fbpx

Những lỗi/rủi ro thường gặp của hóa đơn điện tử kế toán nên lưu ý

Quản lý hóa đơn đối với các doanh nghiệp có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc góp phần nâng cao hiệu quả của quản trị tài chính. Với kinh nghiệm xử lý hơn 1 triệu hóa đơn cho hơn 500 doanh nghiệp trong nhiều ngành nghề khác nhau, Bizzi đã thống kê những lỗi và rủi ro thường gặp trong việc quản lý hóa đơn, đặc biệt là vấn đề xác định tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn điện tử.

  • Thách thức hàng đầu trong việc quản lý hóa đơn:

Quản lý tốt hóa đơn, chứng từ thể hiện quy trình chặt chẽ của Doanh nghiệp, tránh lãng phí, thất thoát và tránh được các trường hợp bị các vi phạm hành chính về thuế. Và ngược lại, nếu hóa đơn chưa được quản lý tốt và chặt chẽ sẽ dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn không lường trước được. Dưới đây là những thách thức hàng đầu trong việc quản lý hóa đơn:

  • Nhập liệu thủ công và các quy trình chưa được hiệu quả.
  • Tỷ lệ số lượng hóa đơn giấy còn cao.
  • Làm mất hoặc thất lạc hóa đơn.
  • Khó khăn trong việc xác định tính hợp lệ của hóa đơn.

Giả sử như việc vận hành quy trình thủ công là hiệu quả, đáp ứng 100% nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp, thì việc kiểm tra tính hợp lệ/hợp pháp của hóa đơn lại đem đến một bài toán nan giải cho doanh nghiệp đó.

Hóa đơn điện tử được sinh ra với mục đích chống lại hóa đơn giả, giảm bớt chi phí in ấn - vận chuyển, nhưng thông tin gần đây cho thấy hóa đơn điện tử cũng có thể bị làm giả khiến nhiều doanh nghiệp lo lắng. Hiện nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn... thì mới được coi là hóa đơn điện tử.

Theo luật hiện hành, hóa đơn điện tử được xem là hợp lệ khi thỏa mãn các điều kiện sau: Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5, Điều 4 và các Điều 6, 7, 8 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Đó là các quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, quy định về nội dung trong hóa đơn cũng như thời điểm lập hóa đơn; hóa đơn điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.

Doanh nghiệp kiểm tra hóa đơn đã được đăng ký phát hành chưa trên trang thông tin của Tổng cục thuế, khi kết quả tra cứu chỉ có thông tin trong trường “Thông tin người bán hàng hoá dịch vụ”; phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có thì hoá đơn bạn đang tra cứu là không hợp pháp.

Hơn hết, doanh nghiệp cần nhận thức được rằng, một hóa đơn điện tử đã đăng ký phát hành chỉ mới là điều kiện cần, điều kiện đủ là hóa đơn phải còn giữ được tính nguyên vẹn của nó (nội dung của hóa đơn không bị tác động thay đổi). Vì có không ít các tình huống hóa đơn bị tác động thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền,... mà các thông tin này đều không được thể hiện trên trang tra của Tổng cục thuế. Tóm lại, với doanh nghiệp là bên mua hàng cần lưu ý các trường thông tin của một hóa đơn điện tử như sau: 

  • Đúng thông tin bên mua, bên bán (Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế)
  • Đúng số tiền trước thuế, thuế và sau thuế.
  • Hóa đơn đã được đăng ký phát hành trên tổng cục thuế
  • Chứng thư số và chữ ký số hợp lệ.
  • Nội dung hóa đơn còn nguyên vẹn, không bị tác động thay đổi.

Như chia sẻ ở đoạn giới thiệu đầu, dưới đây là tổng hợp những lỗi thường gặp nhất mà kế toán nên biết, tất cả lỗi này làm cho doanh nghiệp chịu nhiều rủi ro, dẫn đến việc không được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

STT Tỷ lệ lỗi gặp phải Top các lỗi thường gặp hàng đầu Mức xử phạt
1 50% Sai thông tin bên mua Hóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
2 25% Chữ ký số không hợp lệ Hóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
3  14% Nội dung hóa đơn không còn nguyên vẹn Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 
4 7% Chứng thư số không hợp lệ/quá hạn Hóa đơn không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.
5 4% Hóa đơn chưa được đăng ký phát hành Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng 
6 1% Bên bán có rủi ro cao về thuế Bên mua chịu rủi ro về Hóa đơn mua vào không hợp lệ, bị loại khỏi chi phí.

Nếu một nghiệp vụ mua hàng không có đủ hóa đơn, chứng từ; nội dung hóa đơn, chứng từ không phù hợp, các thông tin liên quan không khớp nhau, thiếu tính logic, chặt chẽ và đặc biệt là sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì cơ quan thuế có quyền xuất toán các chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng trên. Khi đó, Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, và tiền phạt chậm nộp thuế tính từ kỳ phát sinh chi phí đến ngày cơ quan thuế phát hiện theo lãi suất 0,03%/ngày. Trường hợp Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bất hợp pháp thì bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần so với giá trị ghi trên tờ hóa đơn.

  • Giải pháp:

Ngày nay cách mạng công nghiệp 4.0 chuyển hóa tất cả số liệu sang dữ liệu điện tử và tự động hóa quy trình kế toán. Công nghệ tự động hóa cung cấp các giải pháp thay thế cho email, phê duyệt qua điện thoại, face-to-face. Công nghệ cung cấp các công cụ giao tiếp, rút ngắn quy trình phê duyệt, tăng khả năng hiển thị đầy đủ về các trạng thái hóa đơn và nhà cung cấp. Thực tế cho thấy rằng thời gian phê duyệt giảm từ mức trung bình là 45 ngày không có tự động hóa, đến mức trung bình là 5 ngày với việc sử dụng ít giấy và giải pháp quản lý hóa đơn tự động.

Cuối năm 2019, Bizzi ra đời và là đơn vị tiên phong thực hiện giải quyết các bài toán mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Bằng cách ứng dụng công nghệ tự động hóa, Bizzi cung cấp một nền tảng tương tác để tập trung cuộc trò chuyện xung quanh hóa đơn, giúp kiểm tra xác thực hóa đơn có thể hiện đầy đủ thông tin và có hợp lệ hay không, điều này giúp cho Doanh nghiệp tăng tốc thời gian phê duyệt và thanh toán.

Lợi ích của giải pháp xử lý hóa đơn tự động của Bizzi: 

Tăng năng suất, giảm chi phí vận hành:

  • Không phải lấy/tải hóa đơn điện tử thủ công. Tự động tải hóa đơn từ email. 
  • Số hóa hóa đơn giấy. Lưu trữ hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử tại một nơi.
  • Không phải mất thời gian kiểm tra hóa đơn. Kiểm tra hơn 20 tiêu chí của hóa đơn đảm bảo hợp lệ, hợp pháp. 
  • Không mất thời gian lưu trữ và nhập liệu.

 

Giảm rủi ro về phạt hành chính thuế liên quan đến hóa đơn

  • Tự động kiểm tra với cơ sở dữ liệu của Thuế (bên bán còn hoạt động không, hóa đơn đã đăng ký phát hành chưa). 
  • Tự động kiểm tra Chữ ký điện tử, Chứng thư số có hợp lệ không. 
  • Lưu trữ khoa học, dễ dàng tìm kiếm sau nhiều năm. 
  • Bảo mật chuẩn ngân hàng.

Kiểm tra hóa đơn và nắm bắt các lỗi thường gặp trong việc sử dụng để hạch toán chi phí và quyết toán thuế… là điều quan trọng và cần thiết để tránh xảy ra sai sót và không bị mất tiền phạt oan uổng. Mọi thứ sẽ được giải quyết khi các doanh nghiệp áp dụng hệ thống xử lý hóa đơn tự động.

Trên đây là những rủi ro và các giải pháp đề xuất giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp từ những tình huống thực tế mà Bizzi đã gặp phải. Vậy, bạn đã sẵn sàng cho việc áp dụng công nghệ Bizzi cho Doanh nghiệp của bạn chưa?





Leave a Reply

ĐĂNG KÍ SỬ DỤNG BIZZI MIỄN PHÍ

Days
Hours
Minutes
Seconds

Tham gia buổi tư vấn Online cùng Bizzi ngay!