fbpx

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) trong kế toán

Tương lai của tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) đang ngày càng tươi sáng hơn, khi các phần mềm rô bốt ngày càng trở nên phổ biến hơn trong đa ngành. Hãy cùng xem xét các tác động và những ứng dụng của tự động hóa quy trình bằng rô bốt trong kế toán, phần mềm được mọi người kỳ vọng sẽ làm nên một cuộc cách mạng hóa cho ngành này.

Tương lai của tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) đang ngày càng tươi sáng hơn, khi các phần mềm robot ngày càng trở nên phổ biến hơn trong đa ngành. Khảo sát RPA toàn cầu của Deloitte ước tính khoảng 5 năm trước mọi lĩnh vực trên toàn cầu đều được ứng dụng tự động hoá bằng robot.

Theo đó, hôm nay chúng ta sẽ xem xét các tác động và những ứng dụng của tự động hóa quy trình bằng robot trong kế toán, phần mềm được mọi người kỳ vọng sẽ làm nên một cuộc cách mạng hóa cho ngành này.

Một báo cáo của McKinsey ước tính tiềm năng tự động hóa toàn cầu đối với lĩnh vực tài chính và kế toán là 43%. Bên cạnh đó, UiPath chỉ định tỷ lệ tự động hóa là 80% cho các quy trình phổ biến như tài khoản phải thu hoặc tài khoản phải trả.

Hãy cùng xem xét kỹ hơn một số trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình robot trong thực tế và tìm hiểu một số bước chiến lược hướng tới việc tận dụng RPA trong kế toán.

Các trường hợp sử dụng tự động hóa quy trình robot (RPA) trong kế toán

1. Các khoản phải trả (AP)

Chúng tôi đã nói rằng những nhiệm vụ như vậy dường như giữ vị trí dẫn đầu khi nói đến việc tận dụng RPA trong kế toán. Robot phần mềm có thể chuyển thông tin hóa đơn đến (như số hóa đơn, dữ liệu nhận được hoặc số tiền) từ các tệp PDF sang các ứng dụng web SAP và bảng tính nội bộ. Do đó, họ có thể đặt bản sao PDF trên máy chủ nội bộ. Đây là một việc rất hữu ích cần làm để đảm bảo tuân thủ quy định và có thể giảm tới 60% thời gian chu kỳ xử lý hóa đơn của nhà cung cấp.

2. Các khoản phải thu (AR)

Bots có thể xử lý dễ dàng hơn (tức là nhanh hơn và chính xác hơn) việc duy trì các tệp chính của khách hàng và phê duyệt tín dụng. Điều tương tự cũng xảy ra đối với việc xử lý đơn đặt hàng và thu tiền. Các thông báo muộn có thể được gửi qua email nhanh hơn, do đó giảm thiểu rắc rối thường xảy ra với các thông báo vào phút cuối.

3. Chức năng điều khiển

Robot có thể tự động đối chiếu nguồn cấp dữ liệu hóa đơn kỳ hiện tại với kỳ trước, bất cứ khi nào bộ điều khiển mở tệp dữ liệu. Điều này làm giảm đáng kể thời gian xử lý cần thiết để so sánh dữ liệu giữa các thời kỳ khác nhau. Dữ liệu không thể được xử lý dễ dàng, tức là dữ liệu vượt trội so với điều chỉnh tự động, là những trường hợp ngoại lệ và những dữ liệu đó được giao cho nhân viên kế toán xử lý. Kết quả nhanh hơn nhiều và nhân viên chỉ cần xử lý khi dữ liệu "có sự thay đổi".

4. Phân bổ chi phí

Tự động hóa dễ dàng kết hợp dữ liệu từ các nguồn khác nhau (như email, bảng tính Excel, tài liệu Google, v.v.) thành một tệp chính, sau đó có thể được tải trực tiếp lên chương trình Quản lý dữ liệu và Lập kế hoạch Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP). Điều này có thể được thực hiện bởi phần mềm trong thời gian ngắn, tức là dưới một phút.

5. Đóng và báo cáo tài chính

Đây là một mẫu mực của quá trình xử lý liên bộ phận, đa hệ thống. Chúng tôi tin rằng không quá lời khi nói rằng việc đăng tải dữ liệu nhập thuế từ nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau là một công việc nhàm chán và gây đau đầu. Đó là lý do tại sao cần có một robot phần mềm để giảm thiểu và đơn giản hoá nó. Hơn nữa, khả năng chống lỗi của nó cũng làm tăng thêm giá trị cho quy trình.

6. Đối chiếu kế toán

Dữ liệu kế toán yêu cầu đối chiếu số dư tài khoản phụ được lấy từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như trang tính Excel hoặc hóa đơn của khách hàng. Kế toán có thể tự động hóa quy trình và tải xuống dữ liệu ở định dạng mong muốn. Sau đó, xác thực dữ liệu và tìm kiếm ngoại lệ có thể được thực hiện nhanh hơn nhiều. Trường hợp này xảy ra là do các bút toán số dư được tạo và được sử dụng một cách hợp lý để xử lý các sai lệch hóa đơn.

7. Đối chiếu giao hàng

Các đơn đặt hàng phải được xác nhận đối với các lô hàng, điều này yêu cầu các phiếu giao hàng phải được đối chiếu với đơn đặt hàng. Robot có thể giúp bạn kiểm tra và phê duyệt tất cả các lệnh hoặc dữ liệu khớp nhau. Nó sẽ chỉ thông báo cho bạn khi gặp một trường hợp ngoại lệ.

8. So sánh giá của nhà cung cấp

Trong số các hoạt động ứng trước tiền mặt, kế toán phải lập các báo giá của khách hàng. Họ phải cẩn thận xem qua từng hạng mục và so sánh danh sách giá của các nhà cung cấp. Robot có thể giảm bớt đáng kể gánh nặng bằng cách cung cấp các so sánh chính xác trong thời gian ngắn.

9. Hoạt động tài chính kế toán

Việc xem xét định giá, cũng như xử lý chiết khấu, có thể được tự động hóa dựa trên việc xem xét các hợp đồng của khách hàng và bảng giá đã được phê duyệt trước. Sau khi xử lý dữ liệu chi tiết về doanh số hàng tháng, hoa hồng có thể được tính toán chính xác. Cuối cùng, kết quả có thể được thu thập trong các tệp và gửi qua email cho những người nhận được yêu cầu để được phê duyệt.

10. Báo cáo theo quy định

Robot phần mềm là ứng cử viên sáng giá để xử lý công việc nặng nhọc là thu thập và làm sạch dữ liệu, sau đó tự động tạo các báo cáo quy định. Hơn nữa, khi nói đến báo cáo cuối năm phức tạp, RPA có thể hợp lý hóa quy trình bằng cách điền trước bảng tính.

Kết luận

Danh sách trên minh họa một số quy trình kế toán, nếu được chuyển cho robot, có thể giúp các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đồng thời giảm chi phí hoạt động. Các trường hợp sử dụng RPA trong kế toán phác thảo một hồ sơ trợ lý hứa hẹn sẽ dẫn đến việc đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.

Tuy nhiên, chúng tôi muốn xác định việc sử dụng tự động hóa quy trình bằng robot minh họa một cách tiếp cận nhân văn, lấy con người làm trung tâm để kinh doanh, nơi con người thực sự quan trọng. Vai trò của nhân viên là con người vẫn quan trọng trong kế toán. Với sự trợ giúp của rô bốt phần mềm, họ sẽ có thêm thời gian tập trung vào việc ra đưa ra những quyết định phức tạp và cần chính với khách hàng.




Leave a Reply