Quản lý công nợ không hiệu quả có thể gây ra nhiều rủi ro nghiêm trọng cho doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, uy tín và khả năng tồn tại lâu dài. Chính vì thế cần hiểu rõ công nợ là gì cũng như bản chất để từ đó đưa ra phương án quản lý phù hợp.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về các khái niệm công nợ để các nhà quản lý có góc nhìn rõ hơn về khái niệm này trong kinh doanh.
Khái niệm Công nợ là gì?
Định nghĩa công nợ
Công nợ là thuật ngữ chỉ các khoản phải thu và phải trả phát sinh từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nói cách khác, đó là số tiền mà doanh nghiệp còn phải thu từ khách hàng hoặc phải trả cho nhà cung cấp, đối tác tại một thời điểm.
Công nợ phát sinh khi có giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoặc nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán hoặc thanh toán chưa đủ tại thời điểm giao dịch, được chuyển sang kỳ thanh toán sau.
Công nợ thường đề cập đến các khoản nợ ngắn hạn, dự kiến thanh toán trong vòng một năm. Công nợ có thể xảy ra giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, cá nhân với doanh nghiệp hoặc cá nhân với cá nhân.
Phân biệt Công nợ và Nợ công
Công nợ và nợ công là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, thuộc về hai lĩnh vực khác nhau (doanh nghiệp và nhà nước). Công nợ liên quan đến các mối quan hệ tài chính trong hoạt động của doanh nghiệp (phải thu, phải trả). Trong khi đó, nợ công là tổng số tiền mà chính phủ vay từ trong và ngoài nước, có thể gây ảnh hưởng đến nền kinh tế quốc gia nếu vượt ngưỡng an toàn.
| Criteria | Công nợ (Debt/Receivables in Business) | Nợ công (Public Debt) |
| Chủ thể | Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế | Nhà nước, chính phủ trung ương hoặc địa phương |
| Nature | Các khoản phải thu hoặc phải trả với đối tác (khách hàng, nhà cung cấp…) | Các khoản vay mà Nhà nước đi vay để chi tiêu công |
| Mục đích phát sinh | Doanh nghiệp mua bán chưa thanh toán, ứng trước, ghi nợ… | Chính phủ vay để đầu tư hạ tầng, trả nợ, cân đối ngân sách |
| Phạm vi quản lý | Kế toán doanh nghiệp, báo cáo tài chính doanh nghiệp | Bộ Tài chính, Ngân hàng Trung ương, Quốc hội giám sát |
Những thuật ngữ tiếng Anh liên quan đến công nợ là gì?
- Receivable: Công nợ phải thu
- To pay debt: Công nợ phải trả
- Accounting liabilities: Kế toán công nợ
- Debt report: Báo cáo công nợ
- Debt confirmation: Xác nhận công nợ
- Outstanding debt: Nợ quá hạn
- Clearing debt: Cấn trừ công nợ
- Past due: Quá hạn
- Aging report: Báo cáo tuổi đời công nợ
- Write-off: Xóa nợ
- Bad debt: Nợ xấu
- Debt collection: Thu hồi nợ
- Debt accounting: Hạch toán công nợ
- Debt comparison: Đối chiếu công nợ
Các loại công nợ phổ biến
Công nợ thường được chia thành hai nhóm chính bao gồm Công nợ phải thu và Công nợ phải trả.
Công nợ phải thu
Công nợ phải thu là số tiền doanh nghiệp chưa nhận được từ khách hàng hoặc đối tác sau khi cung cấp hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Khoản này xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ sẽ thu về trong tương lai. Kế toán cần theo dõi sát sao để thu đúng hạn.
Ví dụ về công nợ phải thu:
- Tiền bán hàng hóa, sản phẩm, doanh thu từ dịch vụ chưa thu được.
- Khoản đầu tư tài chính.
- Các khoản thu hộ nội bộ, tạm ứng.
- Thu tiền bồi thường, trừ lương nhân viên do làm mất mát hư hỏng hàng hóa.
Công nợ phải trả
Công nợ phải trả là số tiền doanh nghiệp chưa thanh toán cho nhà cung cấp hoặc các bên khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Đây là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua.
Kế toán cần thường xuyên theo dõi, giám sát, đối chiếu để thanh toán đúng hạn, tăng độ uy tín.
Ví dụ về công nợ phải trả:
- Khoản phải trả cho nhà cung cấp công cụ, dụng cụ, vật tư, thiết bị, nguyên vật liệu, dịch vụ, hàng hóa chưa thanh toán.
- Khoản phải trả nội bộ.
- Khoản phải trả công nhân viên (tiền lương, trợ cấp).
- Khoản phải trả, phải nộp cho nhà nước (thuế).
- Chi phí phải trả.
- Khoản phải trả theo tiến độ hợp đồng xây dựng.
Các khái niệm liên quan khác liên quan đến công nợ là gì?
Khấu trừ công nợ (Bù trừ/Cấn trừ): Giao dịch giữa các chủ thể vừa là người mua vừa là người bán, thanh toán bằng cách trừ vào công nợ của nhau.
Chốt công nợ: Kế toán cập nhật, tổng hợp, so sánh số liệu công nợ giữa hợp đồng/giao dịch thực tế và sổ sách, đối chiếu với các đối tượng liên quan.
Lý do phát sinh công nợ là gì?
Công nợ phát sinh do các hoạt động mua – bán, thanh toán, ứng trước, hoặc các nghĩa vụ tài chính khác trong quá trình doanh nghiệp vận hành. Dưới đây là những lý do phổ biến khiến công nợ phát sinh:
Giao dịch mua bán chưa thanh toán ngay:
- Mua hàng trả chậm từ nhà cung cấp.
- Bán hàng công nợ cho khách hàng, đại lý, cộng tác viên.
- Sử dụng dịch vụ và được phép trả chậm (ví dụ: phí vận chuyển, phí thu hộ COD đối với shop online).
Quản lý tài chính nội bộ chưa chặt chẽ:
- Thiếu theo dõi sát sao các khoản thu chi.
- Không có kế hoạch thu hồi nợ cụ thể.
Thay đổi từ yếu tố bên ngoài:
- Thị trường biến động hoặc khách hàng gặp khó khăn tài chính ảnh hưởng khả năng thanh toán.
Các giao dịch ngoại lệ khác:
- Trả thừa tiền cho nhà cung cấp dẫn đến phát sinh khoản phải thu
- Được khách hàng ứng tiền trước nên ghi nhận phải trả lại khách hàng nếu không cung cấp đủ hàng/dịch vụ
Tóm lại, công nợ phát sinh chủ yếu do sự chênh lệch thời gian giữa việc giao hàng – nhận hàng – cung cấp dịch vụ và việc thanh toán tiền. Do đó, việc theo dõi công nợ là gì một cách chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tránh thất thoát và đảm bảo uy tín trong kinh doanh.
Tầm quan trọng của công nợ là gì trong doanh nghiệp?
Quản lý công nợ hiệu quả đóng vai trò sống còn đối với doanh nghiệp. Dưới đây là vai trò cụ thể công nợ:
Phản ánh sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động:
- Công nợ là chỉ báo then chốt phản ánh sức khỏe tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân tích công nợ cho phép đánh giá khả năng thu hồi nợ, dự báo dòng tiền, đánh giá chất lượng khách hàng và nhà cung cấp.
- Cho thấy bức tranh toàn cảnh về quản lý vốn lưu động và khả năng đáp ứng nghĩa vụ tài chính.
Tối ưu dòng tiền và linh hoạt tài chính:
- Cho phép doanh nghiệp sử dụng tiền mặt linh hoạt, trì hoãn chi trả cho nhà cung cấp để dùng vốn vào việc khác.
- Giúp giảm tải tài chính ban đầu và duy trì dòng tiền tích cực.
- Có thể chuyển đổi công nợ phải thu thành tiền mặt qua các công cụ tài chính đặc thù.
- Quản lý hiệu quả giúp duy trì dòng tiền ổn định, tránh thiếu hụt tài chính.
Hỗ trợ mở rộng quy mô kinh doanh:
- Cho phép doanh nghiệp tăng kích thước và quy mô kinh doanh mà không cần sử dụng toàn bộ vốn chủ sở hữu.
- Tạo cơ hội đầu tư vào hoạt động mới, mua sắm, mở rộng cơ sở, phát triển sản phẩm.
- Các điều khoản thanh toán linh hoạt hữu ích trong việc thu hút khách hàng mới và giữ chân khách hàng cũ.
Quản lý rủi ro và xây dựng mối quan hệ:
- Giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả và chủ động thu nợ.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính như mất khả năng thanh toán, mất uy tín, phá sản.
- Đóng góp vào việc xây dựng mối quan hệ tích cực với khách hàng và nhà cung cấp.
Quy trình xử lý công nợ là gì? Hướng dẫn chi tiết
Quy trình xử lý công nợ là chuỗi các bước mà doanh nghiệp thực hiện để ghi nhận, theo dõi, đối chiếu, thu hồi hoặc thanh toán các khoản công nợ phải thu và phải trả. Mục tiêu là đảm bảo các khoản nợ được quản lý chặt chẽ, đúng hạn, minh bạch và hiệu quả.
Quy trình chung
- Bước 1: Cập nhật thông tin và phân nhóm đối tượng (khách hàng/nhà cung cấp).
- Bước 2: Ghi nhận phát sinh, kiểm soát và thông báo công nợ định kỳ.
- Bước 3: Thu hồi công nợ (đối với nợ phải thu).
- Bước 4: Xử lý công nợ khó đòi hoặc không đòi được (đối với nợ phải thu).
Quy trình xử lý Công nợ phải trả
- Bước 1: Xác định công nợ phải trả (review hóa đơn, hợp đồng, chứng từ; xác định số tiền, ngày đáo hạn, điều kiện thanh toán; xác nhận tính hợp lệ).
- Bước 2: Xác định phương thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, séc… dựa trên hợp đồng, chính sách, yêu cầu nhà cung cấp).
- Bước 3: Xác định ưu tiên thanh toán (dựa trên mức độ quan trọng, cấp thiết, khả năng thanh toán).
- Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán (lập phiếu thanh toán/hóa đơn với đủ thông tin).
- Bước 5: Thực hiện thanh toán (khi đến hạn, ghi nhận thông tin thanh toán vào hệ thống).
- Bước 6: Theo dõi và cập nhật (đảm bảo thanh toán đúng hạn, cập nhật hệ thống).
- Bước 7: Xử lý ngoại lệ hoặc vấn đề phát sinh (giải quyết tranh chấp, điều chỉnh thanh toán, thương lượng).
- Bước 8: Đối chiếu và báo cáo (đối chiếu với hệ thống tài chính, báo cáo tình trạng công nợ và tiến độ thanh toán).
Quy trình xử lý Công nợ phải thu
- Bước 1: Xác định công nợ phải thu (review hóa đơn, hợp đồng; xác định số tiền, thời gian thu).
- Bước 2: Kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ (kiểm tra tính chính xác, xác nhận chưa thu).
- Bước 3: Gửi thông báo thu tiền (thông báo chính thức, nhắc nhở nếu quá hạn).
- Bước 4: Theo dõi việc thu tiền (đảm bảo thanh toán đúng hạn, đúng số tiền, phương thức; ghi nhận vào hệ thống).
- Bước 5: Xử lý ngoại lệ và tranh chấp (giải quyết tranh chấp; xem xét phương thức thanh toán linh hoạt, kế hoạch trả nợ; nếu nợ lớn/khó đòi cần sự tham gia của lãnh đạo, pháp lý, cơ quan thu nợ).
- Bước 6: Đối chiếu và báo cáo (đối chiếu với hệ thống quản lý, báo cáo tình trạng công nợ và tiến độ thu tiền).
Phương pháp và chiến lược quản lý công nợ hiệu quả
Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp phương pháp kế toán chặt chẽ với chiến lược kiểm soát dòng tiền chủ động. Dưới đây là các phương pháp và chiến lược quan trọng nhất giúp tối ưu hóa công tác quản lý công nợ.
| Quản lý Công nợ phải thu | Quản lý Công nợ phải trả |
| Theo dõi theo từng đối tượng cụ thể, phân loại nhóm đối tượng.
Hạch toán chi tiết từng đối tượng, nghiệp vụ để theo dõi hạn thanh toán và nhắc khách hàng. Tập hợp đầy đủ, lưu trữ cẩn thận chứng từ. Nắm bắt kịp thời nợ khó đòi, nợ quá hạn để đưa ra hướng giải quyết sớm. Xây dựng bảng phân loại khách hàng, đánh giá và đặt chính sách công nợ theo từng nhóm. Thiết lập chi tiết quy trình quản lý khách hàng và mục tiêu cụ thể. Phân định rõ người chịu trách nhiệm làm việc với từng khách hàng, cách thức liên lạc. Gửi hóa đơn trực tiếp đến khách hàng để tối ưu hóa thời gian thu hồi. Nhắc nhở khách hàng khi đến kỳ thanh toán, nêu rõ điều khoản và mức phạt. Lập kế hoạch thu hồi chi tiết, ưu tiên các khoản nợ lớn hoặc có nguy cơ khó đòi. Áp dụng chính sách khuyến khích thanh toán sớm (chiết khấu) và xử phạt thanh toán muộn (phí bồi thường, lãi suất). Yêu cầu khách hàng đặt cọc. |
Theo dõi theo từng đối tượng, liên tục cập nhật, đối chiếu với sổ sách.
Tổng hợp số liệu và đối chiếu định kỳ (cuối tháng, quý, năm) với đối tác. Chi đúng thời hạn và theo đúng Luật đối với khoản phải trả nhà nước, người lao động. Theo dõi riêng và cập nhật ngay khi hóa đơn về đối với khoản chưa có hóa đơn. Xây dựng quy trình chọn lọc nhà cung cấp, đàm phán điều khoản thanh toán ưu đãi. Thiết lập quy trình quản lý thông tin nhà cung cấp, đảm bảo hệ thống ghi nhận chính xác thỏa thuận, cập nhật điều khoản thanh toán. Thiết lập quy trình rà soát hợp đồng nhà cung cấp, kiểm tra tính chính xác, đầy đủ, tuân thủ pháp lý; đưa vào điều khoản phạt/bồi thường. Thiết lập quy trình mua hàng nội bộ chặt chẽ, yêu cầu nhà cung cấp xuất đơn đặt hàng, so sánh với hóa đơn khi nhận hàng. Thiết lập quy trình xử lý hóa đơn, từ chối hóa đơn không chính xác, xử lý đúng hạn, thanh toán đúng hạn (không sớm). |
Ứng dụng công nghệ và phần mềm quản lý Công nợ
Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý công nợ là cần thiết vì nhiều lý do quan trọng sau:
Tăng hiệu quả và độ chính xác
- Tự động hóa các bước như nhắc nợ, ghi nhận thanh toán, đối chiếu công nợ giúp giảm sai sót do thao tác thủ công.
- Tránh nhầm lẫn giữa các khoản phải thu/phải trả, hạn thanh toán và tình trạng nợ của từng đối tác.
Save time and money
- Hệ thống công nghệ giúp rút ngắn quy trình xử lý công nợ.
- Giảm chi phí nhân sự cho các công việc lặp đi lặp lại như cập nhật sổ sách, gọi điện, gửi email nhắc nợ.
Quản lý tập trung, minh bạch
- Dữ liệu công nợ được lưu trữ và xử lý trên một nền tảng duy nhất, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu lịch sử giao dịch.
- Tăng tính minh bạch trong nội bộ doanh nghiệp và với đối tác.
Giảm rủi ro tài chính
- Phần mềm quản lý công nợ có thể cảnh báo sớm các khoản nợ quá hạn, giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.
- Tránh bị đọng vốn hoặc thất thoát do mất kiểm soát.
Ra quyết định nhanh và chính xác hơn
- Có đầy đủ báo cáo, số liệu theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định tài chính kịp thời.
Tăng trải nghiệm với khách hàng/đối tác
- Việc nhắc nợ lịch sự, đúng hạn, rõ ràng thông qua hệ thống giúp xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và tin cậy.
Gợi ý công cụ hỗ trợ quản lý công nợ hiện đại
| Nhu cầu | Công cụ đề xuất |
| Ghi nhận – báo cáo công nợ | Phần mềm kế toán (MISA, FAST, Bravo) |
| Tự động xử lý hóa đơn đầu vào, đối soát PO – GR – Invoice | Bizzi (AI + RPA) |
| Quản lý khách hàng – đơn hàng – công nợ tổng thể | ERP: Odoo, SAP, AMIS |
| Theo dõi công nợ qua biểu đồ trực quan | Power BI, Google Data Studio, Excel Dashboard |
Bizzi – Giải pháp công nghệ giúp doanh nghiệp chinh phục thách thức quản lý công nợ
Bizzi là phần mềm xử lý hóa đơn tự động tiên phong tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán – tài chính nhờ công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa bằng robot (RPA). Mỗi hóa đơn điện tử được chiết xuất dữ liệu và xử lý chỉ trong chưa đến 30 giây, giúp giảm sai sót, tăng hiệu suất làm việc và tiết kiệm đến 80% thời gian cho nhân viên.
Với phương châm “Trợ lý đắc lực – Kế toán bớt cực”, Bizzi đã được hơn 1000+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn, trở thành giải pháp số hóa hóa đơn dẫn đầu, đồng hành cùng làn sóng chuyển đổi số và xu hướng công nghệ toàn cầu. Với thách thức quản lý công nợ, Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp trên cả hai khía cạnh là công nợ phải thu và công nợ phải trả.
Accounts Payable Management
Bizzi là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ phải trả và quản lý chi tiêu một cách chính xác, minh bạch và tiết kiệm. Bizzi hỗ trợ xử lý tự động hoá đơn đầu vào và quản lý chi phí doanh nghiệp một cách có hệ thống.
- Bizzi Bot tích hợp công nghệ RPA và AI giúp tự động tải, kiểm tra và đối soát hóa đơn, loại bỏ thao tác thủ công và giảm thiểu sai sót.
- Đối chiếu hóa đơn – đơn đặt hàng (PO) – phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để phát hiện chênh lệch hoặc rủi ro ngay khi phát sinh.
- Tự động xác minh nhà cung cấp qua mã số thuế và trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế, hạn chế rủi ro khi làm việc với nhà cung cấp không hợp lệ.
- Ghi nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn lên tới 10 năm, đáp ứng quy định pháp lý và thuận tiện cho tra cứu.
- Thiết lập ngân sách theo phòng ban, nhóm hoặc dự án, từ đó phân bổ và giám sát chi tiêu chặt chẽ.
- Giám sát chi tiêu theo thời gian thực và cảnh báo khi vượt ngân sách, giúp doanh nghiệp chủ động trong kiểm soát dòng tiền.
- Tạo báo cáo chi phí chi tiết theo danh mục, phòng ban hoặc dự án – phục vụ phân tích, kiểm toán và ra quyết định tài chính.
- Hệ thống phê duyệt chi tiêu tự động với luồng duyệt linh hoạt theo cấp bậc, phòng ban hoặc loại chi phí, giúp tăng tốc quá trình phê duyệt.
- Nhân viên có thể gửi yêu cầu chi tiêu trước khi phát sinh chi phí, đồng thời theo dõi trạng thái yêu cầu (chờ duyệt, đã duyệt, từ chối).
- Gắn từng khoản chi vào nhiệm vụ/dự án cụ thể, từ đó dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu quả tài chính theo từng mục tiêu kinh doanh.
- Cảnh báo tự động: Gửi thông báo khi có yêu cầu chi tiêu mới, chi phí vượt hạn mức hoặc phát hiện dấu hiệu bất thường.
Quản lý công nợ phải thu
Bizzi không chỉ xử lý hóa đơn tự động mà còn là công cụ đắc lực trong việc quản lý công nợ phải thu và phải trả, giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền hiệu quả, nâng cao năng lực tài chính và giảm áp lực thu hồi nợ.
- Nhắc nợ tự động: Thiết lập quy trình nhắc nợ linh hoạt theo các kịch bản tùy chỉnh. Bizzi tự động gửi email hoặc tin nhắn nhắc nợđến khách hàng đúng thời điểm, giúp hạn chế tình trạng nợ quá hạn mà vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
- Quản lý công nợ tổng thể: Theo dõi và đối soát công nợ chặt chẽ với các chỉ số quan trọng như DSO (Days Sales Outstanding) và báo cáo tuổi nợ, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả thu hồi nợ và kiểm soát rủi ro tín dụng.
- Theo dõi công nợ từng đối tác: Bizzi tự động ghi nhận và cập nhật công nợ phát sinh với từng khách hàng và nhà cung cấp, mang lại cái nhìn rõ ràng và chi tiết về nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.
- Cảnh báo nợ đến hạn và quá hạn: Hệ thống chủ động cảnh báo các khoản nợ sắp đến hạn hoặc có nguy cơ quá hạn, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch xử lý và bảo vệ dòng tiền.
- Đối chiếu công nợ tự động: Tự động so sánh, xác nhận số dư công nợ giữa doanh nghiệp và đối tác, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý tranh chấp.
- Báo cáo công nợ chi tiết: Cung cấp báo cáo theo thời gian thực về tình hình công nợ, hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác trong công tác tài chính và thu hồi nợ.
Conclude
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến nội dung công nợ là gì, quy trình xử lý cũng như phương pháp quản lý công nợ sao cho hiệu quả, tối ưu. Nếu doanh nghiệp còn đang đau đầu về bài toán công nợ hay quản lý chi phí, hãy đăng ký dùng thử ngay bộ giải pháp của Bizzi.
Bizzi hỗ trợ doanh nghiệp:
- Tự động nhận, lưu trữ và đối chiếu hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và chính xác.
- Đơn giản hóa các nghiệp vụ kế toán phức tạp, góp phần giảm gánh nặng cho phòng kế toán.
- Tối ưu quy trình phê duyệt và quản lý chi phí, giúp ra quyết định tài chính nhanh và minh bạch.
Bizzi không chỉ là công cụ xử lý hóa đơn mà còn là giải pháp quản trị công nợ và chi phí hiệu quả, hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nền tảng tài chính vững chắc và tăng trưởng bền vững trong thời đại số.
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
