Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ và những thay đổi không ngừng trong quản lý thuế, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành một khái niệm ngày càng quen thuộc và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Tại sao nó lại trở nên cấp thiết và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế?
Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về loại hóa đơn này, từ định nghĩa, cơ sở pháp lý, lợi ích, đối tượng áp dụng, điều kiện sử dụng đến quy trình đăng ký và tra cứu.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?
Để hiểu rõ về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì, trước hết, chúng ta cần làm rõ khái niệm về máy tính tiền trong bối cảnh này.
Định nghĩa Máy tính tiền:
Máy tính tiền, trong phạm vi nghiệp vụ quản lý thuế, được định nghĩa là một thiết bị điện tử chuyên dụng, được thiết kế để phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chức năng chính của máy tính tiền bao gồm:
- Tính tiền: Thực hiện các phép tính liên quan đến giá cả, số lượng hàng hóa, dịch vụ.
- Thanh toán: Hỗ trợ các phương thức thanh toán khác nhau (tiền mặt, thẻ, ví điện tử…).
- Lưu trữ dữ liệu bán hàng: Ghi nhận và lưu trữ thông tin chi tiết về các giao dịch đã thực hiện.
- Xuất hóa đơn: Tạo và in hóa đơn cho khách hàng sau mỗi giao dịch.
- Quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh: Cung cấp các báo cáo tổng hợp về doanh thu, hàng hóa, giúp người quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh.
- Kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế: Đây là một chức năng quan trọng đối với máy tính tiền có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử, cho phép truyền dữ liệu giao dịch bán hàng đến cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền dữ liệu điện tử.
Từ đó, có thể hiểu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì: Là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được phát sinh từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, thường được sử dụng trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ…
Định nghĩa Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp, được tạo ra trực tiếp từ máy tính tiền dưới dạng dữ liệu điện tử ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Điểm đặc biệt của loại hóa đơn này là khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử một cách tự động hoặc định kỳ đến cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian.
Loại hóa đơn này phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm:
- Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019.
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
- Nghị định số 41/2022/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2022 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
- Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Nghị định số 15/2022/NĐ-CP ngày 28 tháng 01 năm 2022 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng.
Cơ sở pháp lý – Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?
Việc áp dụng Electronic invoice nói chung và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền nói riêng được xây dựng trên nền tảng pháp lý vững chắc, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý thuế và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.
Một trong những thắc mắc phổ biến hiện nay là “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?”. Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh và yêu cầu quản lý thuế từ cơ quan nhà nước.
- Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định về hóa đơn điện tử, tạo cơ sở pháp lý chung cho việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các giao dịch kinh tế. Theo đó, hóa đơn điện tử là hóa đơn dưới dạng dữ liệu điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế được khởi tạo, lập, gửi, nhận, quản lý, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một hình thức cụ thể của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Decree 123/2020/ND-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, bao gồm cả định nghĩa về hóa đơn điện tử và các quy định liên quan đến việc khởi tạo, phát hành, sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử. Nghị định này cũng đề cập đến hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Đây cũng là một căn cứ để trả lời cho câu hỏi “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?” đối với các loại hình kinh doanh cụ thể.
- Nghị định 41/2022/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiếp tục hoàn thiện các quy định về hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho việc triển khai và áp dụng.
- Circular 78/2021/TT-BTC hướng dẫn cụ thể việc thực hiện các quy định về hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thông tư này quy định chi tiết về định dạng, nội dung, quy trình lập, gửi và nhận hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền.
Đặc biệt, theo Circular 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng Electronic invoice đã trở thành bắt buộc trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/7/2022.
Gần đây, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (dự kiến có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) đã quy định cụ thể về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đối với một số đối tượng kinh doanh nhất định. Điều này cho thấy sự chú trọng và định hướng của cơ quan quản lý thuế trong việc thúc đẩy việc sử dụng loại hình hóa đơn này.
Do đó, với câu hỏi “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không”, câu trả lời đang ngày càng rõ ràng: có – đối với các nhóm ngành nghề cụ thể theo quy định của nhà nước.
Lợi ích khi áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Việc áp dụng Electronic invoice generated from cash register mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người nộp thuế (đơn vị kinh doanh) và cơ quan thuế.
Đối với người nộp thuế (đơn vị kinh doanh):
- Chủ động lập hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch: Máy tính tiền có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử ngay lập tức sau khi giao dịch hoàn tất, loại bỏ hoàn toàn độ trễ giữa thời điểm thanh toán và thời điểm lập hóa đơn. Điều này giúp tăng tính chính xác và kịp thời trong việc ghi nhận doanh thu.
- Dễ dàng xử lý sai sót: Trong trường hợp có sai sót, việc điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn điện tử trên máy tính tiền (nếu phần mềm hỗ trợ) sẽ nhanh chóng và thuận tiện hơn so với việc xử lý hóa đơn giấy truyền thống. Các phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn thường có chức năng điều chỉnh sai sót trực tiếp.
- Được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (hoặc bản sao, thông tin tra cứu được) được pháp luật công nhận là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro liên quan đến việc chứng minh chi phí.
- Đảm bảo tính minh bạch và nâng cao trải nghiệm khách hàng: Việc xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức, với đầy đủ thông tin và được gửi trực tiếp đến khách hàng (qua email, mã QR…), giúp tăng tính minh bạch trong giao dịch, tạo sự tin tưởng và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng, từ đó góp phần tăng cường sự gắn kết và lòng trung thành của khách hàng.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực: So với việc sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển và quản lý hóa đơn. Đồng thời, quy trình lập và gửi hóa đơn điện tử cũng nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm bớt gánh nặng công việc cho nhân viên kế toán.
Đối với cơ quan thuế:
- Đơn giản hóa quy trình kê khai và nộp thuế: Dữ liệu hóa đơn điện tử được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế, giúp đơn giản hóa quy trình kê khai và nộp thuế cho doanh nghiệp. Cơ quan thuế cũng dễ dàng hơn trong việc quản lý và đối chiếu thông tin.
- Nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động kinh doanh: Việc thu thập và xử lý dữ liệu hóa đơn điện tử một cách hệ thống giúp cơ quan thuế có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về hoạt động kinh doanh của các đơn vị, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý thuế.
- Giải quyết vấn đề kê khai không tự giác, thiếu trung thực: Việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là loại có mã của cơ quan thuế và được truyền dữ liệu trực tiếp, giúp hạn chế tình trạng kê khai gian lận, trốn thuế, tăng cường tính minh bạch và công bằng trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế.
Đối tượng sử dụng
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được lựa chọn sử dụng bởi các đối tượng là:
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.
Các mô hình kinh doanh thường thuộc đối tượng này bao gồm:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Cơ sở ăn uống, nhà hàng, quán cà phê
- Khách sạn, nhà nghỉ
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi giải trí
- Các dịch vụ trực tiếp khác (spa, salon tóc…)
According to Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025), việc sử dụng Electronic invoice generated from cash register sẽ trở thành bắt buộc đối với các đối tượng có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực cụ thể sau:
- Trung tâm thương mại
- Siêu thị
- Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy, linh kiện, phụ tùng ô tô, mô tô, xe máy)
- Cơ sở ăn uống, nhà hàng
- Hotel
- Dịch vụ vận tải hành khách (xe buýt, taxi, xe khách…)
- Dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ (bến xe, trạm dừng nghỉ…)
- Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí
- Hoạt động chiếu phim
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (ví dụ: cắt tóc, gội đầu, massage, spa…)
Note: Hộ kinh doanh không hoạt động trong các lĩnh vực kể trên hiện tại không bắt buộc và có thể không được áp dụng hình thức hóa đơn này.
Điều kiện và nguyên tắc sử dụng
Để có thể sử dụng Electronic invoice generated from cash register, người bán (người kinh doanh) cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện sử dụng:
- Có đầy đủ phương tiện điện tử: Bao gồm chữ ký số (chữ ký điện tử), tài khoản giao dịch thuế điện tử đã được cơ quan thuế cấp.
- Được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin: Có máy tính hoặc thiết bị điện tử có kết nối internet ổn định và địa chỉ email để phục vụ cho việc quản lý và truyền nhận dữ liệu hóa đơn.
- Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có chức năng dẫn truyền dữ liệu: Đơn vị cần lựa chọn và sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các tổ chức uy tín và có chức năng kết nối, truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo đúng quy định.
- Thay đổi phần mềm HĐĐT (nếu cần): Nếu đơn vị đã sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử trước đó nhưng chưa đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo quy định tại Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022 của Tổng cục Thuế, cần thực hiện nâng cấp hoặc chuyển đổi sang phần mềm mới đáp ứng yêu cầu.
Nguyên tắc áp dụng:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử: Hóa đơn in ra từ máy tính tiền phải có các yếu tố nhận diện theo quy định, bao gồm mã của cơ quan thuế.
- Không bắt buộc có chữ ký số của người bán trên hóa đơn: Điểm đặc biệt của Electronic invoice generated from cash register là không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên hóa đơn. Điều này tạo thuận lợi cho các giao dịch bán lẻ số lượng lớn, tốc độ nhanh.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ được xác định là hợp pháp: Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn này (hoặc bản sao/thông tin tra cứu được) được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Nội dung Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo các nội dung tối thiểu sau theo quy định:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thông tin này phải khớp với thông tin đăng ký thuế của đơn vị kinh doanh.
- Thông tin người mua (nếu người mua yêu cầu): Có thể là mã định danh cá nhân (CMND/CCCD) hoặc mã số thuế (nếu là tổ chức).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền: Liệt kê chi tiết các hàng hóa, dịch vụ được mua bán và tổng giá thanh toán.
- Trường hợp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ: Cần ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
- Thời điểm lập hóa đơn: Phải ghi rõ ngày, tháng, năm và giờ (nếu có) lập hóa đơn, trùng với thời điểm giao dịch phát sinh.
- Mã của cơ quan thuế: Đây là yếu tố quan trọng nhất để nhận diện Electronic invoice generated from cash register hợp lệ. Mã này được cấp tự động, theo dải ký tự riêng cho từng cơ sở kinh doanh khi đăng ký sử dụng, đảm bảo tính liên tục và duy nhất. Mã của cơ quan thuế thường bao gồm:
– Số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.
– Chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán.
Note: Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà đơn vị sử dụng, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.
Trách nhiệm của người bán (người kinh doanh)
Người bán (người kinh doanh) khi sử dụng Electronic invoice generated from cash register có các trách nhiệm sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Đảm bảo lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền theo đúng các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về nội dung, hình thức và thời điểm lập hóa đơn.
- Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp một cách chính xác, đảm bảo tính liên tục và duy nhất của mã trên mỗi hóa đơn.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đã khởi tạo từ máy tính tiền cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử. Việc chậm trễ hoặc không chuyển dữ liệu có thể bị xử phạt theo quy định.
- Khi đã đăng ký và được cơ quan thuế chấp nhận việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, người bán phải có trách nhiệm xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch.
- Trong thời gian chuyển đổi bắt buộc (từ 01/06/2025), nếu thuộc đối tượng áp dụng nhưng chưa có máy tính tiền có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử và kết nối chuyển dữ liệu hoặc chưa đáp ứng các điều kiện về công nghệ thông tin, người nộp thuế cần chủ động liên hệ với cơ quan thuế để được hướng dẫn và hỗ trợ. Nếu không thực hiện chuyển đổi sau khi đã được cơ quan thuế hỗ trợ và thông báo, có thể bị xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
Quy trình đăng ký và chuyển dữ liệu
Quy trình đăng ký sử dụng và chuyển dữ liệu Electronic invoice generated from cash register được thực hiện theo các bước sau:
Đăng ký sử dụng:
- Người nộp thuế thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp đơn vị lần đầu sử dụng hóa đơn điện tử và thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, việc đăng ký thường được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Đơn vị sẽ lựa chọn một nhà cung cấp uy tín và thực hiện đăng ký theo hướng dẫn của họ.
- Trường hợp đơn vị đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và muốn đăng ký sử dụng thêm hình thức hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, đơn vị cần thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Việc thay đổi này có thể được thực hiện thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đang sử dụng hoặc trực tiếp trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn).
Thông báo phát hành hóa đơn:
- Sau khi đăng ký sử dụng thành công, người nộp thuế cần lập và gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử kèm theo hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 05 ngày làm việc trước khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử và trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thông báo phát hành.
- Thông báo phát hành hóa đơn cần bao gồm các nội dung chính sau:
- Tên đơn vị phát hành hóa đơn.
- Mã số thuế của đơn vị.
- Địa chỉ trụ sở chính của đơn vị.
- Số điện thoại liên hệ.
- Các loại hóa đơn điện tử phát hành (trong trường hợp này là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền).
- Thông tin về đơn vị in hóa đơn (nếu có).
- Thông tin về tổ chức cung ứng phần mềm tự in hóa đơn (nếu có).
- Thông tin về tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử (nếu có).
- Ngày lập thông báo phát hành.
- Tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị, đóng dấu (nếu có).
- Hình thức gửi thông báo phát hành: Người nộp thuế có thể gửi thông báo phát hành trực tiếp tại cơ quan thuế, qua đường bưu chính hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ bởi cơ quan thuế:
- Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ đăng ký và thông báo phát hành hóa đơn của người nộp thuế.
- Trường hợp gửi bằng phương tiện điện tử, cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và kiểm tra thông tin qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử.
- Cơ quan thuế sẽ thực hiện xử lý hồ sơ và không phải trả kết quả bằng văn bản cho người nộp thuế.
- Nếu thông báo phát hành không đầy đủ nội dung hoặc có sai sót, cơ quan thuế sẽ thông báo cho đơn vị biết trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
Chuyển dữ liệu hóa đơn:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền phải được chuyển cho cơ quan thuế ngay trong ngày thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu điện tử.
- Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay thường được tích hợp chức năng tự động chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế. Một số phần mềm còn có chức năng nhắc nhở nếu có hóa đơn nào chưa được gửi.
Tra cứu Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Người mua hàng hóa, dịch vụ có thể tra cứu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để kiểm tra tính hợp lệ và thông tin chi tiết của hóa đơn. Việc tra cứu thường được thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn.
Các bước tra cứu thường bao gồm:
- Đăng nhập vào hệ thống (nếu có tài khoản) hoặc chọn chức năng tra cứu công khai.
- Chọn mục “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Trong mục “Kết quả kiểm tra”, người mua cần chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” để tìm kiếm loại hóa đơn này.
- Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu, chẳng hạn như mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã của cơ quan thuế (nếu có).
- Thực hiện tìm kiếm và xem kết quả.
Thời gian tra cứu thông thường được giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tối đa 31 ngày kể từ ngày lập hóa đơn).
Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử và sử dụng các hóa đơn hợp lệ để tham gia các chương trình khuyến mãi hoặc chương trình hóa đơn may mắn do cơ quan thuế tổ chức.
Bối cảnh Quản lý Tài chính Doanh nghiệp
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt khi doanh nghiệp là người mua, đóng vai trò là một chứng từ kế toán hợp pháp để ghi nhận các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.
Trong quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp, việc xử lý các input invoices (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) là một phần không thể thiếu của quy trình Kế toán Khoản phải trả (Accounts Payable – AP). Quy trình này thường bao gồm:
- Tiếp nhận hóa đơn
- Checking for validity
- Nhập liệu vào hệ thống kế toán
- Phê duyệt và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp
Sự phát triển của các giải pháp tự động hóa tài chính, ví dụ như nền tảng Bizzi.vn, đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng. Các giải pháp này tập trung vào việc tự động hóa các tác vụ liên quan đến xử lý hóa đơn (tự động nhập liệu thông tin từ hóa đơn, xác thực tính hợp lệ, đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn và đơn đặt hàng/phiếu nhập kho), quản lý chi phí (số hóa báo cáo chi phí, thiết lập quy trình phê duyệt chi phí, kiểm soát ngân sách) và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Bizzi cung cấp hệ sinh thái các giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp từ xử lý hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra – đến quản lý chi phí nội bộ, với khả năng tích hợp linh hoạt vào hệ thống kế toán hoặc ERP hiện có.
Bizzi giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình xử lý hóa đơn đầu vào bằng các tính năng:
- Tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn (kể cả hóa đơn điện tử từ máy tính tiền).
- Xác thực tính hợp lệ của hóa đơn, chuẩn hóa theo quy định thuế.
- Đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn và đơn đặt hàng/phiếu nhập kho, giúp kiểm soát đầu vào và tránh gian lận.
- Tích hợp trực tiếp với phần mềm kế toán, ERP, hạn chế nhập liệu thủ công.
Benefit:
- Tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý
- Giảm sai sót và gian lận
- Tăng tốc độ thanh toán nhà cung cấp
Không chỉ dừng ở hóa đơn, Bizzi còn cung cấp giải pháp quản lý chi phí linh hoạt và minh bạch:
- Số hóa quy trình báo cáo chi phí, hỗ trợ tạm ứng – hoàn ứng – thanh toán.
- Thiết lập quy trình phê duyệt chi phí theo cấp bậc, phòng ban.
- Kiểm soát ngân sách theo thời gian thực, cảnh báo khi vượt hạn mức.
- Đồng bộ dữ liệu chi phí với hệ thống kế toán, phục vụ cho báo cáo tài chính và ra quyết định nhanh chóng.
Kết quả: Tăng cường kiểm soát chi tiêu, nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm thời gian cho bộ phận hành chính – kế toán.
Bên cạnh đầu vào và chi phí, Bizzi còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý đầu ra với giải pháp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền – B-Invoice:
- Phát hành hóa đơn linh hoạt, hỗ trợ nhiều mẫu, nhiều định dạng.
- Tích hợp máy tính tiền, POS, hệ thống bán hàng, phát hành hóa đơn tức thì.
- Tự động gửi hóa đơn đến khách hàng và kết nối với hệ thống quản lý thuế (TCT).
- Quản lý toàn bộ lịch sử hóa đơn, xử lý điều chỉnh – thay thế dễ dàng.
Giải pháp đặc biệt phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ, F&B, chuỗi cửa hàng, thương mại điện tử… có nhu cầu xuất hóa đơn nhanh – chuẩn – đúng quy định.
Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) với các mô-đun tài chính – kế toán. Bizzi được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP phổ biến (SAP, Oracle, Odoo, MISA…), giúp doanh nghiệp kết hợp sức mạnh quản trị tổng thể với tự động hóa chuyên sâu, đặc biệt ở phần xử lý hóa đơn và kiểm soát chi phí.
Sự ra đời và ngày càng phổ biến của hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, với khả năng chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho việc áp dụng các giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn và quản lý chi phí như Bizzi.vn hoặc các mô-đun tài chính của hệ thống ERP.
Việc này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong việc xử lý chứng từ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tăng cường khả năng kiểm soát tài chính. Đồng thời, dữ liệu tài chính cũng trở nên chính xác và minh bạch hơn, hỗ trợ tốt hơn cho việc ra quyết định kinh doanh.
Tìm hiểu thêm về Bizzi.vn hoặc đăng ký demo miễn phí giải pháp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền B-Invoice để khám phá giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam/
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam
