Hạch toán chi phí là khâu cơ bản và đặc biệt trong trong kế toán. Nếu không nắm được bản chất hạch toán chi phí là gì sẽ dễ ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính, làm sai lệch thông tin quản trị, ảnh hưởng đến quyết định điều hành và thậm chí dẫn đến vi phạm pháp lý, rủi ro thuế.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp góc nhìn toàn diện về quy trình hạch toán chi phí và cách kiểm soát các chi phí trong doanh nghiệp.
Hạch toán chi phí là gì? Nền tảng của hạch toán chi phí
Hạch toán chi phí là quá trình thu thập, ghi chép, phân loại và tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, theo đúng quy định kế toán hiện hành. Việc hạch toán này giúp phản ánh đầy đủ, chính xác chi phí để:
- Tính giá thành sản phẩm, dịch vụ
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh
Dưới đây là một số khái niệm cơ bản liên quan đến hạch toán chi phí, rất hữu ích nếu bạn đang chuẩn bị tài liệu đào tạo, viết blog kế toán hoặc làm rõ quy trình quản trị tài chính:
- Chi phí (Cost): Là toàn bộ khoản hao phí tài nguyên (tiền, nguyên vật liệu, lao động, dịch vụ,…) mà doanh nghiệp bỏ ra để đạt được một mục tiêu cụ thể (sản xuất sản phẩm, cung cấp dịch vụ, hoạt động bán hàng, quản lý,…).
- Phân loại chi phí (Cost Classification):
Theo yếu tố cấu thành: chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí dịch vụ mua ngoài,…
Theo chức năng: chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Theo mối quan hệ với sản lượng: chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí hỗn hợp
- Giá thành (Cost of Goods Sold – COGS): Là tổng chi phí trực tiếp để sản xuất ra một sản phẩm hoặc hoàn thành một dịch vụ. Giá thành là kết quả cuối cùng của quá trình hạch toán chi phí sản xuất.
- Định mức chi phí: Là mức chi phí chuẩn được thiết lập cho một đơn vị sản phẩm/dịch vụ để phục vụ việc kiểm soát và so sánh với chi phí thực tế.
- Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp
Direct costs: Gắn trực tiếp với một sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án (như nguyên liệu, nhân công trực tiếp)
Indirect costs: Không thể quy trực tiếp, cần phân bổ (như điện, bảo trì máy móc,…)
- Giá hạch toán: Giá sản phẩm, nguyên liệu do doanh nghiệp tính ra. (Liên hệ: Giá thành sản phẩm bao gồm các chi phí).
- Phiếu hạch toán: Biểu mẫu ghi chép chi tiết về các giao dịch (bao gồm cả giao dịch chi phí).
- Ngày hạch toán: Ngày thực hiện ghi chép, thống kê, tính toán các giao dịch chi phí.
Phân loại các kiểu hạch toán cơ bản
Dưới đây là phân loại các kiểu hạch toán cơ bản, được chia theo nghiệp vụ – thống kê – kế toán, giúp bạn hiểu rõ vai trò và cách thức ghi nhận thông tin kinh tế – tài chính trong doanh nghiệp:
| Kiểu hạch toán | Concept | Characteristic | For example |
| Hạch toán nghiệp vụ (Operational Accounting / Operational Recording) | Là hình thức hạch toán sơ cấp, thường xuyên, nhanh chóng, ghi nhận trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế – kỹ thuật trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh. | Ghi chép liên tục, hàng ngày
Không yêu cầu tính chính xác tuyệt đối
Phục vụ quản lý điều hành nhanh, như theo dõi nguyên vật liệu, sản lượng, nhân công,… |
Theo dõi lượng hàng tồn kho hàng ngày, số giờ làm việc của công nhân, khối lượng nguyên vật liệu xuất dùng,… |
| Hạch toán thống kê (Statistical Accounting / Statistics Recording) | Là hình thức thu thập, xử lý, phân tích các chỉ tiêu số lượng và chất lượng về hiện tượng kinh tế – xã hội phát sinh theo quy mô lớn trong một thời kỳ nhất định. | Ghi nhận theo phương pháp tổng hợp, phân tích
Sử dụng các công cụ bình quân, tỷ lệ, biểu đồ
Phục vụ cho phân tích xu hướng, đánh giá hiệu quả, ra quyết định vĩ mô |
Thống kê năng suất lao động, mức tiêu hao nguyên liệu trung bình, tỷ lệ chi phí trên doanh thu, xu hướng tiêu dùng theo ngành… |
| Hạch toán kế toán (Financial & Managerial Accounting) | Là hệ thống thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin tài chính – kinh tế bằng tiền tệ, theo quy chuẩn kế toán, phục vụ báo cáo tài chính và quản trị doanh nghiệp. | Kế toán tài chính (Financial accounting): Ghi nhận, phản ánh các nghiệp vụ có ảnh hưởng đến tài sản, nợ phải trả, vốn, doanh thu, chi phí. → Phục vụ đối tượng bên ngoài: cổ đông, ngân hàng, cơ quan thuế… Kế toán quản trị (Managerial accounting): Phân tích chi phí, lập ngân sách, tính giá thành để hỗ trợ quản lý, điều hành nội bộ. |
Kế toán tài chính: Ghi nhận doanh thu bán hàng, chi phí vận chuyển, khấu hao tài sản
Kế toán quản trị: Lập kế hoạch chi phí sản xuất theo tháng, phân tích điểm hòa vốn,… |
Đặc điểm của hạch toán chi phí là gì?
Dưới đây là các đặc điểm cơ bản của việc hạch toán chi phí trong doanh nghiệp – cực kỳ quan trọng để hiểu đúng vai trò, cách thực hiện và ứng dụng trong quản trị tài chính:
Mang tính bắt buộc và tuân thủ chuẩn mực kế toán
- Hạch toán chi phí phải tuân theo các nguyên tắc, chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài chính ban hành (ví dụ: Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).
- Đây là hoạt động bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, nhằm đảm bảo minh bạch, chính xác và hợp pháp.
Chi phí được ghi nhận theo cơ sở dồn tích
- Nghĩa là chi phí được hạch toán khi phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực chi tiền.
- Ví dụ: Khi doanh nghiệp nhận dịch vụ quảng cáo tháng 4, chi phí được ghi nhận trong tháng 4, dù thanh toán vào tháng 5.
Được ghi nhận bằng tiền tệ
- Dù chi phí có thể phát sinh từ vật tư, nhân công hay dịch vụ, nhưng khi hạch toán, tất cả được quy đổi và ghi nhận dưới dạng giá trị tiền tệ (VNĐ hoặc đơn vị ngoại tệ được chấp nhận).
Chi phí được phân loại theo nhiều tiêu chí để phục vụ phân tích:
- Theo yếu tố: nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác
- Theo mục đích sử dụng: chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí quản lý
- Theo tính chất: chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp
Là cơ sở để tính giá thành, kiểm soát ngân sách và ra quyết định
- Hạch toán chi phí giúp xác định giá thành sản phẩm, dịch vụ, phục vụ cho việc xây dựng giá bán và hoạch định lợi nhuận.
- Giúp nhà quản trị theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách, đưa ra các quyết định điều chỉnh hoặc tối ưu dòng tiền.
Đòi hỏi chứng từ hợp lệ để đảm bảo tính hợp pháp
- Mọi khoản chi phí khi hạch toán đều cần có chứng từ kế toán đầy đủ, hợp lệ: hóa đơn, phiếu chi, hợp đồng, biên bản bàn giao, thanh lý…
- Điều này đảm bảo chi phí được chấp nhận khi quyết toán thuế, tránh rủi ro thanh tra.
Phương pháp hạch toán kế toán
hạch toán chi phí là cách doanh nghiệp ghi nhận, phân loại và theo dõi chi phí sản xuất – kinh doanh. Việc lựa chọn phương pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tính giá thành chính xác, kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Dưới đây là các phương pháp phổ biến:
| Phương pháp | Characteristic | Advantage | Disadvantages |
| Phương pháp hạch toán chi phí trực tiếp (Direct costing) | Chỉ tính các chi phí biến đổi (chi phí thay đổi theo sản lượng) vào giá thành sản phẩm. Chi phí cố định không được phân bổ vào sản phẩm mà ghi nhận riêng trong kỳ. |
Dễ kiểm soát chi phí theo biến động sản lượng.
Phù hợp với doanh nghiệp cần phân tích lợi nhuận theo từng dòng sản phẩm. |
Không phản ánh đầy đủ chi phí thực tế, nhất là chi phí cố định. |
| Phương pháp hạch toán toàn bộ chi phí (Full costing/Absorption costing) | Tính cả chi phí cố định và chi phí biến đổi vào giá thành sản phẩm. | Cho biết giá thành đầy đủ – cần thiết cho việc định giá bán. Được sử dụng trong lập báo cáo tài chính chuẩn. |
Khó xác định lợi nhuận thật sự theo từng sản phẩm nếu chi phí cố định lớn. |
| Phương pháp hạch toán chi phí theo định mức (Standard costing) | Áp dụng các định mức chi phí (vật tư, nhân công, chi phí sản xuất) để tính giá thành, sau đó so sánh với thực tế. |
Giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và phân tích chênh lệch dễ dàng.
Rất phù hợp cho sản xuất hàng loạt, ngành chế biến. |
Nếu định mức sai lệch lớn, có thể gây sai số trong báo cáo. |
| Phương pháp hạch toán theo đơn đặt hàng (Job order costing) | Nếu định mức sai lệch lớn, có thể gây sai số trong báo cáo. | Rất phù hợp với doanh nghiệp làm theo đơn hàng, sản xuất không đồng loạt (in ấn, nội thất, xây dựng…). |
Tốn công theo dõi riêng từng đơn hàng.
|
| Phương pháp hạch toán theo quá trình (Process costing) | Dùng cho doanh nghiệp sản xuất liên tục, quy trình lặp lại (ví dụ: thực phẩm, hóa chất). Tính chi phí bình quân theo từng công đoạn sản xuất. |
Phù hợp sản xuất hàng loạt, giúp đơn giản hóa hạch toán.
|
Không chi tiết theo từng sản phẩm đơn lẻ.
|
Các bước cơ bản để hạch toán chi phí
Dưới đây là 6 bước cơ bản để hạch toán chi phí trong doanh nghiệp – áp dụng được cho hầu hết các loại hình kinh doanh, đặc biệt quan trọng với kế toán tài chính và kế toán quản trị:
- Thu thập chứng từ chi phí: Hóa đơn mua hàng, phiếu chi lương, các hóa đơn dịch vụ, v.v..
- Xác định đối tượng chi phí: Chi phí liên quan đến sản phẩm nào, bộ phận nào, hoạt động nào.
- Xác định tài khoản chi phí liên quan: Sử dụng hệ thống tài khoản kế toán để ghi nhận chi phí.
- Ghi nhận chi phí vào sổ sách kế toán: Sử dụng phần mềm kế toán hoặc sổ sách thủ công.
- Phân loại và tổng hợp chi phí: Theo yếu tố chi phí, khoản mục chi phí, bộ phận chịu chi phí.
- Lập báo cáo chi phí: Bảng kê chi phí, báo cáo chi phí sản xuất, v.v..
- Phân tích chi phí: So sánh chi phí thực tế với kế hoạch, tìm hiểu nguyên nhân biến động chi phí.
Lý do doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán chi phí là gì?
Nếu bạn đang làm cho một doanh nghiệp nhỏ, startup, hay đang scale up, việc bắt đầu hạch toán bài bản càng sớm càng tốt sẽ giúp tiết kiệm nhiều rủi ro và chi phí về sau. Doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán chi phí vì những lý do cực kỳ quan trọng sau:
Kiểm soát chi phí hiệu quả
- Giúp doanh nghiệp biết rõ tiền đã chi cho những gì, ở đâu lãng phí, từ đó có cơ sở để tiết giảm và tối ưu.
- Tránh tình trạng chi tiêu tràn lan, không kiểm soát được ngân sách.
Ra quyết định kinh doanh chính xác
- Khi biết rõ chi phí sản xuất – vận hành – marketing…, doanh nghiệp mới tính toán được: Giá thành sản phẩm, Lợi nhuận, Điểm hòa vốn
- Từ đó đưa ra quyết định như: có nên tăng giá không, cắt giảm bộ phận nào, đầu tư thêm vào đâu…
Lập kế hoạch tài chính – dự báo ngân sách
- Hạch toán chi phí là dữ liệu đầu vào quan trọng để xây dựng: Kế hoạch tài chính năm/quý, Kế hoạch đầu tư – phát triển sản phẩm, Quản lý dòng tiền
Tính toán đúng giá thành sản phẩm/dịch vụ
- Nếu không hạch toán chi phí đúng và đủ, doanh nghiệp dễ: Bán lỗ mà không biết, Định giá sai khiến sản phẩm mất tính cạnh tranh
Đáp ứng yêu cầu pháp lý và thuế
- Lập báo cáo tài chính đúng quy định
- Tính và kê khai thuế chính xác
- Tránh các rủi ro pháp lý và thuế phạt do sai sót hoặc gian lận
Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp
- Đối với Nhà đầu tư: Họ cần biết chi phí hoạt động ra sao để đánh giá hiệu quả và tiềm năng sinh lời.
- Đối với Ngân hàng: Khi vay vốn, ngân hàng sẽ nhìn vào báo cáo tài chính có hạch toán rõ ràng.
Bizzi – Giải pháp quản lý chi phí toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại
Bizzi Expense không chỉ đơn thuần là công cụ quản lý chi phí, mà là nền tảng chuyển đổi số tài chính giúp doanh nghiệp kiểm soát – tối ưu – minh bạch hóa toàn bộ quy trình chi tiêu. Với những lợi thế vượt trội so với các giải pháp khác trên thị trường, Bizzi mang lại giá trị thực tiễn rõ rệt:
Quản lý ngân sách thông minh – cảnh báo chi phí kịp thời
- Khởi tạo kế hoạch ngân sách linh hoạt theo năm, theo phòng ban hoặc dự án cụ thể.
- Tự động đối soát chi phí phát sinh với ngân sách đã lập, đảm bảo không vượt hạn mức.
- Cảnh báo vượt ngân sách ngay khi: Tạo hoặc phê duyệt yêu cầu chi tiêu – Gửi báo cáo chi phí phát sinh
- Dashboard ngân sách trực quan giúp theo dõi chi phí theo nhiều tiêu chí: danh mục, nhân viên, phòng ban, dự án…
Chuyển đổi số quy trình đề nghị thanh toán
- Thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy tờ thủ công, tiết kiệm thời gian và nhân lực.
- Xử lý nhanh chóng, chính xác mọi yêu cầu thanh toán chỉ với vài thao tác.
- Dữ liệu được lưu trữ an toàn, dễ dàng tra cứu – kiểm toán bất kỳ lúc nào.
Quản lý toàn diện mọi loại chi phí
- Hệ thống hỗ trợ tất cả các loại chi phí phát sinh: Công tác (vé máy bay, khách sạn, ăn uống), Mua sắm (thiết bị, nguyên vật liệu, văn phòng phẩm), Tiếp khách (Ăn uống, giải trí, quà tặng)
- Doanh nghiệp có thể: Phân bổ chi phí rõ ràng theo dự án, phòng ban, nhân sự; Thiết lập quy trình phê duyệt riêng theo từng loại chi phí
Tự động thu thập & tổng hợp dữ liệu chi phí
- Tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn điện tử, biên lai – giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý.
- Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: Email, Ứng dụng di động, Phần mềm kế toán
- Giúp doanh nghiệp nắm bắt toàn diện tình hình chi tiêu ở mọi cấp độ.
Hỗ trợ hóa đơn điện tử & biên lai – tuân thủ pháp lý
- Hệ thống cho phép thu thập & lưu trữ đồng thời hóa đơn điện tử và biên lai giấy
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, giảm rủi ro về thuế
- Đáp ứng đầy đủ các quy định về quản lý chứng từ chi phí theo chuẩn pháp luật Việt Nam.
Conclude
Tóm tắt việc hạch toán chi phí là cơ sở để tính giá thành sản phẩm – dịch vụ; là nền tảng để xác định giá bán, lợi nhuận, và cạnh tranh thị trường. Hiểu được hạch toán chi phí là gì cũng như nắm được phương pháp hạch toán chi phí đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi sát chi tiêu, phát hiện khoản chi bất hợp lý, từ đó điều chỉnh ngân sách hiệu quả.
Trong quá trình vận hành và quản lý chi phí doanh nghiệp, nếu chỉ đơn thuần sử dụng các phương pháp truyền thống như ghi chép sổ sách, Excel,…sẽ khiến cho kế toán khó có thể kiểm soát được khối lượng giấy tờ và dữ liệu lớn.
Bizzi tự hào là đơn vị đi đầu trong việc cung cấp giải pháp quản lý chi phí toàn diện, giúp doanh nghiệp Việt nâng tầm hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa lợi nhuận. Với khả năng tự động hóa – linh hoạt – chuẩn hóa toàn diện, Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí chặt chẽ mà còn là trợ thủ đắc lực trong hành trình số hóa tài chính, nâng cao hiệu quả vận hành và lợi nhuận dài hạn.
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/