Bizzi

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng ghi nhận doanh thu, nghĩa vụ thuế và giúp người mua chứng minh quyền lợi khi phát sinh giao dịch. Hoá đơn bán hàng sẽ được người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh…) lập và xuất cho người mua khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. 

Được xem là căn cứ pháp lý trong giao dịch thương mại, hiểu rõ bản chất hoá đơn bán hàng cũng như cách phân biệt hoá đơn bán hàng và hoá đơn VAT sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách hiệu quả.

Tổng quan về hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn thông thường) là chứng từ do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin về giao dịch bán hàng và yêu cầu thanh toán từ khách hàng. 

Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng (hay còn được gọi là hóa đơn trực tiếp)  là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập.Nó được tạo ra để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập. Hóa đơn có thể thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

 Từ 1/7/2022, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

Đối tượng sử dụng hóa đơn bán hàng

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ loại hình và phương pháp thuế để chọn loại hóa đơn phù hợp: hóa đơn bán hàng hay hóa đơn GTGT.

Hóa đơn bán hàng được sử dụng cho các tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau:

bizzi-hoa-don-ban-hang-la-gi
Doanh nghiệp cần chọn đúng loại hóa đơn

Hình thức thể hiện của Hóa đơn bán hàng là gì?

Hóa đơn bán hàng có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ như:

Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, chứng từ đặt in, tự in cần được bảo quản, lưu trữ đúng quy định và phải sẵn sàng in hoặc tra cứu khi có yêu cầu.

Nội dung và vai trò của hóa đơn bán hàng trong hoạt động doanh nghiệp

Hóa đơn bán hàng là một tài liệu pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu, theo dõi các khoản thu, chi, lập báo cáo tài chính và tuân thủ các quy định kế toán. Chính vì vậy, nội dung trên hóa đơn bán hàng cần phải rà soát chặt chẽ để đảm bảo chính xác.

Nội dung cần có trên hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng cần đảm bảo các nội dung thiết yếu theo quy định để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giao dịch:

Vai trò quan trọng của hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng là một công cụ quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của doanh nghiệp:

Phân biệt Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT (“Hóa đơn đỏ”)

Việc phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cách hạch toán, kê khai thuế và tính hợp pháp của chứng từ kế toán trong doanh nghiệp.

Tại sao cần phân biệt hóa đơn bán hàng và hoá đơn VAT?

Cần phân biệt hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT (GTGT) để tuân thủ quy định pháp luật về thuế và kế toán, đảm bảo việc kê khai thuế và hạch toán chi phí được chính xác và hiệu quả. 

Hoá đơn VAT có ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT cho từng loại hàng hóa/dịch vụ

Khác nhau về đối tượng sử dụng

Ảnh hưởng đến việc kê khai và khấu trừ thuế

Ảnh hưởng đến kế toán và báo cáo tài chính

Cách phân biệt hoá đơn bán hàng và hoá đơn VAT theo các tiêu chí cụ thể:

Criteria Sales invoice Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ)
Tên gọi phổ biến Hóa đơn bán hàng. Còn gọi là hóa đơn trực tiếp. Hóa đơn giá trị gia tăng (hay gọi là Hóa đơn đỏ, Hóa đơn VAT).
Đối tượng sử dụng Tổ chức, cá nhân kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Tổ chức kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Nội dung về thuế Không ghi riêng thuế suất và tiền thuế GTGT trên các dòng chi tiết. Tổng cộng tiền thanh toán là đã bao gồm (hoặc không có) tiền thuế GTGT tùy đối tượng. Have ghi rõ thuế suất và tiền thuế GTGT cho từng loại hàng hóa/dịch vụ.
Cơ quan phát hành/Quản lý Do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in đăng ký với cơ quan thuế. (Lưu ý: Một số nguồn gọi “hóa đơn bán lẻ” là loại thông dụng, không do Bộ Tài chính phát hành và không được quản lý chặt bởi cơ quan thuế). Do Bộ Tài chính phát hành hoặc doanh nghiệp tự in trong trường hợp đã đăng ký mẫu với Cơ quan thuế. Được quản lý bởi cơ quan thuế.
Hình thức Không có mục thuế suất riêng, có thể có dấu mộc vuông (trên hóa đơn giấy). Có mục thuế suất riêng, thường không có dấu mộc vuông (trên hóa đơn giấy).
Chữ ký Có chữ ký của người bán. Chữ ký người mua có thể không bắt buộc. Có chữ ký của người bán, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức (hoặc người được ủy quyền).
Kê khai thuế GTGT Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra (đối với bên bán), không cần kê khai vào bảng kê hóa đơn đầu vào (mẫu 01-2/GTGT) đối với bên mua tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Có thể chỉ cần kê khai chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT hoặc không cần. Cần kê khai đầy đủ cả hóa đơn đầu ra và hóa đơn đầu vào. Kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên Tờ khai 01/GTGT.
Hạch toán thuế GTGT đầu vào Nếu trong giá mua có thuế, phần thuế đó sẽ được cộng trực tiếp vào nguyên giá tài sản. Thuế GTGT đầu vào được hạch toán tách biệt để tính khấu trừ với thuế GTGT đầu ra.

Real life example:

Important Note:

Hóa đơn bán hàng có được hạch toán vào chi phí doanh nghiệp không?

Đây là một khía cạnh quan trọng trong quản lý chi phí doanh nghiệp. Hóa đơn bán hàng, dù không dùng để khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vẫn có giá trị để ghi nhận chi phí.

Điều kiện để được tính vào chi phí được trừ (Thuế TNDN)

Theo quy định, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

Xử lý trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn

Hóa đơn bán hàng có giá trị dưới 200.000 đồng

Lưu ý khi sử dụng và quản lý hóa đơn bán hàng là gì?

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi sử dụng và quản lý hóa đơn bán hàng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hợp pháp, hợp lệ và hiệu quả trong quản trị kế toán – thuế:

Lưu ý khi lập và sử dụng hóa đơn bán hàng

Bảo quản, lưu trữ Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn, chứng từ được bảo quản, lưu trữ cần đảm bảo tính an toàn

Quản lý Hóa đơn bán hàng hiệu quả trong doanh nghiệp

Nâng cấp toàn diện quy trình làm việc hiện đại với hoá đơn bán hàng cùng Bizzi

Bizzi là giải pháp chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp: Chuẩn hóa quy trình – Tăng năng suất – Giảm rủi ro – Tạo lợi thế cạnh tranh bằng sự chuyên nghiệp, nhanh gọn và chính xác.

Giải pháp của Bizzi đáp ứng 100% nghiệp vụ hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể nâng cấp toàn diện quy trình làm việc hiện đại thông qua việc quản lý hóa đơn bán hàng bằng Bizzi, vì phần mềm không chỉ giúp số hóa và tự động hóa quy trình kế toán – hóa đơn, mà còn đem lại nhiều lợi ích về mặt pháp lý, hiệu suất và quản trị. Dưới đây là 09 lý do then chốt:

Tạo hóa đơn điện tử đúng chuẩn pháp lý

Mẫu hóa đơn tùy chỉnh theo thương hiệu

Xuất hóa đơn hàng loạt, tiết kiệm thời gian

Mã số xác thực từ cơ quan thuế

Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm

Tra cứu hóa đơn dễ dàng, nhanh chóng

Tải xuống & in hóa đơn mọi lúc, mọi nơi

Quản lý trạng thái hóa đơn toàn diện

Tích hợp với phần mềm kế toán & hệ thống ERP

Conclude

Tóm lại, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, hóa đơn bán hàng không chỉ là tờ giấy ghi nhận giao dịch, mà là một công cụ pháp lý, tài chính và quản trị cực kỳ quan trọng. Việc quan tâm đúng mức đến việc lập, lưu trữ và kiểm soát hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tuân thủ pháp luật và xây dựng uy tín thị trường.

Thông qua bài viết này, Bizzi đã cung cấp một cái nhìn toàn diện về hóa đơn bán hàng là gì, từ khái niệm, đối tượng, nội dung, vai trò đến cách phân biệt với hóa đơn GTGT, cách thức hạch toán chi phí liên quan và các lưu ý khi sử dụng, quản lý, rất phù hợp với bối cảnh quản lý chi phí doanh nghiệp.

Giảm 80% thời gian và 50% chi phí xử lý, nếu doanh nghiệp muốn tự động hoá xử lý hoá đơn khoản phải trả, hãy đăng ký trải nghiệm các tính năng thông minh của Bizzi ngay hôm nay!

Exit mobile version