Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?

Quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra là một phần quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Hiểu rõ hóa đơn đầu ra là gì, cũng như nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra sẽ giúp các chủ doanh nghiệp và kế toán thực hiện đúng quy trình, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin chi tiết nhất về các quy định hiện hành, giúp bạn dễ dàng áp dụng trong thực tế.

1. Tổng quan về Hóa đơn Đầu vào và Đầu ra

Hóa đơn đầu vào và đầu ra là hai loại chứng từ kế toán quan trọng phản ánh các giao dịch mua – bán hàng hóa, dịch vụ trong doanh nghiệp. Việc quản lý và hạch toán đúng các loại hóa đơn này giúp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và tối ưu hiệu quả tài chính – thuế.

1.1 Hóa đơn đầu vào là gì?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh và duy trì hoạt động của tổ chức. Thuật ngữ phổ biến còn gọi là hóa đơn mua hàng. Đây là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp hạch toán các chi phí hợp lệ, giảm trừ thuế GTGT đầu vào và thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế một cách chính xác. Bên cạnh đó, hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh, từ đó hỗ trợ ra các quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy bán hàng và truyền thông hiệu quả.

1.2 Hóa đơn đầu ra là gì?

Hóa đơn đầu ra là loại hóa đơn ghi nhận việc doanh nghiệp hoặc tổ chức xuất bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ phát sinh. Còn gọi là hóa đơn bán hàng, hóa đơn đầu ra là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập ra để làm căn cứ hạch toán doanh thu. Theo quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra, việc lập và xuất hóa đơn đầu ra phải tuân thủ đầy đủ nguyên tắc và luật định, đảm bảo minh bạch và chính xác trong quản lý thuế.

1.3 Phân biệt Hóa đơn đầu vào và Hóa đơn đầu ra

1.4 Nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp khi xuất hóa đơn đầu ra cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh doanh thu hoặc ngay khi có yêu cầu của khách hàng
• Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng nội dung giao dịch
• Tuân thủ mẫu hóa đơn và phương thức xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật
• Ghi nhận đúng mã số thuế, tên, địa chỉ của bên bán và bên mua
• Không được tự ý thay đổi, xóa bỏ thông tin trên hóa đơn đã lập, tránh vi phạm pháp luật thuế.

Việc hiểu rõ và thực hiện đúng quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra, cũng như nắm vững hóa đơn đầu ra là gì và nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tài chính, đảm bảo tuân thủ pháp luật, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong hoạt động sản xuất kinh doanh và quyết toán thuế.

2. Quy định về Hóa đơn Đầu vào

Hóa đơn đầu vào là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí, kê khai thuế GTGT và quản lý tài chính hiệu quả. Việc tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt. Dưới đây là những nội dung quan trọng cần nắm về quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra để doanh nghiệp vận hành đúng luật.

2.1 Nội dung bắt buộc trên Hóa đơn Đầu vào

Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hóa đơn đầu vào phải thể hiện đầy đủ các nội dung sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Thông tin người bán và người mua: Họ tên hoặc tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản thanh toán (nếu có).
• Ngày/tháng/năm phát hành hóa đơn.
• Hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản).
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán.
• Chữ ký của người mua và người bán, dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử).

Note: Hóa đơn không ghi đủ các nội dung này sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.

2.2 Thời điểm lập Hóa đơn Đầu vào

Theo khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

• Với hóa đơn bán hàng hóa: Lập hóa đơn khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
• Với hóa đơn dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn, bất kể đã thu tiền hay chưa.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục dịch vụ: Lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc bàn giao tương ứng với khối lượng, giá trị.

Note: Xuất hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ cảnh cáo đến 8.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm.

2.3 Chứng từ đi kèm Hóa đơn Đầu vào

Để đảm bảo tính chính xác khi hạch toán chi phí và quyết toán thuế, doanh nghiệp cần lưu giữ kèm theo hóa đơn đầu vào các chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (kèm phụ lục chi tiết nếu có).
• Phiếu nhập kho đối với hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi nhận giao dịch tiền.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán (nếu có).

2.4 Xử lý Hóa đơn Đầu vào có giá trị trên 20 triệu đồng

Theo quy định, doanh nghiệp phải thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT đối với hóa đơn đầu vào có giá trị trên 20 triệu đồng.

• Nếu hóa đơn thanh toán nhiều lần thì tất cả lần phải chuyển khoản.
• Trường hợp mua hàng trong cùng một ngày có tổng giá trị trên 20 triệu, không được chia nhỏ thanh toán tiền mặt để được khấu trừ thuế.
• Tài khoản chuyển tiền phải mang tên doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán trước thời hạn quyết toán để đảm bảo quyền khấu trừ thuế.

2.5 Bảo quản và Lưu trữ Hóa đơn Đầu vào

Căn cứ Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn đầu vào:

• Đảm bảo an toàn, bảo mật, không bị thay đổi hay sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
• Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành.
• Đối với hóa đơn điện tử, có thể lưu trữ bằng phương tiện điện tử, in ra giấy, lưu email chuyên dụng, ổ cứng, dịch vụ đám mây hoặc phần mềm quản lý hóa đơn điện tử.

2.6 Xử lý khi mất, cháy, hỏng Hóa đơn Đầu vào

Trong trường hợp mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng. Các bước xử lý gồm:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc.
• Lập báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21/AC và nộp cho cơ quan thuế.
• Liên hệ bên bán để lấy bản sao có chữ ký và đóng dấu thay thế cho hóa đơn đã mất.

Nắm rõ các quy định về hóa đơn đầu vào không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán mà còn tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Đồng thời, khi kết hợp với kiến thức về hóa đơn đầu ra là gì và nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra, chủ doanh nghiệp và kế toán sẽ đảm bảo toàn diện về mặt pháp lý và tài chính, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh hiệu quả, bền vững.

3. Quy định về Hóa đơn Đầu ra

Hóa đơn đầu ra là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật. Hiểu rõ quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra, cũng như nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra là điều kiện cần thiết để chủ doanh nghiệp và kế toán đảm bảo tính hợp pháp và chính xác trong nghiệp vụ kế toán và thuế.

A. Nội dung bắt buộc trên Hóa đơn Đầu ra

Theo Khoản 1 Điều 6 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn đầu ra phải đảm bảo các tiêu thức bắt buộc sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
• Name, address, tax identification number of seller and buyer.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, bao gồm mô tả, số lượng, đơn giá, thành tiền trước thuế.
• Thuế suất áp dụng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thanh toán (bao gồm thuế).
• Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; có thể có chữ ký người mua nếu có thỏa thuận.
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử rõ ràng, đúng quy định.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
• Các thông tin liên quan khác theo quy định (nếu có).

B. Thời điểm lập Hóa đơn Đầu ra

Thời điểm lập hóa đơn đầu ra được xác định căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Đối với hóa đơn bán hàng hóa: Thời điểm lập là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua.
• Đối với hóa đơn cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập là khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc theo thời điểm lập hóa đơn đã thỏa thuận.
• Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ nhiều lần: Lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hoặc bàn giao.
• Với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Thời điểm lập là lúc người bán ký số hoặc ký điện tử trên hóa đơn.
• Đối với các ngành cung cấp điện, nước, viễn thông, truyền hình: Hóa đơn phải được lập chậm nhất trong vòng 7 ngày kể từ ngày ghi chỉ số hoặc kết thúc kỳ quy ước.
• Trong kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, nhà để bán thu tiền theo tiến độ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra cũng như áp dụng đúng nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về thuế mà còn góp phần minh bạch hóa các giao dịch kinh doanh.

4. Kiểm tra tính hợp lệ của Hóa đơn Điện tử Đầu vào

Việc kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xác minh tính pháp lý của chứng từ, từ đó đảm bảo việc hạch toán và khấu trừ thuế đúng quy định, tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

4.1 Tại sao cần kiểm tra tính hợp lệ?

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào giúp đảm bảo hóa đơn hợp pháp và là cơ sở chính xác để hạch toán chi phí, giảm trừ thuế và quyết toán thuế. Việc này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tranh chấp pháp lý và sai sót khi làm việc với cơ quan thuế, đồng thời tuân thủ đúng quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra.

4.2 Các cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đầu vào

Cách 1: Tra cứu trên trang Tổng cục Thuế:

• Truy cập website tracuuhoadon.gdt.gov.vn
• Chọn hình thức tra cứu: một hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn
• Nhập thông tin chi tiết: Mã số thuế, Ký hiệu, Mẫu số, Số hóa đơn, Mã xác thực
• Nhấn tìm kiếm để xác thực hóa đơn

Cách 2: Sử dụng phần mềm kiểm tra hóa đơn:

• Dùng phần mềm kế toán có tính năng kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào
• Phần mềm tự động kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp
• Kết quả kiểm tra được hiển thị rõ ràng, giúp kế toán xử lý nhanh và chính xác

Cách 3: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử đồng với Bizzi

• Đẩy hóa đơn điện tử qua địa chỉ email có đuôi @dochoadon của Bizzi (file hóa đơn xml để kiểm tra tính hợp lệ) 
• Sau khi nhận được email, hệ thống tự động đọc hóa đơn, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn với thông tin từ tổng cục thuế 
• Hệ thống trả kết quả kiểm tra hóa đơn xem đã hợp lệ chưa 

5. Ứng dụng Công nghệ trong Quản lý Hóa đơn và Chi phí

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn và chi phí trở thành yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành, đồng thời đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra của pháp luật. Các nền tảng hiện đại như Bizzi không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn hỗ trợ kiểm soát chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quản lý tài chính.

5.1 Tự động hóa quy trình xử lý Hóa đơn Đầu vào

Nền tảng như Bizzi ứng dụng Công nghệ Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA) và Trí tuệ Nhân tạo (AI) để tự động hóa toàn bộ vòng đời của hóa đơn đầu vào. Khả năng tải xuống, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn tức thời giúp doanh nghiệp xử lý và trích xuất dữ liệu trong vòng chưa đầy 30 giây.

Đặc biệt, tính năng đối chiếu tự động so sánh chi tiết từng dòng của hóa đơn với Đơn đặt hàng (PO) theo thời gian thực, giúp nhanh chóng phát hiện sai lệch. Đây là bước quan trọng giúp nâng cao độ chính xác và ngăn ngừa các khoản thanh toán sai, đồng thời đảm bảo tuân thủ nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra khi phát sinh nghiệp vụ liên quan.

5.2 Quản lý Chi phí Doanh nghiệp hiệu quả

Nền tảng tự động hóa tài chính còn hỗ trợ số hóa quy trình tạo yêu cầu thanh toán và phê duyệt các chi phí doanh nghiệp như công tác, tiếp tân, mua sắm — tất cả đều dựa trên chứng từ hóa đơn đầu vào.
Tính năng quản lý ngân sách giúp thiết lập và kiểm soát ngân sách cho từng phòng ban hoặc dự án, so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách theo thời gian thực. CEO và kế toán từ đó có thể theo dõi dòng tiền và quản lý chi phí hiệu quả hơn.

5.3 Tuân thủ quy định về Hóa đơn Điện tử

Giải pháp hóa đơn điện tử như B-Invoice của Bizzi được thiết kế chuẩn xác theo các quy định hiện hành của Việt Nam như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về mặt pháp lý khi thực hiện phát hành, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử, đảm bảo không vi phạm các quy định về hóa đơn đầu ra là gì cũng như các chuẩn mực kế toán và thuế.

5.4 Tích hợp với các hệ thống khác

Bizzi và các nền tảng tương tự có khả năng tích hợp liền mạch với hệ thống ERP phổ biến như Oracle NetSuite, SAP, Microsoft Dynamics 365 Finance hay Odoo.

Việc này giúp đồng bộ dữ liệu tài chính – kế toán, giảm thiểu nhập liệu thủ công và sai sót, đồng thời đa dạng hóa phương thức tích hợp (API, tệp) để phù hợp với nhiều quy trình và hạ tầng CNTT khác nhau.

5.5 Lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả

Lưu trữ hóa đơn điện tử qua phần mềm chuyên dụng không chỉ đảm bảo an toàn mà còn đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo quản theo quy định pháp luật. Hệ thống sao lưu dự phòng giúp hạn chế tối đa nguy cơ mất mát dữ liệu hóa đơn quan trọng, bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp khi đối chiếu hoặc kiểm toán.

5.6 Lợi ích tổng thể khi ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn và chi phí

• Cut the cost: Tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ hóa đơn giấy, đồng thời giảm không gian lưu trữ vật lý.
• Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả: Tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn giúp rút ngắn thời gian nhập liệu và kiểm soát, nâng cao năng suất làm việc.
• Tăng cường kiểm soát và minh bạch: Quy trình số hóa giúp quản lý minh bạch hơn, theo dõi chi tiêu và ngân sách theo thời gian thực.
• Giảm rủi ro tuân thủ: Đảm bảo tuân thủ các quy định về hóa đơn và thuế, hạn chế rủi ro mất mát, hỏng hoặc cháy hóa đơn giấy truyền thống.

Nếu bạn đang tìm hiểu kỹ hơn về quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra hoặc muốn triển khai giải pháp tự động hóa trong doanh nghiệp, Bizzi luôn sẵn sàng đồng hành để tối ưu hóa quản lý tài chính và kế toán của bạn.

Conclude

Việc hiểu rõ và tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn đầu vào và đầu ra là yếu tố không thể thiếu để các doanh nghiệp thực hiện hạch toán chính xác, quản lý thuế hiệu quả và tránh được các rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Việc nắm bắt rõ hóa đơn đầu ra là gì và áp dụng đúng nguyên tắc xuất hóa đơn đầu ra giúp doanh nghiệp minh bạch trong hoạt động kinh doanh, đảm bảo các giao dịch được ghi nhận chính xác và hợp pháp. Đây chính là nền tảng giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và duy trì uy tín trên thị trường. Bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ đã đem lại những giải pháp phần mềm tự động hóa tài chính giúp tối ưu việc quản lý hóa đơn đầu vào và đầu ra. 

Bizzi là một trong những đơn vị tiên phong cung cấp các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện việc này một cách nhanh chóng, chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành. Việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp, dựa trên nhu cầu thực tế và cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp, sẽ giúp tối ưu hóa quy trình tài chính, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể.

Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/