEOs need to establish clear approval and delegation mechanisms.
Detailed Actions for CEOs:
- Set up a clear spending approval system: Identify who has the authority to approve different types and amounts of spending. This ensures that spending is reviewed and approved by the appropriate level of management.
- Implement the Separation of Duties Principle: Avoid having a single individual assume all financial responsibilities. Split tasks such as payment initiation, approval, and account reconciliation to reduce the risk of error or fraud.
- Applying Technology to the Approval Process: Implement software solutions that automate the approval process, making it more efficient and transparent.
=> Analysis: The control layer focuses on preventing unauthorized or inappropriate spending in real time. By establishing checks and balances, CEOs can ensure that financial resources are used responsibly. Investing in technology can significantly improve the efficiency and productivity of the control layer, providing greater visibility and accountability into spending.
Class 3 – Monitoring:
To ensure the effectiveness of the front lines of defense, CEOs need to establish robust monitoring and reporting systems.
Detailed Actions for CEOs:
- Regularly Review Key Financial Ratios: Track metrics such as actual versus budgeted spending, expense ratios, and any unusual or unexpected expenses. This allows for timely identification of potential problems.
- Real-time Monitoring System Deployment: Use accounting software and dashboards to get an ongoing view of your company's financial performance.
- Perform Volatility Analysis: Regularly compare actual financial results with budget and investigate any significant differences. This helps to understand the causes of deviations and take corrective actions.
- Setting up Reporting Mechanism: Ensure that timely and accurate financial reports are generated and reviewed by the CEO and other stakeholders.
=> Analysis: The monitoring layer provides important feedback on the effectiveness of the first two layers. By tracking financial performance and identifying deviations, the CEO can make informed decisions and adjust strategy when necessary. The ability to monitor financial data in real time allows the CEO to be more agile and responsive to changes in the business environment.
Discussion and recommendations to CEO on implementing the Three Lines of Defense model
To successfully implement the Three Lines of Defense strategy in financial control, the CEO needs to pay attention to several important factors. Commitment from the highest levels of the company, especially from the CEO himself and the management team, is a key factor. Without support and determination from the leadership, implementing this strategy will be difficult.
In addition, close coordination between departments in the company also plays an important role. Financial control is not only the responsibility of the accounting department but requires the participation and awareness of all departments.
Implementing the right technology, such as accounting software and expense management tools, can significantly enhance the efficiency and productivity of a three-tier defense system. However, CEOs also need to be aware of potential challenges, such as employee resistance to change or issues related to data accuracy and integrity. The CEO also needs to balance tight control with operational agility.
Recommendations for CEOs:
- Be a role model: CEOs need to demonstrate a personal commitment to prudent and responsible financial management.
- Building a culture of financial responsibility: Encourage all employees to be cost conscious and adhere to company financial policies.
- Empowering the finance department: Ensure that the finance department has sufficient resources and authority to effectively implement and monitor the financial control strategy.
- Regularly discuss financial performance: Update information on the company's financial situation to all stakeholders.
- Seek outside support: Consider working with financial experts or advisors to develop and implement a three-layer defense strategy.
Conclude
Effective financial control is a key factor for CEOs to lead businesses to success and sustainability.
Chiến lược Ba lớp phòng thủ là một mô hình quản lý chi phí hiệu quả, tinh gọn và hiện đại. Nó giúp CEO kiểm soát tài chính toàn diện mà không cần phải “soi” từng con số hàng ngày. Bằng cách:
- Level 1: Look at the core financial statements correctly (cash flow statements, profit and loss statements, accounts receivable & payable statements) and establish detailed rules and plans (internal spending regulations, operating budgets, and expenditure plans).
- Layer 2: Use technology (financial & accounting software, cash flow alerts) to automate processes and decentralize cost control (decentralized approval).
- Layer 3: Apply monitoring strategies (periodic monitoring, multidimensional analysis) and intelligently optimize costs and profits (set cost limits, monitor profit margins, maintain reserve funds).
When the CEO understands and effectively implements this system, the business's finances will operate in the right direction, creating a solid foundation for sustainable development. Tools such as Bizzi Expense can assist CEO in budget planning, cash flow control, cost analysis and internal administration closely
Để triển khai mô hình “Ba lớp phòng thủ” thành công, các doanh nghiệp cần có sự commitment from management, close coordination between departments and investment in appropriate technologyNow, CEOs can build a solid management system, strong finances to help businesses break through!
Proactively applying and adapting this framework to the specific needs and context of each organization will help CEOs build a solid financial system, creating the premise for business prosperity.
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information: