Rất nhiều doanh nghiệp, kế toán và khách hàng vẫn còn bối rối khi chuyển từ hóa đơn giấy truyền thống sang hóa đơn điện tử (HĐĐT). Trong đó, vấn đề thường được quan tâm chính là việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không.
Cùng đi tìm câu trả lời trong bài viết dưới đây của Bizzi.
Vì sao doanh nghiệp vẫn băn khoăn về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Umbrella Electronic invoice, đã trở thành chuẩn bắt buộc hơn 3 năm, nhưng thực tế nhiều kế toán và khách hàng vẫn hay hỏi: “Không có dấu đỏ thì hóa đơn có hợp lệ không?”, “Khách hàng có chấp nhận không?”, “Cơ quan thuế có từ chối không?”. Đặc biệt, câu hỏi “Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?” là thắc mắc phổ biến của rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Dưới đây là giải thích lý do vì sao doanh nghiệp vẫn băn khoăn, dù đã có quy định rõ ràng:
1. Thói quen từ thời hóa đơn giấy
- Trước đây, hóa đơn giấy bắt buộc phải có chữ ký người bán và dấu mộc đỏ mới được xem là hợp lệ.
- Khi chuyển sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp vẫn mang tâm lý “nếu không có dấu thì không hợp pháp”.
- Sự thay đổi từ “dấu đỏ” sang “chữ ký số” khiến nhiều người chưa quen và vẫn muốn “đóng dấu cho chắc”.
2. Chưa hiểu rõ quy định pháp lý
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử hợp lệ không bắt buộc có dấu của người bán, miễn là:
- Có đầy đủ thông tin bắt buộc (mã số thuế, tên, giá trị, thuế GTGT, v.v.)
- Có chữ ký số hoặc mã của cơ quan thuế xác thực.
Tức là chữ ký số = “dấu và chữ ký” hợp pháp trong môi trường điện tử.
3. Một số trường hợp đặc thù vẫn yêu cầu dấu
- Một số đối tác, cơ quan hành chính hoặc đơn vị kế toán nội bộ vẫn yêu cầu bản hóa đơn điện tử có dấu vì quy trình nội bộ chưa cập nhật.
- Một số doanh nghiệp xuất khẩu, hoặc cần nộp hồ sơ vay ngân hàng, vẫn bị yêu cầu “đóng dấu” để tránh tranh chấp.
4. Lo ngại về giá trị pháp lý khi kiểm tra, đối chiếu
- Nhiều kế toán sợ bị cơ quan thuế bác bỏ hóa đơn nếu không có dấu.
- Thực tế, giá trị pháp lý nằm ở chữ ký số hợp lệ và mã xác thực của Tổng cục Thuế, chứ không phải ở hình ảnh con dấu.
Bài viết này giúp giải thích căn cứ pháp lý, phân biệt chữ ký số – con dấu và hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không dựa trên Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
Khái niệm nền tảng – Hóa đơn điện tử là gì và giá trị pháp lý ra sao?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là chứng từ có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy, nhưng được lập, ký, gửi, nhận và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số.
1. Định nghĩa & bản chất
Theo Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “Hóa đơn điện tử là hóa đơn thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân lập bằng phương tiện điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”
Hiện nay, có hai loại hóa đơn điện tử hợp lệ:
- HĐĐT có mã của cơ quan thuế: do cơ quan thuế cấp mã xác thực (phổ biến với doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh).
- HĐĐT không có mã của cơ quan thuế: doanh nghiệp tự phát hành, ký số và gửi dữ liệu định kỳ cho cơ quan thuế (áp dụng với doanh nghiệp lớn, uy tín, hạ tầng đảm bảo).
2. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy
| Criteria | Electronic invoice (E-invoice) | Hóa đơn giấy truyền thống |
| Form | File XML hoặc PDF có chữ ký số | Tờ giấy có chữ ký tay và dấu đỏ |
| Cách ký xác nhận | Chữ ký số (được pháp luật công nhận) | Chữ ký tay + con dấu |
| Phát hành & gửi nhận | Gửi qua email, phần mềm hoặc API | Gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện |
| Storage | Lưu trữ điện tử tối thiểu 10 năm, dễ tra cứu | Lưu trữ bản cứng, tốn diện tích, dễ hư hỏng |
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Câu hỏi này là thắc mắc rất phổ biến khi doanh nghiệp chuyển sang dùng hóa đơn điện tử — và dưới đây là giải thích chi tiết, đúng theo quy định hiện hành.
1. Trả lời: Không cần con dấu công ty khi đã ký số hợp lệ
Theo Khoản 7 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử hợp lệ khi có chữ ký số của người bán. Chữ ký số thay thế hoàn toàn cho con dấu – đây là yếu tố chứng thực tính pháp lý. Do đó, không cần đóng dấu công ty trên hóa đơn điện tử gốc.
2. Khi nào cần chữ ký người mua?
Hóa đơn điện tử không bắt buộc nếu người mua:
- Không phải là đơn vị kế toán.
- Có đủ chứng từ khác chứng minh giao dịch (hợp đồng, biên bản giao hàng, chứng từ thanh toán).
3. Trường hợp đặc biệt
Một số đối tác, khách hàng hoặc tổ chức tài chính có thể yêu cầu bản in có dấu công ty để đối chiếu nội bộ, nhưng đây không phải quy định của pháp luật. Khi đó, doanh nghiệp có thể:
- In hóa đơn PDF ra giấy → đóng dấu “Sao y bản điện tử” hoặc “Bản thể hiện từ HĐĐT” để thuận tiện lưu hồ sơ.
- Tuy nhiên, vẫn phải lưu trữ file XML gốc để phục vụ cơ quan thuế khi kiểm tra.
Tóm lại, giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử nằm ở file XML gốc có ký số, không nằm ở con dấu hay bản in PDF.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không sau khi đã in ra giấy
Câu hỏi này là một trong những hiểu lầm phổ biến nhất khi doanh nghiệp mới chuyển đổi sang dùng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Dưới đây là giải thích chi tiết và căn cứ pháp lý chính xác nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC về vu
1. Bản in chuyển đổi chỉ có giá trị lưu trữ, không cần dấu
Bản in ra giấy chỉ là “bản thể hiện” (representation) của hóa đơn điện tử — giúp người dùng, khách hàng, kế toán, kiểm toán dễ đọc và đối chiếu, chứ không phải bản gốc.
- Hóa đơn điện tử in ra (file PDF in từ XML) chỉ để lưu trữ, không có giá trị thanh toán.
- Không bắt buộc đóng dấu nếu chỉ phục vụ lưu trữ nội bộ, hạch toán.
- Cần ghi rõ: “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
Xem thêm về cách in Hóa đơn điện tử here
2. Ngoại lệ: Khi lưu thông hàng hóa hữu hình
Trường hợp hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không sau khi in vẫn sẽ cần nếu nhằm mục đích chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong vận chuyển. Khi đó hóa đơn cần có:
- Chữ ký người đại diện pháp luật.
- Dấu của người bán (theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, chỉ khi lưu thông hàng hóa).
Note: Chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất.
So sánh: Ký số và đóng dấu – khác nhau thế nào?
Nội dung này là một trong những căn cứ quan trọng để trả lời cho câu hỏi hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không.Trong môi trường số, chữ ký số (ký số) đóng vai trò tương đương con dấu và chữ ký tay trên văn bản giấy.
Khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử có ký số hợp lệ, thì không cần thêm con dấu đỏ – vì chữ ký số đã đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý theo Luật Giao dịch điện tử.
| Criteria | Ký số (Digital Signature) | Đóng dấu (Company Seal) |
| Form | Điện tử, mã hóa bằng USB Token hoặc HSM | Con dấu vật lý trên văn bản giấy |
| Cơ chế hoạt động | Dựa trên chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp phép | Được khắc và đăng ký mẫu dấu với cơ quan công an |
| Phạm vi pháp lý | Xác thực tính toàn vẹn, nguồn gốc và giá trị pháp lý của văn bản điện tử | Xác nhận tính pháp lý và chủ thể phát hành văn bản giấy |
| Cơ quan quản lý | Bộ Thông tin & Truyền thông | Bộ Công an |
| Khả năng thay thế nhau | Có thể thay thế con dấu trong giao dịch điện tử theo quy định pháp luật | Không thể thay thế được chữ ký số trong môi trường điện tử |
| Ứng dụng phổ biến | Hóa đơn điện tử, hợp đồng điện tử, kê khai thuế online | Hợp đồng giấy, công văn, hồ sơ hành chính truyền thống |
Căn cứ pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử nói chung và hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không
Các quy định dưới đây đều là cơ sở để doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử hoặc tránh các hiểu lầm về việc hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không. Chữ ký số đã thay thế con dấu và chữ ký tay, đảm bảo đầy đủ tính pháp lý, bảo mật và giá trị chứng từ kế toán theo pháp luật Việt Nam hiện hành.
| Văn bản pháp lý | Main content |
| Decree 123/2020/ND-CP | Quy định chi tiết về việc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử; phân loại hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế; hướng dẫn quy trình phát hành, xử lý sai sót, lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử. |
| Circular 78/2021/TT-BTC | Hướng dẫn chi tiết thi hành Nghị định 123, bao gồm cách ký số, định dạng file XML, gửi – nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế, và quy định về chuyển đổi, lưu trữ, tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ. |
| Tax Administration Law 2019 | Đặt nền tảng pháp lý cho việc quản lý thuế bằng phương tiện điện tử, trong đó quy định trách nhiệm của người nộp thuế và cơ quan thuế trong việc lưu trữ, cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử khi có yêu cầu kiểm tra. |
| Công văn 5113/TCT-DNNCN (ngày 22/11/2022) | Tổng cục Thuế khẳng định: Hóa đơn điện tử có chữ ký số hợp lệ thì không cần đóng dấu công ty. Khi cần in ra để lưu trữ hoặc giao dịch, bản in chỉ có tính chất tham khảo, giá trị pháp lý nằm ở file XML gốc đã ký số. |
Các tình huống thực tế thường gặp và cách xử lý đúng về hóa đơn điện thử có cần đóng dấu không
Thực tế có nhiều trường hợp doanh nghiệp hoặc kế toán vẫn nhầm lẫn về việc đóng dấu hóa đơn điện tử. Dưới đây là một số tình huống phổ biến và cách xử lý đúng.
1. Hóa đơn gửi email cho khách hàng – không có dấu
Hoàn toàn hợp lệ nếu hóa đơn có chữ ký số hợp pháp của người bán. Không bắt buộc phải in ra giấy hay đóng dấu công ty. Doanh nghiệp chỉ cần gửi file XML hoặc PDF ký số qua email.
2. Hóa đơn bị từ chối do “thiếu dấu đỏ”
Giải thích cho khách hàng rằng theo Công văn 5113/TCT-DNNCN (2022) và Thông tư 78/2021/TT-BTC, chữ ký số đã thay thế con dấu. Hóa đơn điện tử không cần dấu đỏ.
Có thể gửi lại file XML hoặc đường link tra cứu trên cổng einvoice.gdt.gov.vn để khách hàng kiểm tra tính hợp lệ.
3. Hóa đơn cho khách hàng nước ngoài
Hóa đơn vẫn phải có chữ ký số gốc hợp lệ. Nếu quy trình thanh toán quốc tế yêu cầu, doanh nghiệp có thể thêm phần xác nhận hoặc chữ ký scan (mang tính hỗ trợ, không thay thế giá trị pháp lý). Bản gốc hợp lệ vẫn là file XML có ký số.
4. Điều chỉnh hóa đơn điện tử / thay thế
Business Correcting incorrect electronic invoices theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Không cần dấu công ty, chỉ cần ký số lại trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế là hợp lệ.
Hướng dẫn in và lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ
Bản in hóa đơn điện tử chỉ mang tính minh họa, còn file XML có ký số mới là “hóa đơn gốc hợp pháp” được cơ quan thuế công nhận.
1. Khi nào cần in hóa đơn điện tử
- Chỉ in khi có yêu cầu từ:
- Cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra nhà nước.
- Hoặc khi doanh nghiệp cần phục vụ kiểm tra nội bộ (ví dụ: đối chiếu sổ sách, chứng minh giao dịch).
- Không bắt buộc in hàng loạt hoặc đóng quyển lưu trữ như hóa đơn giấy trước đây.
- Mục đích in chỉ để tham khảo, trao đổi, chứng minh nghiệp vụ – không phải bản gốc pháp lý.
2. Cách in đúng quy trình
- In trực tiếp từ phần mềm hóa đơn điện tử hợp chuẩn (Bizzi Invoice, MISA, Viettel, VNPT, Fast, v.v…).
- Hóa đơn in ra cần có các thông tin sau:
- Dòng ghi chú: “Hóa đơn điện tử chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”.
- Họ tên, chữ ký người thực hiện chuyển đổi (có thể ký tay, không cần đóng dấu công ty).
- Ngày, giờ in chuyển đổi.
- Không được chỉnh sửa nội dung, logo, hoặc định dạng gốc của hóa đơn đã ký số.
3. Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định
- Bắt buộc lưu song song:
- File XML gốc (có chữ ký số) – là chứng từ pháp lý duy nhất.
- File PDF (bản thể hiện) – phục vụ tra cứu và in ấn khi cần.
- Thời hạn lưu trữ: Ít nhất 10 năm, theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Khuyến nghị: Lưu trữ trên nền tảng cloud có chứng nhận an toàn dữ liệu để tránh mất mát (ví dụ: Bizzi Cloud, AWS, Google Cloud).
Câu hỏi người dùng thường tìm kiếm về vấn đề hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không
Dưới đây là phần tổng hợp câu hỏi liên quan về chủ đề bài viết.
| Câu hỏi | Trả lời ngắn gọn |
| Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không? | Không, chỉ cần ký số hợp lệ. |
| Hóa đơn điện tử không có dấu có được khấu trừ thuế không? | Có, nếu đáp ứng tiêu chí hóa đơn hợp lệ. |
| Bản in hóa đơn điện tử có cần dấu không? | Không bắt buộc, trừ khi dùng để lưu thông hàng hóa. |
| Hóa đơn điện tử không có chữ ký người mua có hợp lệ không? | Có, nếu chứng minh được giao dịch. |
| Khi nào phải in hóa đơn điện tử ra giấy? | Khi có yêu cầu của cơ quan thuế hoặc để lưu trữ nội bộ. |
| Ký số khác gì đóng dấu? | Ký số có giá trị pháp lý tương đương dấu đỏ trên bản điện tử. |
Conclude
Bài viết trên đã giải đáp toàn bộ thắc mắc liên quan đến câu hỏi: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không”. Tóm lại, hóa đơn điện tử không cần đóng dấu và doanh nghiệp vẫn đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý.
- Không bắt buộc phải đóng dấu đỏ lên hóa đơn điện tử, kể cả khi gửi cho khách hàng.
- Chữ ký số (USB token hoặc HSM) đã thay thế hoàn toàn con dấu truyền thống trong giao dịch điện tử.
- Hóa đơn điện tử (file XML) có đầy đủ mã của cơ quan thuế, chữ ký số, và thông tin người bán/người mua là hóa đơn gốc hợp pháp.
Với việc chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử và số lượng ngày càng tăng, doanh nghiệp cần các giải pháp như Bizzi để quản lý, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử một cách tự động – minh bạch – đúng chuẩn pháp luật, giảm rủi ro và tiết kiệm tối đa chi phí vận hành. Tính năng Hóa đơn điện tử của Bizzi giúp doanh nghiệp:
- Ký số và phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ ngay trên nền tảng cloud – không cần thao tác thủ công.
- Tự động lưu trữ, phân loại và tra cứu hóa đơn theo chuẩn dữ liệu của Tổng cục Thuế.
- Tích hợp toàn diện với ERP/kế toán để đồng bộ hóa dữ liệu bán hàng – công nợ – báo cáo.
- Kiểm soát quy trình phê duyệt hóa đơn, ngăn sai sót và gian lận trong khâu phát hành.
- Đảm bảo an toàn dữ liệu nhờ hạ tầng đạt chuẩn ISO/IEC 27001, backup đa tầng.
Registration here để trải nghiệm quản lý hóa đơn điện tử chuẩn thuế cùng Bizzi ngay hôm nay!
