Trong môi trường kinh doanh ngày càng năng động, việc đi công tác để gặp gỡ đối tác, khách hàng và tham dự các sự kiện chuyên ngành đã trở thành một phần không thể thiếu. Tuy nhiên, cùng với sự gia tăng của các chuyến đi là nhu cầu quản lý chi phí một cách hiệu quả và minh bạch. Báo cáo công tác phí (Travel Expense Report – T&E Report) chính là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu, đảm bảo tuân thủ quy định nội bộ và tối ưu hóa ngân sách.
Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về báo cáo công tác phí, từ khái niệm, tầm quan trọng, đến các phương pháp hiện đại giúp đơn giản hóa và tự động hóa quy trình này.
Báo cáo công tác phí là gì?
Báo cáo công tác phí (Travel Expense Report – T&E Report) là một tài liệu liệt kê chi tiết các chi phí phát sinh trong một chuyến đi công tác. Các tài liệu này giúp các công ty theo dõi chi tiêu cho các chuyến đi công tác và sắp xếp các chi phí cho mục đích tuân thủ và thuế. Báo cáo công tác phí bao gồm các chi phí như vé máy bay, khách sạn và chỗ ở, thuê xe và các chi phí phát sinh khác. Báo cáo công tác phí còn được gọi là báo cáo chi phí đi lại hoặc báo cáo chi tiêu đi lại.
Các báo cáo cũng bao gồm biên lai hoặc các bằng chứng mua hàng khác để xác minh tính chính xác và sự cần thiết cho công việc của từng chi phí.
Ngày càng có nhiều nhu cầu đi công tác đến các hội nghị, gặp gỡ khách hàng hoặc các cuộc họp bên ngoài để duy trì sự phát triển của doanh nghiệp.
Theo Hiệp hội Du lịch Kinh doanh Toàn cầu, với 71% người mua dịch vụ du lịch cho thấy rằng số lượng đặt phòng kinh doanh tăng lên trong năm 2024. Tuy nhiên, khi chi phí tiếp tục tăng, việc tính toán lợi tức thực tế trên khoản đầu tư trở nên quan trọng để đánh giá hiệu quả của các chuyến đi. Báo cáo công tác phí đóng vai trò then chốt trong việc kiểm soát ngân sách và tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có. Chúng giúp theo dõi địa điểm và cách thức chi tiêu so với ngân sách đi lại của doanh nghiệp.
Những yếu tố chính cấu thành báo cáo công tác phí
Trong một báo cáo T&E điển hình, nhân viên cung cấp các thông tin sau:
- Thông tin nhân viên: Bao gồm tên, chức danh, bộ phận và thông tin liên hệ.
- Chi tiết chuyến đi: Gồm địa điểm, ngày tháng và mục đích công việc của chuyến đi.
- Các danh mục chi phí: Đây là các nhóm chi phí khác nhau phát sinh trong chuyến đi, ví dụ như:
- Phương tiện di chuyển: Chẳng hạn như vé máy bay, vé tàu, chi phí thuê xe và phí xăng xe.
- Chỗ ở: Bao gồm chi phí khách sạn và thuê Airbnb.
- Bữa ăn
- Hoạt động giải trí
- Các chi phí khác liên quan đến công việc.
- Các chi phí cụ thể trong từng danh mục: Liệt kê các mục chi tiêu cụ thể và số tiền đã chi cho mỗi mục.
- Tổng cộng: Tổng chi phí của tất cả các khoản chi trong chuyến đi.
Ngoài ra, nguồn cũng chỉ ra rằng mỗi chi phí được liệt kê cần bao gồm các thông tin chi tiết sau:
- Ngày giao dịch.
- Chi phí mua hàng.
- Mô tả chi phí.
- Tên nhà cung cấp.
- Phương thức thanh toán (ví dụ: công tác phí, thẻ tín dụng, v.v.).
- Biên lai hoặc hóa đơn chi tiết cho mỗi khoản chi phí. Các báo cáo cũng bao gồm biên lai hoặc các bằng chứng mua hàng khác để xác minh tính chính xác và sự cần thiết cho công việc của từng chi phí.
Tại sao báo cáo công tác phí lại quan trọng?
Mặc dù báo cáo công tác phí đôi khi có vẻ như là công việc hành chính tẻ nhạt, nhưng chúng là những hồ sơ tài chính quan trọng. Dưới đây là bốn lý do tại sao chúng lại quan trọng:
- Lập ngân sách và theo dõi chi phí: Nếu tổ chức của bạn vượt quá ngân sách đi lại, bạn có thể sử dụng dữ liệu thông minh kinh doanh từ các báo cáo T&E để tìm kiếm các cơ hội tiết kiệm chi phí. Ngoài ra, các báo cáo chi phí chuyến đi giúp các bộ phận tài chính theo dõi xu hướng chi tiêu để dự báo ngân sách đi lại chính xác hơn. Báo cáo công tác phí rất quan trọng để kiểm soát ngân sách và tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có. Chúng giúp bạn theo dõi nơi và cách bạn đang chi tiêu so với ngân sách đi lại của doanh nghiệp.
- Tuân thủ các chính sách và hướng dẫn đi lại: Khi nhân viên gửi báo cáo T&E như một phần của quy trình theo dõi chi phí và hoàn trả chi phí đi lại, các bộ phận tài chính có thể đảm bảo tuân thủ chính sách T&E của tổ chức. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và giúp nhân viên được hoàn trả nhanh hơn, cuối cùng khiến họ hài lòng và làm việc hiệu quả hơn.
- Chuẩn bị thuế: Thông thường, các chi phí liên quan đến kinh doanh—bao gồm cả việc hoàn trả chi phí đi lại—được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, IRS và nhiều cơ quan thuế khác yêu cầu biên lai chi tiết hoặc bằng chứng mua hàng khác cho mỗi giao dịch để đủ điều kiện cho các khoản khấu trừ này trong trường hợp bị kiểm toán.
- Bảo vệ chống gian lận: Yêu cầu biên lai chi tiết cho mọi giao dịch được liệt kê trong báo cáo chi phí chuyến đi của nhân viên cũng giúp giảm thiểu gian lận chi phí. Với chính sách của công ty bạn, nhóm của bạn biết rằng họ cần cung cấp đầy đủ tài liệu để được hoàn trả.
Lợi ích của việc tự động hóa báo cáo công tác phí?
Việc triển khai quy trình báo cáo chi phí đi lại cho phép bạn kiểm soát và nắm bắt tốt hơn chi tiêu đi lại của nhóm. Mặc dù việc theo dõi chi phí bằng các báo cáo giấy hoặc bảng tính kỹ thuật số có vẻ đơn giản và tiết kiệm chi phí ban đầu, nhưng việc điền và xem xét thủ công các báo cáo T&E có thể dẫn đến sai sót và tốn thời gian quý báu—gây ra vấn đề cho nhân viên khi yêu cầu hoàn trả chi phí nếu hệ thống bị chậm trễ.
Việc tự động hóa báo cáo chi phí mang lại nhiều lợi ích, mặc dù có thể tốn kém tùy thuộc vào phần mềm và quy mô tổ chức:
- Đơn giản hóa quy trình báo cáo chi phí tổng thể.
- Cung cấp khả năng hiển thị dữ liệu chi phí theo thời gian thực.
- Loại bỏ giấy tờ thủ công thông qua tính năng nhận và tự động xử lý hóa đơn
- Đảm bảo tuân thủ chính sách T&E nhờ tính năng quét AI.
- Theo dõi quãng đường di chuyển một cách tự động.
- Tự động phân loại chi phí.
- Cho phép thiết lập chính sách chi phí tùy chỉnh.
- Tích hợp với phần mềm HR và kế toán.
- Cho phép quy trình phê duyệt tự động, giúp hoàn trả chi phí nhanh hơn cho nhân viên.
Tóm lại, báo cáo công tác phí là một công cụ thiết yếu để các doanh nghiệp quản lý chi tiêu đi lại, đảm bảo tuân thủ, hỗ trợ công tác thuế và ngăn ngừa gian lận. Việc tự động hóa quy trình này mang lại nhiều lợi ích về hiệu quả và khả năng kiểm soát.
Các phương pháp tốt nhất để theo dõi và tự động hóa Báo cáo Công tác phí:
Dưới đây là một số chiến lược để đơn giản hóa quy trình theo dõi và tự động hóa báo cáo chi phí đi lại:
- Đơn giản hóa quy trình báo cáo chi phí: Giữ cho quy trình báo cáo chi phí càng đơn giản càng tốt giúp nhân viên dễ dàng nộp báo cáo tuân thủ chính sách đi lại của công ty, từ đó giảm thời gian bộ phận tài chính xem xét và thu thập thông tin còn thiếu.
- Khuyến khích thực hành đặt phòng nhất quán: Hướng dẫn nhân viên sử dụng các nền tảng quản lý du lịch doanh nghiệp đã được phê duyệt để đảm bảo chi phí không bị rải rác trên nhiều nền tảng khác nhau không được thiết kế cho việc đặt phòng du lịch doanh nghiệp.
- Số hóa các chính sách và nguyên tắc: Tạo bản sao kỹ thuật số của chính sách đi lại để nhân viên dễ dàng truy cập khi có thắc mắc. Ngay cả khi chưa sẵn sàng đầu tư vào phần mềm quản lý chi phí, có thể tạo một mẫu báo cáo chi phí đi lại tiêu chuẩn hóa bao gồm liên kết đến chính sách.
- Đầu tư vào các công cụ phù hợp: Khi sẵn sàng tự động hóa bằng phần mềm quản lý chi phí, hãy đảm bảo phần mềm có các khả năng cần thiết, tích hợp với các công cụ hiện có, cho phép kết hợp các chính sách đi lại, tạo quy trình làm việc và tự động quét biên lai.
- Tận dụng thẻ công ty: Cân nhắc cung cấp thẻ tín dụng công ty để nhân viên không phải trả trước chi phí, giảm rủi ro gian lận chi phí, kiểm soát chi tiêu và tiết kiệm thời gian. Thẻ công ty thu thập dữ liệu giao dịch theo thời gian thực, loại bỏ nhu cầu về quy trình báo cáo và hoàn trả chi phí phức tạp.
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với quy trình công tác phí thủ công:
- Nhân viên mất nhiều thời gian làm báo cáo, tập hợp hóa đơn.
- Bộ phận kế toán vất vả rà soát, kiểm tra chứng từ.
- Ban lãnh đạo khó kiểm soát chi phí phát sinh, đặc biệt với các công tác phí nhỏ lẻ.
- Nguy cơ thất thoát, sai sót, gian lận tiềm ẩn trong từng khâu xử lý.
Chính vì vậy, các doanh nghiệp hiện đại đang từng bước tự động hóa quy trình công tác phí, từ đặt vé máy bay, khai báo chi phí, phê duyệt đến hạch toán – nhằm tối ưu vận hành, giảm thiểu rủi ro và kiểm soát tài chính chặt chẽ hơn.
Đây cũng chính là lý do giải pháp Bizzi ra đời — giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình công tác phí một cách nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.
Bizzi – Giải pháp tối ưu hóa quy trình công tác phí cho doanh nghiệp hiện đại
Trong bối cảnh chi phí đi lại ngày càng tăng và yêu cầu tuân thủ khắt khe hơn, việc tự động hóa quy trình báo cáo công tác phí không chỉ còn là một lựa chọn, mà đã trở thành nhu cầu tất yếu để doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả.
Bizzi cung cấp một nền tảng toàn diện giúp doanh nghiệp tự động hóa và kiểm soát chặt chẽ quy trình công tác phí từ đầu đến cuối:
- Đặt vé máy bay, khách sạn trực tiếp trên hệ thống: Giúp nhân viên dễ dàng lập kế hoạch chuyến đi công tác, đảm bảo giá cả minh bạch và đồng bộ hóa chi phí ngay từ khâu đặt dịch vụ.
- Cài đặt chính sách công tác: Doanh nghiệp có thể thiết lập trước các quy định như mức chi tiêu tối đa cho từng loại chi phí (vé máy bay, khách sạn, taxi, bữa ăn…), quy trình phê duyệt phân cấp theo vai trò và bộ phận.
- Quản lý hạn mức công tác phí theo phòng ban, cấp bậc và địa chỉ công tác: Hệ thống tự động cảnh báo khi chi phí vượt ngân sách, không có trong kế hoạch ngân sách hoặc danh mục chi tiêu đã được phê duyệt, giúp ngăn ngừa chi tiêu không kiểm soát và đảm bảo tuân thủ chính sách công ty.
- Quy trình phê duyệt linh hoạt: Cài đặt quy trình duyệt chi phí với cấp bậc linh hoạt, cho phép các cấp quản lý hoặc người có thẩm quyền phê duyệt chi phí theo phòng ban, cấp bậc nhân sự, hoặc yêu cầu công tác tại địa điểm cụ thể. Quy trình này giúp đảm bảo chi phí được kiểm tra, phê duyệt đúng quy định và ngăn chặn việc duyệt chi phí không hợp lý.
- Khai báo và tạo đề nghị dễ dàng: Khi nhân viên nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp qua email, hệ thống Bizzi sẽ tự động lấy hóa đơn và đẩy về ứng dụng mobile. Tại đây, hóa đơn được kiểm tra tính hợp lệ theo quy định thuế, đồng thời được tự động đối chiếu với chính sách công tác phí đã cài đặt. Sau đó, nhân viên chỉ cần chọn hóa đơn và tạo đề nghị thanh toán chi phí trực tiếp từ ứng dụng, không cần nhập liệu thủ công.
- Hạch toán và hoàn ứng tự động: Các báo cáo chi phí sau phê duyệt sẽ tự động kết nối với hệ thống kế toán, giảm tối đa thao tác thủ công, rút ngắn thời gian hoàn ứng cho nhân viên.
- Báo cáo công tác phí theo thời gian thực: Nhà quản lý có thể theo dõi tình hình chi tiêu công tác theo từng cá nhân, phòng ban, hoặc theo dự án, giúp kiểm soát ngân sách và ra quyết định nhanh chóng.
- Tích hợp linh hoạt với hệ thống ERP, kế toán, HR nội bộ của doanh nghiệp.
Bizzi không chỉ giúp doanh nghiệp giảm 50-70% thời gian xử lý công tác phí mà còn tăng sự minh bạch, tuân thủ và tiết kiệm chi phí đáng kể.
Đăng ký dùng thử ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Với Bizzi, doanh nghiệp bạn có thể:
✅ Rút ngắn đến 80% thời gian xử lý báo cáo công tác phí.
✅ Tăng 100% khả năng kiểm soát chi tiêu đi lại.
✅ Đảm bảo tuân thủ chính sách chi phí nội bộ và quy định thuế.
✅ Nâng cao trải nghiệm nhân viên, giảm thời gian chờ đợi hoàn ứng.
✅ Giảm đáng kể chi phí vận hành cho bộ phận tài chính và nhân sự.
Báo cáo công tác phí không chỉ là bước hoàn tất hành chính cho mỗi chuyến đi mà còn là yếu tố then chốt trong việc kiểm soát ngân sách, đảm bảo tuân thủ và bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro gian lận. Khi các quy trình này được tự động hóa, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và hiệu quả vận hành.
Với giải pháp số hóa quy trình báo cáo chi phí của Bizzi, doanh nghiệp có thể tự động nhận hóa đơn, kiểm tra tính hợp lệ, phân loại chi phí và phê duyệt thanh toán ngay trên nền tảng di động. Việc quản lý công tác phí trở nên minh bạch, nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp bộ phận tài chính tập trung nhiều hơn vào các nhiệm vụ chiến lược thay vì xử lý thủ công.
Hãy cùng Bizzi hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí, tối ưu nguồn lực và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp bạn.
Đăng ký dùng thử ngay tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam