Triển khai ERP là một dự án lớn với nhiều rủi ro tiềm ẩn, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có nguồn lực hạn chế. Vì vậy, một quy trình triển khai ERP hiệu quả và tiết kiệm cần được lên kế hoạch cẩn thận, có lộ trình rõ ràng và phù hợp với thực tế hoạt động.
Dưới đây là các giai đoạn chính trong quy trình triển khai ERP cho doanh nghiệp.
Hệ thống ERP là gì và vai trò của nó trong doanh nghiệp?
Dưới đây là thông tin liên quan đến hệ thống ERP giúp doanh nghiệp nắm được về các đặc điểm cơ bản.
Định nghĩa ERP
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một giải pháp phần mềm tích hợp, được thiết kế để quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi của một công ty thông qua một bộ ứng dụng thống nhất.
- ERP cung cấp một cái nhìn thống nhất về hoạt động kinh doanh và đóng vai trò là nguồn thông tin duy nhất cho dữ liệu của tổ chức, giúp loại bỏ sự trùng lặp và không nhất quán của dữ liệu.
Vai trò và lợi ích của ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Lợi ích của ERP giúp tích hợp các quy trình kinh doanh, tự động hóa công việc, và cung cấp thông tin quản trị toàn diện, từ đó nâng cao hiệu quả, giảm thiểu sai sót và tăng cường khả năng ra quyết định.
- Nâng cao hiệu suất hoạt động: Tự động hóa các thao tác thủ công và quy trình rườm rà, giúp tối ưu hóa bộ máy vận hành và cải thiện năng suất làm việc cho nhân viên.
- Thúc đẩy hợp tác liên bộ phận: Hợp nhất mọi dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, tạo kết nối thông suốt giữa các phòng ban, giúp mọi thành viên được phân quyền có thể truy cập và trao đổi thông tin hiệu quả hơn.
- Cung cấp thông tin cho việc ra quyết định sáng suốt: Cung cấp bức tranh tổng quan về tình hình hoạt động theo thời gian thực với báo cáo chi tiết và dữ liệu phân tích trực quan, giúp nhà điều hành đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Cung cấp dữ liệu toàn diện về khách hàng, phân tích hành vi và dự đoán nhu cầu, giúp phát triển chiến lược chăm sóc phù hợp.
- Khả năng mở rộng và tính linh hoạt: Cho phép tùy chỉnh cấu trúc linh hoạt dựa trên quy mô, ngành nghề và nhu cầu hoạt động, dễ dàng thích ứng với mọi thay đổi của tổ chức.
- Tổ chức và quản lý dữ liệu hiệu quả: Thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin tập trung, đồng bộ hóa dữ liệu, loại bỏ thông tin trùng lặp và đảm bảo bảo mật thông tin tuyệt đối.
- Giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí: Hỗ trợ dự báo, tính toán các khả năng phát sinh, hạn chế sai sót và tiết kiệm ngân sách.
Các giai đoạn chính trong quy trình triển khai ERP
Để tối ưu hiệu quả và mang lại chi phí, dưới đây là 6 giai đoạn trong quy trình triển khai ERP mà nhiều doanh nghiệp đang lựa chọn áp dụng:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị và Lập kế hoạch dự án
- Xác định rõ mục tiêu, nhu cầu và phạm vi triển khai: Doanh nghiệp cần hiểu rõ các khó khăn hiện tại, thách thức trong tương lai, và xác định chính xác các yêu cầu về chức năng trong hệ thống quy trình triển khai ERP.
- Xây dựng đội ngũ dự án: Thành lập một nhóm dự án chuyên trách, bao gồm các vị trí quan trọng như người bảo trợ (lãnh đạo cấp cao), quản lý dự án, đại diện các phòng ban sẽ sử dụng hệ thống, và các chuyên gia nội bộ như đại diện bộ phận IT hoặc người viết báo cáo.
- Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch tổng thể bao gồm ngân sách dự án, số lượng nhân sự, thời gian triển khai, các mốc thời gian quan trọng, và các công việc cần thực hiện.
Giai đoạn 2: Khảo sát và Phân tích hiện trạng
- Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình kinh doanh, hệ thống và dữ liệu hiện có của doanh nghiệp.
- Xác định các điểm chưa hiệu quả (điểm tắc nghẽn) và các lĩnh vực cần cải thiện thông qua phân tích khoảng trống hiệu suất (Gap analysis).
- Thu thập các yêu cầu chi tiết từ các bên liên quan khác nhau để hiểu nhu cầu và mong đợi cụ thể của họ.
Giai đoạn 3: Thiết kế và Phát triển hệ thống
- Thiết kế các quy trình làm việc mới, hiệu quả hơn, tận dụng ưu điểm của quy trình triển khai ERP.
- Cấu hình và điều chỉnh phần mềm để hỗ trợ những quy trình đã được thiết kế lại. Nếu sử dụng hệ thống tại chỗ (On-premise), doanh nghiệp cần cài đặt cả phần cứng và phần mềm.
- Phát triển tài liệu đào tạo để giúp người dùng cuối làm quen với hệ thống mới.
- Lập kế hoạch và tiến hành chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống khác nhau sang ERP, bao gồm việc trích xuất, chuyển đổi và tải dữ liệu, đồng thời kiểm tra và loại bỏ dữ liệu không cần thiết hoặc trùng lặp.
Giai đoạn 4: Thử nghiệm và Đào tạo
- Thực hiện nhiều loại thử nghiệm khác nhau (thử nghiệm đơn vị, thử nghiệm tích hợp, thử nghiệm hệ thống, thử nghiệm chấp nhận của người dùng – UAT) để đảm bảo hệ thống hoạt động đúng như mong đợi và không có lỗi.
- Tổ chức đào tạo toàn diện cho người dùng cuối, giúp họ hiểu chức năng của hệ thống và cách thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Doanh nghiệp nên kết hợp tài liệu đào tạo do chính mình xây dựng để phù hợp với công việc hàng ngày của nhân viên.
Giai đoạn 5: Triển khai và Vận hành chính thức (Go-live)
- Đây là thời điểm quy trình triển khai ERP chính thức đi vào hoạt động. Phần lớn dữ liệu có thể được di chuyển trước, nhưng một số thông tin đặc thù chỉ có thể chuyển đổi trước khi hệ thống hoạt động.
- Nhóm dự án cần luôn sẵn sàng trả lời thắc mắc của người dùng cuối và khắc phục mọi sự cố phát sinh để giúp họ thích nghi với hệ thống mới.
Giai đoạn 6: Hỗ trợ, Bảo trì và Nâng cấp
- Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi hiệu suất hệ thống và lắng nghe phản hồi từ người dùng để thực hiện các điều chỉnh phù hợp.
- Thường xuyên phát triển, cấu hình bổ sung các tính năng mới, áp dụng các bản cập nhật và nâng cấp hệ thống khi cần thiết.
- Thiết lập quy trình hỗ trợ kỹ thuật chuyên sâu và nhanh chóng để đảm bảo hệ thống luôn vận hành ổn định.
Các yếu tố quan trọng để triển khai ERP thành công và giảm thiểu rủi ro
Để quy trình triển khai ERP thành công và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – cần tập trung vào 7 yếu tố cốt lõi dưới đây. Những yếu tố này không chỉ đảm bảo dự án vận hành đúng hướng mà còn giúp tối ưu chi phí và thời gian.
Sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao và sự tham gia của nhân viên
- Sự tham gia của quản lý cấp cao là vô cùng quan trọng để đảm bảo dự án có đủ nguồn lực và hỗ trợ thực hiện những thay đổi lớn trên toàn tổ chức.
- Nhân viên là người dùng cuối, cần được truyền thông về tầm quan trọng của hệ thống, được trao quyền góp ý và đưa ra quyết định liên quan đến hệ thống.
Kế hoạch chi tiết và tuân thủ quy trình chặt chẽ
- Kế hoạch triển khai cần rõ ràng, chi tiết và thực tế, bao gồm mọi yếu tố của dự án như ngân sách, tiến độ, nguồn lực. Việc này giúp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.
- Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình triển khai giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro, kiểm soát công việc và trách nhiệm của từng cá nhân trong đội dự án.
Đảm bảo chất lượng dữ liệu và chuẩn hóa quy trình trước triển khai
- Chất lượng dữ liệu là yếu tố quyết định sự thành công. Cần kiểm tra, loại bỏ dữ liệu không cần thiết hoặc dư thừa, và chuẩn hóa thông tin để hệ thống hoạt động chính xác.
- Doanh nghiệp nên rà soát và chuẩn hóa các quy trình vận hành nội bộ trước khi triển khai để đảm bảo hệ thống được áp dụng trong một cấu trúc khoa học.
Tránh tùy chỉnh quá mức, tập trung vào các tính năng cốt lõi
- Tùy chỉnh quá nhiều so với kế hoạch ban đầu có thể làm dự án “trật bánh” khỏi mục tiêu chính, tốn thời gian và chi phí. Hầu hết các hệ thống ERP đều phù hợp khoảng 70% và 30% sẽ được tùy chỉnh.
- Ưu tiên các tính năng cốt lõi để đảm bảo hệ thống đáp ứng những nhu cầu nghiệp vụ quan trọng nhất.
Quản lý thay đổi và truyền thông nội bộ hiệu quả để giảm sự kháng cự của nhân viên
- Nhân viên thường e ngại khi làm quen với hệ thống mới. Do đó, cần có chiến lược đào tạo kỹ lưỡng và truyền thông về lợi ích của hệ thống để đảm bảo nhân viên hiểu và có thể áp dụng phần mềm hiệu quả vào công việc.
Quản lý thời gian và ngân sách hợp lý
- Thực hiện quy trình triển khai ERP đòi hỏi nguồn lực tài chính đáng kể. Cần lập dự toán chi phí cẩn thận, bao gồm cả chi phí dự phòng, và theo dõi chi phí liên tục để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách.
- Đặt ra các mốc quan trọng cụ thể và chi tiết, sắp xếp các nhiệm vụ theo chuỗi logic để đảm bảo dự án diễn ra đúng thời hạn.
Tối ưu hóa quy trình triển khai ERP với các giải pháp chuyên biệt
Giải pháp ERP bao gồm các phân hệ tài chính và kế toán toàn diện để quản lý các giao dịch tài chính, sổ cái, các khoản phải thu/phải trả, lập ngân sách và báo cáo tài chính. Do đó, tự động hóa các nghiệp vụ tài chính giúp tăng hiệu quả, độ chính xác và khả năng kiểm soát chi tiêu trong toàn doanh nghiệp.
Để tối ưu hóa quy trình triển khai ERP, đặc biệt trong khâu kế toán tài chính và quản lý hóa đơn, doanh nghiệp nên tích hợp thêm các giải pháp chuyên biệt như Bizzi. Việc sử dụng Bizzi song song với ERP giúp nâng cao hiệu suất vận hành, tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và đảm bảo tuân thủ.
Nâng cao hiệu quả quản lý tài chính với Bizzi.vn và các tính năng cốt lõi
Để tối ưu hóa các quy trình tài chính, doanh nghiệp có thể cân nhắc các nền tảng chuyên biệt như Bizzi.vn với các tính năng nổi bật:
- Xử lý và quản lý hóa đơn đầu vào tự động:
- Bizzi.vn sử dụng công nghệ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) và trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tải xuống, kiểm tra và đối chiếu hóa đơn điện tử.
- Nền tảng này tự động đối soát chi tiết hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) và phiếu nhập kho (GR) theo thời gian thực để nhanh chóng phát hiện sai lệch.
- Bizzi.vn có khả năng xác minh nhà cung cấp hợp lệ bằng cách kiểm tra mã số thuế và trạng thái hoạt động trên hệ thống thuế, đồng thời cảnh báo hóa đơn có dấu hiệu rủi ro.
- Hệ thống tự động ghi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào với thời hạn lưu trữ quy định (tối thiểu 10 năm).
- Bizzi.vn cung cấp tích hợp API để đồng bộ dữ liệu với các phần mềm kế toán và hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện có.
- Quản lý chi tiêu doanh nghiệp hiệu quả (Bizzi Expense):
- Bizzi Expense cho phép thiết lập ngân sách theo phòng ban/dự án và giám sát chi tiêu so với ngân sách đã phân bổ, cảnh báo khi vượt ngân sách.
- Hệ thống hỗ trợ phê duyệt chi tiêu tự động, giúp đẩy nhanh quá trình duyệt yêu cầu chi tiêu và theo dõi chi phí theo thời gian thực.
- Bizzi Expense cho phép thiết lập và thực thi các chính sách chi tiêu, quy trình phê duyệt linh hoạt, và nhân viên có thể gửi yêu cầu chi tiêu trước khi phát sinh.
- Quản lý công tác phí (Bizzi Travel):
- Bizzi Travel tích hợp với các dịch vụ đặt vé để nhân viên có thể đặt vé máy bay tự động và nhanh chóng theo tiêu chí ngân sách được duyệt.
- Nền tảng giúp theo dõi và quản lý tất cả các khoản chi tiêu công tác như vé máy bay, khách sạn, di chuyển, ăn uống theo hạn mức đã đặt, đồng thời tự động ghi nhận vào chi phí và cảnh báo khi vượt ngân sách.
- Quản lý hóa đơn điện tử (B-invoice):
- B-invoice hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử theo chuẩn quy định (XML/PDF), với các mẫu tùy chỉnh theo thương hiệu doanh nghiệp.
- Giải pháp này cho phép xuất hóa đơn hàng loạt, kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế để xác thực, và lưu trữ hóa đơn theo quy định.
- B-invoice cung cấp khả năng tra cứu, tải xuống và in hóa đơn dễ dàng, cùng với việc quản lý tình trạng hóa đơn.
- Quản lý công nợ (ARM):
- ARM giúp theo dõi, đối soát công nợ khách hàng và nhà cung cấp, cảnh báo nợ đến hạn, và tạo báo cáo chi tiết về tình hình công nợ.
- Hệ thống có thể tạo quy trình nhắc nợ tự động theo kịch bản qua email hoặc tin nhắn.
- Các tính năng tài chính bổ sung:
- Bizzi.vn cung cấp giải pháp thẻ tín dụng doanh nghiệp với lợi ích chi tiêu trước, thanh toán sau (lãi suất 0% lên đến 45 ngày) và tích hợp quản lý chi phí.
- Bizzi.vn cũng tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn thông qua các tùy chọn tài chính chuỗi cung ứng và tài trợ vốn lưu động.
Tại sao cần kết hợp Bizzi trong quy trình triển khai ERP?
Bizzi.vn là một nền tảng tự động hóa tài chính chuyên biệt, được thiết kế để tích hợp liền mạch với các hệ thống quản trị doanh nghiệp hiện có, bổ sung khả năng tự động hóa tài chính mà không cần thay thế toàn bộ hệ thống.
Giải pháp này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp đã sử dụng hệ thống ERP nhưng muốn nâng cao các quy trình tài chính cụ thể, nơi mà khả năng tự động hóa tài chính của ERP hiện có còn thiếu hoặc chưa tối ưu.
Tiêu chí giá thành công khi thực hiện quy trình triển khai ERP
Việc đánh giá thành công khi thực hiện quy trình triển khai ERP không chỉ dựa vào việc hệ thống được đưa vào hoạt động, mà còn phụ thuộc vào mức độ hiệu quả, khả năng thích ứng và giá trị mà ERP mang lại cho doanh nghiệp sau khi triển khai.
Dưới đây là các tiêu chí đánh giá mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Thời gian thực hiện: Đo lường thời gian hoàn thành dự án so với kế hoạch ban đầu. Thời gian thực hiện ngắn hơn cho thấy hiệu quả triển khai và giao hàng kịp thời.
- Mức độ đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp: Đánh giá khả năng của hệ thống trong việc đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và mục tiêu đã đề ra ban đầu.
- Khả năng tương thích và liên kết: Đảm bảo các phân hệ khác nhau của hệ thống có khả năng tương thích và liên kết chặt chẽ với nhau.
- Khả năng mở rộng và linh hoạt: Đánh giá khả năng của hệ thống để đáp ứng khối lượng công việc lưu trữ lớn và linh hoạt trong việc thay đổi, mở rộng quy mô.
- Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng: Giao diện trực quan, dễ thao tác giúp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên.
- Mức độ bảo mật: Đảm bảo hệ thống có mức độ bảo mật cao và cơ sở dữ liệu riêng biệt để bảo vệ thông tin quan trọng.
- Sự hài lòng của người dùng cuối và các bên liên quan: Thu thập phản hồi từ người dùng về hiệu suất, khả năng sử dụng và tác động của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh.
- Lợi ích mang lại cho người lao động: Đánh giá tác động tích cực của dự án đối với nhân viên, bao gồm cải thiện năng suất, sự hài lòng trong công việc và giảm khối lượng công việc.
- Tổng chi phí dự án: Xem xét tổng chi phí bao gồm chi phí bản quyền, đào tạo, sửa đổi và triển khai, so sánh với ngân sách dự kiến để đánh giá hiệu quả tài chính.
Kết luận
Thực hiện quy trình triển khai ERP là một quá trình phức tạp nhưng mang lại lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay. Việc nắm vững và tuân thủ các giai đoạn trong quy trình triển khai, cùng với việc chú trọng các yếu tố thành công như sự cam kết của lãnh đạo, kế hoạch chi tiết, và đào tạo nhân sự, là chìa khóa để đạt được hiệu quả mong muốn.
Đặc biệt, việc tích hợp các giải pháp chuyên biệt như Bizzi.vn vào hệ sinh thái ERP có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa sâu hơn các quy trình tài chính, nâng cao hiệu suất và khả năng kiểm soát chi tiêu, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/