The world is in a period of instability with many unpredictable changes. A global pandemic, hyperinflation, regional crises and rising interest rates are challenges businesses must face. The future is more uncertain than ever, making navigating the business environment extremely difficult.
However, to survive and grow, businesses are forced to adapt and find new directions. Business leaders, especially CFOs and finance teams, play a critical role in making informed decisions to guide the company through this difficult time.
Để quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo” (Next Normal) – theo thuật ngữ của McKinsey – các CFO cần phát triển khả năng sẵn sàng để đảm bảo công ty luôn hoạt động hiệu quả hơn so với đối thủ cạnh tranh trong bất kỳ hoàn cảnh nào.
Do đó, việc quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo” là một trong những ưu tiên hàng đầu của các CFO trong năm 2024. Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích cách thức các CFO có thể phát triển khả năng sẵn sàng này và những bước tiếp theo cần thực hiện.
Control the unexpected
Most companies today often react passively to events beyond their control. Many people believe that proactively dealing with things that cannot be controlled is unthinkable. However, that is absolutely not true. It's possible to prepare for the unexpected, and it starts with identifying available options early in strategy development.
>>> See more: 3 strategies to help CFOs thrive in an uncertain economic and financial environment7 Bước quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo”
Hãy cùng xem xét kỹ hơn từng bước trong “Trạng thái bình thường tiếp theo”:
1. Know your strategic options
Strategic choices are an important aspect but can be daunting for CFOs because the number of options seems limitless. However, you can simplify this by categorizing your choices into a few main categories.
Theo nghiên cứu chiến lược chuyên sâu của McKinsey, yếu tố then chốt quyết định thành công chính là số lượng “Ván cờ lớn” (Big Moves) mà CFO thực hiện. Các “Ván cờ lớn” bao gồm:
- Mergers and Acquisitions (M&A)
- Reallocate resources
- Capital expenditure
- Improve productivity
- Improved differentiation capabilities
CFO cần thực hiện hai hoặc ba “Ván cờ lớn” trong vòng mười năm và cần dồn toàn lực cho những ván cờ này. Nếu không thực hiện các đòn bẩy này một cách mạnh mẽ, công ty sẽ không thể tạo ra sự khác biệt đáng kể so với các đối thủ cạnh tranh.
2. Understand the economics behind each choice
Để quản lý Trạng thái bình thường tiếp theo, CFO cần cẩn trọng đánh giá từng “Ván cờ lớn” để hiểu rõ giá trị gia tăng tiềm năng của mỗi ván cờ. Việc đánh giá này không chỉ đơn thuần là tính toán kinh tế, mà còn bao gồm đánh giá khả năng thực hiện của công ty.
CFO đóng vai trò chủ đạo trong quá trình đánh giá này và cần áp dụng phương pháp khách quan. Các nhà điều hành có thể ưu tiên một số lựa chọn hơn những lựa chọn khác vì lợi ích cá nhân, nhưng nếu phân tích kinh doanh cho thấy hiệu quả thấp hơn so với các “Ván cờ lớn” khác, lựa chọn đó cần được loại bỏ.
3. Carefully document assumptions for strategic choices
This is the stage where many companies often become negligent. After thoroughly evaluating options and making decisions, they tend to overlook the importance of documenting the assumptions behind business analysis.
However, documenting assumptions is extremely important because they are the foundation for making effective strategic choices. This helps ensure that all stakeholders understand the assumptions and can jointly evaluate their reasonableness.
Để thực hiện việc này, CFO cần tổ chức các buổi thảo luận trong phòng chiến lược để cùng nhau xem xét các giả định cho từng lựa chọn. Cần đặt ra các câu hỏi như: “Điều gì cần phải xảy ra để lựa chọn này thành công?” “Khách hàng, đối thủ cạnh tranh và nhân viên của chúng ta cần phải làm gì?”
This process can help the CFO realize that the likelihood of success for a particular option is very low, even if the business analysis looks good. This is a positive result because it helps make decisions based on more realistic data.
Although it may be concluded that an option is not feasible, it is still necessary to document the assumptions. Thanks to this, the CFO can retain important information for future assessments and decision-making.
4. Establish a confidence interval for each assumption
Once you identify the assumptions, you can synthesize them into 10-15 key assumptions with clear references. Next, you need to establish confidence intervals for each assumption. A confidence interval is the range of values within which you feel comfortable with actual fluctuations while keeping the original strategy choice unchanged.
For example, you predict inflation at 2%. Your confidence interval could be from 0.5% to 4%. If actual inflation is within this range, you can rest assured that your plan is still effective. However, if inflation moves beyond this range, you may need to reconsider your choice of strategy.
5. Develop alternative scenarios for each assumption
Ngay cả khi đã đưa ra quyết định và lên kế hoạch thực hiện chiến lược, việc thảo luận về các kịch bản thay thế vẫn là điều cần thiết. Hãy đặt ra các câu hỏi như “điều gì sẽ xảy ra nếu” và “chúng ta sẽ làm gì sau đó” cho từng giả định. Ví dụ, bạn có thể phân tích những trường hợp như:
- What about inflation at 5%?
- What about inflation at 0%?
This helps you develop contingency plans of action (or Plan B) to respond to unexpected situations. While you may not need to use these plans, if you do and don't have one, it can make the difference between success and simply surviving in the market.
6. Set up real-time tracking for each assumption
Việc theo dõi thực tế so với các giả định là vô cùng quan trọng, và lý tưởng nhất là thực hiện càng gần thời gian thực càng tốt. Tùy thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, “thời gian thực” có thể có nghĩa là một lần mỗi tháng hoặc mỗi giây.
For example, in the case of inflation, you may only get official monthly data. However, there will be many other basic indicators showing the trend of inflation. Therefore, you need to decide whether tracking data once a month is enough or whether you need to monitor fundamental indicators more frequently.
7. When reality moves too far from assumptions, take action
Because you are monitoring your assumptions in real time, you will know immediately when the confidence interval is violated. When that happens, it will trigger a discussion about strategic action. Depending on the severity of the violation, the discussion may include the entire executive team or be addressed at a lower level in the organization.
You will most likely need to take action; however, it is important to perform a comprehensive assessment and not just focus on a single assumption. There may be other data points that show good performance despite the circumstances. For example, if inflation is 6% but you can increase prices by 10%, you may not need to take action even if the confidence interval is violated.
Whether the decision is to act or not, there should be a clear conclusion from the discussion of strategic action. Make sure to clearly define roles, responsibilities, timelines, and who is in charge of each task. This way, you can ensure your strategy is on track or proactively change before your competitors.
>>> See more: Strategy to "crack" profits against inflation pressure for FMCG businesses in 2024It's time for CFOs to reconsider their strategy
Mặc dù phương pháp tiếp cận trực tiếp và logic này hữu ích cho việc xây dựng chiến lược và quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo”, nhưng thực tế là hầu hết các công ty không có điểm khởi đầu hoàn toàn mới để áp dụng quy trình này một cách trọn vẹn.
Instead, CFOs should proactively conduct a review of the company's current strategy or review its most recent strategic progress. Each step in the process has obvious questions that need to be answered:
- Strategic choices: What strategic options did we consider and what were the reasons behind those choices?
- Business Analysis: What is included in the business analysis for each strategic option?
- Assumptions: Do we have clear documentation of the assumptions used in the business analysis process?
- Confidence interval: How are assumptions established with confidence intervals?
- Alternative scenarios: Have we prepared alternative scenarios and actions in case the assumptions are incorrect?
- Track performance: How do we track actual performance against assumptions and strategic goals?
- Action in case of violation: How is the system discussing and deciding on action in case of violation of the confidence interval established?
In addition to the basic questions above, you may need to ask more specific questions for each step to clarify the process. Conducting a strategic review as an internal exercise within the Finance department will be a great learning experience for the finance leadership team.
Sau khi hoàn thành đánh giá, hãy trình bày kết quả thảo luận với nhóm quản lý và thống nhất về nhận thức chung. Lý tưởng nhất là bạn đã thực hiện tốt hầu hết các bước trong quy trình và chiến lược hiện tại đang đi đúng hướng. Tuy nhiên, thực tế là nhiều chiến lược không đạt được hiệu quả như mong đợi. Do đó, quá trình đánh giá có thể giúp bạn khám phá ra những hiểu biết quan trọng để cải thiện hiệu quả quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo” của công ty.
Bạn đang áp dụng cách tiếp cận nào để quản lý “Trạng thái bình thường tiếp theo”?
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam