Quản lý chi phí luôn là bài toán hóc búa khiến các nhà lãnh đạo trăn trở nhằm tối ưu hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng tầm nhìn, chiến lược, cùng quy trình quản lý tiên tiến và chặt chẽ. Vậy quản lý chi phí là gì và làm thế nào để thực hiện tốt công việc này? Hãy cùng Bizzi khám phá chi tiết qua bài viết sau!
1. Quản lý chi phí là gì?
Expense management là quá trình lên kế hoạch, kiểm soát, và giám sát các chi phí của một tổ chức để đảm bảo rằng các nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả và tiết kiệm. Mục tiêu của quản lý chi phí là tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách, giảm thiểu chi phí không cần thiết, và nâng cao lợi nhuận.
Quá trình quản lý chi phí bao gồm các hoạt động chính như:
- Set a budget: Xác định tổng chi phí dự kiến cho các hoạt động và dự án, từ đó phân bổ nguồn lực hợp lý
- Giám sát chi phí: Theo dõi các khoản chi tiêu thực tế so với ngân sách đã đề ra, nhằm phát hiện các sai lệch, phát sinh
- Báo cáo chi phí: Tổng hợp, phân tích và báo cáo chi phí để cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp
- Phê duyệt và kiểm tra: Đảm bảo rằng mọi chi phí phát sinh đều được kiểm duyệt chặt chẽ để tránh thất thoát tài chính và đảm bảo tính minh bạch
- Đánh giá hiệu quả chi tiêu: Phân tích mức độ hợp lý của các khoản chi, xác định lợi ích đạt được và đề xuất cải tiến để tối ưu hóa chi phí cho các giai đoạn tiếp theo
Bằng cách quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng sinh lời và khả năng cạnh tranh, tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững.
2. Các cách quản lý chi phí trong doanh nghiệp hiện nay
Các công ty có nhiều cách khác nhau để quản lý chi phí, bao gồm:
- Theo dõi bằng giấy tờ, sổ sách: Đây là phương pháp truyền thống – và đã lỗi thời – để quản lý chi phí, trong đó nhân viên thu thập biên lai giấy và nộp cho bộ phận kế toán để phê duyệt hàng tháng hoặc hàng quý.
- Công cụ bảng tính như Excel/GG Sheet: Đây là lựa chọn phổ biến đối với các công ty muốn giảm phụ thuộc vào giấy tờ nhưng chưa chuyển sang hệ thống quản lý chi phí chuyên dụng, tự động hóa.
- Phần mềm quản lý chi phí: Phương pháp này đơn giản hóa quy trình quản lý chi phí. Phần mềm sẽ cảnh báo quản lý về các báo cáo chi phí cần xem xét, cho phép họ chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu. Các khoản chi phí được phê duyệt sau đó sẽ tự động chuyển sang bộ phận kế toán để hoàn trả.
3. Quản lý chi phí trong doanh nghiệp – Những khó khăn thường gặp
Quản lý chi phí trong doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc đang trong quá trình mở rộng, là một thách thức lớn. Các doanh nghiệp khi sử dụng phương pháp thủ công thường gặp phải các vấn đề như:
- Sự phức tạp trong quản lý ngân sách: Khi doanh nghiệp phát triển, các hạng mục chi phí cũng tăng lên, từ chi phí sản xuất, vận hành đến chi phí quản lý. Việc quản lý thủ công khiến việc kiểm soát ngân sách khó khăn và dễ xảy ra sai sót.
- Khó khăn trong việc phân tích và báo cáo: Các báo cáo tài chính và phân tích chi phí khi thực hiện thủ công rất dễ bị lỗi do nhập liệu sai, gây ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và quyết định tài chính của doanh nghiệp.
- Mất thời gian và nguồn lực: Các quy trình quản lý chi phí thủ công không chỉ tiêu tốn nhiều thời gian mà còn cần nhiều nguồn lực từ nhân sự, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.
Những thách thức trên đòi hỏi doanh nghiệp cần có một công cụ hỗ trợ quản lý chi phí tối ưu hơn. Đây là lý do phần mềm quản lý chi phí đang ngày càng trở thành một giải pháp quan trọng cho các doanh nghiệp hiện đại.
4. Giới thiệu về phần mềm quản lý chi phí
Khi doanh nghiệp phát triển, lượng chi phí cần quản lý sẽ gia tăng, đòi hỏi các phương thức kiểm soát nhanh chóng và minh bạch. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, các phần mềm quản lý chi phí đã trở nên phổ biến như một giải pháp để tối ưu hóa và tự động hóa quy trình này, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả, và tập trung vào các hoạt động sinh lợi nhuận.
Phần mềm quản lý chi phí không chỉ là công cụ hỗ trợ mà còn là bước đột phá trong cách thức vận hành tài chính của doanh nghiệp hiện đại. Tự động hóa nhập liệu, quản lý ngân sách, và phân tích tài chính đều được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, một phần mềm quản lý chi phí hiệu quả thông thường sẽ bao gồm các tính năng sau:
- Tự động hóa nhập liệu và theo dõi chi phí: Phần mềm quản lý chi phí hiện đại có khả năng tự động nhập dữ liệu từ các hóa đơn và biên lai, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hơn nữa, phần mềm cũng cho phép doanh nghiệp theo dõi chi phí theo thời gian thực, giúp quản lý nhanh chóng nhận diện các biến động tài chính.
- Báo cáo tài chính theo thời gian thực: Với tính năng này, phần mềm cung cấp các báo cáo tài chính chi tiết, cho phép doanh nghiệp theo dõi chi phí từng phòng ban, dự án hay theo thời kỳ cụ thể. Điều này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể và chính xác về tình hình tài chính một cách nhanh chóng, trực diện và xử lý vấn đề kịp thời nếu có bất kỳ biến động bất thường nào xảy ra.
- Phân tích chi phí và dự đoán ngân sách: Phần mềm hỗ trợ phân tích chi phí bao gồm các khoản đã thu, chi; so sánh các khoản theo từng dự án, phòng ban và đưa ra dự đoán ngân sách dựa trên các số liệu thu thập, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính phù hợp và hiệu quả.
- Tích hợp với các hệ thống ngân hàng và kế toán: Để đơn giản hóa quy trình, phần mềm quản lý chi phí thường được tích hợp với các hệ thống ngân hàng và phần mềm kế toán khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát và quản lý chi phí ở nhiều bộ phận chỉ trên một nền tảng duy nhất.
Với các tính năng này, phần mềm quản lý chi phí giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động tài chính xác và hiệu quả hơn.
5. Cách chọn phần mềm quản lý chi phí phù hợp
Để lựa chọn được phần mềm quản lý chi phí phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Quy mô doanh nghiệp: Tùy theo quy mô, nhu cầu quản trị chi phí của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Các doanh nghiệp lớn thường có quy trình quản lý chi phí phức tạp hơn so với doanh nghiệp nhỏ, do đó, phần mềm lựa chọn cũng cần phải đáp ứng đúng quy mô và yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, đồng thời tích hợp phù hợp với hệ thống công nghệ thông tin sẵn có trong công ty.
- Tính năng cần thiết: Phần mềm nên có các tính năng phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp có nhu cầu phân tích chi phí chi tiết, thì nên chọn phần mềm có khả năng phân tích và dự đoán ngân sách. Quan trọng hơn, phần mềm cũng cần tương thích với hệ thống công nghệ đang sử dụng để đảm bảo tính liên kết và hiệu quả cao nhất.
- Chi phí và hỗ trợ kỹ thuật: Chi phí phần mềm là một yếu tố quan trọng, nhưng chất lượng dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật cũng cần được quan tâm. Nên ưu tiên chọn nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ kỹ thuật tốt để đảm bảo phần mềm luôn vận hành ổn định, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng lâu dài.
Các tiêu chí trên giúp doanh nghiệp có quyết định sáng suốt, chọn lựa phần mềm phù hợp với nhu cầu và điều kiện tài chính của mình.
6. Ứng dụng thực tế của phần mềm quản lý chi phí
Phần mềm quản lý chi phí đang ngày càng được các doanh nghiệp áp dụng rộng rãi, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử và dịch vụ vận chuyển, nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động thông qua tự động hóa quy trình và quản lý ngân sách hiệu quả. Một ví dụ điển hình là công ty LogiNext Solutions – một đơn vị hàng đầu trong tối ưu hóa hậu cần, đã triển khai giải pháp quản lý chi phí để tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn và kiểm soát chi phí.
Trước đây, LogiNext gặp nhiều khó khăn với quy trình báo cáo chi phí thủ công. Đội ngũ tài chính phải dành tới 4-5 ngày mỗi tháng để thu thập, tổng hợp và phê duyệt chi phí từ nhân viên, điều này gây lãng phí thời gian và dễ xảy ra sai sót. Kể từ khi áp dụng phần mềm quản lý chi phí, LogiNext đã giảm đáng kể thời gian xử lý và phê duyệt chi phí, đồng thời loại bỏ hoàn toàn lỗi trong báo cáo.
Giờ đây, quy trình báo cáo và hoàn lại chi phí diễn ra nhanh chóng, giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí vận hành, đồng thời tập trung nhiều nguồn lực hơn vào các hoạt động cốt lõi.
7. Tại sao nên chọn phần mềm quản lý chi phí Bizzi Expense?
Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội.
Bizzi không chỉ đơn thuần hỗ trợ doanh nghiệp quản lý chi phí, mà còn giúp tối ưu nguồn lực và tăng cường hiệu quả thông qua các tính năng đột phá như tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập; phân tích chi phí và báo cáo tài chính theo thời gian thực; quét dữ liệu và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,…
Với thiết kế giao diện thân thiện, Bizzi Expense đảm bảo khả năng tương thích tối ưu với hệ thống ngân hàng và các phần mềm kế toán hiện đại, giúp doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu các công việc thủ công mà còn thúc đẩy tốc độ xử lý và ra quyết định tài chính. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp muốn nâng tầm quản lý chi phí, hiện đại hóa quy trình và hướng đến sự phát triển bền vững và cạnh tranh dài hạn.
Các tính năng nổi bật của Bizzi Expense:
- Send work/advance requests quickly
– Tự động tính định mức công tác
– Lên kế hoạch rõ ràng các khoản dự chi
– Dễ dàng yêu cầu các khoản tạm ứng
- Đơn giản hóa quy trình thu thập hóa đơn – tạo lập chi phí
– Rút gọn thời gian nhận và kiểm tra hóa đơn – khởi tạo chi phí chỉ trong 2 chạm
– Chủ động báo cáo chi phí hàng loạt giúp tinh gọn quy trình
– Tự động điều hướng luồng duyệt theo đơn vị, quy chế, phân quyền đã thiết lập
- Approve documents conveniently and transparently
– Phê duyệt mọi lúc, mọi nơi đa nền tảng
– Thông báo nhắc duyệt để công việc không bị trì trệ
– Nắm bắt rõ tình trạng tuân thủ quy chế và ngân sách trước khi ra quyết định
– Ghi nhận lịch sử phê duyệt/từ chối với lý do xác đáng
- Control costs strictly according to policies and budget
– Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ
– Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu
– Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách
– Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung
– Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Conclude
Quản lý chi phí không chỉ là việc kiểm soát chi tiêu mà còn là một chiến lược giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững. Phần mềm quản lý chi phí hiện đại tích hợp nhiều tính năng như tự động hóa nhập liệu, phân tích và dự báo tài chính, giúp doanh nghiệp duy trì ngân sách minh bạch, giảm thiểu rủi ro và tối ưu quy trình vận hành.
Bài viết sau đã giải đáp cho câu hỏi quản lý chi phí là gì cùng những gợi ý liên quan đến việc quản lý chi phí hiệu quả. Hy vọng sẽ giúp ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc tối ưu hóa tài chính và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:
