Chiến lược kiểm soát chi phí khách sạn hiệu quả

Hiểu và kiểm soát chi phí khách sạn là một phần không thể thiếu trong việc duy trì sự ổn định tài chính, tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo chất lượng dịch vụ. Để làm được điều này, bạn cần phải thực hiện các chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả, kết hợp với việc sử dụng công nghệ và báo cáo chi tiết. 

Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp thông tin, phương pháp quan trọng để hiểu và kiểm soát chi phí khách sạn.

Chi phí khách sạn là gì?

Concept

Chi phí khách sạn là các chi phí phát sinh hàng ngày để duy trì hoạt động kinh doanh khách sạn – phục vụ khách, bảo trì cơ sở vật chất, vận hành dịch vụ, nhân sự…

Ví dụ cụ thể về chi phí khách sạn:

• Lương nhân viên lễ tân, buồng phòng, bảo trì, bếp
  
• Chi phí điện nước, internet, giặt là, hóa chất vệ sinh
  
• Chi phí thực phẩm, đồ uống (F&B)
  
• Chi phí bảo trì máy lạnh, hệ thống đèn, phòng cháy
  
• Vật tư tiêu hao: khăn, xà phòng, nước suối…

Tầm quan trọng của việc Kiểm soát Chi phí Vận hành.

Kiểm soát chi phí vận hành không chỉ là cắt giảm, mà là tối ưu – phân bổ lại chi tiêu để đạt hiệu quả cao nhất. Chi phí vận hành khách sạn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh của doanh nghiệp:

• • Lợi nhuận: Chi phí vận hành chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí khách sạn (40–70% tùy loại hình). Do đó, nếu kiểm soát chi phí khách sạn tốt sẽ giúp tăng EBITDA (lợi nhuận trước lãi vay, thuế và khấu hao) mà không cần tăng giá bán.
  • Cải thiện dòng tiền và khả năng thanh toán: Dòng tiền ổn định giúp khách sạn luôn có đủ tiền để trả lương, duy tu bảo dưỡng, mua vật tư thiết yếu.

• Tăng tính linh hoạt khi biến động thị trường: Khi công suất phòng giảm (do mùa thấp điểm, dịch bệnh…), khách sạn có thể co gọn chi phí linh hoạt nếu đã có hệ thống kiểm soát chặt chẽ. Giảm rủi ro lỗ vốn, mất khả năng chi trả.

• • Duy trì chất lượng dịch vụ ổn định: Giúp phân bổ ngân sách hợp lý cho các bộ phận để vẫn đảm bảo trải nghiệm khách hàng.
  • Tối ưu hiệu suất vận hành: Phát hiện kịp thời bộ phận nào đang sử dụng ngân sách kém hiệu quả, quy trình nào gây lãng phí nhân công – vật tư. Từ đó có thể tái cấu trúc nhân sự, điều chỉnh quy trình làm việc, tăng năng suất.

• Hỗ trợ ra quyết định tài chính chính xác: Khi có dữ liệu chi phí chi tiết, chủ đầu tư có thể lập kế hoạch ngân sách thực tế, ra quyết định đầu tư, mở rộng, định giá phòng phù hợp

Phân biệt giữa Chi phí khách sạn và các loại chi phí khác.

Loại chi phí	Tính chất
Chi phí vận hành	Lặp lại thường xuyên, phục vụ khách trực tiếp
Chi phí giá vốn	Chi phí đầu vào trực tiếp của sản phẩm bán
Chi phí tài chính	Vay vốn, lãi suất
Chi phí đầu tư	Mua tài sản cố định, nâng cấp dài hạn

Phân loại chi phí vận hành khách sạn

Việc phân loại rõ ràng các chi phí này giúp khách sạn có thể dễ dàng theo dõi, kiểm soát chi phí khách sạn và tối ưu hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi nhuận.

• Chi phí trực tiếp (Direct Costs): Là các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến hoạt động phục vụ khách hàng.

Ví dụ: Chi phí thực phẩm và đồ uống (F&B): Nguyên liệu thực phẩm, đồ uống phục vụ trong nhà hàng, minibar; Chi phí phòng: Chi phí nhân công, vật tư phục vụ cho việc dọn dẹp phòng, giường, tủ, khăn trải giường.

• Chi phí gián tiếp (Indirect Costs): Là các chi phí không trực tiếp liên quan đến việc cung cấp dịch vụ cho khách, nhưng lại hỗ trợ hoạt động vận hành khách sạn.

Ví dụ: Chi phí quản lý – Lương của các cấp quản lý khách sạn (giám đốc, trưởng phòng); Chi phí văn phòng phẩm, giấy tờ: Vật tư, thiết bị văn phòng.

• Chi phí cố định (Fixed Costs): Là các chi phí không thay đổi theo mức độ hoạt động của khách sạn, luôn phải trả ngay cả khi khách sạn không có khách.

Ví dụ: Tiền thuê mặt bằng, Lương nhân viên cố định, Lương của các nhân viên không thay đổi, kể cả trong mùa thấp điểm.

• Chi phí biến đổi (Variable Costs): Là chi phí thay đổi theo mức độ hoạt động của khách sạn. Khi số lượng khách và doanh thu tăng, chi phí này cũng sẽ tăng theo.

Ví dụ: Chi phí nguyên liệu thực phẩm: Tăng theo số lượng khách ăn uống tại nhà hàng; Chi phí giặt là; Chi phí Điện, nước, gas tiêu thụ trong quá trình phục vụ khách.

• Chi phí theo bộ phận (Departmental Costs): Chi phí này được phân bổ theo các bộ phận trong khách sạn để dễ dàng kiểm soát và phân tích hiệu quả từng bộ phận.

Ví dụ: Chi phí buồng phòng, Chi phí nguyên liệu thực phẩm, đồ uống, lương nhân viên phục vụ; Chi phí dịch vụ liên quan đến các dịch vụ bổ sung như spa, gym, bể bơi.

• Chi phí hoạt động đặc biệt (Special Operating Costs): Là các chi phí phát sinh trong các tình huống đặc biệt hoặc không thường xuyên.

Ví dụ: Chi phí sửa chữa hỏng hóc bất ngờ (hệ thống điện, hệ thống phòng cháy chữa cháy); Chi phí mùa vụ trong các mùa cao điểm (lương tăng ca, các chương trình khuyến mãi).

• Chi phí tiếp thị và quảng cáo (Marketing & Advertising Costs): Là các chi phí phát sinh trong hoạt động quảng bá thương hiệu và thu hút khách hàng.

Ví dụ: Quảng cáo trực tuyến, phí trả cho các kênh đặt phòng trực tuyến như Booking, Agoda.

Kiểm soát chi phí khách sạn bằng cách nào?

Đây là câu hỏi mà nhiều nhà quản lý đặt ra, đặc biệt trong bối cảnh nền kinh tế đang rơi vào trạng thái khủng hoảng như hiện nay. Việc kiểm soát chi phí trong khách sạn là yếu tố then chốt để giữ lợi nhuận ổn định, nhất là trong ngành có biên lợi nhuận thấp và tính mùa vụ cao như hospitality. 

Phân tích và hiểu rõ các Loại Chi phí

• Chi phí cố định: Lương nhân viên, bảo hiểm, thuê mặt bằng.
• Chi phí biến đổi: Điện, nước, nguyên liệu thực phẩm, giặt là.
• Chi phí trực tiếp: Chi phí cho từng bộ phận như buồng phòng, F&B, spa.
• Chi phí gián tiếp: Quản lý, marketing, vật tư văn phòng.

Ngoài ra còn có các loại chi phí như đã phân tích ở trên

Xây dựng ngân sách và kế hoạch chi tiết 

• Dự báo chi phí: Lập kế hoạch chi tiêu cho các bộ phận như phòng, F&B, marketing.
  Tính toán chi phí mỗi đơn vị sản phẩm dịch vụ (ví dụ: chi phí mỗi phòng/phút, chi phí mỗi bữa ăn).
• Phân bổ chi phí hợp lý: Giảm thiểu lãng phí bằng cách phân chia chi phí rõ ràng cho từng hoạt động.

Thực hiện kiểm tra và giám sát định kỳ

• Kiểm soát tồn kho: Đảm bảo rằng không có vật tư bị hư hỏng, thất thoát.
• Kiểm tra chi phí thực phẩm: Đảm bảo các nguyên liệu thực phẩm được sử dụng hiệu quả và không bị lãng phí.
• Kiểm tra hóa đơn và chứng từ: Đảm bảo tất cả các hóa đơn và chứng từ chi tiêu đều chính xác và hợp lý.

Đàm phán và tìm kiếm nhà cung cấp giá tốt

• Đàm phán chi phí với nhà cung cấp: Tìm kiếm các đối tác cung cấp nguyên liệu, dịch vụ với giá cả hợp lý hoặc có chính sách ưu đãi.
• Thương lượng hoa hồng OTA: Nếu bạn sử dụng các kênh đặt phòng trực tuyến (OTA), đàm phán giảm hoa hồng hoặc lựa chọn kênh có chi phí thấp hơn.

Đào tạo và thực hành quản lý chi phí cho nhân viên 

Chi phí vận hành của khách sạn có thể giảm xuống nếu nhân viên được đào tạo kỹ càng về cách quản lý tài nguyên, tránh lãng phí và tiết kiệm chi phí.

• Đào tạo nhân viên lễ tân: Quản lý lịch trình khách, không để thừa phòng nhưng cũng tránh tình trạng quá tải gây tổn thất.
• Đào tạo nhân viên F&B: Quản lý nguyên liệu, tránh lãng phí thức ăn và đồ uống.
  Đào tạo nhân viên bảo trì: Hướng dẫn bảo trì thiết bị để giảm chi phí sửa chữa.

Giảm lãng phí và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

• Giảm tiêu thụ năng lượng: Cài đặt hệ thống chiếu sáng tiết kiệm điện, kiểm soát nhiệt độ phòng hợp lý.
• Tối ưu nhân sự: Điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên sao cho phù hợp với số lượng khách, tránh tăng chi phí nhân sự không cần thiết.

Xem xét và tái cấu trúc hoạt động không cần thiết 

• Nếu khách sạn gặp khó khăn trong việc kiểm soát chi phí, hãy xem xét các hoạt động hoặc dịch vụ không mang lại hiệu quả cao để tái cấu trúc hoặc loại bỏ. Điều này giúp giảm chi phí không cần thiết và tập trung vào những hoạt động mang lại lợi nhuận.

Các chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả của chi phí vận hành khách sạn

Để đánh giá mức độ hiệu quả của chi phí vận hành khách sạn, các chỉ số tài chính và vận hành rất quan trọng. Chúng giúp đo lường và phân tích việc sử dụng các nguồn lực trong khách sạn, từ đó đưa ra các quyết định tối ưu hơn cho việc kiểm soát chi phí và tăng trưởng lợi nhuận.

Dưới đây là các chỉ số đánh giá mức độ hiệu quả của chi phí vận hành trong khách sạn:

• RevPAR (Revenue per Available Room): Đo lường doanh thu trung bình mỗi phòng có sẵn trong khách sạn, bất kể phòng đó có được bán hay không. Chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả trong việc sử dụng phòng và tối đa hóa doanh thu từ các phòng có sẵn.

Recipe: RevPAR = Tổng doanh thu từ phòng / Số phòng có sẵn 

• GOPPAR (Gross Operating Profit per Available Room): Đo lường lợi nhuận hoạt động gộp trên mỗi phòng có sẵn. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá hiệu quả chi phí và lợi nhuận từ các hoạt động trong khách sạn, bao gồm cả chi phí vận hành.

Recipe: GOPPAR = Lợi nhuận hoạt động gộp / Số phòng có sẵn

• TRevPAR (Total Revenue per Available Room): Đo lường doanh thu tổng cộng trên mỗi phòng có sẵn, bao gồm tất cả các nguồn thu từ phòng, thực phẩm, đồ uống, spa, sự kiện và các dịch vụ khác. Đây là một chỉ số toàn diện hơn RevPAR và giúp đánh giá hiệu quả tổng thể của khách sạn.

Recipe: TRevPAR = Tổng doanh thu / Số phòng có sẵn 

• ROI (Return on Investment): Đo lường hiệu quả của các khoản đầu tư vào cơ sở vật chất, cải tiến dịch vụ hay bất kỳ dự án mở rộng nào của khách sạn.

Recipe: ROI = Lợi nhuận thu được từ khoản đầu tư / Khoản đầu tư 

Những câu hỏi cần đặt ra khi cắt giảm chi phí vận hành khách sạn 

Quyết định cắt giảm chi phí vận hành khách sạn không thể đến ngay và luôn mà cần trải qua một quả trình đánh giá tình hình hiện tại để ra quyết định. Trước khi ra quyết định, nhà lãnh đạo – cấp quản lý cần xem xét trên nhiều phương diện, dưới đây là một số các câu hỏi quan trọng:

• Cắt giảm chi phí này có ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ không?

Việc cắt giảm chi phí có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng, đặc biệt là trong các dịch vụ cốt lõi như phòng, ăn uống, và chăm sóc khách hàng hay không? Dịch vụ kém chất lượng có thể dẫn đến sự giảm sút về đánh giá và uy tín của khách sạn, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận.

• Chi phí nào là không thể cắt giảm mà vẫn đảm bảo vận hành ổn định?

Một số chi phí, như chi phí thuê và lương nhân viên chính, là bắt buộc phải duy trì để đảm bảo khách sạn vận hành liên tục. Việc cắt giảm các chi phí này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng.

• Các chi phí nào có thể được tối ưu hóa thay vì cắt giảm?

Ví dụ, có thể tiết kiệm năng lượng, nước, hay giảm thiểu lãng phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ? Thay vì cắt giảm chi phí một cách trực tiếp, việc tối ưu hóa hoạt động có thể mang lại lợi ích lâu dài mà không làm tổn hại đến khách hàng hoặc chất lượng dịch vụ.

• Chi phí nào có thể giảm mà không ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng?

Các chi phí phụ trợ như chi phí marketing, quảng cáo, hay dịch vụ không thiết yếu có thể được cắt giảm hoặc chuyển hướng mà không ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành mà vẫn duy trì sự hài lòng của khách hàng.

• Việc cắt giảm chi phí có thể ảnh hưởng đến đội ngũ nhân viên không?

Cắt giảm nhân sự hoặc giảm phúc lợi có thể gây tổn thất cho môi trường làm việc và gây gián đoạn trong công việc. Nhân viên là tài sản quý giá của khách sạn, việc cắt giảm chi phí có thể tác động đến tinh thần làm việc, dẫn đến giảm chất lượng phục vụ và hiệu suất.

• Liệu có thể giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến công tác bảo trì và sửa chữa?

Việc bỏ qua công tác bảo trì có thể dẫn đến hư hỏng các thiết bị và cơ sở vật chất, làm gián đoạn hoạt động và tăng chi phí sửa chữa trong tương lai.

• Có thể đàm phán lại các thỏa thuận với nhà cung cấp để giảm chi phí không?

Cân nhắc đàm phán với các nhà cung cấp có thể giúp giảm chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng, đặc biệt trong các lĩnh vực như thực phẩm, vật dụng khách sạn, và dịch vụ bên ngoài.

• Các chi phí vận hành nào có thể tự động hóa để tiết kiệm thời gian và chi phí?

Việc tự động hóa các quy trình có thể giúp giảm chi phí lao động và tăng hiệu quả công việc, chẳng hạn như trong việc quản lý đặt phòng, thanh toán hay các dịch vụ khách sạn tự động.

• Cắt giảm chi phí có ảnh hưởng đến chiến lược dài hạn của khách sạn không?

Cắt giảm chi phí có thể mang lại lợi ích ngắn hạn, nhưng nếu quá mức, có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn và chiến lược phát triển của khách sạn.

• Liệu có thể giảm chi phí mà không làm giảm sự đổi mới và sáng tạo trong dịch vụ?

Sự đổi mới là yếu tố quan trọng trong việc duy trì sự cạnh tranh của khách sạn. Nếu cắt giảm quá nhiều, khách sạn có thể mất đi khả năng phát triển các dịch vụ mới, thu hút khách hàng.

Nhìn chung, các câu hỏi trên giúp bạn có cái nhìn toàn diện khi kiểm soát chi phí khách sạn cũng như ra quyết định cắt giảm chi phí vận hành khách sạn. Quan trọng là cần cân nhắc và đánh giá các tác động của việc cắt giảm chi phí đến chất lượng dịch vụ, hiệu suất công việc của nhân viên, chiến lược dài hạn và sự hài lòng của khách hàng. Cắt giảm chi phí phải đi kèm với các giải pháp thay thế hiệu quả và không làm ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động bền vững của khách sạn.

Ứng dụng công cụ hỗ trợ kiểm soát chi phí cho doanh nghiệp

Bizzi Expense cung cấp giải pháp toàn diện để kiểm soát chi doanh nghiệp nói chung và trong khách sạn nói riêng, bao gồm:

• Tự động hóa thu thập hóa đơn, phê duyệt chi phí và theo dõi ngân sách.
• Hệ thống giúp theo dõi chi phí theo thời gian thực và cung cấp báo cáo trực quan.
• Kiểm soát chi phí phòng, F&B, bảo trì, và các dịch vụ khác, đồng thời cung cấp báo cáo chi tiết để tối ưu hóa tài chính. 
• Hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách và cảnh báo khi chi phí vượt mức, giúp nâng cao hiệu quả quản lý.

Tuỳ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp mà đội ngũ Bizzi có thể thiết kế lại các tính năng sao cho phù hợp với nhu cầu, giải quyết các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải trong quá trình vận hành. 

• Tích hợp mọi chức năng trên một giao diện trực quan, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đối soát và quản lý chi phí tổ chức theo thời gian thực. 
• Easily approve anywhere, anytime.
• Kiểm soát ngân sách tốt theo quy chế chi tiêu. Hệ thống tự động cảnh báo khi vượt chi

Conclude

Việc kiểm soát chi phí khách sạn một cách hiệu quả và hợp lý không chỉ giúp tiết kiệm tiền, mà còn mang lại nhiều giá trị lâu dài cho hoạt động kinh doanh, từ lợi nhuận, vận hành đến trải nghiệm khách hàng. Lợi ích khi quản lý tối chi phí vận hành, khách sạn là tăng khả năng cạnh tranh, tối ưu nguồn lực nội bộ. Với khách sạn – nơi tính mùa vụ cao và tỷ lệ chi phí cố định lớn – điều này quyết định sự sống còn, lợi nhuận và tăng trưởng dài hạn.

Hãy liên hệ ngay với Bizzi để sở hữu bộ giải pháp dành cho phòng tài chính hiện đại, tự động hóa các nghiệp vụ thu – chi cho doanh nghiệp của bạn! 

Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/