Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là một chứng từ kế toán quan trọng, được sử dụng phổ biến trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì, được sử dụng trong trường hợp nào, có giá trị pháp lý ra sao và cần lưu ý điều gì để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Bài viết dưới đây do Bizzi tổng hợp sẽ giúp chủ doanh nghiệp và kế toán nắm rõ bản chất, chức năng và các quy định mới nhất liên quan đến hóa đơn VAT – một phần không thể thiếu trong công tác kế toán – thuế của mỗi doanh nghiệp.     

1. Tổng quan về Hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ – hay hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – là loại chứng từ kế toán phổ biến và không thể thiếu trong hoạt động mua bán hàng hóa, dịch vụ, đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

1.1 Hóa đơn đỏ là gì?

Hóa đơn đỏ là cách gọi thông dụng của Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) – hay còn gọi là Hóa đơn VAT – một loại chứng từ kế toán quan trọng do người bán lập khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Tên gọi “hóa đơn đỏ” xuất phát từ màu đỏ hoặc hồng của liên 2 giao cho khách hàng trên mẫu hóa đơn giấy truyền thống có ba liên.

Hiện nay, hóa đơn đỏ chủ yếu tồn tại dưới dạng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Tùy từng trường hợp, hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không mã của cơ quan thuế và có giá trị pháp lý tương đương với hóa đơn giấy.

Theo quy định, hóa đơn là căn cứ ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và được sử dụng trong quản lý thuế, hạch toán kế toán, thanh toán, và giải quyết tranh chấp.

1.2 Tại sao phải xuất/sử dụng Hóa đơn đỏ?

Job xuất hóa đơn VAT không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn là công cụ hỗ trợ quản lý tài chính minh bạch và hiệu quả cho cả người bán lẫn người mua:

• Trách nhiệm pháp luật: Người bán hàng hóa, dịch vụ bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.
• Căn cứ kê khai thuế:
  • Người bán sử dụng hóa đơn đỏ để kê khai thuế GTGT đầu ra và ghi nhận doanh thu.
  • Người mua dùng hóa đơn GTGT đầu vào để kê khai khấu trừ thuế và hạch toán chi phí hợp lý.
• Chứng từ pháp lý: Hóa đơn là cơ sở để thanh quyết toán với các cơ quan quản lý nhà nước, làm minh chứng cho các giao dịch kinh tế phát sinh.
• Công cụ quản trị: Việc sử dụng hóa đơn VAT giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, chi phí, doanh thu rõ ràng, tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán, báo cáo tài chính và ra quyết định kinh doanh.
• Bảo vệ quyền lợi: Hóa đơn GTGT là bằng chứng pháp lý giúp người mua đảm bảo quyền lợi khi có phát sinh khiếu nại, tranh chấp liên quan đến hàng hóa, dịch vụ.

1.3 Quy định về giá trị tối thiểu phải xuất Hóa đơn đỏ

Tùy vào thời điểm áp dụng, quy định về việc bắt buộc lập hóa đơn có sự khác nhau:

• Trước ngày 01/07/2022: Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, người bán phải lập hóa đơn khi giá trị hàng hóa, dịch vụ từ 200.000 VNĐ trở lên trong mỗi lần bán. Nếu người mua không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải xuất và ghi rõ lý do trên hóa đơn.
• Từ ngày 01/07/2022 trở đi: Căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mọi giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử gửi cho người mua không phân biệt giá trị. Quy định này áp dụng bắt buộc đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình toàn quốc.

2. Cách xuất Hóa đơn đỏ (Hóa đơn GTGT)

Hiểu đúng và thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn đỏ (hay còn gọi là hóa đơn GTGT) không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch trong tài chính, thuận tiện trong kê khai thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết dành cho doanh nghiệp.

2.1 Thời điểm lập hóa đơn

Thời điểm lập hóa đơn là yếu tố quan trọng trong quy trình xuất hóa đơn GTGT, quyết định tính hợp pháp của chứng từ.

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, hóa đơn phải lập tại thời điểm thu tiền (trừ các khoản tạm ứng đặt cọc cho dịch vụ đặc thù như kế toán, kiểm toán, tư vấn thuế,…).
• Với các hợp đồng giao hàng nhiều đợt hoặc bàn giao từng phần dịch vụ, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn tương ứng với từng đợt bàn giao.

2.2 Nguyên tắc khi xuất hóa đơn GTGT

Để đảm bảo hóa đơn GTGT hợp lệ và hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Phản ánh đúng nghiệp vụ: Hóa đơn cần phản ánh đúng nội dung kinh tế đã phát sinh, phù hợp với hợp đồng, biên bản giao nhận.
• Sử dụng hóa đơn hợp pháp: Doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn khi đã đăng ký sử dụng với cơ quan thuế và được chấp thuận.
• Ghi đúng thuế suất GTGT: Dù trong trường hợp áp dụng chính sách giảm thuế, mức thuế suất ghi trên hóa đơn vẫn phải chính xác theo quy định.
• Thông tin đầy đủ và chính xác: Hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, mã số thuế, hình thức thanh toán,…
• Tuân thủ quy định về hình thức: Không tẩy xóa, viết đè; sử dụng cùng một loại mực; số hóa đơn liên tục; đúng thời điểm phát sinh và ghi rõ hình thức thanh toán.

2.3 Quy trình xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp

Đây là quy trình cơ bản cho việc xuất hóa đơn đỏ điện tử – hình thức phổ biến hiện nay:

• Bước 1 – Lập hóa đơn: Người bán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn. Cần kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký số và gửi đi. Tùy trường hợp, hóa đơn có thể cần chữ ký của bên mua.
• Bước 2 – Gửi hóa đơn: Gửi hóa đơn qua email hoặc hệ thống điện tử cho khách hàng. Đồng thời lưu trữ bản hóa đơn tại hệ thống nội bộ doanh nghiệp theo quy định.
• Bước 3 – Kê khai thuế: Doanh nghiệp sử dụng các hóa đơn VAT đã lập để kê khai thuế GTGT định kỳ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Việc hiểu rõ xuất hóa đơn VAT để làm gì không chỉ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa hoạt động bán hàng, dịch vụ mà còn đảm bảo quyền lợi về thuế và tuân thủ quy định của cơ quan nhà nước.

2.4 Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn VAT

Một số điểm doanh nghiệp không nên bỏ qua khi xuất hóa đơn:

• Đúng thời điểm: Việc lập hóa đơn đúng thời gian được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP là yếu tố bắt buộc.
• Thông tin chính xác tuyệt đối: Sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến bị xử phạt hoặc bị cơ quan thuế từ chối chấp nhận hóa đơn.
• Bảo quản hóa đơn cẩn thận: Dù là hóa đơn đỏ điện tử, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ theo đúng quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ.
• Cập nhật quy định mới thường xuyên: Luật hóa đơn, thuế thường xuyên được cập nhật – việc nắm bắt kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý.
• Tránh vi phạm hành chính: Các hành vi như làm mất hóa đơn, mua bán hóa đơn khống có thể bị xử phạt nặng và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

3. Phân biệt Hóa đơn đỏ (Hóa đơn GTGT) và Hóa đơn bán hàng

Phân biệt hai loại hóa đơn này rất quan trọng trong kê khai và hạch toán.

3.1 Các tiêu chí khác biệt chính

4. Xử lý và quản lý hóa đơn đầu vào (Hóa đơn đỏ nhận được)

Hóa đơn đầu vào là chứng từ kế toán quan trọng phản ánh các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tiếp nhận và quản lý hóa đơn đỏ đúng quy trình giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính hợp pháp trong hạch toán, vừa tránh rủi ro về thuế trong quá trình kiểm tra, thanh tra sau này.

4.1 Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đỏ đầu vào là căn cứ để doanh nghiệp kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và ghi nhận chi phí hợp lý. Nếu được quản lý chặt chẽ, các chứng từ này góp phần:

• Hợp lý hóa chi phí doanh nghiệp, tối ưu nghĩa vụ thuế
• Đảm bảo tính minh bạch, chính xác khi quyết toán với cơ quan thuế
• Hạn chế rủi ro bị xuất toán chi phí do sai sót trong kê khai chứng từ
• Đáp ứng yêu cầu kiểm tra nội bộ, kiểm toán và thẩm định tài chính

Đặc biệt, với xu hướng chuyển đổi số, hóa đơn đỏ điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy truyền thống, yêu cầu doanh nghiệp xây dựng quy trình lưu trữ, tra soát và đối chiếu phù hợp.

4.2 Hóa đơn bán hàng đầu vào có được tính vào chi phí?

Một số doanh nghiệp nhận hóa đơn bán hàng (không phải hóa đơn GTGT) đầu vào thường thắc mắc liệu khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý. Theo quy định:

• Nếu hoạt động mua bán có thực và hóa đơn, chứng từ được lập đúng quy định, doanh nghiệp được phép hạch toán vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Tuy nhiên, với hóa đơn bán hàng, business không được khấu trừ thuế GTGT, vì đây không phải là hóa đơn giá trị gia tăng.
• Trong trường hợp mua hàng không có hóa đơn, doanh nghiệp có thể lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01/TNDN) để tính chi phí, nếu chứng minh được tính hợp lý và phục vụ sản xuất kinh doanh.
• Với giao dịch có giá trị dưới 200.000 VNĐ và thanh toán tiền mặt, nếu có đầy đủ chứng từ đi kèm và rõ ràng về mục đích sử dụng, doanh nghiệp vẫn có thể ghi nhận vào chi phí.

Job xuất hóa đơn VAT để làm gì không chỉ nhằm đáp ứng nghĩa vụ kê khai thuế mà còn tạo điều kiện cho đối tác mua hàng được khấu trừ thuế GTGT. Do đó, bên mua và bên bán đều cần thực hiện quy trình xuất hóa đơn GTGT đúng thời điểm, đầy đủ thông tin và theo mẫu chuẩn để đảm bảo tính pháp lý của giao dịch.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn đầu vào, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian cho đội ngũ kế toán, nền tảng quản lý hóa đơn thông minh từ Bizzi có thể là lựa chọn phù hợp. Trải nghiệm dùng thử ngay hôm nay để tối ưu hiệu quả tài chính cho doanh nghiệp của bạn.

5. Ứng dụng công nghệ trong quản lý Hóa đơn đỏ

5.1 Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Concept hóa đơn đỏ là gì hiện nay không còn giới hạn ở hóa đơn giấy có dấu đỏ truyền thống. Thay vào đó, hóa đơn điện tử đầu vào cũng được coi là hóa đơn đỏ điện tử, đặc biệt khi đáp ứng đủ tiêu chuẩn pháp lý và nghiệp vụ kế toán.

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi doanh nghiệp đều bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Việc tuân thủ quy định này không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn.
• Tự động hóa quy trình xử lý, giảm thiểu lỗi sai do thao tác thủ công.
• Bảo mật dữ liệu và tránh rủi ro thất lạc hóa đơn.
• Dễ dàng tra cứu, truy xuất khi cần đối chiếu thông tin đầu vào – đầu ra.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn GTGT, đảm bảo việc xuất hóa đơn VAT để làm gì được thực hiện đúng quy định, phục vụ kê khai thuế và hạch toán chính xác.

5.2 Các giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý Hóa đơn đỏ

Trong thời đại số, việc quản lý hóa đơn đỏ điện tử bằng phương pháp thủ công đã không còn phù hợp. Thay vào đó, doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc tích hợp vào hệ thống kế toán nhằm tối ưu hóa vận hành.

Một trong những giải pháp tiêu biểu là Bizzi, nền tảng giúp tự động xử lý, đối chiếu và lưu trữ hóa đơn đầu vào. Với công nghệ Bizzi Bot (kết hợp RPA + AI), hệ thống có thể:

• Tự động tải hóa đơn từ nhiều nguồn khác nhau.
• Kiểm tra tính hợp lệ và phát hiện hóa đơn có rủi ro (trạng thái thuế, mã số thuế không hợp lệ…).
• Thực hiện đối soát hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực, nhờ công nghệ IPA + 3-way matching.
• Tự động ghi nhận hóa đơn hợp lệ và lưu trữ an toàn theo quy định tối thiểu 10 năm.
• Cảnh báo sớm các vấn đề bất thường giúp kế toán chủ động xử lý.

Ngoài ra, Bizzi còn dễ dàng tích hợp API với hệ thống ERP và phần mềm kế toán hiện có, đảm bảo luồng dữ liệu được đồng bộ hóa liên tục và chính xác.

Conclude

Việc hiểu rõ hóa đơn đỏ là gì và cách sử dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp trong hoạt động kinh doanh mà còn tránh được nhiều rủi ro về thuế và kiểm toán. Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc quản lý hóa đơn giá trị gia tăng một cách tự động, minh bạch càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Bizzi – với giải pháp tự động hóa hóa đơn điện tử – cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp và kế toán trong việc tối ưu quy trình kế toán, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn. Trải nghiệm ngay giải pháp thông minh từ Bizzi để quản lý hóa đơn hiệu quả và chuẩn hóa công tác kế toán – thuế!

Doanh nghiệp dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/