Bizzi

Automation là gì? Ứng dụng Thực tế trong Doanh nghiệp và Quy trình Tài chính

Dang Thi Ngoc Nhan

Trong thời đại doanh nghiệp tăng trưởng theo hướng số hóa, lượng dữ liệu – chứng từ – giao dịch phát sinh mỗi ngày tăng theo cấp số nhân. Điều này khiến các bộ phận như kế toán, nhân sự, vận hành liên tục chịu áp lực xử lý thông tin nhanh, chính xác và nhất quán.

Automation (tự động hóa) vì thế không còn là “tùy chọn”, mà trở thành tiêu chuẩn vận hành của doanh nghiệp hiện đại.

Cùng Bizzi tìm hiểu Automation là gì trong bài viết này nhé! 

Mục lục

Toggle

“Automation” không còn là lựa chọn, mà là tiêu chuẩn của doanh nghiệp hiện đại

Trong bối cảnh doanh nghiệp đang bước vào giai đoạn tăng tốc chuyển đổi số, nhu cầu tìm kiếm từ khóa “automation là gì” tăng mạnh vì đa số tổ chức đều bắt đầu nhìn thấy giới hạn của vận hành thủ công. Mỗi tháng, các bộ phận như tài chính – kế toán, nhân sự, vận hành phải dành hàng trăm giờ để nhập liệu, kiểm tra, phê duyệt và đối chiếu chứng từ. 

Khi quy mô doanh nghiệp tăng, số lượng chứng từ cũng tăng theo, dẫn đến sai sót nhiều hơn, phê duyệt chậm trễ và báo cáo không còn kịp thời. Những quy trình thủ công này tạo ra điểm nghẽn lớn trong vận hành, làm giảm tốc độ tăng trưởng và minh bạch tài chính. Vì vậy, ngày càng nhiều doanh nghiệp chuyển sang automation như một giải pháp bắt buộc để tiết kiệm 30-60% chi phí vận hành và rút ngắn thời gian xử lý công việc.

Cũng vì thế, người dùng bắt đầu tìm hiểu sâu về “automation là gì”: họ muốn biết định nghĩa chính xác, các loại automation đang tồn tại, lợi ích thực tế mà automation mang lại, và công cụ nào có thể triển khai nhanh – chi phí hợp lý. Một nhóm lớn người quan tâm đặc biệt đến Finance Automation, bởi đây là khu vực tạo tác động rõ ràng nhất lên chi phí, dòng tiền và hiệu suất vận hành.

Bài viết này được xây dựng với ba mục tiêu chính:

(1) Giải thích rõ ràng, dễ hiểu “Automation là gì?” theo cách phù hợp với người không chuyên về công nghệ.

(2) Làm rõ các loại hình automation phổ biến mà doanh nghiệp đang áp dụng trong thực tế.

(3) Phân tích từng ứng dụng cụ thể trong vận hành, đặc biệt là tài chính – kế toán – chi phí

automation là gì

Automation là gì?

Ở định nghĩa cơ bản nhất, Automation (tự động hóa) là việc sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình và nhiệm vụ lặp lại mà trước đây con người phải xử lý thủ công – với mục tiêu giảm thời gian, giảm lỗi và tăng hiệu suất vận hành. Đây không phải là xu hướng nhất thời, mà là nền tảng cốt lõi giúp doanh nghiệp tiến tới mô hình vận hành thông minh.

1. Định nghĩa ngắn gọn và dễ hiểu

Automation đơn giản là để máy móc làm những việc con người không cần phải làm, đặc biệt là các tác vụ có tính chất lặp lại như nhập liệu, đối chiếu, gửi email, tổng hợp báo cáo. Điều doanh nghiệp nhận được là tốc độ xử lý nhanh hơn, tính chính xác cao hơn, và khả năng mở rộng vận hành không bị phụ thuộc vào số lượng nhân sự.

2. Hiểu đúng bản chất của Automation

Một trong những ngộ nhận lớn nhất là “automation sẽ thay thế con người”. Thực tế, automation không thay thế, mà hỗ trợ con người làm việc nhanh hơn, thông minh hơn, để tập trung vào các công việc mang tính chiến lược.

Automation diễn ra ở 3 cấp độ:

Doanh nghiệp càng trưởng thành về dữ liệu và quy trình, mức độ automation càng tiến dần về end-to-end.

3. Phân biệt Automation – RPA – AI (để không dùng sai khái niệm)

Dù thường bị dùng lẫn, nhưng automation, RPA và AI hoàn toàn không giống nhau. Bảng sau giúp bạn hình dung rõ:

Khái niệm Mô tả Điểm khác biệt chính
Automation Tự động hóa các công việc có quy trình cố định Dựa trên quy tắc (rule-based)
RPA (Robotic Process Automation) Robot phần mềm mô phỏng thao tác người dùng Không cần lập trình, mô phỏng thao tác tay
Intelligent Automation (IA) RPA + AI + ML để “hiểu” dữ liệu và ra quyết định Có khả năng học và thích ứng
Hyperautomation Kết hợp nhiều công nghệ để tự động hóa toàn diện Mức độ tự động hóa cao nhất

Việc hiểu rõ khác biệt giúp doanh nghiệp chọn đúng giải pháp thay vì đầu tư sai hoặc mua công nghệ vượt nhu cầu.

  1. Lược sử và xu hướng phát triển của Automation

Automation không phải điều mới; nó đã tồn tại gần một thế kỷ:

Điểm khác biệt của giai đoạn hiện nay là automation không còn chỉ xuất hiện trong sản xuất, mà đã trở thành nền tảng vận hành ở mọi bộ phận: tài chính – nhân sự – marketing – supply chain – chăm sóc khách hàng.

5 loại hình Automation phổ biến trong doanh nghiệp

Khi tìm hiểu “automation là gì”, điều quan trọng tiếp theo là hiểu doanh nghiệp có những lựa chọn tự động hóa nào. Dưới đây là 5 nhóm automation phổ biến nhất, tập trung vào môi trường văn phòng, vận hành và tài chính – không bao gồm tự động hóa công nghiệp.

1. Business Process Automation (BPA)

Business Process Automation là hình thức tự động hóa toàn diện một quy trình nội bộ có nhiều bước, nhiều người tham gia, và có tính lặp lại cao. Các doanh nghiệp sử dụng BPA để giảm chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và loại bỏ sai sót thủ công trong những quy trình cốt lõi như kế toán, phê duyệt chi phí, đối chiếu hóa đơn hay lập báo cáo.

Ví dụ điển hình trong thị trường Việt Nam là Bizzi – nền tảng tự động hóa quy trình tài chính giúp doanh nghiệp xử lý hóa đơn, đối soát PO-GR-Invoice và phê duyệt chi tiêu theo thời gian thực.

2. Office Automation

Office Automation tập trung vào việc tự động hóa các nghiệp vụ hành chính – văn phòng như gửi email, tạo tài liệu, quản lý biểu mẫu, đặt lịch họp hay lưu trữ dữ liệu. Các bộ công cụ như Google Workspace, Microsoft 365, Notion hay Zoho giúp doanh nghiệp chuẩn hóa tài liệu, đồng bộ dữ liệu phòng ban và giảm thời gian cho công việc giấy tờ.

3. Workflow Automation

Workflow Automation cho phép doanh nghiệp thiết kế những luồng quy trình chuẩn, trong đó mỗi bước (submit – phê duyệt – xử lý – tổng hợp – báo cáo) được tự động kích hoạt dựa trên quy tắc. Đây là dạng automation rất phù hợp với doanh nghiệp đang vận hành nhiều quy trình liên phòng ban như: mua hàng, tạm ứng, phê duyệt hợp đồng, yêu cầu chi phí… Các nền tảng low-code như Power Automate, Workato, Make hay Zapier giúp triển khai nhanh chóng mà không cần đội ngũ IT lớn.

4. RPA – Robotic Process Automation

RPA là “robot phần mềm” mô phỏng thao tác của con người trên máy tính: click – copy – paste – nhập dữ liệu – tải file. RPA phù hợp với những quy trình có lượng dữ liệu lớn, có cấu trúc rõ ràng và ít thay đổi. Các doanh nghiệp lớn thường dùng RPA để tự động hóa nhập liệu ERP, đối chiếu dữ liệu ngân hàng, kiểm tra chứng từ hoặc chuẩn hóa báo cáo.

5. AI Automation / Intelligent Automation

Đây là cấp độ automation thông minh hơn, kết hợp giữa RPA và AI để xử lý dữ liệu phi cấu trúc như hóa đơn PDF, email, hình ảnh hoặc văn bản. AI Automation giúp hệ thống “hiểu – học – nhận diện” để tự động phân loại chứng từ, trích xuất dữ liệu, nhận diện gian lận hoặc đưa ra gợi ý ra quyết định. Đây là nền tảng quan trọng của các doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống vận hành thông minh.

6. Hyperautomation – Mức độ tự động hóa cao nhất

Hyperautomation là xu hướng Gartner định nghĩa: kết hợp nhiều công nghệ như AI, RPA, BPA, workflow automation và API integration để tạo nên một doanh nghiệp vận hành tự động gần như toàn bộ. Mục tiêu là tạo ra “digital workforce” – lực lượng ảo làm việc 24/7 và kết nối toàn bộ các quy trình từ vận hành – tài chính – khách hàng.

Ứng dụng thực tế của Automation trong doanh nghiệp

 Dưới đây là ứng dụng chi tiết theo từng phòng ban – cách mà doanh nghiệp đang áp dụng automation hằng ngày để tối ưu vận hành.

1. Automation trong tài chính – kế toán (Finance Automation)

Đây là mảng có nhu cầu automation mạnh nhất vì khối lượng dữ liệu lớn, tỷ lệ sai sót cao và yêu cầu minh bạch tài chính.

Doanh nghiệp có thể tự động hóa:

Điểm mạnh nhất là mô hình real-time finance: tất cả chi phí, dòng tiền, hóa đơn được cập nhật tức thì → giúp CFO ra quyết định sớm hơn thay vì chờ đến kỳ báo cáo.

2. Automation trong nhân sự (HR Automation)

Phòng nhân sự có số lượng tác vụ lặp lại cực lớn. Automation giúp:

 → Giảm tải hành chính và tăng trải nghiệm nhân viên.

3. Automation trong vận hành & chuỗi cung ứng

Automation giúp đồng bộ dữ liệu giữa kho – kế toán – mua hàng – bán hàng:

Điều này giúp giảm rủi ro sai lệch dữ liệu và tăng tốc độ giao hàng.

4. Automation trong marketing & bán hàng

Automation giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng thông minh hơn:

Automation không chỉ giúp marketing tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả chuyển đổi.

5. Automation trong chăm sóc khách hàng

Các doanh nghiệp đang áp dụng:

Nhờ vậy, doanh nghiệp duy trì dịch vụ ổn định, không phụ thuộc vào thời gian làm việc của nhân viên.

Lợi ích của Automation – nhìn từ dữ liệu và thực tế

Khi doanh nghiệp tìm hiểu “automation là gì”, câu hỏi tiếp theo luôn là: tự động hóa mang lại lợi ích rõ ràng như thế nào? Không chỉ ở mức tiết kiệm thời gian, automation tạo ra chuyển biến mạnh mẽ trong chi phí, độ chính xác và tốc độ vận hành. Dưới đây là hai nhóm lợi ích quan trọng nhất – lợi ích định lượng (có thể đo lường) và lợi ích chiến lược (tác động dài hạn).

1. Lợi ích định lượng (có thể đo lường rõ ràng)

Các con số dưới đây được tổng hợp từ benchmark của thị trường và dữ liệu thực tế từ doanh nghiệp đã triển khai self-service automation:

Hạng mục Trước automation Sau automation
Thời gian xử lý hóa đơn 3-5 ngày < 4 giờ
Tỷ lệ sai sót nhập liệu 10-15% < 1%
Chi phí vận hành kế toán hằng tháng 100% baseline Giảm 30-60%
Tốc độ phê duyệt chi phí Chậm, qua email Real-time trên hệ thống

Các con số này chứng minh: automation không chỉ “đỡ việc” mà giải quyết triệt để điểm nghẽn – từ khâu nhập liệu đến phê duyệt, đối soát và báo cáo.

2. Lợi ích chiến lược (tác động dài hạn)

Bên cạnh các con số đo lường trực tiếp, automation còn tạo ra loạt lợi ích chiến lược giúp doanh nghiệp nâng năng lực vận hành:

Đây là giá trị then chốt để doanh nghiệp bước vào giai đoạn vận hành thông minh (intelligent operations).

Thách thức & rủi ro khi triển khai automation

Dù automation mang lại lợi ích lớn, doanh nghiệp vẫn có thể gặp rủi ro nếu triển khai sai cách. Dưới đây là các rủi ro thường gặp – nguyên nhân – và giải pháp tương ứng.

 

Rủi ro Nguyên nhân Giải pháp
Chi phí đầu tư ban đầu cao Doanh nghiệp không đánh giá ROI, bắt đầu với dự án quá lớn. Bắt đầu nhỏ (pilot), chọn quy trình dễ đo hiệu quả: hóa đơn, phê duyệt chi phí, đối soát dữ liệu.
Khó tích hợp hệ thống cũ (legacy) ERP/CRM cũ, đóng, khó kết nối. Chọn nền tảng có API mở, tích hợp được nhiều hệ thống – như Bizzi, Make, Workato.
Thay đổi thói quen nhân sự Tâm lý e ngại “bị thay thế” Đào tạo, truyền thông nội bộ, làm rõ automation giúp nhân sự… giảm việc chứ không mất việc.
Bảo mật dữ liệu Quản trị dữ liệu kém, chia sẻ sai phân quyền. Chọn nền tảng đạt chuẩn bảo mật ISO 27001, phân quyền chặt chẽ theo vai trò.
Automation rời rạc Tự động hóa từng mảnh, không có roadmap tổng thể. Xây chiến lược automation toàn doanh nghiệp (Enterprise Automation Roadmap).

Automation & chuyển đổi số doanh nghiệp (Digital Transformation)

Automation không đứng độc lập – nó là một tầng quan trọng trong Digital Transformation. Hiểu rõ mối quan hệ này giúp doanh nghiệp triển khai đúng thứ tự, tránh lãng phí.

1. Automation là tầng thứ hai trong lộ trình chuyển đổi số

→ Automation chính là bước chuyển từ “có dữ liệu” → “dữ liệu được xử lý tự động”.

2. Khác biệt giữa Automation và AI

3. Vai trò của RPA & Automation trong chiến lược số

RPA và automation giúp doanh nghiệp:

Automation chính là “cầu nối” giữa hạ tầng cũ và hệ thống vận hành thông minh tương lai.

Công cụ & nền tảng automation phổ biến

Dưới đây là các công cụ automation được doanh nghiệp Việt Nam và thế giới sử dụng nhiều nhất – chia theo nhóm chức năng để bạn lựa chọn đúng nhu cầu.

Công cụ Nhóm Đặc điểm chính Phù hợp
UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere RPA Xử lý quy trình lớn, phức tạp Tập đoàn lớn
Power Automate, Workato, Make, Zapier Workflow / BPA Dễ dùng, tích hợp đa nền tảng SME, Startup
HubSpot, ActiveCampaign Marketing Automation Email, CRM, nurturing Team marketing
Bizzi Automation Finance Automation Tự động hóa tài chính – kế toán: hóa đơn, chi phí, công nợ Doanh nghiệp Việt

Bizzi – Ví dụ tiêu biểu cho Finance Process Automation

Bizzi Automation mang lại khả năng tự động hóa toàn diện quy trình tài chính:

Bizzi giúp doanh nghiệp Việt tiến tới mô hình Finance Automation theo chuẩn quốc tế với chi phí tối ưu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Automation là gì?

Automation là việc dùng công nghệ để tự động thực hiện các công việc lặp lại, giúp giảm thời gian và lỗi.

Automation khác gì với AI và RPA?

Doanh nghiệp nhỏ có dùng automation được không?

Hoàn toàn có thể. Các nền tảng low-code như Bizzi, Make, Zapier giúp SME triển khai nhanh với chi phí thấp.

Bắt đầu automation từ đâu?

Hãy bắt đầu từ quy trình tạo ra nhiều chi phí nhất và dễ đo ROI nhất:
 → xử lý hóa đơn, phê duyệt chi tiêu, đối chiếu công nợ.

Automation không chỉ giúp tiết kiệm, mà còn tái định nghĩa cách doanh nghiệp vận hành

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải mở rộng nhanh nhưng vẫn đảm bảo kiểm soát chi phí, automation không còn là một lựa chọn nâng cấp – mà là nền tảng vận hành bắt buộc. Tự động hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí xử lý thủ công, loại bỏ sai sót nghiệp vụ và tăng tốc độ phản hồi trong toàn bộ chu trình tài chính – kế toán – vận hành. Đây cũng là bước đi đầu tiên để xây dựng một hệ thống dữ liệu minh bạch, thống nhất và có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp bước vào giai đoạn tăng trưởng.

Bìa viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về automation là gì giúp bạn hiểu rõ lợi ích và ứng dụng của automation. Không chỉ mang lại lợi ích ngắn hạn, automation là mảnh ghép quan trọng trong Finance Transformation và Digital Transformation. Khi dữ liệu được số hóa và vận hành tự động, doanh nghiệp có thể chuyển từ mô hình “báo cáo thủ công” sang “ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực”. Điều này giúp CFO, CEO và đội ngũ quản lý tự tin đưa ra chiến lược dựa trên insight chính xác thay vì cảm tính.

“Automation không thay thế con người – nó giải phóng con người khỏi những tác vụ lặp lại để tập trung vào phân tích, sáng tạo và xây dựng chiến lược. Và Bizzi là minh chứng rõ nhất cho cách tự động hóa đang thay đổi phòng tài chính của doanh nghiệp Việt: nhanh hơn, minh bạch hơn và hiệu quả hơn.”

👉 Khám phá Bizzi Automation – Giải pháp tự động hóa quy trình tài chính, phê duyệt chi tiêu và kiểm soát ngân sách theo thời gian thực, phù hợp cho doanh nghiệp Việt Nam trong mọi giai đoạn tăng trưởng: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/ 

Exit mobile version