Tự động hóa tiếp cận mọi bộ phận của một doanh nghiệp hiện đại. Đó là một lợi ích cố hữu của các quy trình kỹ thuật số ngày càng được thấy ở khắp các doanh nghiệp ngày nay.
Bất kỳ quy trình điện tử lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc nào cũng được định vị tốt để tự động hóa. Khi lập hóa đơn ngày càng được thay thế bởi lập hóa đơn điện tử, điều này mở ra cơ hội cho việc lập hóa đơn tự động. Ngay cả trong trường hợp hóa đơn vẫn được in và gửi qua đường bưu điện, vẫn có thể tự động hóa hóa đơn – thông qua việc gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến một trung tâm in tại địa phương, nơi hóa đơn của bạn sau đó được in và đăng. Đối với các hóa đơn cần được gửi qua đường bưu điện quốc tế, việc in và gửi từ một trung tâm ở cùng quốc gia với người nhận sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí.
Với việc Forrester dự đoán rằng các doanh nghiệp có thể cắt giảm tới 90% chi phí hoạt động thông qua tự động hóa, có một trường hợp hấp dẫn để tìm hiểu thêm.
Tự động hóa hóa đơn có thay thế nhân viên phải thu tài khoản của tôi không?
Nói một cách đơn giản, không. Lập hóa đơn tự động sẽ cho phép nhân viên của bạn hoạt động hiệu quả hơn, tập trung vào nơi họ mang lại giá trị cao nhất. Việc lập hóa đơn, không có tự động hóa, theo truyền thống yêu cầu hàng giờ lập hóa đơn lặp đi lặp lại mỗi ngày. Trong khi tự động hóa sẽ tiết kiệm thời gian lãng phí đó, có những yếu tố bổ sung cần xem xét. Các trường hợp ngoại lệ xảy ra, người mua sẽ trì hoãn ngoài thời hạn và đôi khi sự đụng chạm của con người có thể giúp giải quyết vấn đề một cách lâu dài và mang lại tiền mặt.
Tự động hóa mang lại lợi ích cho phần lớn các yêu cầu lập hóa đơn của bạn. Khi bạn giải phóng nhân viên kiểm soát tín dụng của mình, họ có thể mang lại giá trị cho quy trình lập hóa đơn thông thường thông qua việc xử lý các trường hợp ngoại lệ.
Giống như hầu hết các quy trình kinh doanh, có thể nói rằng 80% giá trị chỉ đến từ 20% công việc. Nhìn vào số liệu của Atradius, chúng ta có thể thấy rằng trung bình 29,9% hóa đơn được thanh toán muộn ở Tây Âu. Sau đó, thời gian được giải phóng bằng cách tự động hóa có thể được tập trung để cải thiện dòng tiền.