Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là chìa khóa giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả and tiết kiệm thời gian vận hành. Trong bối cảnh các quy định như Circular 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên tục cập nhật, việc hiểu đúng và thực hiện chuẩn xác quy trình là vô cùng quan trọng.
Bizzi sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn tự tin thực hiện, đảm bảo tính pháp lý, tính chính xác, đồng thời khám phá các giải pháp nâng cao để tối ưu hóa quy trình theo chuẩn mực chuyên nghiệp.
1. Hóa đơn điện tử là gì? Tổng quan quy định và lợi ích cho doanh nghiệp
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ. Việc chuyển đổi sang sử dụng HĐĐT mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm chi phí đáng kể: Giảm thiểu chi phí in ấn, giấy mực, vận chuyển và lưu kho hóa đơn so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Improve management efficiency: Dễ dàng tra cứu, quản lý tập trung, lưu trữ an toàn, giảm thiểu rủi ro thất lạc hay sai sót dữ liệu. Tính tiện lợi and tính chính xác được cải thiện rõ rệt.
- Đảm bảo tuân thủ pháp lý: Đáp ứng tính bắt buộc theo quy định mới về hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, điển hình là Circular 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý không đáng có.
- Environmentally friendly: Góp phần vào công cuộc chuyển đổi số quốc gia và bảo vệ môi trường.
Tổng cục Thuế Việt Nam đã và đang không ngừng hoàn thiện hệ thống HĐĐT, tạo điều kiện thuận lợi cho các enterprise và hộ kinh doanh trong việc triển khai và quản lý.
2. Cần chuẩn bị gì trước khi thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử?
Để quy trình electronic invoice diễn ra suôn sẻ và hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng các yếu tố sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: Đây là bước đầu tiên và mang tính bắt buộc. Doanh nghiệp cần nộp tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
- Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hoặc phần mềm hóa đơn điện tử uy tín: Thị trường có nhiều nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử như Bizzi với giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện B-Invoice, ngoài ra còn có MISA, Viettel, VNPT, Bkav. Cần chọn phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn, có giao diện thân thiện, tính năng phù hợp và đảm bảo tính bảo mật cao cho dữ liệu.
- Đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật cần thiết:
-
Chữ ký số (USB Token hoặc HSM): Phải là chữ ký số hợp lệ, còn hiệu lực của người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền.
-
Thiết bị và kết nối internet: Máy tính có kết nối internet ổn định để truy cập electronic invoice software và thực hiện các thao tác.
-
Phương án lưu trữ hóa đơn điện tử: Đảm bảo dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn, bảo mật và dễ dàng truy xuất trong thời hạn tối thiểu 10 năm theo quy định.
-
3. Các quy định pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử
Electronic invoices (E-invoices) are a collection of electronic data messages on the sale of goods and provision of services, which are created, created, sent, received, stored and managed electronically. Using E-invoices helps businesses save costs, increase management efficiency and meet the requirements of modernizing accounting and tax work.
Overview of Circular 78 and Decree 123 related to electronic invoices
To provide detailed guidance on the implementation of e-invoices, the Ministry of Finance issued Circular 78/2021/TT-BTC dated September 17, 2021, guiding the implementation of a number of articles of Decree 123. This Circular specifically regulates the content, format, sample number symbols, e-invoice symbols, handling of erroneous e-invoices, as well as the conversion from paper invoices to e-invoices.
According to Circular 78, the electronic invoice must ensure mandatory contents such as: name, address, tax code of the seller and buyer; name of goods and services; unit; quantity; unit price; total amount; value added tax rate; total payment amount; digital signature of the seller and buyer (if any). In addition, the electronic invoice must be presented in Vietnamese; if there is a foreign language, it must be placed after Vietnamese and have a smaller font size.
Việc triển khai HĐĐT theo Thông tư 78 và Nghị định 123 là bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa công tác quản lý thuế, góp phần tạo môi trường kinh doanh minh bạch, thuận lợi cho doanh nghiệp.
4. Detailed instructions on the process of creating and issuing electronic invoices
Creating and issuing electronic invoices is an important part of modern business operations, helping businesses comply with legal regulations and improve management efficiency. Below is a detailed guide to two popular methods for implementing this process:
Method 1: Import data from Excel file
This method is suitable when businesses need to create multiple invoices at the same time, helping to save time and minimize errors.
Steps to follow:
Prepare Excel file:
- Use the sample file provided by the electronic invoice software or create an Excel file with necessary information columns such as: order number, customer name, tax code, address, product/service name, quantity, unit price, tax rate, total amount.
- Ensure data is entered accurately and completely.
Import data into the software:
- Log in to the electronic invoice software.
- Select function “Import” or “Import” from menu.
- Upload the prepared Excel file.
- Identify the sheet containing the data and the column header rows in the Excel file.
- Match the data columns in the Excel file with the corresponding fields in the software.
- Check and confirm the import.
Invoice issuance:
- After the data is successfully imported, check the information of each invoice again.
- Sign and issue electronic invoices.
- Send invoices to customers via email or agreed communication channels.
Method 2: Create directly on B-Invoice software
Step 1: On the Menu bar, select “Manage invoices”, then select “Create invoices” or “Sales invoices”. The system displays a list of sales invoices and click “Create new”.
Step 2: On the Invoice interface, customers need to note the following:
– Symbol section: Select the invoice symbol according to the created invoice template.
– Buyer Tax Code: Enter the buyer's tax code.
– Unit name field: Enter the buyer's name.
– Address field: Enter the buyer's address.
– Payment method section: select the corresponding payment method such as TM/CK, cash, bank transfer, etc.
Note: information such as Buyer, email, phone number, account number, bank can be filled in or omitted.
– Enter information about goods and services, select currency, exchange rate and other value fields appropriate to the business.
Step 3: Select “Send Draft Invoice” to the customer or “Preview” the created invoice. Then click “Create New” to save the created invoice.
Step 4: Select the newly created invoice, click “Issue invoice” to sign and send the invoice to the Tax Authority. Wait for the Tax Authority to issue the CQT code.
Note: Before signing, the enterprise needs to open the digital signature software and log in with the Pin code.
Note: The specific steps may vary depending on the software used. For example, the software B-Invoice Provides detailed instructions on invoicing directly on the system.
5. How to manage and store electronic invoices
Managing and storing electronic invoices not only helps businesses operate effectively but also ensures compliance with current legal regulations. Below are regulations on storing electronic invoices and effective management methods:
5.1 Regulations on storing electronic invoices
According to Clauses 1 and 2, Article 6 of Decree 123/2020/ND-CP, the storage of electronic invoices must ensure:
- Storage media: Electronic invoices must be stored electronically, in accordance with the specific operations and technological application capabilities of the enterprise.
Integrity and Confidentiality: Ensure safety, security, integrity, completeness, and no changes or deviations during storage. - Accessibility: Electronic invoices must be ready to print on paper or be looked up upon request.
- Storage period: According to Article 13 of Decree 174/2016/ND-CP, electronic invoices are accounting documents and must be stored for at least 10 years.
5.2 How to effectively manage electronic invoices
To manage electronic invoices effectively, businesses can apply the following methods:
- Use electronic invoice management software: Phần mềm chuyên dụng Bizzi giúp tự động hóa quy trình tiếp nhận, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
- Set up dedicated email: Create a separate email address to receive and manage electronic invoices, helping to focus and easily track.
- Cloud storage: Use cloud storage services to ensure data security and flexible access.
- Regular backups: Perform periodic backups of electronic invoice data to prevent loss due to technical problems.
- Employee training: Ensure employees clearly understand the process of managing and storing electronic invoices, and comply with relevant legal regulations.
Complying with regulations on electronic invoice storage and applying effective management methods will help businesses operate smoothly, minimize risks and ensure legal compliance.
6. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót và các tình huống phát sinh
Trong quá trình vận hành, việc xảy ra sai sót là khó tránh khỏi. Điều quan trọng là phải biết cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót đúng quy định:
- Trường hợp hóa đơn có sai sót chưa gửi cho người mua: Người bán thực hiện hủy hóa đơn đó trên phần mềm và lập hóa đơn mới.
- Trường hợp hóa đơn có sai sót đã gửi cho người mua:
-
-
Sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
-
Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng: Có thể lựa chọn một trong hai cách là lập Adjustment invoice or replacement bill cho hóa đơn đã lập có sai sót. Cần có sự thỏa thuận giữa người bán và người mua.
-
- Luôn thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (nếu cần) và tuân thủ hướng dẫn của Tổng cục Thuế.
7. Important notes when using electronic invoices
To ensure compliance with legal regulations and avoid errors during use, businesses need to note the following important points:
Comply with legal regulations on electronic invoices
- Roadmap for applying electronic invoices: According to Circular 78/2021/TT-BTC, from July 1, 2022, all enterprises, economic organizations, business households and business individuals are required to use electronic invoices. Non-compliance may result in penalties as prescribed.
- Register to use electronic invoices with tax authorities: Before using, businesses must register and be approved by the tax authority. This process includes sending a notice of electronic invoice issuance and the expected invoice sample to be used.
Choose and use appropriate electronic invoice software
- Selection criteria: The software must meet the prescribed technical standards, ensure safety, information security and be integrated with the enterprise's existing accounting system.
- Employee training: Ensure that accounting staff and relevant departments are fully trained in how to use the e-invoice software to minimize errors in the process of creating and issuing invoices.
Check information before issuing invoice
- Buyer Information: Make sure information such as company name, tax code, address and other relevant information is correct.
- Product/service details: Double check quantity, unit price, tax rate and total value to avoid errors.
Handling errors on invoices
- Case not sent to buyer: If an error is discovered after the tax authority has issued a code but has not yet sent it to the buyer, the enterprise must notify the tax authority according to Form No. 04/SS-HDDT and issue a new invoice to replace it.
- Case sent to buyer: If an invoice has been sent and an error is discovered, the business needs to make a record of agreement with the buyer to cancel the erroneous invoice and issue a new invoice to replace it.
Storage and security of electronic invoices
- Storage time: Electronic invoices must be stored for at least 10 years as prescribed.
- Information Security: Ensure that the storage system has security measures in place to prevent unauthorized access, loss or corruption of data.
Regularly update legal regulations
- Follow information from authorities: Regulations on electronic invoices may change, therefore, businesses need to regularly update information from the Ministry of Finance, General Department of Taxation and relevant agencies.
- Participate in training courses and seminars: To keep up with the latest changes and guidelines, businesses should participate in training programs and seminars on electronic invoices.
Periodically check the electronic invoicing system
- Performance Evaluation: Conduct periodic checks to ensure the electronic invoice system operates stably, meets business needs and complies with legal regulations.
- Troubleshooting in a timely manner: When an incident or error is detected, immediate corrective action must be taken to avoid affecting business operations and comply with the law.
8. Close cooperation with tax authorities
- Timely reporting: In case of errors or incidents related to electronic invoices, enterprises need to notify and coordinate with tax authorities to resolve.
- Comply with inspection and testing requirements: When the tax authority conducts an inspection, businesses need to provide full information and cooperate so that the process goes smoothly.
Ensuring the integrity and authenticity of electronic invoices
- Digital signature: Electronic invoices must be digitally signed by authorized persons to ensure legality and authenticity.
- Check verification code: For electronic invoices with tax authority codes, it is necessary to check the authentication code to ensure the invoice is valid.
Handling special situations
- Power outage, internet outageEnterprises need to have a backup plan to ensure that the creation and issuance of electronic invoices is not interrupted in these situations.
- Change business information: When there is a change in information such as address or tax code, businesses need to promptly update the electronic invoice system and notify the tax authorities.
8. Conclusion
Nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử và các quy định liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là một bước tiến quan trọng trong việc quản lý chi phí hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và hiện đại hóa quy trình vận hành. Đây là nền tảng cho sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.
Để được tư vấn chi tiết về giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, giúp doanh nghiệp bạn tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí, hãy khám phá các giải pháp chuyên nghiệp như B-Invoice – được thiết kế để đáp ứng mọi nhu cầu từ cơ bản đến nâng cao của doanh nghiệp.
See more:
