Lập hóa đơn tự động, hoặc tự động hóa hóa đơn, đang trở nên phổ biến khi các doanh nghiệp tìm cách giải phóng tài khoản nhân viên phải thu để đáp ứng những thách thức của thế giới hậu coronavirus.
Tự động hóa tiếp cận mọi bộ phận của một doanh nghiệp hiện đại. Đó là một lợi ích cố hữu của các quy trình kỹ thuật số ngày càng được thấy ở khắp các doanh nghiệp ngày nay.
Bất kỳ quy trình điện tử lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc nào cũng được định vị tốt để tự động hóa. Khi lập hóa đơn ngày càng được thay thế bởi lập hóa đơn điện tử, điều này mở ra cơ hội cho việc lập hóa đơn tự động. Ngay cả trong trường hợp hóa đơn vẫn được in và gửi qua đường bưu điện, vẫn có thể tự động hóa hóa đơn – thông qua việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến một trung tâm in tại địa phương, nơi hóa đơn của bạn sau đó được in và đăng. Đối với các hóa đơn cần được gửi qua đường bưu điện quốc tế, việc in và gửi từ một trung tâm ở cùng quốc gia với người nhận sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Với việc Forrester dự đoán rằng các doanh nghiệp có thể cắt giảm tới 90% chi phí hoạt động thông qua tự động hóa, có một trường hợp hấp dẫn để tìm hiểu thêm.
Tự động hóa hóa đơn có thay thế nhân viên phải thu tài khoản của tôi không?
Nói một cách đơn giản, không. Lập hóa đơn tự động sẽ cho phép nhân viên của bạn hoạt động hiệu quả hơn, tập trung vào nơi họ mang lại giá trị cao nhất. Việc lập hóa đơn, không có tự động hóa, theo truyền thống yêu cầu hàng giờ lập hóa đơn lặp đi lặp lại mỗi ngày. Trong khi tự động hóa sẽ tiết kiệm thời gian lãng phí đó, có những yếu tố bổ sung cần xem xét. Các trường hợp ngoại lệ xảy ra, người mua sẽ trì hoãn ngoài thời hạn và đôi khi sự đụng chạm của con người có thể giúp giải quyết vấn đề một cách lâu dài và mang lại tiền mặt.
Tự động hóa mang lại lợi ích cho phần lớn các yêu cầu lập hóa đơn của bạn. Khi bạn giải phóng nhân viên kiểm soát tín dụng của mình, họ có thể mang lại giá trị cho quy trình lập hóa đơn thông thường thông qua việc xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Giống như hầu hết các quy trình kinh doanh, có thể nói rằng 80% giá trị chỉ đến từ 20% công việc. Nhìn vào số liệu của Atradius, chúng ta có thể thấy rằng trung bình 29,9% hóa đơn được thanh toán muộn ở Tây Âu. Sau đó, thời gian được giải phóng bằng cách tự động hóa có thể được tập trung để cải thiện dòng tiền.
Làm thế nào tôi có thể tiết kiệm thời gian thông qua việc lập hóa đơn tự động?
Việc tự động hóa lập hóa đơn cho thấy nhiều cách để tiết kiệm thời gian cho các khoản phải thu. Dưới đây là các lĩnh vực chính:
Những khía cạnh này của tự động hóa lập hóa đơn thay thế các quy trình thủ công lặp đi lặp lại với độ chính xác và hiệu quả. Các quy trình tự động này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cung cấp thông tin chi tiết rõ ràng về trạng thái, có thể được theo dõi và xử lý để đảm bảo giảm thiểu sự chậm trễ trong thanh toán.
Làm cách nào để tôi tự động hóa việc lập hóa đơn?
Thoạt nhìn, việc tự động hóa các phương pháp lập hóa đơn của bạn có vẻ khó khăn. Tuy nhiên, làm việc với một nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài có thể hợp lý hóa quy trình và cung cấp tự động hóa nhanh hơn nhiều so với xử lý nội bộ.
Bước đầu tiên là xác định đầy đủ các mẫu và yêu cầu phân phối của bạn, sau đó ánh xạ chúng trở lại các nguồn dữ liệu tương ứng. Hầu hết thông tin có thể đến trực tiếp từ (các) hệ thống ERP của bạn nhưng có thể yêu cầu hợp nhất với các hệ thống khác. Hệ thống ERP thường có thể tạo ra một số đầu ra hóa đơn nhưng thiếu chiều sâu của tự động hóa dựa trên quy tắc có thể có với một giải pháp lập hóa đơn điện tử chính thức.
Gia công quy trình này cho một nhà cung cấp dịch vụ được quản lý có nghĩa là bạn vẫn nắm quyền kiểm soát việc đặt ra các mục tiêu, yêu cầu và chỉ số hiệu suất, trong khi nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài của bạn có trách nhiệm tuân thủ và chứng minh nhiều điều đó.
Bằng cách ủy quyền trách nhiệm quản lý lập hóa đơn của mình, bạn đang cho phép người khác quản lý các chi tiết. Gia công phần mềm cho phép bạn khai thác kiến thức, kinh nghiệm và khả năng có thể cung cấp tốt nhất việc lập hóa đơn thành công cho dòng tiền linh hoạt.
