Việc theo dõi các khoản thu – chi trong doanh nghiệp giúp sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích. Vì thế, khi sử dụng nguồn tiền của doanh nghiệp để phục vụ cho công việc chung, nhân viên phải trải qua các quy trình phức tạp từ đề nghị tạm ứng cho đến tổng hợp chứng từ và thanh toán tạm ứng. Vậy làm sao để tạo – duyệt chi phí trở nên nhanh chóng và đơn giản hơn?
1. Thực tế về các quy trình phức tạp tạo – duyệt chi phí trong doanh nghiệp
1.1 Advance process:
Step 1: The employee makes a request for an advance to perform the arising company work.
Step 2: Browser signing
After making the Request for Advance, the employee submits it to the head of the department or the manager of the department for approval and signature, then the director reviews and signs for the advance.
Step 3: Payment approval procedure
– Kiểm tra và viết phiếu chi
+ After re-checking the accuracy of the information on the advance request paper, the accountant shall pay and write the advance payment slip according to the company's form.
+ Chief accountant re-checks and signs for approval of advance payment
– Giám đốc duyệt chi sau khi kế toán trưởng ký duyệt và trình duyệt chi
– Chi tiền tạm ứng cho nhân viên
After receiving the payment slip with all signatures of: advance requester, payment accountant, chief accountant and director, the cashier will pay an amount equal to the amount proposed on the advance note to staff.
Step 4: Accounting and document storage
+ Accountants are responsible for making payments to accounting accounts and recording books according to the right subjects.
+ The advance request form and advance payment slip with full contents and signatures of the participants mentioned above shall be kept in the document according to the regulations of the enterprise and the law.
1.2 Process of documents and advance payment:
Then the voucher and advance payment process is equally complicated:
Step 1: Staff gathers all relevant arising documents to make payment request
When completing the assigned work, the staff will gather all related documents to make a payment request to see how much has been spent.
Step 2: The payment accountant checks the reasonableness, validity and legitimacy of invoices and documents
The vouchers are transferred by the staff to the payment accountant to check and review the reasonableness, validity and legitimacy of invoices and vouchers.
VAT invoices must ensure: rationality, validity, legality
Expenditures without invoices must make a list of forms 01/TNDN (according to Circular 78/2014/TT-BTC).
Receipts must have a list of accompanying dishes
Step 3: The chief accountant checks and signs for approval
The payment accountant transfers the advance payment documents to the chief accountant to check and sign the payment request
Step 4: The Director signs for approval
After the chief accountant signs for approval, the payment accountant transfers the documents for the director to sign
Step 5: Based on the fully signed and approved invoices and documents, the payment accountant makes a request for refund
If at the end of the period the amount of advance payment is not exhausted, then:
– Có thể nhân viên hoàn ứng lại số tiền còn thừa (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
– Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp
If at the end of the period, expenses exceeding the advance amount are incurred, then:
– Có thể nhân viên tiếp tục xin tạm ứng vào kỳ sau (nếu vẫn phát sinh tạm ứng với đối tượng này)
– Hoặc có thể chuyển số dư sang kỳ sau để bù trừ tiếp.
2. Bizzi Expense – Số hóa quy trình tạo – duyệt chi phí trong một nốt nhạc
2.1 Generate costs in just 3s
Bizzi supports the process of creating and approving expenses for superiors quickly. You can create expenses directly on the Bizzi Expense app on your phone, attach an electronic invoice or a paper invoice quickly so that your superiors have enough paperwork for approval. Bizzi checks information automatically and stores invoices, you don't need to worry about missing, lost, wrong invoice information
2.2 Browse expenses anytime, anywhere via mobile
Sếp hay kế toán trưởng sẽ dễ dàng phê duyệt tờ trình công tác, hay các khoản thu – chi cho nhân viên mọi lúc mọi nơi thông qua máy tính hay điện thoại. Đồng thời nhờ Bizzi Expense, các cấp quản lý cũng có thể dễ dàng kiểm soát chi phí theo thời gian thực với hệ thống báo cáo realtime, tự động thông báo tiến độ của quá trình phê duyệt.
Since then, Bizzi brings outstanding benefits to businesses in the process of spending management:
– QUẢN LÝ HIỆU QUẢ: Control and manage expenses easily in real time, by department.
– TIẾT KIỆM CHI PHÍ: The costs of human resources and materials will be maximally saved thanks to the implementation entirely on the Bizzi Expense application.
– TỰ ĐỘNG HOÁ: Minimize the time to gather documents and invoices to make payment requests
Register for free use of bill processing software Bizzi FORM SIGN UP
Follow other posts on Fanpage Bizzi