Bizzi

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Giải đáp chi tiết MỚI NHẤT 2025

Dang Thi Ngoc Nhan

Trong bối cảnh số hóa mạnh mẽ và những thay đổi không ngừng trong quản lý thuế, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành một khái niệm ngày càng quen thuộc và đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng. Vậy, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì? Tại sao nó lại trở nên cấp thiết và mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế?

Bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn toàn diện về loại hóa đơn này, từ định nghĩa, cơ sở pháp lý, lợi ích, đối tượng áp dụng, điều kiện sử dụng đến quy trình đăng ký và tra cứu.

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Để hiểu rõ về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì, trước hết, chúng ta cần làm rõ khái niệm về máy tính tiền trong bối cảnh này.

Định nghĩa Máy tính tiền:

Máy tính tiền, trong phạm vi nghiệp vụ quản lý thuế, được định nghĩa là một thiết bị điện tử chuyên dụng, được thiết kế để phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Chức năng chính của máy tính tiền bao gồm:

Từ đó, có thể hiểu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là gì: Là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, được phát sinh từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, thường được sử dụng trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, dịch vụ…

Định nghĩa Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một loại hóa đơn có mã do cơ quan thuế cấp, được tạo ra trực tiếp từ máy tính tiền dưới dạng dữ liệu điện tử ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Điểm đặc biệt của loại hóa đơn này là khả năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử một cách tự động hoặc định kỳ đến cơ quan thuế thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ trung gian.

Loại hóa đơn này phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành liên quan đến hóa đơn điện tử, bao gồm:

Cơ sở pháp lý – Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Việc áp dụng Electronic invoice nói chung và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền nói riêng được xây dựng trên nền tảng pháp lý vững chắc, nhằm đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả trong quản lý thuế và tạo thuận lợi cho doanh nghiệp.

Một trong những thắc mắc phổ biến hiện nay là “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?”. Câu trả lời phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh và yêu cầu quản lý thuế từ cơ quan nhà nước.

Đặc biệt, theo Circular 78/2021/TT-BTC, việc sử dụng Electronic invoice đã trở thành bắt buộc trên phạm vi toàn quốc từ ngày 01/7/2022.

Gần đây, Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (dự kiến có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) đã quy định cụ thể về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đối với một số đối tượng kinh doanh nhất định. Điều này cho thấy sự chú trọng và định hướng của cơ quan quản lý thuế trong việc thúc đẩy việc sử dụng loại hình hóa đơn này.

Do đó, với câu hỏi “hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không”, câu trả lời đang ngày càng rõ ràng: có – đối với các nhóm ngành nghề cụ thể theo quy định của nhà nước.hoa don dien tu khoi tao tu may tinh tien 3

Lợi ích khi áp dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc áp dụng Electronic invoice generated from cash register mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả người nộp thuế (đơn vị kinh doanh) và cơ quan thuế.

Đối với người nộp thuế (đơn vị kinh doanh):

Đối với cơ quan thuế:

Đối tượng sử dụng

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được lựa chọn sử dụng bởi các đối tượng là:

Các mô hình kinh doanh thường thuộc đối tượng này bao gồm:

According to Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025), việc sử dụng Electronic invoice generated from cash register sẽ trở thành bắt buộc đối với các đối tượng có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các lĩnh vực cụ thể sau:

Note: Hộ kinh doanh không hoạt động trong các lĩnh vực kể trên hiện tại không bắt buộc và có thể không được áp dụng hình thức hóa đơn này.

Điều kiện và nguyên tắc sử dụng

Để có thể sử dụng Electronic invoice generated from cash register, người bán (người kinh doanh) cần đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện sử dụng:

Nguyên tắc áp dụng:

Nội dung Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cần đảm bảo các nội dung tối thiểu sau theo quy định:

– Số giao dịch duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra.

– Chuỗi ký tự mã hóa dựa trên thông tin của người bán.

Note: Mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thể khác nhau tùy thuộc vào phần mềm hóa đơn điện tử mà đơn vị sử dụng, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định.

Trách nhiệm của người bán (người kinh doanh)

Người bán (người kinh doanh) khi sử dụng Electronic invoice generated from cash register có các trách nhiệm sau:

Quy trình đăng ký và chuyển dữ liệu

Quy trình đăng ký sử dụng và chuyển dữ liệu Electronic invoice generated from cash register được thực hiện theo các bước sau:

Đăng ký sử dụng:

Thông báo phát hành hóa đơn:

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ bởi cơ quan thuế:

Chuyển dữ liệu hóa đơn:

Tra cứu Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền

Người mua hàng hóa, dịch vụ có thể tra cứu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền để kiểm tra tính hợp lệ và thông tin chi tiết của hóa đơn. Việc tra cứu thường được thực hiện trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ hoadondientu.gdt.gov.vn.

Các bước tra cứu thường bao gồm:

  1. Đăng nhập vào hệ thống (nếu có tài khoản) hoặc chọn chức năng tra cứu công khai.
  2. Chọn mục “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”.
  3. Trong mục “Kết quả kiểm tra”, người mua cần chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền” để tìm kiếm loại hóa đơn này.
  4. Nhập các thông tin cần thiết để tra cứu, chẳng hạn như mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã của cơ quan thuế (nếu có).
  5. Thực hiện tìm kiếm và xem kết quả.

Thời gian tra cứu thông thường được giới hạn trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: tối đa 31 ngày kể từ ngày lập hóa đơn).

Người mua có quyền yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn điện tử và sử dụng các hóa đơn hợp lệ để tham gia các chương trình khuyến mãi hoặc chương trình hóa đơn may mắn do cơ quan thuế tổ chức.

Bối cảnh Quản lý Tài chính Doanh nghiệp

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, đặc biệt khi doanh nghiệp là người mua, đóng vai trò là một chứng từ kế toán hợp pháp để ghi nhận các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp.

Trong quy trình quản lý chi phí doanh nghiệp, việc xử lý các input invoices (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) là một phần không thể thiếu của quy trình Kế toán Khoản phải trả (Accounts Payable – AP). Quy trình này thường bao gồm:

Sự phát triển của các giải pháp tự động hóa tài chính, ví dụ như nền tảng Bizzi.vn, đang ngày càng được các doanh nghiệp quan tâm và ứng dụng. Các giải pháp này tập trung vào việc tự động hóa các tác vụ liên quan đến xử lý hóa đơn (tự động nhập liệu thông tin từ hóa đơn, xác thực tính hợp lệ, đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn và đơn đặt hàng/phiếu nhập kho), quản lý chi phí (số hóa báo cáo chi phí, thiết lập quy trình phê duyệt chi phí, kiểm soát ngân sách) và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.

Bizzi cung cấp hệ sinh thái các giải pháp toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp từ xử lý hóa đơn đầu vào – hóa đơn đầu ra – đến quản lý chi phí nội bộ, với khả năng tích hợp linh hoạt vào hệ thống kế toán hoặc ERP hiện có.

Bizzi giúp doanh nghiệp rút ngắn quy trình xử lý hóa đơn đầu vào bằng các tính năng:

Benefit:

Không chỉ dừng ở hóa đơn, Bizzi còn cung cấp giải pháp quản lý chi phí linh hoạt và minh bạch:

Kết quả: Tăng cường kiểm soát chi tiêu, nâng cao tính minh bạch và tiết kiệm thời gian cho bộ phận hành chính – kế toán.

Bên cạnh đầu vào và chi phí, Bizzi còn hỗ trợ doanh nghiệp xử lý đầu ra với giải pháp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền – B-Invoice:

Giải pháp đặc biệt phù hợp với: Doanh nghiệp bán lẻ, F&B, chuỗi cửa hàng, thương mại điện tử… có nhu cầu xuất hóa đơn nhanh – chuẩn – đúng quy định.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) với các mô-đun tài chính – kế toán. Bizzi được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống ERP phổ biến (SAP, Oracle, Odoo, MISA…), giúp doanh nghiệp kết hợp sức mạnh quản trị tổng thể với tự động hóa chuyên sâu, đặc biệt ở phần xử lý hóa đơn và kiểm soát chi phí.

Sự ra đời và ngày càng phổ biến của hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, với khả năng chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế, tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa cho việc áp dụng các giải pháp tự động hóa xử lý hóa đơn và quản lý chi phí như Bizzi.vn hoặc các mô-đun tài chính của hệ thống ERP.

Việc này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí trong việc xử lý chứng từ, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tăng cường khả năng kiểm soát tài chính. Đồng thời, dữ liệu tài chính cũng trở nên chính xác và minh bạch hơn, hỗ trợ tốt hơn cho việc ra quyết định kinh doanh.

Tìm hiểu thêm về Bizzi.vn hoặc đăng ký demo miễn phí giải pháp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền B-Invoice để khám phá giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn!

Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:

Exit mobile version