Quản lý chi phí thuê ngoài là một phần thiết yếu của quản trị doanh nghiệp hiện đại. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro pháp lý, nâng cao hiệu quả vận hành và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp thêm các thông tin quan trọng về bản chất chi phí thuê ngoài để các nhà lãnh đạo có cơ sở nắm bắt, từ đó điều chỉnh cách quản lý chi phí thuê ngoài hiệu quả nhất.
Chi phí thuê ngoài là gì và vì sao khó kiểm soát?
Chi phí thuê ngoài (Outsourcing Cost) là khoản chi phí doanh nghiệp trả cho bên thứ ba (cá nhân/đơn vị dịch vụ) để thực hiện những công việc mà doanh nghiệp không tự đảm nhiệm hoặc không hiệu quả khi tự làm.
Ví dụ: thuê agency marketing, thuê vận chuyển, thuê IT support, thuê bảo vệ, thuê nhân sự thời vụ, thuê khảo sát thị trường,…
Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là SMEs và doanh nghiệp tăng trưởng nhanh:
- Chi phí thuê ngoài ngày càng tăng mạnh, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí vận hành.
- Quy trình phê duyệt & nghiệm thu dịch vụ thường thiếu chuẩn hóa, phụ thuộc nhiều vào thủ công (email, excel, zalo,…), không có sự can thiệp công nghệ – cụ thể là phần mềm quản lý chi phí
- Hóa đơn & đối soát hiệu quả dịch vụ thường không minh bạch, dựa trên cảm tính người phụ trách.
- Dữ liệu phân tán theo từng phòng ban → không có góc nhìn tổng thể để đánh giá hiệu quả.
Nguyên nhân khó kiểm soát trong cách quản lý chi phí thuê ngoài:
| Nguyên nhân | Mô tả vấn đề |
| Không có tiêu chuẩn đo lường (KPIs) | Nhiều dịch vụ thuê ngoài mang tính chất mô tả (branding, marketing, nghiên cứu…) khó lượng hóa hiệu quả. |
| Quy trình phê duyệt phân tán | Mỗi phòng ban tự làm việc với nhà cung cấp → CFO không nắm hết phạm vi và lý do chi. |
| Hợp đồng & hóa đơn thiếu đồng bộ | Dữ liệu nằm rời rạc trên email / excel / folder cá nhân → khó tổng hợp và đối chiếu. |
| Chồng chéo nhà cung cấp | Có thể thuê nhiều đơn vị làm cùng một việc nhưng không được rà soát trùng lặp. |
| Thanh toán sau – hiệu quả trước | Dịch vụ hoàn thành rồi mới đánh giá → dễ dẫn đến lãng phí không thu hồi được. |
| Thiếu minh bạch trong nghiệm thu | Đánh giá dựa vào cảm tính của người phụ trách dự án, không dựa trên chỉ số kết quả. |
Phân loại chi phí thuê ngoài trong doanh nghiệp
Chi phí thuê ngoài có thể được phân loại theo nhiều góc độ để phục vụ quản lý và kiểm soát hiệu quả hơn:
| Nhóm chi phí | Ví dụ cụ thể | Đặc điểm quản lý |
| Kế toán – thuế | Kê khai thuế, BCTC, kiểm toán, phần mềm kế toán | Cần hóa đơn hợp lệ và biên bản nghiệm thu |
| Nhân sự (HR Outsourcing) | Payroll, headhunting, đào tạo | Phải phân biệt hợp đồng dịch vụ và hợp đồng lao động |
| Marketing / Agency | SEO, quảng cáo, content, KOL | Dễ phát sinh chi phí ngoài hợp đồng |
| IT / SaaS | Bảo trì server, thuê phần mềm, phát triển website | Nhiều khoản thanh toán định kỳ theo user/month |
| Logistics / Sản xuất thuê ngoài | Gia công OEM, 3PL, vận tải | Dễ biến động theo nhiên liệu và phụ phí |
| Pháp lý / tư vấn / kiểm toán | Luật sư, M&A, chiến lược | Khó định lượng hiệu quả tài chính |
Sự khác biệt trong cách quản lý chi phí thuê ngoài và chi phí nội bộ
Chi phí thuê ngoài là loại chi phí doanh nghiệp trả cho đơn vị bên ngoài để thực hiện một phần công việc hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp không tự đảm nhiệm, hoặc tự làm sẽ tốn kém và kém hiệu quả. Chi phí nội bộ là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp tự thực hiện công việc bằng nguồn lực của chính mình: nhân sự, công cụ, vật tư, tài sản, thời gian nội bộ.
Khi nào nên sử dụng 2 loại chi phí này?
| Chi phí thuê ngoài phù hợp khi | Chi phí nội bộ phù hợp khi |
| Cần tốc độ và chuyên môn cao ngay lập tức | Có khả năng tự làm hiệu quả hơn |
| Công việc mang tính thời vụ hoặc theo dự án | Công việc lặp lại, dài hạn |
| Không muốn đầu tư tài sản & nhân lực ban đầu | Muốn kiểm soát chất lượng, bảo mật |
| Tối ưu chi phí ở giai đoạn mở rộng nhanh | Đã có hệ thống và năng lực nội bộ mạnh |
- Chi phí thuê ngoài giúp tăng tốc, bổ sung chuyên môn và linh hoạt mở rộng nhưng khó kiểm soát hiệu quả và dễ lãng phí nếu không có hệ thống quản trị minh bạch.
- Chi phí nội bộ ổn định và dễ kiểm soát chi phí hơn nhưng có thể kém linh hoạt và tốn kém dài hạn nếu công việc không phải thế mạnh cốt lõi.
Tóm lại, doanh nghiệp tối ưu nhất là kết hợp cả hai, tùy theo mức độ chiến lược và giá trị tạo ra cho tổ chức.
5 nguyên nhân khiến chi phí thuê ngoài tăng cao
Chi phí thuê ngoài tăng, thậm chí vượt mức kiểm soát thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân.
1. Thiếu tiêu chuẩn đánh giá & đo lường hiệu quả (KPIs mơ hồ)
- Dịch vụ thuê ngoài thường được nghiệm thu dựa trên cảm tính thay vì số liệu.
- Không có tiêu chí đánh giá rõ ràng dẫn đến chi tiền nhiều nhưng kết quả không tương xứng.
2. Quy trình phê duyệt phân tán – thiếu minh bạch
- Các phòng ban tự làm việc và ký hợp đồng với nhiều vendor khác nhau.
- Dữ liệu phân mảnh, CFO chỉ nhìn thấy tổng số tiền, không biết cụ thể chi cho ai và vì mục đích gì.
- Dễ phát sinh chi trùng lặp hoặc vượt ngân sách.
3. Phụ thuộc quá mức vào vendor
- Không có năng lực nội bộ để kiểm soát, giám sát, hoặc có phương án thay thế.
- Vendor tăng giá, mở rộng phạm vi (scope creep) mà doanh nghiệp khó từ chối hoặc đánh giá lại.
4. Thiếu kế hoạch và dự báo ngân sách
- Thuê ngoài theo nhu cầu phát sinh hoặc khi “cháy việc”, dẫn đến:
- Đặt dịch vụ gấp với giá cao
- Không tối ưu nguồn lực sẵn có nội bộ
- Không có dữ liệu lịch sử để lập ngân sách chính xác.
5. Nghiệm thu lỏng lẻo & hiệu suất thực tế thấp
- Không có quy trình đo lường, kiểm soát deliverable.
- Không kiểm tra tính đúng đắn của chi phí phát sinh theo từng giai đoạn.
- Trả tiền xong rồi mới phát hiện hiệu quả không đạt → lãng phí và khó thu hồi.
Rủi ro về thuế khi chi phí thuê ngoài không hợp lệ
Dưới đây là phân tích chi tiết về rủi ro thuế khi chi phí thuê ngoài không được thực hiện hợp lệ, kết hợp với quy định từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các lỗi phổ biến cần lưu ý.
- Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chi phí thuê ngoài chỉ được tính hợp lý khi có đủ:
- Có hợp đồng dịch vụ: ghi rõ nội dung công việc, giá trị, thời hạn thực hiện.
- Có biên bản nghiệm thu / bàn giao: xác nhận dịch vụ đã được thực hiện, chất lượng, kết quả.
- Hóa đơn GTGT hợp lệ: đáp ứng điều kiện về hóa đơn theo quy định thuế.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với từng khoản > 20 triệu đồng).
Nếu thiếu 1 trong các điều kiện này, khoản chi có thể bị coi là không hợp lệ để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
- Lỗi phổ biến khi quản lý chi phí thuê ngoài:
- Thanh toán tiền mặt hoặc tạm ứng mà không đối soát, không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản > 20 triệu.
- Hóa đơn GTGT nhận chậm vượt kỳ kế toán, ghi nhận sai kỳ dẫn đến sai lệch chi phí cho kỳ đó.
- Khi thuê cá nhân (không phải tổ chức) nhưng doanh nghiệp không khấu trừ 10% thuế TNCN theo quy định.
Vi phạm trong cách quản lý chi phí thuê ngoài về thuế có thể bị truy thu thuế + phạt hành chính từ 20 đến 50 triệu đồng hoặc mất quyền khấu trừ VAT đầu vào.
Chiến lược trong cách quản lý chi phí thuê ngoài
Quản lý tốt chi phí thuê ngoài không chỉ giúp giảm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể. Doanh nghiệp cần minh bạch dữ liệu – kiểm soát quy trình – đánh giá bằng KPI – đàm phán liên tục.
Bước 1 – Xác định nhu cầu và phạm vi thuê ngoài
- Phân tích Make or Buy Analysis để so sánh chi phí & hiệu quả nội bộ vs thuê ngoài.
- Chỉ thuê ngoài khi:
- Không ảnh hưởng hoạt động cốt lõi (Core Competency).
- Có khả năng đo hiệu quả đầu ra (deliverable, SLA, KPI rõ ràng).
- Tổng chi phí thuê ngoài (bao gồm giám sát) < 80% chi phí nội bộ tương đương.
- Xác định phạm vi công việc (Scope), timeline, output, tiêu chuẩn nghiệm thu.
Bước 2 – Thiết lập ngân sách và kiểm soát trần chi
Dự toán theo: phòng ban / dự án / loại dịch vụ.
Áp dụng Zero-Based Budgeting → mỗi khoản chi phải có justification rõ ràng.
Cấu trúc ngân sách gồm:
- Chi phí cố định (retainer)
- Chi phí biến đổi (performance-based / volume)
- Chi phí quản lý hợp đồng & giám sát
Theo dõi Budget vs Actual theo thời gian thực bằng Bizzi / ERP / Dashboard.
Bước 3 – Lựa chọn & đàm phán nhà cung cấp
Thu thập tối thiểu 03 báo giá để xác định benchmark thị trường.
Đưa vào hợp đồng các điều khoản chống phát sinh:
- Price Cap – mức trần chi phí.
- KPI ràng buộc (hiệu quả, tiến độ, chất lượng).
- SLA & Service Credit – giảm giá/đền bù nếu không đạt chỉ tiêu.
Thương lượng thanh toán linh hoạt 30–45 ngày để tối ưu dòng tiền (cashflow).
Bước 4 – Theo dõi, nghiệm thu và thanh toán
Áp dụng Quy trình 3-Way Match: Hợp đồng/PO – Nghiệm thu – Hóa đơn.
Chỉ thanh toán khi:
- Hợp đồng/PO có phê duyệt hợp lệ.
- Nghiệm thu đúng phạm vi công việc (Scope & KPI).
- Hóa đơn hợp lệ, khớp giá trị & thuế.
Giữ lại Retention 5–10% đối với dịch vụ dài hạn để đảm bảo chất lượng.
Bước 5 – Đánh giá hiệu quả và tái thương lượng
Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp theo 3 nhóm KPI:
- KPI tài chính: ROI, Cost per deliverable, Budget variance %.
- KPI vận hành: SLA, On-time %, Quality score.
- KPI giá trị: Business impact (doanh thu, tốc độ, hiệu quả đội nội bộ).
Báo cáo định kỳ hàng quý / 6 tháng để quyết định:
- Tiếp tục – Gia hạn – Tái thương lượng – Chuyển vendor – In-house
Giải pháp kiểm soát chi phí thuê ngoài với Bizzi
Bizzi cung cấp giải pháp quản lý chi phí toàn diện cho doanh nghiệp, tự động hóa quy trình từ xử lý hóa đơn đầu vào đến kiểm soát ngân sách và phê duyệt chi tiêu. Các tính năng chính của Bizzi bao gồm tự động hóa xử lý hóa đơn bằng AI, quản lý ngân sách chi tiêu theo thời gian thực, thiết lập chính sách chi tiêu và quy trình phê duyệt thông minh, cũng như quản lý chi phí công tác và tích hợp toàn diện với các hệ thống ERP.
1. Bizzi Expense – Kiểm soát chi phí thuê ngoài ngay từ gốc
Tính năng chính
- Thiết lập ngân sách thuê ngoài theo phòng ban / dự án / loại dịch vụ
- Mỗi đề nghị thanh toán thuê ngoài yêu cầu đính kèm đầy đủ:
- Hợp đồng dịch vụ
- Biên bản nghiệm thu / bàn giao
- Hóa đơn điện tử
- Phê duyệt đa tầng thông minh
- Trưởng phòng → Kế toán → CFO (tuỳ cấu hình)
- Tự động cảnh báo vượt ngân sách & theo dõi biến động thời gian thực
- Lưu trữ chứng từ chuẩn tuân thủ thuế
→ Truy xuất dễ dàng khi thanh tra, kiểm toán
Lợi ích
- Minh bạch ngay từ bước đề nghị
- Ngăn chặn chi phí không chính đáng trước khi phát sinh
- Giảm rủi ro về thuế và thất thoát ngân sách
2. Bizzi IPA – Xử lý hóa đơn thuê ngoài tự động bằng AI
Công nghệ
- RPA + OCR + AI đọc hóa đơn điện tử, trích xuất dữ liệu tự động
- Đối soát 3 chiều (3-Way Match)
- PO – GR – Hóa đơn
- Phát hiện lỗi: trùng hóa đơn, sai thuế suất, sai mã NCC, sai số tiền
Kiểm tra pháp lý nhà cung cấp
- Tự động xác minh Mã số thuế – trạng thái hoạt động – rủi ro NCC
- Cảnh báo vendor không hợp lệ / rủi ro thuế
Tích hợp ERP
- Đồng bộ 2 chiều với SAP, Oracle, Bravo, Fast, MISA, Odoo,…
3. Dashboard & Báo cáo thông minh
Theo dõi chi phí thuê ngoài theo nhiều góc nhìn:
- Nhà cung cấp
- Dự án / Phòng ban
- Loại dịch vụ
- Tỷ lệ hóa đơn hợp lệ
- Chi phí vượt ngân sách
- ROI thuê ngoài theo quý
Cảnh báo tự động
- Hợp đồng sắp hết hạn / đến hạn tái thương lượng
- Dịch vụ tăng chi phí đột biến bất thường
- Hóa đơn sai kỳ, sai dữ liệu, sai format
Tóm lại, Bizzi giúp doanh nghiệp tìm ra cách quản lý chi phí thông minh, tối ưu nhờ quy trình tự động để hướng đến mục tiêu:
- Giảm chi phí thất thoát
- Minh bạch & tuân thủ thuế
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Case Study về cách quản lý chi phí thuê ngoài
Tìm hiểu một số case study cụ thể về chi phí thuê ngoài thường phát sinh trong doanh nghiệp sẽ giúp bạn thấy rằng khi áp dụng nguyên tắc quản lý + công nghệ, các chi phí sẽ được tối ưu, rủi ro giảm và hiệu quả vận hành doanh nghiệp tăng.
1. Thuê ngoài Marketing Agency
Bối cảnh
- Doanh nghiệp thuê agency thực hiện chiến dịch marketing tạo lead phục vụ đội sales.
- Hợp đồng 6 tháng, mô hình phí Retainer + KPI Bonus/Penalty.
Thông số & điều khoản chính
| Hạng mục | Quy định |
| KPI | 200 MQL/tháng |
| Giá trần (Price Cap) | 300 triệu/tháng |
| Đánh giá hiệu quả | CPL, Conversion Rate, Revenue Impact |
| Penalty | Giảm 10% phí nếu KPI không đạt |
Kết quả & bài học
- Kiểm soát hiệu quả theo mô hình ROI-Based, giảm 18% CPL sau 3 tháng.
- Tránh tăng chi phí vô tội vạ nhờ điều khoản giá trần & penalty.
2. IT Outsourcing
Bối cảnh
- Thuê đội dev bên ngoài làm dự án phần mềm nội bộ trong 4 tháng.
- Hợp đồng Time & Material có cap.
Quy trình kiểm soát
| Yếu tố | Mô tả |
| Mô hình nghiệm thu | Theo Sprint (2 tuần/lần) |
| Hồ sơ bàn giao | Source code, tài liệu kỹ thuật, IP rights |
| Kiểm soát chi phí | Bizzi tự động đối soát timesheet – hóa đơn – hợp đồng |
| Thanh toán | Theo sản lượng hoàn thành và nghiệm thu |
Kết quả
- Tránh phát sinh giờ làm thêm không cần thiết.
- Rút ngắn thời gian kế toán xử lý hồ sơ 65%.
3. Logistics – 3PL
Bối cảnh
- Thuê dịch vụ giao vận trọn gói cho e-commerce.
- Giá vận chuyển biến động theo giá nhiên liệu.
Điều khoản kiểm soát chi phí
| Yếu tố | Mô tả |
| SLA | Tỷ lệ giao hàng đúng hạn ≥ 98% |
| Penalty | Nếu vi phạm >3 lần/tháng → phạt 3% tổng phí |
| Điều chỉnh giá | Index theo giá xăng để tránh biến động bất ổn |
| Tài liệu nghiệm thu | Biên bản giao nhận + chứng từ vận tải đầy đủ |
| Hạch toán | TK 627 – Chi phí sản xuất chung |
Kết quả
- Giảm tỷ lệ hàng hoàn từ 4% xuống 1,7%.
- Chi phí bình quân mỗi đơn giảm 12%.
FAQ – Câu hỏi thường gặp trong cách quản lý chi phí thuê ngoài
Tổng hợp các vấn đề liên quan đến cách quản lý chi phí thuê ngoài phổ biến nhất.
1. Chi phí thuê ngoài có được khấu trừ thuế không?
Có, chi phí thuê ngoài được tính vào chi phí hợp lý và khấu trừ thuế TNDN, nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định thuế:
- Phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD.
- Có hóa đơn hợp lệ (hóa đơn điện tử).
- Thanh toán chuyển khoản với hóa đơn từ 20 triệu trở lên.
- Có hợp đồng & biên bản nghiệm thu theo thực tế công việc.
2. Cần những chứng từ gì để chi phí thuê ngoài hợp lệ?
Một bộ hồ sơ đầy đủ thường bao gồm:
- Hợp đồng hoặc PO
- Biên bản nghiệm thu / bàn giao
- Hóa đơn điện tử
- Bảng tính khối lượng / timesheet (nếu dịch vụ theo giờ hoặc sản lượng)
- Quyết định phê duyệt của người có thẩm quyền
3. Làm sao để kiểm soát chi phí thuê ngoài theo phòng ban?
Các doanh nghiệp thường áp dụng:
- Thiết lập ngân sách (budget) theo phòng ban hoặc dự án
- Theo dõi Budget vs Actual hằng tháng hoặc thời gian thực
- Quy trình phê duyệt đa cấp
- Công cụ đo lường theo loại dịch vụ / vendor / thời gian
Có thể kiểm soát hiệu quả bằng Bizzi Expense hoặc các module AP/Expense trong ERP.
4. Phần mềm nào giúp kiểm soát chi phí thuê ngoài hiệu quả?
Một số giải pháp phổ biến:
- Bizzi Expense – kiểm soát ngân sách, phê duyệt đề nghị thanh toán, quản lý hợp đồng & hóa đơn.
- Bizzi IPA – tự động đọc hóa đơn, đối soát 3 chiều PO–GR/Timesheet–Invoice.
- SAP, Oracle, MISA, Bravo – nếu doanh nghiệp đã triển khai ERP.
5. Làm thế nào để đo ROI thuê ngoài chính xác?
Công thức đo ROI thuê ngoài: ROI = (Giá trị tạo ra – Tổng chi phí thuê ngoài) / Tổng chi phí thuê ngoài
Các chỉ số cần đánh giá:
- Tài chính: Cost per Deliverable, Cost Saving, Revenue Growth
- Vận hành: SLA, On-time %, Quality score
- Giá trị: thời gian tiết kiệm, tác động dài hạn
6. Khi nào nên insource thay vì thuê ngoài?
Nên đưa về in-house khi:
- Công việc là năng lực cốt lõi của doanh nghiệp.
- Tổng chi phí thuê ngoài > 80% chi phí nội bộ tương đương.
- Quy trình cần kiểm soát chặt chẽ hoặc yêu cầu bảo mật dữ liệu cao.
- Nhà cung cấp không đáp ứng KPI liên tục.
Kết luận
Cách quản lý chi phí thuê ngoài không chỉ đơn thuần là giảm chi, mà là kiểm soát – đo lường – tối ưu hóa toàn bộ vòng đời chi tiêu. Bizzi giúp CFO và đội ngũ tài chính quản lý chi phí thuê ngoài toàn diện, từ giai đoạn lập kế hoạch, phê duyệt, thanh toán đến đánh giá hiệu quả, đảm bảo minh bạch – tuân thủ – tiết kiệm thực tế.
- Minh bạch, giảm rủi ro và thất thoát chi phí
- Tiết kiệm thời gian kế toán, tối ưu dòng tiền
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác
Lợi ích khi ứng dụng giải pháp Bizzi mang lại trong việc tối ưu cách quản lý chi phí thuê ngoài:
- Quy trình chuẩn hóa
- 3-Way Match (Hợp đồng – Nghiệm thu – Hóa đơn)
- Ngân sách rõ ràng, phê duyệt đa tầng
- Hợp đồng & SLA minh bạch
- Tuân thủ pháp lý & chứng từ thuế
- Hóa đơn hợp lệ, thanh toán không dùng tiền mặt
- Biên bản nghiệm thu & hợp đồng đầy đủ
- Giảm rủi ro truy thu thuế và phạt hành chính
- Tự động hóa bằng công nghệ
- Quản lý ngân sách, phê duyệt, đối soát hóa đơn tự động
- Dashboard theo dõi KPI, ROI, chi phí vượt trần
Trải nghiệm Bizzi – giải pháp giúp CFO và kế toán tự động kiểm soát chi phí thuê ngoài, đảm bảo minh bạch, tuân thủ và tiết kiệm thực: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/