Chi phí gia công được xem là một yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, liên quan trực tiếp đến quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành sản phẩm hoàn chỉnh. Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp thông tin về chi phí gia công cũng như cách hạch toán chi phí gia công chính xác.
Chi phí gia công là gì?
Chi phí gia công (Processing Cost) là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm thông qua các công đoạn sản xuất, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp liên quan đến quá trình chế biến. Đây là các khoản chi phí tăng lên cùng với sản lượng sản xuất, góp phần tạo nên giá trị của sản phẩm, trừ đi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Chi phí gia công là một phần quan trọng trong giá thành sản phẩm, đặc biệt trong các ngành sản xuất như may mặc, cơ khí, chế biến thực phẩm, điện tử, v.v Do đó, việc hạch toán chi phí gia công càng yêu cầu sự chính xác và cẩn thận.
Các hạng mục cụ thể của chi phí gia công
Chi phí gia công bao gồm các khoản phí phát sinh trong quá trình sản xuất. Các hạng mục chi phí gia công cụ thể được phân loại thành ba nhóm chính: Chi phí nhân công trực tiếp , Chi phí sản xuất chung và chi phí gia công thuê ngoài.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội cho công nhân trực tiếp sản xuất; Tiền công làm ngoài giờ, làm ca, làm đêm
- Chi phí sản xuất chung: Bao gồm các chi phí gián tiếp phục vụ hoạt động gia công (Khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất; Chi phí điện, nước, nhiên liệu phục vụ sản xuất; Chi phí sửa chữa, bảo trì máy móc; Chi phí vật tư phụ, dụng cụ sản xuất; Chi phí thuê xưởng; Lương, phụ cấp của nhân viên quản lý phân xưởng, kỹ thuật
- Chi phí gia công thuê ngoài (nếu có): Trường hợp doanh nghiệp thuê đơn vị khác gia công một phần công đoạn (outsourcing), khoản chi phí này được tính vào chi phí gia công.
Vai trò của chi phí gia công
Chi phí gia công đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm: Chi phí gia công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành, đặc biệt ở các ngành sử dụng nhiều lao động hoặc máy móc. Việc tối ưu chi phí gia công giúp hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Cơ sở để tính giá bán, lập kế hoạch sản xuất: Doanh nghiệp dựa vào chi phí gia công để định giá sản phẩm; lập kế hoạch ngân sách, dòng tiền; phân bổ đơn hàng cho nhà máy (nội bộ hoặc thuê ngoài)
- Đánh giá hiệu quả sản xuất – hiệu suất lao động: So sánh chi phí gia công giữa các kỳ, dây chuyền, hoặc nhà cung cấp thuê ngoài giúp đánh giá: Năng suất máy móc, Hiệu quả sử dụng lao động, hiệu quả quản lý sản xuất
- Ra quyết định “sản xuất nội bộ hay thuê ngoài: Nếu chi phí gia công thuê ngoài thấp hơn chi phí nội bộ mà vẫn đảm bảo chất lượng, doanh nghiệp có thể chọn hình thức outsourcing để tối ưu nguồn lực.
- Căn cứ để lập dự toán, kế hoạch sản xuất kinh doanh: Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh hợp lý, đảm bảo nguồn lực.
Nguyên tắc hạch toán chi phí gia công
Dưới đây là nguyên tắc hạch toán chi phí gia công một cách rõ ràng và thực tế, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất (bao gồm cả sản xuất nội bộ và thuê ngoài):
- Hạch toán chi phí gia công phải được ghi nhận đúng kỳ kế toán, không phân bổ sai thời gian hoặc sai đối tượng chịu chi phí.
- Phải phân loại chi phí gia công là gì rõ ràng: chi phí trực tiếp (nhân công, thuê ngoài), chi phí sản xuất chung.
- Hạch toán theo đối tượng tập hợp chi phí gia công như: mã sản phẩm, lệnh sản xuất, hợp đồng, đơn hàng gia công.
- Hạch toán chi phí gia công cần có chứng từ hợp lệ: hóa đơn, bảng lương, phiếu xuất kho, hợp đồng thuê gia công…
Hướng dẫn hạch toán chi phí gia công
Việc hạch toán hàng gia công cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể cho cả bên thuê gia công và bên nhận gia công theo quy định.
Tại bên thuê gia công
Khi chuyển hàng hóa, nguyên vật liệu đi gia công, kế toán cần lưu ý rằng các tài sản này vẫn thuộc sở hữu của doanh nghiệp,,,. Doanh nghiệp không bán, cho hay tặng mà chỉ chuyển đi để thực hiện dịch vụ,,,.
- Không được hạch toán giá trị hàng hóa, vật tư vào các tài khoản phải thu (TK 131, 138) hoặc phải trả (TK 331)
- Các chi phí sản xuất, kinh doanh thuê ngoài gia công chế biến, nguyên vật liệu, hàng hóa thuê gia công được theo dõi ở tài khoản 154
Tại bên nhận gia công
Với bên nhận gia công, nguyên vật liệu, hàng hóa nhập về để gia công không thuộc sở hữu của doanh nghiệp, không phải tài sản doanh nghiệp,,,,.
- Không được theo dõi các nguyên vật liệu, hàng hóa này tại các tài khoản hàng tồn kho (TK 152, 155, 156),,,,.
- Khi nhận hàng để gia công, doanh nghiệp chủ động lập phiếu nhập kho, theo dõi và ghi chép thông tin về toàn bộ giá trị vật tư, hàng hóa nhận gia công,,,,.
- Khi xuất hàng gia công trả lại, lập Phiếu xuất kho và chỉ xuất hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) đối với tiền công gia công và tiền nguyên vật liệu, phụ liệu (nếu bên nhận gia công cung cấp)
Quy định liên quan đến hàng gia công
Hoạt động gia công hàng hóa chịu sự điều chỉnh của một số quy định về hóa đơn, chứng từ và thuế giá trị gia tăng, cụ thể như sau:
- Bên gửi hàng đi gia công: Khi xuất hàng (bán thành phẩm, nguyên, nhiên, vật liệu) đi gia công, doanh nghiệp chỉ cần lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Lệnh điều động.
- Đối với gia công hàng xuất khẩu: Khi vận chuyển hàng đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu, lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Sau khi hoàn thành thủ tục xuất khẩu, mới lập hóa đơn giá trị gia tăng cho hàng xuất khẩu.
- Bên nhận gia công: Khi xuất hàng gia công trả lại, lập Phiếu xuất kho và chỉ xuất hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn bán hàng) đối với doanh thu hàng gia công và tiền nguyên vật liệu, phụ liệu (nếu có cung cấp).
Về thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Nguyên liệu, vật tư nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng ký kết với bên nước ngoài thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT.
- Hàng hóa gia công chuyển tiếp theo quy định pháp luật thương mại chịu thuế suất 0%.
- Dịch vụ gia công hàng hóa xuất khẩu theo hợp đồng ký kết với nước ngoài chịu thuế suất thuế GTGT 0%.
Về giá tính thuế GTGT
- Giá tính thuế GTGT đối với gia công hàng hóa là giá gia công theo hợp đồng chưa có thuế GTGT, bao gồm cả tiền công, chi phí về nhiên liệu, động lực, vật liệu phụ và các chi phí khác phục vụ cho việc gia công hàng hóa.
Hướng dẫn hạch toán chi phí gia công theo Thông tư 200
Việc hạch toán hàng gia công theo Thông tư 200/2014/TT-BTC được thực hiện chi tiết cho cả bên thuê và bên nhận gia công.
Tại bên thuê gia công
Các bút toán hạch toán phản ánh quá trình gửi hàng đi, phát sinh chi phí và nhận lại thành phẩm gia công
- Khi hàng hóa hoặc nguyên vật liệu mua về chuyển thẳng đi gia công (không nhập kho):
- Nợ TK 154: Trị giá hàng hóa, NVL chuyển đi (không gồm thuế GTGT)
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào
- Có TK 111, 112, 331,…: Tổng giá thanh toán
- Khi xuất kho hàng hóa, nguyên vật liệu đem đi gia công:
- Nợ TK 154: Trị giá hàng hóa, NVL đem đi gia công
- Có TK 1561, TK 152: Trị giá xuất kho
- Ghi nhận chi phí gia công và các chi phí khác phát sinh:
- Nợ TK 154: Chi phí phát sinh trong quá trình gia công
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331, 334,…: Tổng số tiền đã/phải thanh toán
- Khi hàng gia công xong được nhập kho, gửi bán hoặc chuyển bán thẳng:
- Nợ TK 1561 (Nhập kho hàng hóa), Nợ TK 152 (Nhập kho NVL), Nợ TK 157 (Gửi bán thẳng), Nợ TK 632 (Bán trực tiếp)
- Có TK 154: Trị giá hàng hóa gia công đã hoàn thành
- Thành phẩm thuê ngoài gia công được đánh giá theo giá thành thực tế, bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình gia công
Tại bên nhận gia công
Kế toán không theo dõi hàng gia công tại kho trên các tài khoản hàng tồn kho. Việc theo dõi chủ yếu được thực hiện qua phiếu nhập/xuất kho và ghi chép thông tin về giá trị. Bút toán hạch toán chi phí gia công phát sinh khi xác định doanh thu từ tiền công gia công.
- Khi xác định doanh thu từ số tiền gia công thực tế được hưởng:
- Nợ các TK 111, 112, 131.
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.
Cách tính giá vốn hàng gia công
Giá vốn hàng gia công là toàn bộ chi phí thực tế doanh nghiệp đã bỏ ra để tạo ra sản phẩm gia công, bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu (NVL), Chi phí thuê gia công ngoài, Chi phí vận chuyển, đóng gói, và chi phí khác liên quan (nếu có)
Giá vốn hàng gia công được tính dựa trên các chi phí phát sinh trong quá trình gia công sản phẩm. Việc tính giá vốn hàng gia công là bước quan trọng để xác định đúng chi phí thực tế của hàng hóa đã hoàn thành sau khi gia công, phục vụ cho việc hạch toán giá thành, lập báo cáo tài chính và xác định lợi nhuận.
Để tính giá vốn hàng gia công chính xác, cần xác định các thành phần chi phí sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi phí nguyên vật liệu chính và phụ sử dụng trực tiếp, bao gồm cả chi phí vận chuyển nguyên vật liệu (nếu có).
- Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lương, tiền công, phụ cấp, bảo hiểm và các khoản phải trả khác cho nhân công trực tiếp sản xuất.
- Chi phí sản xuất chung: Các chi phí liên quan đến nhà xưởng, máy móc, tiện ích, bảo trì, khấu hao TSCĐ, quản lý trong quá trình sản xuất.
- Chi phí gia công (nếu thuê ngoài): Tiền thuê gia công và các chi phí vận chuyển, bảo quản sản phẩm trong quá trình gia công (nếu thuê ngoài một phần hoặc toàn bộ).
Công thức tính giá vốn hàng gia công
- Giá vốn hàng gia công = Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất chung + Chi phí gia công ngoài (nếu có).
Một số lưu ý khi tính giá vốn hàng gia công
- Giá vốn phải phản ánh đúng bản chất chi phí, không bao gồm các chi phí bán hàng, chi phí quản lý.
- Trong trường hợp phát sinh hao hụt NVL, cần phân bổ chi phí hợp lý theo sản lượng thực tế.
- Nếu đơn vị nhận gia công (tức là bạn là bên nhận làm thuê), thì giá vốn sẽ là chi phí thực tế thực hiện công đoạn đó chứ không bao gồm NVL do bên giao gia công cung cấp.
Chi phí gia công trong Kế toán quản trị
Kế toán quản trị sử dụng thông tin chi phí gia công theo cách khác biệt so với kế toán tài chính, tập trung vào hỗ trợ ra quyết định nội bộ.
Khác biệt giữa Kế toán quản trị và Kế toán tài chính
- Phạm vi: Kế toán quản trị xem xét chi tiết, phân loại chi phí theo hoạt động hoặc sản phẩm/dịch vụ. Kế toán tài chính thường tổng hợp, ít chia nhỏ chi phí chi tiết hơn.
- Mục tiêu sử dụng: Kế toán quản trị dùng thông tin để quản lý hiệu quả sản xuất, quyết định giá, sản phẩm, tối ưu quy trình. Kế toán tài chính dùng để tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính.
- Phương pháp tính toán: Kế toán quản trị linh hoạt hơn, có thể dùng các phương pháp như ABC. Kế toán tài chính thường dùng phương pháp truyền thống dựa trên lao động/vật liệu trực tiếp, ít linh hoạt hơn.
- Thời gian và tần suất báo cáo: Kế toán quản trị báo cáo định kỳ, linh hoạt (theo ngày, tuần, tháng) để hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng. Kế toán tài chính báo cáo theo chu kỳ chuẩn (quý, năm), ít được cập nhật thường xuyên.
Vai trò của việc hạch toán chi phí gia công trong kế toán quản trị
Chi phí gia công cung cấp thông tin thiết yếu cho việc quản lý chi phí và ra quyết định kinh doanh hiệu quả trong kế toán quản trị.
- Xác định giá thành sản phẩm: Là thành phần quan trọng giúp xác định giá bán hợp lý, đảm bảo lợi nhuận và cạnh tranh.
- Quản lý và theo dõi chi phí sản xuất: Cung cấp thông tin chi tiết để theo dõi, giám sát hiệu quả sử dụng nguồn lực, xác định lãng phí, cơ hội tiết kiệm, lập kế hoạch và kiểm soát chi tiêu.
- Phát triển mô hình xác định giá thành: Dựa trên thông tin chi tiết, doanh nghiệp có thể áp dụng các mô hình giá thành khác nhau (theo sản phẩm, quy trình…) phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.
- Xác định và loại bỏ lãng phí: Phân tích chi tiết chi tiêu giúp xác định điểm lãng phí tiềm ẩn, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn lực (lao động, vật liệu, năng lượng), tìm nguyên nhân và đưa ra giải pháp cải tiến quy trình để tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận.
Nền tảng Bizzi hỗ trợ như thế nào trong việc quản lý và hạch toán chi phí gia công?
Trong hoạt động sản xuất, các chi phí gia công thuê ngoài hoặc các chi phí liên quan như vận chuyển, đóng gói… đều cần có hóa đơn đầu vào hợp lệ để:
- Ghi nhận chi phí đúng theo quy định kế toán
- Hạch toán chi phí vào giá vốn
- Được khấu trừ thuế GTGT (nếu có)
Đảm bảo tính hợp pháp khi quyết toán thuế.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề:
- Hóa đơn sai thông tin, thiếu chỉ tiêu bắt buộc
- Hóa đơn đến trễ, gây chậm hạch toán chi phí
- Hóa đơn không khớp với chi phí thực tế (gây lệch giá vốn)
- Không kiểm soát được hóa đơn từ nhà cung cấp thuê gia công
Bizzi giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn đầu vào, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, hoặc quản lý nhiều nhà cung cấp thuê gia công. Tính năng nổi bật bao gồm:
| Feature | Characteristic | Benefit |
| Tự động tải và xử lý hóa đơn đầu vào
Kiểm tra và xác minh nhà cung cấp hợp lệ |
Sử dụng Bizzi Bot ứng dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) kết hợp với AI, hệ thống có thể:
|
|
| Tự động đối soát hóa đơn – PO – GR | Đối chiếu hóa đơn với:
Kiểm tra tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất… để phát hiện sai lệch |
|
| Lưu trữ và quản lý hóa đơn an toàn |
|
|
| Tích hợp với hệ thống ERP và kế toán | Bizzi cung cấp API tích hợp mạnh mẽ với các phần mềm như: SAP, Oracle, Bravo, Misa, FAST, Odoo…
Tự động đồng bộ dữ liệu hóa đơn với hệ thống kế toán và quản lý chi phí |
|
Conclude
Việc nắm vững khái niệm chi phí gia công, nguyên tắc và cách hạch toán theo các quy định hiện hành (như Thông tư 200) là điều cần thiết đối với kế toán doanh nghiệp. Đồng thời, việc phân tích chi phí gia công dưới góc độ kế toán quản trị giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định hiệu quả nhằm tối ưu hóa hoạt động sản xuất và nâng cao lợi nhuận.
Hạch toán chi phí gia công phải tuân thủ nguyên tắc tập hợp chi phí theo đúng đối tượng, ghi nhận đầy đủ và đúng kỳ kế toán.Việc hạch toán chính xác giúp doanh nghiệp kiểm soát giá thành chặt chẽ và minh bạch tài chính.
Để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí gia công nói riêng và các loại chi phí khác nói chung, Bizzi giúp doanh nghiệp đảm bảo chính xác ngay từ bước thu thập hoá đơn đầu vào. Tích hợp các tính năng tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn, đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, hoặc quản lý nhiều nhà cung cấp thuê gia công, sử dụng Bizzi Expense doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, tối ưu kiểm soát hiệu quả dòng tiền.
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/