Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, vai trò của Giám đốc Tài chính (CFO) trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Họ không chỉ là người giữ “tay hòm chìa khóa”, mà còn là nhà chiến lược, người chèo lái con thuyền tài chính của doanh nghiệp vượt qua những cơn sóng gió. Lạm phát, lãi suất biến động, thị trường khó lường… tất cả đặt ra những thách thức không nhỏ cho việc lập ngân sách. Vậy, làm thế nào để CFO có thể xây dựng ngân sách linh hoạt, đảm bảo khả năng phục hồi và thúc đẩy tăng trưởng trong thời kỳ bất ổn?
Cùng Bizzi khám phá các chiến lược lập ngân sách dành cho CFO trong bài viết dưới đây nhé!
1. Chiến lược lập ngân sách: Thấu hiểu “mạch đập” kinh tế
Trước khi bắt tay vào xây dựng ngân sách, điều tiên quyết là CFO cần nắm bắt bức tranh toàn cảnh của nền kinh tế. Điều này đòi hỏi sự nhạy bén trong việc phân tích các xu hướng kinh tế vĩ mô, từ lãi suất, lạm phát, đến những đột phá công nghệ như AI. Theo khảo sát của Deloitte, những “gợn sóng” lớn nhất mà các CFO quan tâm hiện nay là địa chính trị (56%) và tình hình kinh tế nói chung (41%). Việc dự đoán chính xác những tác động của các yếu tố này đến hoạt động kinh doanh sẽ giúp CFO đưa ra những quyết định chiến lược sáng suốt.
Việc thấu hiểu môi trường kinh tế hiện tại không chỉ dừng lại ở việc nắm bắt các con số và dự báo. Đó là việc xây dựng một hệ thống theo dõi và phân tích liên tục, cập nhật những biến động mới nhất và đánh giá tác động của chúng đến doanh nghiệp. CFO cần xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các chuyên gia kinh tế, các tổ chức nghiên cứu và các nguồn thông tin đáng tin cậy để có được cái nhìn đa chiều và toàn diện.
Điều này cũng có nghĩa là, doanh nghiệp cần chú ý tới những biến động của thị trường có thể ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, hành vi khách hàng và các yếu tố khác.
2. Tư duy linh hoạt: Thiết lập ngân sách “thích ứng”
Trong một thế giới mà sự thay đổi diễn ra liên tục, những bản kế hoạch ngân sách cứng nhắc, lập sẵn cho cả năm đã trở nên lỗi thời. CFO cần xây dựng sự linh hoạt trong các khung tài chính để nhanh chóng thích ứng với những biến động bất ngờ. Việc lập dự báo hàng tháng hoặc hàng quý, cùng với các kế hoạch dự phòng mạnh mẽ, sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc điều chỉnh chi tiêu, phân bổ lại nguồn lực và nắm bắt các cơ hội mới. Theo Gartner, 72% CFO ưu tiên tính linh hoạt trong lập ngân sách để ứng phó với nền kinh tế biến động.
Linh hoạt ở đây không chỉ là việc điều chỉnh các con số trong ngân sách, mà còn là việc xây dựng một quy trình lập ngân sách linh hoạt, cho phép doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với những thay đổi. Điều này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, sự trao đổi thông tin liên tục và khả năng ra quyết định nhanh chóng. Các công cụ và công nghệ hỗ trợ lập ngân sách linh hoạt, như phần mềm lập kế hoạch tài chính và phân tích dữ liệu, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giúp CFO quản lý ngân sách hiệu quả trong thời kỳ bất ổn.
3. Kết hợp “sức mạnh tổng hợp”
Việc lựa chọn giữa phương pháp lập ngân sách từ trên xuống (top-down) và từ dưới lên (bottom-up) có thể ảnh hưởng lớn đến việc phân bổ nguồn lực. Phương pháp top-down giúp đảm bảo ngân sách tập trung vào các mục tiêu chiến lược của tổ chức, nhưng có thể bỏ qua những nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Ngược lại, phương pháp bottom-up mang lại cái nhìn chi tiết hơn, nhưng có thể tốn nhiều thời gian và dễ dẫn đến tình trạng các bộ phận yêu cầu quá nhiều nguồn lực.
Giải pháp tối ưu là kết hợp cả hai phương pháp, vừa đảm bảo tính chiến lược, vừa nắm bắt được những thông tin chi tiết từ cơ sở.
Việc kết hợp hai phương pháp này đòi hỏi sự cân bằng và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. CFO cần xây dựng một quy trình lập ngân sách rõ ràng, cho phép các bộ phận tham gia vào quá trình đưa ra quyết định, đồng thời đảm bảo rằng các quyết định này phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Sự minh bạch và sự tin tưởng lẫn nhau là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của phương pháp này.
4. “Vũ khí” dữ liệu trong tay
Trong kỷ nguyên số, dữ liệu trở thành “mỏ vàng” cho các CFO. Những tổ chức biết cách tận dụng dữ liệu hiệu quả trong lập ngân sách có thể đạt mức tăng lợi nhuận từ 5-6%. Các công cụ phân tích dữ liệu tiên tiến giúp CFO nhanh chóng phân tích thông tin, đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
Việc sử dụng dữ liệu hiệu quả đòi hỏi CFO phải xây dựng một hệ thống dữ liệu toàn diện và đáng tin cậy. Điều này bao gồm việc thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đồng thời đảm bảo tính chính xác và tính bảo mật của dữ liệu. CFO cần đầu tư vào các công cụ và công nghệ phân tích dữ liệu hiện đại, đồng thời xây dựng đội ngũ chuyên gia có khả năng khai thác và phân tích dữ liệu hiệu quả.
5. “Sức mạnh tập thể” từ mọi phòng ban
Lập ngân sách không chỉ là công việc của CFO hay ban lãnh đạo, mà là trách nhiệm chung của toàn bộ tổ chức. Trong thời kỳ bất ổn, những người trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày chính là nguồn lực quý giá nhất. Việc khuyến khích giao tiếp cởi mở giữa các bộ phận sẽ mang lại cái nhìn toàn diện về nhu cầu nguồn lực, cũng như những rủi ro và cơ hội tiềm ẩn. Theo nghiên cứu, sự hợp tác có thể giúp tăng doanh số bán hàng lên đến 27%, cho thấy lợi ích to lớn của việc tích hợp thông tin từ mọi cấp của tổ chức.
Việc tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và khuyến khích sự tham gia của mọi người là điều kiện tiên quyết để xây dựng một ngân sách thành công. CFO cần tổ chức các buổi họp định kỳ, các buổi thảo luận và các hoạt động nhóm để tạo cơ hội cho mọi người chia sẻ ý kiến và đóng góp ý tưởng. Sự minh bạch và sự tin tưởng là yếu tố then chốt để đảm bảo sự thành công của phương pháp này.
Bizzi Expense: Tối ưu hóa lập và kiểm soát ngân sách
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phức tạp và đòi hỏi quản lý chi phí chặt chẽ, Bizzi Expense ra đời như một giải pháp toàn diện, giúp các doanh nghiệp lên chiến lược lập ngân sách tối ưu hóa chi tiêu và tiết kiệm thời gian. Với Bizzi Expense, các CFO có thể:
Lập kế hoạch ngân sách linh hoạt:
- Bizzi Expense cung cấp công cụ lập kế hoạch ngân sách thông minh, cho phép CFO xây dựng các kịch bản ngân sách khác nhau dựa trên các giả định kinh tế khác nhau.
- Dễ dàng theo dõi sự khác biệt giữa ngân sách và chi tiêu thực tế, giúp điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
Kiểm soát chi tiêu chặt chẽ:
- Bizzi Expense số hóa quy trình phê duyệt chi tiêu, đảm bảo mọi khoản chi đều được kiểm soát theo đúng ngân sách đã được phê duyệt.
- Hệ thống cảnh báo tự động giúp CFO phát hiện và ngăn chặn các khoản chi tiêu vượt quá ngân sách.
- Giúp việc phân luồng tiền ra, vào dựa trên ngân sách, dự chi và thực chi một cách chi tiết.
Tích hợp với các hệ thống hiện có: Bizzi Expense dễ dàng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp, giúp đơn giản hóa quy trình quản lý chi phí và tiết kiệm thời gian.
Với Bizzi Expense, CFO có thể nâng cao hiệu quả lập và kiểm soát ngân sách, từ đó đưa ra các quyết định tài chính chính xác và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Lên chiến lược lập ngân sách trong thời kỳ bất ổn là một thách thức lớn, đòi hỏi CFO phải có tầm nhìn chiến lược và khả năng thích ứng linh hoạt. Bằng cách thấu hiểu môi trường kinh tế, xây dựng sự linh hoạt, tận dụng sức mạnh của dữ liệu và khuyến khích sự tham gia của mọi bộ phận, CFO có thể dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua những khó khăn, kiến tạo thành công bền vững.
Vai trò của CFO ngày nay không chỉ nằm ở việc quản lý các con số, mà còn là việc trao quyền cho các nhóm hành động một cách chiến lược. Một ngân sách được xây dựng trên tinh thần hợp tác và trách nhiệm tập thể sẽ là “bệ phóng” vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp. CFO cần là người lãnh đạo, người truyền cảm hứng và là người kết nối mọi người để đạt được mục tiêu chung.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất: