Mẫu số hóa đơn là gì? Quy định về mẫu số, ký hiệu và số hoá đơn điện tử theo thông tư 78 và Nghị định 123 

Hoá đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp do đó việc nắm rõ các quy định về mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn điện tử là vô cùng cần thiết. Với những thay đổi trong quy định theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 68/2019/TT-BTC, đặc biệt là các quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, bài viết dưới đây của Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng về mẫu số hóa đơn là gì và thực hiện đúng các quy định hiện hành.

Mẫu số hóa đơn là gì? Thông tin cơ bản về mẫu số hoá đơn điện tử

Mẫu số hoá đơn là mã thể hiện loại hóa đơn được sử dụng. Mẫu số thường có dạng 01GTKT, 02GTTT, 01ĐTĐT, v.v.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên (1, 2, 3, 4, 5, 6) để phản ánh loại hóa đơn điện tử. Ý nghĩa của các ký tự mẫu số theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (Điểm a, Khoản 1, Điều 4):

• Số 1: Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Number 2: Sales invoice.
• No. 3: Invoice for sale of public assets.
• No. 4: National reserve sales invoice.
• Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác (tem, vé, thẻ, phiếu thu, chứng từ điện tử khác) có nội dung như hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Số 6: Các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn (phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý).

Vai trò và lợi ích của việc sử dụng ký hiệu số hóa đơn điện tử là để giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, đảm bảo tính chính xác, minh bạch và chống làm giả. 

Không chỉ cần hiểu bản chất mẫu số hoá đơn là gì mà việc nắm các ví dụ cụ thể cũng là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu:

• 01GTKT: Hoá đơn giá trị gia tăng
• 02GTTT: Hoá đơn bán hàng
• 01ĐTĐT: Hoá đơn điện tử có mã
• 07KPTQ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì?

Ký hiệu Electronic invoice là nhóm 6 ký tự gồm chữ viết và chữ số, thể hiện thông tin về loại hóa đơn (có/không mã CQT), năm lập hóa đơn, loại hóa đơn được sử dụng.

Cấu trúc của 6 ký tự trong ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78/2021/TT-BTC (Điểm b, Khoản 1, Điều 4):

• Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C là hóa đơn có mã CQT, K là hóa đơn không có mã CQT.
• Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn (2 số cuối năm dương lịch, ví dụ 24 cho 2024, 25 cho 2025).
• Một ký tự tiếp theo (T, D, L, M, N, B, G, H): Thể hiện loại hóa đơn điện tử sử dụng.
  • T: HĐĐT do doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với CQT.
  • D: HĐ bán tài sản công, hàng dự trữ quốc gia, hoặc HĐĐT đặc thù.
  • L: HĐĐT do CQT cấp theo từng lần phát sinh.
  • M: HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.
  • N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
  • B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
  • G: Tem, vé, thẻ điện tử là HĐ GTGT.
  • H: Tem, vé, thẻ điện tử là HĐ bán hàng.

Hai ký tự cuối (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý (ví dụ YY nếu không có nhu cầu riêng). Dùng phân biệt các mẫu khác nhau cùng loại.

• Vị trí hiển thị trên hóa đơn: Phía trên bên phải hoặc ở vị trí dễ nhận biết.
• So sánh với quy định cũ (Nghị định 119, Thông tư 68).

Số hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Số hoá đơn điện tử là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập.

Quy định cách đánh số theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (Khoản 3, Điều 10):

• Ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số (từ 1 đến 99.999.999).
• Đánh số theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn hàng năm, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
• Năm mới lại bắt đầu đánh số từ 1.
• Lưu ý khi chuyển đổi sang năm mới (ví dụ từ 2024 sang 2025).
• Trường hợp nhiều cơ sở bán hàng/hệ thống lập hóa đơn: Lập liên tục theo thời điểm ký số/điện tử.
• Nếu số hóa đơn không lập theo nguyên tắc trên: Hệ thống phải đảm bảo tăng theo thời gian, mỗi số chỉ được lập/sử dụng 1 lần, tối đa 8 chữ số.

Ví dụ về mẫu số hoá đơn là gì: 

• Mẫu số hóa đơn: 01GTKT0/001
• Invoice symbol: AA/24E
• Số hóa đơn: 0000123

Đối với hóa đơn do CQT đặt in: Số hóa đơn được in sẵn và dùng hết.

Mối liên hệ giữa mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn điện tử 

Trên bản thể hiện, ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử thường được thể hiện chung thành một chuỗi 7 ký tự. Ký tự đầu tiên là ký hiệu mẫu số, 6 ký tự tiếp theo là ký hiệu hóa đơn điện tử.

Ví dụ minh họa đầy đủ:

Mẫu số hóa đơn: 01GTKT0/001

• 01: Hóa đơn GTGT
• 0: Hình thức hóa đơn điện tử
• 001: Số thứ tự mẫu đăng ký

Invoice symbol: AA/24E

• AA: Doanh nghiệp tự quy định (phân biệt chi nhánh, hệ thống…)
• 24: Năm 2024
• E: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Từ mẫu số và ký hiệu hóa đơn, cơ quan thuế và doanh nghiệp có thể truy vết, tra cứu, và đối chiếu chính xác từng hóa đơn phát hành.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hoá đơn điện tử

• Doanh nghiệp khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử phải khai báo mẫu số và ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế.
• Không được sử dụng trùng ký hiệu giữa các loại hóa đơn khác nhau.
• Nếu có thay đổi mẫu hoặc ký hiệu thì phải lập thông báo phát hành hóa đơn mới (nếu dùng hóa đơn không có mã).

Conclude

Trên đây là toàn bộ thông tin về mẫu số hoá đơn là gì, các quy định về mẫu số hoá đơn điện tử, ký hiệu hoá đơn điện tử theo thông tư 78. Để phát triển bền vững, đảm bảo hiệu quả quản lý thuế và chống gian lân, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ những quy định về mẫu số hoá đơn, ký hiệu hoá đơn,…

Việc tích hợp giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice mang lại nhiều lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp trong công tác quản lý hóa đơn điện tử, không chỉ giúp đảm bảo tính hợp pháp, mà còn tối ưu quy trình vận hành, nâng cao tính chính xác và chuyên nghiệp. Dưới đây là các lợi ích cụ thể:

Đảm bảo tính hợp lệ – hợp pháp

• Tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật: B-Invoice đáp ứng chuẩn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC, đảm bảo mẫu số, ký hiệu, định dạng (XML, PDF), chữ ký số, ngày lập…
• Tích hợp với hệ thống của Tổng Cục Thuế (ETax): Tự động gửi và nhận phản hồi, xác nhận mã cơ quan thuế → giúp hóa đơn được chấp nhận khi kê khai, khấu trừ, quyết toán.

Tăng độ chính xác – giảm sai sót

• Tự động lấy dữ liệu từ hệ thống kế toán/bán hàng → tránh nhập liệu thủ công, giảm lỗi thông tin khách hàng, sai sót thuế suất, số tiền…
• Tính năng kiểm tra, cảnh báo trước khi phát hành: Giúp nhân viên kế toán phát hiện kịp thời các lỗi như: sai mã số thuế, trùng hóa đơn, sai thời điểm…

Tối ưu quy trình phát hành hóa đơn

• Xuất hóa đơn nhanh – chính xác – đồng loạt chỉ với vài thao tác.
• Tự động gửi hóa đơn đến khách hàng qua email/SMS → tăng tính chuyên nghiệp, giảm rủi ro quên gửi hoặc gửi sai.
• Quản lý tập trung tất cả hóa đơn điện tử trên nền tảng đám mây, dễ tra cứu, lọc và xuất báo cáo bất cứ lúc nào.

Save money and time

• Cắt giảm chi phí in ấn, lưu trữ, chuyển phát nhanh.
  Không tốn chi phí nhân sự xử lý hóa đơn lỗi, mất, hủy.
• Rút ngắn quy trình thanh toán và đối soát, tăng hiệu suất làm việc kế toán – tài chính.

Hỗ trợ kiểm toán, quyết toán, truy vết dễ dàng

• Dễ dàng truy xuất hóa đơn theo mẫu số, ngày lập, mã số thuế…
• Phân quyền người dùng, ghi nhận lịch sử thao tác, tăng tính minh bạch khi kiểm tra nội bộ hoặc thanh tra thuế.

Bảo mật và an toàn thông tin

• B-Invoice sử dụng công nghệ chữ ký số và lưu trữ dữ liệu điện tử theo chuẩn bảo mật cao.
• Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn trên cloud, có thể khôi phục khi mất thiết bị.

Nâng cao uy tín – trải nghiệm khách hàng

• Khách hàng nhận hóa đơn đúng thời gian, đúng thông tin, đầy đủ định dạng → tăng niềm tin và sự chuyên nghiệp từ doanh nghiệp.
  Dễ dàng tích hợp link tra cứu hóa đơn cho khách hàng → thuận tiện, rõ ràng, minh bạch.

Tích hợp giải pháp B-invoice sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu công cụ đắc lực hỗ trợ việc xuất hóa đơn đúng – đủ – nhanh – hợp pháp, đồng thời giảm thiểu rủi ro – tăng năng suất – kiểm soát hiệu quả hóa đơn điện tử từ đầu đến cuối.

• Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
• Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/