Việc tra cứu hóa đơn đầu vào là một nghiệp vụ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt sau khi áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn mua vào, phục vụ cho việc kê khai thuế và quản lý tài chính nội bộ một cách chính xác và hiệu quả.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hoá đơn đầu vào cũng như giới thiệu các cách tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp.
Tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp là gì?
Trước khi tìm hiểu cách tra cứu hoá đơn đầu vào cần hiểu bản chất khái niệm hóa đơn đầu vào gì. Hiểu đơn giản, hoá đơn đầu vào là loại hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được khi mua hàng hóa hoặc dịch vụ từ các nhà cung cấp.
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) sẽ bao gồm hóa đơn có mã hoặc không mã của cơ quan thuế, được lập bằng phương tiện điện tử.
Tra cứu hóa đơn đầu vào là quá trình kiểm tra thông tin của hóa đơn mà doanh nghiệp nhận được từ nhà cung cấp, nhằm xác minh:
- Tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của hóa đơn.
- Trạng thái hóa đơn: đã được cấp mã hay chưa, đã hủy hay bị điều chỉnh chưa.
- Thông tin hóa đơn: số hóa đơn, ngày, mã số thuế, tên đơn vị bán hàng, giá trị tiền hàng – thuế, v.v.
Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn đầu vào
Sau khi hiểu được hoá đơn đầu vào là gì, thực hiện quá trình tra cứu hoá đơn đầu vào cần lưu ý một số điều quan trọng như sau:
| Note | Giải thích |
| Kiểm tra mã số thuế | Đảm bảo MST người bán tồn tại, hoạt động hợp pháp. |
| Hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế | Với hóa đơn điện tử có mã, bắt buộc phải có mã xác thực. |
| Thông tin hóa đơn khớp với giao dịch thực tế | Kiểm tra tên hàng hóa, số tiền, ngày lập, đơn vị cung cấp. |
| Không tra cứu được = cảnh báo rủi ro | Hóa đơn không hợp lệ, có thể bị loại khi quyết toán thuế. |
| Lưu trữ đầy đủ hóa đơn và chứng từ đi kèm | Để phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế, đối chiếu công nợ. |
| Không kê khai hóa đơn chưa xác thực | Tránh bị xuất toán thuế GTGT khấu trừ. |
Các phương pháp tra cứu hoá đơn đầu vào phổ biến
Có nhiều cách để tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào, trong đó phổ biến nhất là tra cứu trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế và qua các phần mềm hóa đơn điện tử chuyên dụng.
Tra cứu trên Cổng thông tin Hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế
Tra cứu thông tin một hóa đơn cụ thể (không cần đăng nhập): Phương pháp này giúp kiểm tra nhanh tính tồn tại và trạng thái của một hóa đơn xác định.
- Step 1: Truy cập đường dẫn tra cứu hóa đơn điện tử online của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Step 2: Điền đầy đủ thông tin tra cứu theo hướng dẫn, các trường có dấu * đỏ là bắt buộc. Thông tin bao gồm:
– MST người bán: Nhập mã số thuế của bên bán xuất hóa đơn.
– Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn cần tra cứu (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng).
– Ký hiệu hóa đơn: Nhập ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự (không bao gồm ký hiệu loại hóa đơn ban đầu).
– Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần tra cứu.
– Tổng tiền thanh toán: Nhập tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số (là trường bắt buộc, trừ hóa đơn điều chỉnh).
– Mã Capcha: Nhập chính xác mã bảo mật hiển thị trên màn hình (chữ in hoa hoặc in thường đều được).
– Tổng tiền thuế (tùy chọn): Có thể nhập tổng tiền thuế GTGT nếu có trên hóa đơn, hoặc bỏ qua.
- Step 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin, ấn vào nút “Tìm kiếm”sẽ hiển thị kết quả tra cứu:
– Nếu kết quả hiển thị “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp… Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn”, hóa đơn cần tra cứu đã hợp lệ và được cấp mã.
– Nếu kết quả hiển thị “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp…”, bạn cần kiểm tra lại thông tin đã nhập hoặc liên hệ với bên bán. Cần lưu ý kiểm tra cả trạng thái hóa đơn (có bị xóa/hủy, thay thế, điều chỉnh không).
Tra cứu danh sách hóa đơn đầu vào theo kỳ (cần đăng nhập): Phương pháp này giúp doanh nghiệp xem được danh sách các hóa đơn mua vào đã được hệ thống của Tổng cục Thuế ghi nhận trong một khoảng thời gian nhất định.
- Step 1: Truy cập website https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ và tiến hành Đăng nhập theo thông tin tài khoản đã được cơ quan thuế cấp khi đăng ký phát hành hóa đơn điện tử.
- Step 2: Tại menu “Tra cứu”, chọn “Tra cứu hóa đơn”.
- Step 3: Tại màn hình tra cứu, chọn Tab “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”.
- Step 4: Nhập các điều kiện tra cứu theo mục đích của bạn:
– MST người bán: Nhập MST của nhà cung cấp cụ thể nếu chỉ muốn tra cứu hóa đơn từ đơn vị đó. Bỏ trống nếu muốn tra cứu tất cả hóa đơn đầu vào.
– Trạng thái hóa đơn: Có thể chọn “Tất cả” hoặc các trạng thái cụ thể như Hóa đơn mới, Hóa đơn thay thế/bị thay thế, Hóa đơn điều chỉnh/bị điều chỉnh, Hóa đơn hủy.
– Kết quả kiểm tra: Quan trọng: Để tra cứu đầy đủ hóa đơn đầu vào (bao gồm cả hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế), bạn cần tra cứu lần lượt cho từng giá trị trong trường này:
“Hóa đơn đã cấp mã”: Để tra cứu HĐĐT có mã.
“Tổng cục thuế đã nhận không mã”: Để tra cứu HĐĐT không mã (thường áp dụng cho các ngành đặc thù như điện lực, xăng dầu, ngân hàng…).
“Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”: Để tra cứu hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối với CQT.
– Ngày lập hóa đơn: Chọn khoảng thời gian cần tra cứu. Hệ thống chỉ cho phép chọn trong khoảng thời gian tối đa là 31 ngày. Nếu cần tra cứu nhiều tháng, bạn phải thực hiện nhiều lần.
– Có thể chọn thêm Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn nếu muốn.
- Step 5: Bấm vào “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị kết quả. Xem kết quả: Kết quả hiển thị trong các Tab “Hóa đơn điện tử” và “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”. Bạn có thể xem chi tiết nội dung hóa đơn bằng cách chọn hóa đơn và bấm “Xem hóa đơn”.
Kết xuất dữ liệu: Bạn có thể tải danh sách hóa đơn về máy dưới dạng file Excel (“Xuất hóa đơn”) hoặc tải từng hóa đơn dưới dạng file XML (“Xuất xml”) để phục vụ cho việc lưu trữ và đối chiếu nội bộ. File Excel “Danh Sách Hóa Đơn” kết xuất từ hệ thống giúp tổng hợp dữ liệu để kê khai thuế nhanh chóng.
Tra cứu hóa đơn đầu vào với Bizzi
Bizzi là giải pháp quản lý hoá đơn điện tử tích hợp máy bán hàng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Hệ thống Bizzi hỗ trợ người dùng tự động điền thông tin hóa đơn và kết xuất với nhiều định dạng. Người dùng linh hoạt và thuận tiện trong việc sử dụng, chia sẻ thông tin hóa đơn.
With Bizzi, you can check the validity of electronic invoices using the *.xml file of any electronic invoice provider. The steps to look up electronic invoices on Bizzi's website are specified as follows:
- Bước 1: Truy cập trang và Tải thông tin hóa đơn điện tử lên hệ thống e-invoice Bizzi (file có đuôi *.xml để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn.
Bizzi, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml
After receiving the invoice information, Bizzi will automatically process it, including reading the invoice, checking the invoice information with the General Department of Taxation, checking the seller information and other related information. The processing time of an electronic invoice will take from 10 to 30 seconds instead of 5 to 10 minutes for manual processing.
After processing Bizzi will notify the user of the invoice status: Processed, Duplicate Invoice, Error Invoice (Không tải được hoá đơn XML, file XML không hợp lệ, không có thông tin tra cứu,…)
- Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn.
Processed invoices will be automatically pushed to the Purchase Invoice menu. Users can view invoice details by clicking on the invoice number.
– Thông tin chi tiết hoá đơn:
Ngoài việc kiểm tra thông tin hóa đơn, người dùng cũng có thể dán nhãn và đính kèm các thông tin khác như hợp đồng, chứng từ, ghi chú… cho hóa đơn này.
Bạn có thể đính kèm các thông tin khác như hợp đồng, chứng từ, ghi chú… cho hóa đơn
- Step 3: The system returns the invoice check result:
| Invoice check results | Check with the General Department of Taxation system |
| Is the buyer information correct? Mã số thuế người mua, Địa chỉ người, Buyer Name
Correct seller information: Địa chỉ người bán, Seller name Is the electronic signature valid? |
Is the seller active?
Người bán có nằm trong đối tượng rủi ro về thuế hay không Has the invoice been announced for release? |
Step 4: Export data.
Invoice information is rendered in popular formats on the market such as MISA, FAST, SmartPro. To export this data file, click the button in the upper right corner of the screen in the Purchase Invoice Menu, then select the format according to your needs.
Tùy chọn được định dạng xuất dữ liệu hóa đơn điện tử trên Bizzi
Tầm quan trọng của tra cứu hoá đơn đầu vào quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Việc tra cứu và kiểm soát hóa đơn đầu vào không chỉ là yêu cầu tuân thủ thuế mà còn là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính hiệu quả, đặc biệt là quản lý chi phí.
Đảm bảo tính hợp lệ để hạch toán chi phí và kê khai thuế: Chỉ những hóa đơn đầu vào hợp lệ mới được sử dụng để tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tra cứu xác nhận hóa đơn đã được cấp mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc đã được Tổng cục Thuế nhận (đối với hóa đơn không mã), đảm bảo cơ sở pháp lý cho các khoản chi phí của doanh nghiệp.
Phát hiện và xử lý sai sót kịp thời: Thông qua tra cứu, doanh nghiệp có thể phát hiện các hóa đơn bị sai thông tin, bị hủy, bị thay thế hoặc điều chỉnh. Việc này giúp xử lý kịp thời với nhà cung cấp (lập biên bản hủy/điều chỉnh/thay thế hóa đơn) để đảm bảo dữ liệu chính xác cho mục đích kế toán và thuế.
Hỗ trợ đối chiếu dữ liệu và rà soát bất thường: Kết xuất danh sách hóa đơn đầu vào từ hệ thống Tổng cục Thuế cho phép doanh nghiệp đối chiếu với sổ sách kế toán nội bộ, các báo cáo chi phí và tờ khai thuế GTGT. Quá trình này giúp rà soát các hóa đơn đáng ngờ (ví dụ: hóa đơn mua vào nhưng thực tế không phát sinh giao dịch, hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro về thuế).
Nền tảng cho Tự động hóa Tài chính: Trong các hệ thống quản lý chi phí (Expense Management) hoặc tự động hóa khoản phải trả (Accounts Payable Automation) như Bizzi.vn, dữ liệu từ hóa đơn đầu vào là đầu vào quan trọng. Việc tra cứu và xác minh hóa đơn thủ công hoặc tự động (nếu hệ thống hỗ trợ tích hợp và tra cứu) giúp quy trình xử lý hóa đơn, đối chiếu đơn đặt hàng (PO Matching), và phê duyệt thanh toán diễn ra chính xác và hiệu quả hơn. Tự động hóa quy trình này giúp giảm thiểu nhập liệu thủ công, sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể cho bộ phận kế toán.
Ảnh hưởng của việc sai sót trong việc tra cứu hoá đơn đầu vào là gì?
Sai sót trong quá trình xử lý hoá đơn đầu vào có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp cả về tài chính, pháp lý lẫn uy tín. Dưới đây là các ảnh hưởng cụ thể:
Không được khấu trừ thuế GTGT
- Hóa đơn sai sót thông tin, không hợp lệ, không xác thực được với cơ quan thuế → không được khấu trừ thuế đầu vào.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thuế phải nộp, làm tăng chi phí vận hành.
Rủi ro pháp lý, bị xử phạt
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, không chính xác → doanh nghiệp có thể bị: Xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, Bị truy thu thuế, tiền phạt và tiền lãi chậm nộp.
- Trường hợp nghiêm trọng → có thể bị quy trách nhiệm hình sự do sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn khống.
Sai lệch báo cáo tài chính – Kê khai thuế không chính xác
- Nhập sai giá trị hóa đơn → ảnh hưởng đến: Báo cáo chi phí, lãi/lỗ; Kê khai thuế GTGT, thuế TNDN.
- Dễ dẫn đến việc bị loại chi phí, điều chỉnh tăng thuế phải nộp.
Khó khăn khi kiểm toán, thanh tra
- Hóa đơn đầu vào thiếu, sai hoặc không được lưu trữ đúng quy định → gặp khó khăn khi: Kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hay thanh tra thuế từ cơ quan chức năng.
- Gây chậm tiến độ và ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tốn thời gian và nhân lực xử lý lại
- Mất thời gian liên hệ lại nhà cung cấp để điều chỉnh hóa đơn.
- Lập biên bản điều chỉnh/hủy và cập nhật lại hệ thống kế toán – quản trị.
Gây gián đoạn quy trình thanh toán, ảnh hưởng dòng tiền và hiệu suất công việc.
Ưu điểm nổi bật của Bizzi trong quản lý và tra cứu hóa đơn đầu vào của doanh nghiệp
Để hạn chế việc sai sót và giả mạo trong khâu tra cứu hoá đơn đầu vào, doanh nghiệp nên cân nhắc việc ứng dụng phần mềm xử lý hóa đơn thông minh như Bizzi bởi các ưu điểm như:
- Tự động kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (mã số thuế, xác thực, trạng thái).
- Gắn hóa đơn với giao dịch, phòng ban, chi phí cụ thể
- Cảnh báo hóa đơn sai, trùng, bất thường.
- Lưu trữ khoa học, truy xuất nhanh phục vụ kiểm tra.
Không chỉ tiết kiệm thời gian nhờ giảm thiểu thủ tục hành chính, Bizzi còn giúp bộ phận tài chính nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí nhờ hệ thống giải pháp tự động – thông minh:
Chống giả mạo hóa đơn – Đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối
- Ứng dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp và kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế.
- Mỗi hóa đơn được xác thực bằng mã số duy nhất, giúp phát hiện và ngăn chặn hóa đơn giả, hóa đơn bị chỉnh sửa trái phép.
- Hệ thống cảnh báo khi phát hiện hóa đơn trùng, hóa đơn chưa có mã xác thực – giảm rủi ro pháp lý trong kê khai thuế.
Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định
- Tương thích với Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC và các quy định mới nhất của Bộ Tài chính.
- Hỗ trợ:Phát hành, điều chỉnh, thay thế, hủy hóa đơn điện tử, Tạo hóa đơn chuyển đổi, bản in tra cứu, Quản lý hóa đơn đầu ra, đầu vào, công nợ liên quan đến hóa đơn.
- Đáp ứng cả mô hình doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ với nhu cầu nghiệp vụ khác nhau.
Tích hợp linh hoạt với hệ thống quản trị và phần mềm bán hàng
- Tương thích đa nền tảng, dễ dàng tích hợp với: Phần mềm kế toán (MISA, Fast, Bravo…), Hệ thống ERP (SAP, Odoo, Oracle…), Phần mềm POS – bán hàng, CRM, hệ thống nội bộ của doanh nghiệp.
- Giúp đồng bộ dữ liệu tự động, giảm thao tác nhập tay, tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót
Conclude
Thông qua những thông tin mà Bizzi đã cung cấp trên đây, bạn đã thu thập được những kiến thức liên quan đến hóa đơn đầu vào là gì và cách tra cứu hoá đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả. Hóa đơn đầu vào là chứng từ pháp lý – kế toán – thuế, giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các khoản chi phí, hợp pháp hóa các giao dịch kinh doanh, và tối ưu nghĩa vụ thuế nếu sử dụng đúng quy định.
Có thể nói, tra cứu hoá đơn đầu vào của doanh nghiệp là bước đầu tiên giúp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán, giảm rủi ro khi thanh tra và nâng cao quản lý nội bộ. Đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp Việt quản lý hoá đơn tự động hiệu quả và nhận các giải thưởng uy tín, Bizzi tự hào mang đến bộ giải pháp toàn diện để giải quyết bài toán về hóa đơn giả mạo.
Đừng bỏ qua cơ hội nhận tư vấn miễn phí Hóa đơn điện tử Bizzi Invoice tại đây:
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
