Trong kinh doanh, đơn hàng đến rồi đi mỗi ngày, và nếu không có cách quản lý rõ ràng, mọi thứ rất dễ rơi vào tình trạng rối rắm, chậm trễ hoặc sai sót. Với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, thay vì đầu tư vào phần mềm phức tạp, nhiều người chọn cách đơn giản hơn: theo dõi đơn hàng bằng file Excel. Dễ dùng, dễ chỉnh sửa và quan trọng là… miễn phí.
Trong bài viết này, Bizzi đã tổng hợp sẵn hơn 10 mẫu file Excel gọn gàng, dễ thao tác, giúp bạn quản lý đơn hàng một cách bài bản mà không cần đau đầu dựng bảng từ đầu.
1. File Excel theo dõi đơn đặt hàng là gì?
File Excel theo dõi đơn đặt hàng là một bảng tính được thiết kế để lưu trữ, quản lý và kiểm soát toàn bộ thông tin liên quan đến đơn đặt hàng của doanh nghiệp. Đây là công cụ được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ tính đơn giản, linh hoạt và không tốn chi phí đầu tư hệ thống phức tạp.
Phần mềm bảng tính như Excel cho phép doanh nghiệp dễ dàng tạo ra các biểu mẫu quản lý theo nhu cầu thực tế. Mỗi file thường bao gồm các cột như mã đơn hàng, tên khách hàng, ngày đặt hàng, số lượng, tình trạng giao hàng, thanh toán, v.v.
Mục đích và tầm quan trọng của file Excel theo dõi đơn đặt hàng
Trong quá trình vận hành kinh doanh, việc theo dõi và quản lý đơn đặt hàng là nhiệm vụ cốt lõi giúp doanh nghiệp tránh sai sót và nâng cao hiệu quả phục vụ khách hàng. Sử dụng file Excel theo dõi đơn đặt hàng không chỉ là giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả đội ngũ bán hàng và kế toán.
- Tổ chức dữ liệu rõ ràng, dễ truy xuất: Giúp kế toán và quản lý bán hàng nắm bắt nhanh thông tin từng đơn hàng chỉ với vài thao tác lọc hoặc tìm kiếm.
- Theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực: Từ khâu đặt hàng, giao hàng đến thanh toán – đảm bảo không bỏ sót hay nhầm lẫn.
- Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Dữ liệu được hệ thống hóa giúp chủ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả bán hàng, xác định mặt hàng bán chạy, thời điểm đặt hàng cao điểm để có chiến lược điều phối phù hợp.
- Save operating costs: Không cần triển khai phần mềm quản lý đơn hàng đắt đỏ, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp chưa có hệ thống ERP chuyên sâu.
- Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu nội bộ: Các mẫu file Excel có thể mở rộng hoặc tinh gọn linh hoạt, phù hợp với quy mô và đặc thù của từng doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng lên hoặc quy trình xử lý phức tạp hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang các giải pháp tự động hóa để hạn chế sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
2. Tải mẫu File Excel quản lý đơn hàng phổ biến
Quản lý đơn hàng hiệu quả là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ và vừa. Các mẫu file Excel dưới đây giúp theo dõi đơn hàng, doanh thu, tồn kho và công nợ một cách rõ ràng, dễ sử dụng và hoàn toàn miễn phí.
Tải mẫu File Excel quản lý đơn hàng here!
- Mẫu Excel quản lý đơn hàng tổng hợp (Full quy trình). Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý theo dõi hoạt động bán hàng. Tải mẫu!
- Mẫu Excel quản lý đơn hàng phát sinh. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel báo cáo đơn hàng. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý đơn hàng & tồn kho kết hợp. Tải mẫu!
- Mẫu file theo dõi đơn hàng COD & công nợ. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý đơn hàng theo nhân viên. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý doanh thu. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý xuất nhập tồn kho. Tải mẫu!
- Mẫu file Excel quản lý thu chi trong doanh nghiệp. Tải mẫu!
- Mẫu quản lý sản phẩm bằng Excel. Tải mẫu!
3. Lợi ích khi sử dụng File Excel theo dõi đơn đặt hàng
Use file Excel theo dõi đơn đặt hàng là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, vừa và startup trong giai đoạn tối ưu chi phí vận hành. Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi áp dụng công cụ này trong quản lý đơn hàng:
- Cost savings: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần mềm quản lý phức tạp hay chi trả phí khởi tạo biểu mẫu. Với các công cụ văn phòng có sẵn như Microsoft Excel hoặc Google Sheets, bạn đã có thể tạo bảng theo dõi đơn hàng khoa học và hiệu quả.
- Phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Excel là lựa chọn lý tưởng cho các đơn vị có ngân sách hạn chế nhưng vẫn cần quản lý thông tin đơn hàng chính xác và rõ ràng.
- Easy to use and user friendly: Giao diện quen thuộc, thao tác kéo-thả, lọc, sắp xếp đơn giản giúp cả chủ doanh nghiệp lẫn kế toán có thể nhanh chóng thao tác mà không cần đào tạo chuyên sâu.
- Thuận tiện truy cập, theo dõi và chỉnh sửa: File Excel có thể lưu trữ trên máy tính hoặc đồng bộ với Google Drive để làm việc nhóm. Người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ đơn hàng, cập nhật thông tin và chia sẻ dữ liệu nội bộ mọi lúc mọi nơi.
- Hỗ trợ tính năng bổ sung hữu ích: Excel tích hợp nhiều công cụ hỗ trợ như lọc, sắp xếp dữ liệu, cùng các hàm tính toán tự động (SUM, COUNTIF, IF, VLOOKUP,…) giúp giảm thiểu sai sót khi tổng hợp đơn hàng và tiết kiệm thời gian xử lý thủ công.
Usage file Excel theo dõi đơn đặt hàng không chỉ tối ưu chi phí mà còn mang lại sự chủ động và linh hoạt trong công tác quản lý vận hành hàng ngày. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc cho mọi doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả.
4. Các thông tin chính cần có trong File Excel quản lý đơn đặt hàng
One file Excel theo dõi đơn đặt hàng hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt quy trình bán hàng mà còn hỗ trợ bộ phận kế toán, vận hành và chăm sóc khách hàng hoạt động trơn tru, chính xác. Dưới đây là những thông tin quan trọng mà doanh nghiệp nên đưa vào file để đảm bảo khả năng quản lý đầy đủ và khoa học:
- Thông tin chung về đơn hàng: Gồm mã đơn hàng – mã định danh duy nhất giúp dễ dàng tra cứu, ngày đặt hàng, trạng thái đơn hàng (Đang xử lý, Đã thanh toán, Đang giao, Đã hoàn thành, Hủy), ngày giao dự kiến và người phụ trách xử lý đơn.
- Thông tin khách hàng: Ghi rõ họ tên khách hàng, số điện thoại/email liên hệ, địa chỉ giao hàng và phần ghi chú để lưu lại các yêu cầu đặc biệt hoặc lịch sử giao dịch, tương tác với khách.
- Thông tin sản phẩm: Bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền được tính tự động. Nếu có chương trình khuyến mãi hoặc chiết khấu, nên bổ sung thêm cột thông tin khuyến mãi để tổng hợp giá trị thực thu.
- Billing Information: Cần nêu rõ hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản, COD, thẻ tín dụng), số tiền khách đã thanh toán, trạng thái thanh toán (đã hoặc chưa thanh toán), và công nợ còn lại nếu có, kèm theo hạn thanh toán để theo dõi.
- Thông tin vận chuyển: Ghi nhận đơn vị vận chuyển, mã vận đơn và trạng thái giao hàng nhằm đảm bảo đối soát kịp thời khi phát sinh sự cố hoặc yêu cầu từ khách hàng.
Việc thiết lập đầy đủ các trường dữ liệu trên giúp file Excel theo dõi đơn đặt hàng trở thành công cụ quản lý hữu ích, giảm thiểu sai sót trong xử lý đơn, đồng thời hỗ trợ kế toán trong kiểm soát doanh thu và công nợ hiệu quả.
5. Hướng dẫn tạo File Excel theo dõi đơn đặt hàng đơn giản
Việc tạo file Excel theo dõi đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình trạng xử lý đơn, tối ưu tồn kho và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Với các bước đơn giản dưới đây, bạn có thể thiết lập một bảng tính khoa học, dễ sử dụng và dễ tùy chỉnh theo nhu cầu thực tế.
Bước 1: Mở ứng dụng Excel và tạo bảng tính mới
- Mở Excel và chọn “Tệp” > “Mới” để tạo một file trống.
- Đặt tên file phù hợp (ví dụ: “Quản lý đơn hàng”).
Bước 2: Đặt tên cho các cột thông tin
- Trên dòng đầu tiên (dòng 1), đặt tên cho các cột tương ứng với các trường thông tin cần lưu trữ (ví dụ: Mã đơn hàng, Ngày đặt hàng, Tên khách hàng, Sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Trạng thái đơn hàng, Phương thức thanh toán, Đơn vị vận chuyển, Mã vận chuyển, Ngày giao dự kiến, Tổng tiền thanh toán).
- Có thể bôi đậm các tên trường thông tin để dễ theo dõi.
Bước 3: Nhập thông tin vào các ô trong bảng tính
- Điền dữ liệu tương ứng vào các ô dưới mỗi cột cho từng đơn hàng.
Bước 4: Áp dụng công thức tính toán
- Trong cột “Thành tiền”, sử dụng công thức =Số Lượng * Đơn Giá.
- Để tính tổng tiền thanh toán, có thể cộng các thành tiền với phí vận chuyển và trừ đi các khoản giảm giá.
- Sử dụng các hàm Excel khác như SUM, IF, VLOOKUP để tự động hóa tính toán và tra cứu thông tin.
Bước 5: Định dạng và tạo báo cáo cơ bản
- Sử dụng tính năng lọc (Filter) và sắp xếp (Sort) dữ liệu để tìm kiếm và sắp xếp thông tin nhanh chóng.
- Áp dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để làm nổi bật các đơn hàng cần chú ý (ví dụ: đơn hàng chưa thanh toán).
- Tạo bảng tổng hợp (Pivot Table) hoặc biểu đồ đơn giản để theo dõi doanh thu, số lượng đơn hàng, và tình trạng giao hàng.
6. Nhược điểm và hạn chế khi quản lý đơn hàng bằng Excel
Dù file Excel theo dõi đơn đặt hàng là giải pháp phổ biến nhờ tính linh hoạt và chi phí thấp, nhưng vẫn tồn tại nhiều nhược điểm khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi mở rộng quy mô hoặc cần xử lý dữ liệu phức tạp.
- Rủi ro về bảo mật và thất thoát dữ liệu: Các file Excel có độ bảo mật thấp, không có hệ thống phân quyền rõ ràng nên dễ bị đánh cắp hoặc chỉnh sửa trái phép. Trong trường hợp máy tính bị hỏng, nhiễm virus hoặc lỗi hệ thống, dữ liệu đơn hàng có thể bị mất hoàn toàn mà không thể khôi phục.
- Dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu: Excel chủ yếu phụ thuộc vào thao tác thủ công, vì vậy khi quản lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày, người dùng có thể nhập sai, xóa nhầm hoặc điền thông tin không đầy đủ mà không được hệ thống cảnh báo. Những sai sót này có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc giao hàng, xuất hóa đơn hoặc đối chiếu công nợ.
- Hạn chế về báo cáo và phân tích chuyên sâu: Mặc dù Excel cho phép tạo bảng biểu và biểu đồ, nhưng khả năng phân tích vẫn ở mức cơ bản. Việc đánh giá hiệu quả bán hàng theo khách hàng, khu vực, hay sản phẩm thường đòi hỏi người dùng tự viết công thức hoặc thao tác phức tạp, không phù hợp với người không chuyên sâu về Excel.
- Thiếu khả năng đồng bộ hóa và tích hợp: File Excel theo dõi đơn đặt hàng không thể tự động đồng bộ giữa các bộ phận như bán hàng, kế toán, kho hoặc vận chuyển. Khi mỗi bộ phận dùng một bản Excel riêng, tình trạng chồng chéo thông tin, sai lệch số liệu hoặc phản hồi chậm là điều khó tránh khỏi. Ngoài ra, Excel cũng không dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như phần mềm quản lý kho, CRM hay ERP.
- Không hỗ trợ quản lý online, thiếu tính linh hoạt: Việc chia sẻ file qua email hoặc lưu trữ nội bộ khiến người dùng không thể truy cập và xử lý đơn hàng từ xa. Điều này gây bất tiện lớn trong bối cảnh ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang mô hình làm việc linh hoạt và đa kênh.
- Đòi hỏi kiến thức Excel nhất định: Để khai thác hiệu quả Excel, người dùng cần nắm vững các hàm, công thức và kỹ năng xử lý dữ liệu. Tuy nhiên, không phải ai cũng có nền tảng về tin học văn phòng, dẫn đến tình trạng sử dụng sai, nhầm lẫn hoặc làm việc kém hiệu quả.
6. Giải pháp theo dõi đơn đặt hàng thay thế file Excel
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc bắt đầu triển khai nhiều kênh bán hàng song song, việc quản lý bằng file Excel theo dõi đơn đặt hàng dễ dẫn đến rủi ro sai sót, trùng lặp dữ liệu và khó kiểm soát thông tin theo thời gian thực. Lúc này, việc chuyển sang sử dụng phần mềm chuyên nghiệp là xu hướng tất yếu giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả vận hành và giảm tải công việc thủ công.
Một số giải pháp thay thế đáng cân nhắc:
- Phần mềm Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM): Không chỉ dừng lại ở quản lý khách hàng, các nền tảng CRM hiện nay còn tích hợp tính năng theo dõi đơn đặt hàng, hỗ trợ quản lý từ khâu tiếp nhận – xử lý – giao hàng – chăm sóc hậu mãi trên một hệ thống duy nhất. Ưu điểm nổi bật bao gồm: tự động hóa quy trình bán hàng, cập nhật trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, đồng bộ dữ liệu giữa bộ phận kinh doanh và kế toán, và báo cáo phân tích hiệu suất theo từng giai đoạn.
- Phần mềm ERP tích hợp: Nếu doanh nghiệp cần giải pháp toàn diện hơn, có thể lựa chọn phần mềm ERP tích hợp CRM, kế toán, kho vận… giúp theo dõi đơn hàng xuyên suốt toàn bộ chuỗi giá trị. Đây là lựa chọn tối ưu khi doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình và mở rộng quy mô nhanh chóng.
Doanh nghiệp có thể tham khảo giải pháp tích hợp ERP và CRM của Bizzi để thay thế hoàn toàn phương pháp thủ công bằng file Excel theo dõi đơn đặt hàng, nâng cao hiệu suất và kiểm soát tốt hơn toàn bộ vòng đời đơn hàng.
Conclude
File Excel theo dõi đơn đặt hàng là một giải pháp khởi đầu hiệu quả và tiết kiệm chi phí, đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup mới làm quen với quản lý dữ liệu khách hàng. Nó cung cấp khả năng tùy chỉnh cao và dễ tiếp cận.
Tuy nhiên, khi quy mô và độ phức tạp của hoạt động kinh doanh tăng lên, Excel sẽ bộc lộ nhiều hạn chế đáng kể như rủi ro bảo mật dữ liệu, dễ sai sót, khó đồng bộ hóa và khả năng báo cáo phân tích hạn chế. Lúc này, việc chuyển đổi sang các phần mềm quản lý chuyên nghiệp như CRM hoặc ERP trở thành bước đi chiến lược quan trọng để tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, tăng cường hiệu quả tương tác với khách hàng và quản lý toàn diện hoạt động kinh doanh.
Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng nhu cầu và ưu tiên của mình để lựa chọn công cụ quản lý phù hợp nhất, đảm bảo sự phát triển bền vững trong dài hạn.
To improve the efficiency of invoice management as well as automate the financial and accounting processes of the business. Register to experience Bizzi's comprehensive solution suite today!
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
