ROI là nền tảng quyết định sống còn của mọi dự án tự động hóa. Không chứng minh được ROI = Không được phê duyệt, dù công nghệ có tốt đến đâu. Việc nắm vững cách tính ROI (Lợi tức đầu tư) cho dự án tự động hóa là cực kỳ quan quan trọng. Đây là cơ sở để chứng minh giá trị tài chính, đưa ra quyết định đầu tư sáng suốt, phân bổ ngân sách hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực, từ đó đảm bảo dự án mang lại lợi nhuận thực sự thay vì chỉ tốn kém chi phí. 

Vì sao ROI là “bài toán sống còn” khi triển khai tự động hoá? 

Trong mọi đề án automation (AP/Invoice/ERP/Workflow/AI…), ROI không phải là “điểm cộng”, mà là điều kiện sống còn. Bởi vì ai cũng nói tiết kiệm – nhanh hơn – hiệu quả hơn, nhưng lãnh đạo chỉ quyết khi thấy được con số thật và thời gian hoàn vốn rõ ràng.

Tại sao nắm bản chất cách tính ROI dự án tự động hoá là chìa khóa quyết định?

Chỉ số ROI trong dự án tự động hoá quan trọng bởi vì:

1. CFO không mua công nghệ – họ mua giá trị tài chính đo được

Nếu không chứng minh được ROI bằng data, automation sẽ bị xem như chi phí, không phải đầu tư. Công nghệ tốt đến đâu cũng thất bại nếu không giải bài toán tài chính.

2. 70% dự án automation thất bại

Không phải vì công nghệ kém, mà vì:

• Không xác định KPI trước triển khai.
• Không tính toán Cost per Invoice, FTE saving, chi phí ẩn.
• Không chứng minh được tiền thực sự tiết kiệm được bao nhiêu.

Kết quả: Dự án bị dừng giữa chừng – hoặc không được mở rộng scale.

3. Lãnh đạo cần câu trả lời trực tiếp cho 3 câu hỏi sống còn

Cách phân biệt ROI thật và ROI ảo

Giá trị chiến lược của cách tính ROI dự án tự động hoá

ROI thật phải quy ra tiền, không phải cảm giác.

• ROI giúp CFO tự tin ký duyệt.
• ROI giúp kế toán trưởng bảo vệ đề án trước BOD.
• ROI giúp SME biết automation có đáng tiền hay không.

Không có ROI rõ ràng thì dự án mãi nằm trên giấy.

Chỉ số ROI Automation là gì?

ROI đo giá trị tiền tệ thực tế bạn thu được so với chi phí đầu tư, không chỉ là “cảm giác nhanh hơn” hay “ít người hơn”.

1. Định nghĩa ROI trong tự động hóa

ROI (Return on Investment) trong tự động hóa là chỉ số đo lường mức lợi ích tài chính doanh nghiệp thu được so với tổng chi phí đã đầu tư vào giải pháp automation.

Với các dự án tự động hóa (Automation / AP Automation / Invoice Automation / RPA / ERP), lợi ích không chỉ dừng ở tiết kiệm chi phí nhân sự, mà còn bao gồm:

• Giảm chu kỳ xử lý (cycle time)
• Giảm sai sót – giảm chi phí sửa lỗi & rủi ro tuân thủ
• Giảm chi phí lưu trữ & audit
• Tối ưu dòng tiền, tăng khả năng thanh toán đúng hạn
• Tăng năng suất mà không cần tăng nhân sự

Tức là automation tạo ra giá trị trực tiếp + giá trị gián tiếp, đều phải quy đổi ra tiền.

2. Công thức tính ROI chuẩn FP&A

ROI= (Lợi ích ròng hàng năm/Tổng chi phí triển khai) ​×100%

Trong đó:

• Lợi ích ròng hàng năm = (Tiết kiệm FTE + Giảm CPI + Lợi ích chiết khấu thanh toán + Giảm rủi ro + Giảm chi phí lưu trữ) − Chi phí vận hành
• Tổng chi phí triển khai = phí công nghệ + phí triển khai + phí tích hợp + phí đào tạo

Cách CFO nhìn ROI: ROI phải trả lời được: doanh nghiệp bỏ 1 đồng, thu về bao nhiêu và trong bao lâu?

3. Tránh nhầm lẫn

ROI Automation = Bài toán tài chính, không phải bài toán công nghệ.

Không chứng minh được ROI bằng tiền thì dự án khó được phê duyệt.

Tổng hợp toàn bộ chi phí trong một dự án tự động hoá 

Để đánh giá dự án automation có đáng đầu tư hay không, phải tính TCO – Total Cost of Ownership, không chỉ nhìn giá license hay chi phí ban đầu, bên cạnh cách tính ROI dự án tự động hoá. Rất nhiều dự án thất bại vì chỉ tính cost hữu hình, bỏ qua chi phí gián tiếp & cơ hội.

1. Chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX)

Những khoản này thường dễ tính và được vendor báo giá, nhưng chỉ là phần nổi của tảng băng.

2. Chi phí vận hành (OPEX)

 Đây là chi phí dài hạn, tác động trực tiếp đến TCO trong 1–3 năm.

3. Chi phí chuyển đổi

 Nếu đánh giá thấp phần này, dự án dễ bị chậm tiến độ hoặc không được nhân viên chấp nhận.

4. Chi phí cơ hội (Opportunity cost)

Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp không đưa vào tính toán ROI, dẫn đến ROI ảo.

5. Tổng chi phí sở hữu – TCO (Total Cost of Ownership)

TCO=CAPEX+OPEX+Change Cost+Opportunity Cost

 Đây là chỉ số quan trọng nhất đối với CFO, vì:

• Cho cái nhìn tổng thể 1–3 năm, không phải chỉ chi phí ban đầu.
• Là cơ sở để so sánh các giải pháp công nghệ khác nhau.
• Giúp quyết định ưu tiên đầu tư và tính Payback Period (thời gian hoàn vốn).

Lợi ích cần được tính vào ROI Automation 

ROI đúng không chỉ tính phần tiết kiệm nhân sự, mà phải tính đầy đủ lợi ích tài chính – vận hành – chiến lược – dài hạn.

1. Lợi ích trực tiếp – Có thể quy đổi ra tiền

Đây là nhóm lợi ích giúp CFO đo đếm được ngay –  chiếm 60–70% giá trị ROI trong năm đầu tiên, thường dùng để tính ROI ban đầu:

2. Lợi ích gián tiếp – CFO cực kỳ quan tâm

Nhiều CFO đánh giá lợi ích gián tiếp còn lớn hơn lợi ích trực tiếp. Tuy nhiên Không thể bỏ qua vì tác động lớn đến quản trị & rủi ro:

3. Lợi ích chiến lược – RARE ATTRIBUTE

Yếu tố này rất quan trọng với doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc đa chi nhánh, giúp automation trở thành đòn bẩy tăng trưởng chứ không chỉ tiết kiệm chi phí:

4. Lợi ích dài hạn – FP&A Best Practice từ FP&A

Các loại dự án tự động hoá và ROI mỗi loại khác nhau

AP Automation luôn là điểm khởi đầu tốt nhất để chứng minh ROI thật, tạo tiền đề mở rộng sang full automation Procure-to-Pay. Không phải dự án automation nào cũng cho ROI như nhau. CFO cần ưu tiên các dự án có lợi ích tài chính đo được ngay, sau đó mở rộng sang dự án chiến lược.

1. AP Automation – ROI nhanh nhất

Đây là loại automation được CFO lựa chọn đầu tiên vì mang lại tiền thật nhanh nhất.

• Tác động tài chính: trực tiếp – đo được ngay
•  Payback period: < 3–6 tháng
• Giá trị ROI chính:
  • Giảm 70–90% workload xử lý hóa đơn (đầu vào & thanh toán)
  • Giảm CPI từ 50.000đ → 5.000đ / hóa đơn
  • Giảm sai sót, giảm phạt thuế
  • Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm → cải thiện dòng tiền

Phù hợp: Doanh nghiệp nhiều hóa đơn, nhiều chi nhánh, retail, F&B, logistics, manufacturing

2. Workflow Automation

ROI phụ thuộc vào độ phức tạp quy trình và mức độ chuẩn hóa quy trình hiện tại.

• Tác động: cải thiện vận hành, minh bạch phê duyệt
• Payback period: 6–12 tháng
• ROI đến từ:
  • Rút ngắn vòng đời phê duyệt (Cycle Time) từ nhiều ngày → 1–2 giờ
  • Giảm chi phí phối hợp giữa các phòng ban
  • Tăng accountability & traceability
  • Giảm rủi ro gian lận nội bộ

3. RPA Automation

• Payback period: 9–18 tháng
• Lợi ích chính:
  • Giảm thời gian thao tác thủ công lớn (nhập liệu, chuyển dữ liệu)
  • Hoạt động 24/7, không lỗi

• Nhược điểm ảnh hưởng ROI:

• • Chi phí bảo trì, cập nhật thay đổi hệ thống cao
  • ROI tốt nhất khi áp dụng cho quy trình có tính ổn định

ROI cao nhưng dễ giảm nếu quy trình liên tục thay đổi.

4. Procurement Automation

Thường triển khai sau AP automation để tối ưu end-to-end Procure-to-Pay.

• Payback period: 12–18 tháng
• ROI chủ yếu đến từ:
  • Giảm tồn kho, dự báo chính xác nhu cầu
  • Tối ưu đàm phán giá nhờ dữ liệu minh bạch
  • Kiểm soát hợp đồng & giảm leak chi phí

5. HR & Payroll Automation

ROI rõ ràng nhất ở accuracy & hiệu quả vận hành, không phải tiết kiệm FTE.

• Payback period: 6–12 tháng
• ROI đến từ:
  • Giảm sai sót payroll → giảm khiếu nại, tăng hài lòng nhân viên
  • Giảm 60–80% thời gian nhập liệu & tổng hợp công
  • Tự động hóa onboarding / offboarding

Quy trình cách tính ROI dự án tự động hoá chuẩn CFO 

ROI đúng = quy đổi mọi lợi ích ra tiền, bao gồm trực tiếp + gián tiếp + chiến lược + cơ hội. Không đo ROI = khó thuyết phục ban lãnh đạo, dù automation có tốt đến đâu.

Bước 1 – Đo baseline trước khi tự động hóa

Mục tiêu của bước này nhằm xác định số liệu thực tế làm cơ sở so sánh sau automation. Baseline càng chính xác, ROI càng sát thực tế.

Bước 2 – Xác định KPIs của dự án automation

Đây là bước đo lường hiệu quả trực tiếp sau triển khai.

Bước 3 – Tính lợi ích tài chính hàng năm

Công thức cơ bản:

Lợi ích tài chính = (Thời gian tiết kiệm x Chi phí lao động) + Lợi ích gián tiếp 

Lợi ích gián tiếp có thể bao gồm:

• Giảm rủi ro phạt thuế / compliance
• Tăng tốc độ ra quyết định / cải thiện dòng tiền
• Tăng minh bạch dữ liệu, giảm gian lận nội bộ
  

Bước 4 – Tính tổng chi phí dự án (TCO)

TCO=CAPEX+OPEX+Chi phí chuyển đổi+Chi phí cơ hội

Bước 5 – Tính ROI và Payback Period

Công thức ROI chuẩn:

ROI (%)= (Lợi ích ròng hàng năm/TCO) x 100% 

Payback Period:

• Thời gian hoàn vốn = TCO / Lợi ích ròng hàng năm
• Thông thường: 3–12 tháng, tùy loại automation và độ lớn dự án.

Các KPIs chuẩn để đánh giá hiệu quả Automation

Những KPIs này giúp CFO, Kế toán trưởng, FP&A chứng minh ROI và theo dõi hiệu quả dự án automation một cách minh bạch.

1. Cost per Invoice (CPI)

• Định nghĩa: Chi phí trung bình để xử lý 1 hóa đơn / giao dịch.
• Ý nghĩa: KPI quan trọng nhất để chứng minh tiết kiệm chi phí trực tiếp.
• Cách đo: CPI = Tổng chi phí xử lý hóa đơn/ Số hoá đơn cần xử lý 

2. Cycle Time Reduction (%)

• Định nghĩa: % giảm thời gian xử lý từ nhận đến hoàn tất giao dịch.
• Ý nghĩa: Đo tốc độ quy trình, rút ngắn vòng đời hóa đơn.
• Cách đo: Cycle Time Reduction (%)= ( Baseline Cycle TimeBaseline Cycle Time – Cycle Time Sau Automation)/ Baseline Cycle Time ​×100%

3. Exception Rate

Chỉ số KPIs này giảm lỗi, tăng accuracy để giảm chi phí sửa lỗi và rủi ro tuân thủ. Công thức: Exception Rate = (Tỷ lệ hóa đơn / giao dịch cần xử lý lại do lỗi hoặc ngoại lệ).

4. Automation Coverage (%)

Đây là % giao dịch được xử lý tự động mà không cần thao tác thủ công. Ý nghĩa của chỉ số này nhằm mục đích đo mức độ ứng dụng công nghệ và hiệu quả workflow automation.

5. FTE Reduction / FTE Reallocation

Chỉ số KPIs này cho thấy số nhân sự tiết kiệm được hoặc được tái phân bổ cho công việc giá trị cao. ROI về nhân lực là dữ liệu trực tiếp chứng minh chi phí tiết kiệm.

6. Accuracy Improvement

Định nghĩa Accuracy Improvement là Tỷ lệ đúng / chính xác sau automation. Ý nghĩa chỉ số KPIs này là tăng chất lượng dữ liệu, giảm rủi ro phạt thuế, gian lận nội bộ.

Tóm lại, chỉ số KPIs càng cụ thể thì ROI càng thuyết phục, từ đó dự án dễ được phê duyệt. 

Những rủi ro trong cách tính ROI dự án tự động hoá là gì? 

Dự án automation thất bại không phải lúc nào cũng do công nghệ, mà thường do ROI không được tính đúng cách. Tính ROI phải dựa trên số liệu thực tế, đo baseline, và tính đầy đủ chi phí + lợi ích trực tiếp & gián tiếp. Lưu ý cần tránh “ROI ảo” để CFO & FP&A có thể ra quyết định chính xác.

1. Tính ROI theo cảm tính, không đo baseline

• Không có số liệu thực tế trước triển khai → ROI dễ bị ảo.
• Ví dụ: “Nhân viên sẽ giảm 3 người” nhưng không đo workload hiện tại → dự báo sai.

2. Ảo tưởng tiết kiệm FTE

• FTE được báo cáo giảm nhưng thực tế workload tăng hoặc chỉ tái phân bổ sang công việc khác.
• Hậu quả: CFO thấy ROI thấp, khó thuyết phục ban lãnh đạo.

3. Bỏ qua chi phí chuyển đổi (Change Management)

• Bao gồm: đào tạo, viết SOP mới, downtime trong giai đoạn chuyển đổi quy trình.
• Nếu bỏ qua, ROI bị thổi phồng, dẫn đến thất vọng khi dự án triển khai thực tế.

4. Dữ liệu đầu vào kém dẫn đến automation cho kết quả sai

• Automation phụ thuộc dữ liệu đầu vào chính xác.
• Dữ liệu kém = output sai = ROI thực tế thấp.
• Ví dụ: OCR đọc sai thông tin hóa đơn → exception rate tăng, CPI không giảm như kỳ vọng.

5. Kỳ vọng ROI quá cao

• Đặt mục tiêu tiết kiệm 100% FTE hoặc giảm 90% CPI trong mọi quy trình → thực tế khó đạt.
• Hậu quả: Ban lãnh đạo thất vọng, dự án bị dừng, dù automation vẫn mang lại lợi ích đáng kể.

Giải pháp Bizzi giúp tăng ROI Automation như thế nào?

1. Giảm cost per invoice mạnh nhất thị trường

Bizzi tối ưu toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn bằng cách:

• Tự động tải hóa đơn
• Tự động OCR – AI extraction
• Tự động đối soát PO – GR – Invoice
• Tự động kiểm tra MST, hóa đơn rủi ro 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm mạnh CPI từ mức 50.000đ xuống còn 3.000–5.000đ/hóa đơn, vượt trội so với các giải pháp trên thị trường. Đây là lợi ích trực tiếp và đo lường được ngay, giúp ROI tăng mạnh ngay từ năm đầu tiên.

2. Giảm FTE thật (không phải “tiết kiệm giả”)

Với Bizzi, một nhân sự có thể xử lý 300–500 hóa đơn/ngày, thay vì chỉ 30–50 như thủ công. Điều này không chỉ giảm chi phí nhân sự trực tiếp mà còn giải phóng nhân lực để tập trung vào các công việc giá trị cao hơn, đảm bảo ROI thực sự, tránh tình trạng “ảo tưởng FTE” thường gặp trong các dự án automation khác.

3. Giảm rủi ro phạt thuế (điểm đau lớn của CFO)

Bizzi là trợ lý tài chính giúp kế toán phát hiện:

• Phát hiện hóa đơn sai thời điểm
• Cảnh báo hóa đơn trùng / bất hợp pháp
• Hạn chế rủi ro phạt 20–50 triệu theo NĐ 125

Khả năng quản trị rủi ro này không chỉ bảo vệ doanh nghiệp về mặt pháp lý mà còn tạo ra giá trị gián tiếp trong ROI, tăng sự yên tâm cho CFO và ban lãnh đạo.

4. Nuôi dữ liệu chuẩn cho FP&A

Bizzi Expense kết hợp IPA cung cấp dữ liệu real-time, chuẩn và đầy đủ, giúp FP&A tính ROI chính xác, lập ngân sách, và xây dựng forecast đáng tin cậy. Dữ liệu này còn hỗ trợ ra quyết định chiến lược, từ việc kiểm soát chi phí đến tối ưu dòng tiền, biến automation thành công cụ hỗ trợ quản trị tài chính toàn diện, không chỉ tiết kiệm mà còn tạo lợi thế cạnh tranh.

FAQ –Những câu hỏi người dùng tìm nhiều nhất liên quan đến cách tính ROI dự án tự động hoá  

Những người dùng quan tâm đến cách tính Lợi tức đầu tư (ROI) cho các dự án tự động hóa thường tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi chính sau:

1. Tính ROI automation như thế nào?

ROI được tính bằng công thức chuẩn FP&A:

ROI (%)= (Lợi ích ròng hàng năm/Tổng chi phí sở hữu) * 100%

Trong đó:

• Lợi ích ròng hàng năm = (Thời gian tiết kiệm × Chi phí lao động) + Lợi ích gián tiếp (giảm sai sót, tăng tốc độ phê duyệt, cải thiện dòng tiền)
• TCO = CAPEX + OPEX + Chi phí chuyển đổi + Chi phí cơ hội

Để ROI chính xác, phải đo baseline trước automation và tính đầy đủ chi phí – lợi ích trực tiếp & gián tiếp.

2. Payback dự án automation bao lâu?

Thời gian Pay Back tuỳ thuộc vào dự án và quy mô, thường kéo dài từ 3–12 tháng. Trong đó:

• AP Automation: nhanh nhất, thường < 6 tháng.
• Workflow / RPA / Procurement / HR Automation: 6–18 tháng, phụ thuộc vào độ phức tạp và mức độ chuẩn hóa dữ liệu.

3. Automation có thật sự giúp giảm nhân sự không?

Có, nhưng phải phân biệt:

• FTE tiết kiệm thực tế: Giảm workload thật sự, nhân viên có thể xử lý nhiều hóa đơn hơn.
• FTE ảo: Trường hợp workload không giảm nhưng chỉ tái phân bổ công việc → ROI ít hơn dự kiến.

Ví dụ: Bizzi cho phép 1 nhân sự xử lý 300–500 hóa đơn/ngày thay vì 30–50, là giảm FTE thật.

4. ROI bao nhiêu thì nên triển khai?

• Không có con số cố định, nhưng ROI > 100% trong 1–2 năm và Payback < 12 tháng thường là benchmark hợp lý.
• ROI càng cao và thời gian hoàn vốn càng ngắn → dự án càng đáng triển khai.

5. AP Automation ROI có nhanh không?

• Có, AP Automation luôn là dự án automation có ROI nhanh nhất.
• Nguyên nhân:
  • Giảm mạnh Cost per Invoice
  • Giảm workload FTE trực tiếp
  • Tận dụng chiết khấu thanh toán sớm
  • Rút ngắn cycle time và giảm sai sót
    

Đây được xem là lý do nhiều CFO chọn bắt đầu với AP Automation để chứng minh ROI ngay từ năm đầu.

Kết luận 

Để nắm được bản chất cách tính ROI dự án tự động hóa, nhã lãnh đạo cần hiểu rõ cấu trúc chi phí – lợi ích – cơ chế chuyển đổi sang giá trị tiền tệ. Để ROI Automation thực sự tích cực và đo lường được, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc vàng:

1. Chuẩn hóa quy trình trước khi tự động hóa: Quy trình rõ ràng, logic, chuẩn hóa giúp automation chạy mượt, giảm exception rate và tránh lãng phí chi phí.
2. Đo baseline kỹ lưỡng trước triển khai: Số liệu về thời gian xử lý, cost per invoice, FTE, tỷ lệ sai sót… là nền tảng để tính ROI chính xác.
3. Tính đầy đủ TCO – không che giấu chi phí
   • Bao gồm CAPEX, OPEX, chi phí chuyển đổi, chi phí cơ hội.
   • ROI chỉ đáng tin cậy khi phản ánh mọi chi phí và mọi lợi ích.

Chọn công cụ automation đúng – Bizzi – giúp ROI nhanh nhất trong nhóm AP Automation & Expense Control. Bizzi được nhiều doanh nghiệp Việt Nam tin dùng nhờ:

• Giảm CPI mạnh nhất thị trường (từ 50.000đ → 3.000–5.000đ/hóa đơn)
• Giảm FTE thật, không phải “tiết kiệm giả”
• Giảm rủi ro phạt thuế, tăng compliance
• Nuôi dữ liệu chuẩn cho FP&A, phục vụ forecast và ngân sách chính xác

Bizzi là lựa chọn uy tín cho AP Automation và Expense Control tại Việt Nam. Đăng ký ngay để trải nghiệm giải pháp chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp của bạn: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/https://bizzi.vn/