Cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra đúng cách mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, cả về mặt thuế, kế toán và vận hành. Điều này không chỉ bảo vệ quyền khấu trừ VAT, tối ưu chi phí, báo cáo minh bạch và ổn định dòng tiền.
Trong bài viết này của Bizzi, hãy tìm hiểu cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra đảm bảo quy định theo luật hiện hành.
Hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra là gì? (Khái niệm – Tình huống – Rủi ro)
Nắm bản chất giúp việc tìm ra cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra được chính xác và dễ dàng hơn.
1. Khái niệm dễ hiểu
Đây là tình huống khi doanh nghiệp đã mua hàng, đã nhập kho và đã bán hàng cho khách, thậm chí đã xuất hóa đơn đầu ra, nhưng hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp lại được xuất chậm hơn thời điểm giao dịch thực tế. Hiểu đơn giản: Hàng đã về kho – đã bán cho khách – nhưng giấy tờ (hóa đơn đầu vào) lại chưa đến kịp.
Ví dụ điển hình: Ngày 01/03 nhập 1.000 sản phẩm từ Vendor, bán lại cho khách ngày 03/03 và xuất hóa đơn đầu ra. Nhưng đến ngày 15/03 nhà cung cấp mới xuất hóa đơn đầu vào.
2. Tại sao xảy ra tình trạng hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra?
Việc xảy ra tình trạng đó thường xuất phát do các nguyên nhân:
- Vendor xuất muộn vì quên, chờ biên bản nghiệm thu, chờ ký hợp đồng, hoặc lỗi hệ thống phát hành hóa đơn.
- Quy trình mua hàng thiếu kiểm soát thời điểm, không có deadline yêu cầu hóa đơn.
- Không có hoặc không tuân thủ PO / GRN (Goods Receipt Note – Biên bản nhập hàng)nên bộ phận kế toán không biết khi nào cần đòi hóa đơn.
- Thiếu kết nối thông tin giữa vận hành – mua hàng – kế toán.
- Đặt hàng gấp, giao hàng trước, chứng từ sau (common ở các doanh nghiệp F&B, event, retail).
3. Rủi ro tiềm ẩn
Tìm cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra là rất quan trọng bởi hậu quả gây ra sẽ ảnh hưởng tất cả các bên liên quan.
| Bên liên quan | Rủi ro có thể xảy ra |
| Bên bán (Vendor) | Có thể bị phạt 4–8 triệu vì xuất hóa đơn sai thời điểm theo Nghị định 125/2020 |
| Bên mua (Doanh nghiệp) | Lo bị loại VAT đầu vào, lo bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN |
| Cả hai bên | Rủi ro thất lạc chứng từ, khó chứng minh giao dịch với cơ quan thuế |
| Quản trị nội bộ | Báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực trạng → sai lệch giá vốn & lợi nhuận |
Quy định Pháp lý về thời điểm lập hóa đơn (NĐ 123 – TT 219 – TT 79)
Cần quan tâm Quy định pháp lý về thời điểm lập hóa đơn (NĐ 123 – TT 219 – TT 78/79) vì nó liên quan trực tiếp đến tuân thủ thuế, rủi ro phạt hành chính và quyền khấu trừ VAT.
1. Thời điểm lập hóa đơn (bắt buộc)
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ:
| Loại giao dịch | Thời điểm lập hóa đơn |
| Bán hàng hóa | Tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. |
| Cung cấp dịch vụ | Tại thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. |
| Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp | Lập khi thu tiền, trừ một số trường hợp đặc thù. |
2. Sai thời điểm = vi phạm hành chính
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hóa đơn:
| Mức độ sai phạm | Hình thức xử phạt |
| Sai thời điểm nhưng không ảnh hưởng doanh thu, thuế phải nộp | Cảnh cáo |
| Lập hóa đơn sai thời điểm thông thường | Phạt 4–8 triệu đồng |
| Cố tình trì hoãn để điều chỉnh doanh thu / giá vốn / thuế phải nộp | Có thể bị xử lý theo hành vi trốn thuế |
3. Thuế xem xét thế nào?
- Bên bán → bị xử phạt nếu lập hóa đơn chậm / sai thời điểm.
- Bên mua → vẫn được khấu trừ VAT và tính chi phí TNDN, nếu:
- Giao dịch là thật.
- Có hợp đồng, PO, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho (GRN), chứng từ thanh toán.
- Hóa đơn được xuất đầy đủ trước thời điểm quyết toán thuế.
Nghĩa là: Sai thời điểm thì phạt bên bán, không đương nhiên loại hóa đơn bên mua.
5 tình huống thường gặp và cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra
Dưới đây là tổng hợp một số trường hợp phổ biến và thường gặp nhất khi có sự chênh lệch về thời gian giữa hai lần xuất hóa đơn.
1. Đầu vào đến trễ nhưng cùng kỳ thuế
Xử lý dễ nhất, kế toán kê khai VAT bình thường trong kỳ phát sinh. Chỉ cần đảm bảo đầy đủ hợp đồng, GRN, biên bản giao hàng, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán.
2. Đầu vào chuyển sang kỳ sau (tháng/quý sau)
Được kê khai VAT ở kỳ nhận hóa đơn, theo quy định mới không còn giới hạn 6 tháng như trước. Yếu tố quan trọng nhất: là phải chứng minh giao dịch là thật (chứng từ + quy trình + đối chiếu công nợ).
3. Hóa đơn đến trễ do vendor
Kế toán ghi nhận công nợ tạm tính (tạm nhập kho / giá vốn tạm tính) để đảm bảo báo cáo đúng số liệu. Khi hóa đơn chính thức về → điều chỉnh lại số liệu theo giá trị thực tế → không ảnh hưởng nghĩa vụ thuế.
4. Đầu ra đã kê khai – đầu vào chưa có
Đây là case khá phổ biến: “bán trước – mua sau” và hoàn toàn hợp pháp nếu doanh nghiệp chứng minh được:
- Hàng hóa có thật (tồn kho, nhập khẩu, mua từ trước…)
- Có hợp đồng / đơn đặt hàng
- Có biên bản giao nhận
- Có dòng tiền thanh toán hoặc công nợ
Thuế sẽ xem xét bản chất giao dịch → nếu thực, sẽ không loại chi phí và không loại VAT.
5. Xuất hóa đơn đầu vào sau 3–6 tháng
Vẫn được khấu trừ VAT và ghi nhận chi phí nếu:
- Giao dịch có thật
- Chứng từ hành chính đầy đủ
- Hóa đơn được xuất trước thời điểm quyết toán thuế
Việc xuất chậm bên bán có thể bị phạt hành chính, nhưng bên mua không bị ảnh hưởng quyền khấu trừ.
Hướng dẫn xử lý Thuế GTGT khi hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra
Khi hóa đơn đầu vào đến muộn, việc xử lý thuế GTGT đóng vai trò cực kỳ quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế, chi phí hợp lệ, và tuân thủ pháp luật.
1. Điều kiện để được khấu trừ VAT
Nguyên tắc lõi: Thuế đánh giá bản chất kinh tế – nếu chứng minh được giao dịch thật thì vẫn được khấu trừ. Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào trong trường hợp hóa đơn đến muộn, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ 3 nhóm điều kiện theo quy định:
- Hóa đơn hợp pháp – hợp lệ
- Hóa đơn điện tử theo đúng mẫu, đầy đủ nội dung bắt buộc theo NĐ 123/2020.
- Không sai sót về MST, tên doanh nghiệp, giá trị, thuế suất…
- Giao dịch có thật – thực tế phát sinh
- Có hợp đồng, PO, biên bản giao nhận / nghiệm thu, GRN, phiếu nhập kho.
- Có đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
- Thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên
- Chuyển khoản qua ngân hàng hoặc thanh toán theo chứng từ hợp lệ.
2. Kê khai bổ sung mẫu 01/KHBS khi sai kỳ
Doanh nghiệp chỉ cần làm KHBS (01/KHBS) trong trường hợp:
- Đã kê khai sai kỳ trước đó và cần điều chỉnh giá trị thuế GTGT được khấu trừ.
- Muốn điều chỉnh tăng hoặc giảm thuế GTGT được khấu trừ đã kê khai sai.
Lưu ý thực hành:
- Khi kê khai bổ sung, không điều chỉnh doanh thu hoặc VAT đầu ra của kỳ hiện tại, mà điều chỉnh phần chênh lệch vào mẫu 01/KHBS.
- Nếu chỉ đơn thuần nhận hóa đơn chậm và chưa kê khai, thì không cần KHBS, chỉ kê khai vào kỳ nhận hóa đơn.
3. Trường hợp không được khấu trừ
Doanh nghiệp sẽ bị loại thuế GTGT đầu vào nếu rơi vào các tình huống sau:
- Không chứng minh được giao dịch thực tế
- Không có chứng từ giao nhận, không có hợp đồng, không có chứng từ thanh toán.
- Nhà cung cấp bỏ trốn, đóng mã số thuế, ngừng hoạt động
- Thuế có thể đánh giá giao dịch không có thật.
- Giao dịch ảo, mua bán hóa đơn
- Không có hàng hoá – dịch vụ thực tế, không phát sinh dòng tiền.
Nếu thuế kết luận giao dịch không có thật thì cần loại cả VAT và chi phí TNDN.
Hạch toán kế toán khi hóa đơn đầu vào đến trễ
Khi hóa đơn đầu vào đến trễ, kế toán cần lưu ý các điểm quan trọng sau để đảm bảo hạch toán đúng, minh bạch và tuân thủ thuế:
1. Nhập kho trước – không có hóa đơn
Khi hàng đã về kho nhưng chưa nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, kế toán ghi nhận theo giá tạm tính (giá theo hợp đồng / PO / báo giá), đảm bảo phản ánh đúng tồn kho và công nợ phải trả trên báo cáo tài chính.
Nợ 152/156 – Nguyên vật liệu / Hàng hóa
Có 331 – Phải trả nhà cung cấp
2. Nhận hóa đơn thực tế
Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn chính thức, kế toán:
- Điều chỉnh lại giá trị hàng tồn kho theo giá thực tế
- Ghi nhận thuế GTGT đầu vào
Nợ 152/156 (tăng/giảm theo đơn giá thực tế)
Nợ 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có 331 – Phải trả nhà cung cấp
3. Treo công nợ vendor
Trong thời gian chờ hóa đơn, doanh nghiệp ghi nhận phần phải trả dựa vào giá tạm tính / hợp đồng / biên bản giao hàng, đảm bảo minh bạch công nợ giữa hai bên. Đồng thời việc này giúp báo cáo tài chính không bị sai lệch công nợ phải trả, dù hóa đơn chưa đến.
4. Điều chỉnh chênh lệch
Khi giá tạm tính khác giá thực tế trên hóa đơn, kế toán tiến hành điều chỉnh tăng hoặc giảm:
| Trường hợp | Cách xử lý chênh lệch |
| Tăng giá so với tạm tính | Điều chỉnh tăng giá vốn / chi phí |
| Giảm giá so với tạm tính | Điều chỉnh giảm giá vốn / chi phí |
Bút toán:
Nợ 632 / 642 (phần chênh tăng)
Có 152/156 (điều chỉnh giảm tồn kho)
Các lỗi thường gặp khi hóa đơn đến trễ và cách tránh bị phạt
Hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra thường xuất phát từ một số nguyên nhân sau:
1. Vendor xuất hóa đơn sai thời điểm
Lỗi phổ biến nhất, thường do chậm ký hợp đồng, chờ nghiệm thu, hoặc quy trình phối hợp kém:
- Rủi ro: Bên bán bị phạt 4–8 triệu, ảnh hưởng mối quan hệ thương mại.
- Cách tránh: Thiết lập SLA thời gian xuất hóa đơn, gửi reminder tự động, ràng buộc hợp đồng.
2. Xuất đầu ra khi chưa nhập kho
Doanh nghiệp xuất bán hàng khi chưa ghi nhận tồn kho → âm kho, dễ bị cơ quan thuế đánh giá là rủi ro gian lận / trốn thuế.
- Cách tránh: Chuẩn hóa quy trình PO → GRN → Invoice → Delivery, kiểm soát tồn kho realtime.
3. Bỏ sót hóa đơn đầu vào
Không theo dõi hồ sơ mua hàng, không đối chiếu công nợ dẫn tới:
- Kê khai sai kỳ, sai chi phí
- Phải làm 01/KHBS, mất thời gian và công sức
- Cách tránh: Quản lý hóa đơn tập trung, checklist công nợ theo tuần, phân quyền trách nhiệm rõ ràng.
4. Lưu chứng từ thiếu
Thiếu hợp đồng, GRN, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán → không chứng minh được giao dịch thật
- Hậu quả: Có thể bị loại VAT và chi phí TNDN
- Cách tránh: Lưu trữ chứng từ dạng bộ hồ sơ (contract – PO – GRN – invoice – payment – reconciliation)
5. Không đối chiếu công nợ đúng hạn
Không đối chiếu định kỳ với vendor khiến:
- Phát hiện hóa đơn muộn khi đã chốt sổ → xử lý bị động, rủi ro sai số báo cáo
- Cách tránh: Đối chiếu công nợ hàng tháng/quý, gửi bảng đối chiếu chữ ký hai bên.
Cách phòng ngừa hóa đơn đến trễ với tự động hóa (Bizzi IPA + 3Way Matching)
Tự động hóa không chỉ giúp tránh rủi ro thuế và sai sót, mà còn nâng cao hiệu quả vận hành, bảo vệ dòng tiền và báo cáo tài chính minh bạch. Dưới đây là 5 lợi ích từ viêc sử dụng phần mềm tự động cho việc quản lý hóa đơn:
1. Tự động nhận hóa đơn ngay khi vendor xuất
Không còn rủi ro nhận hóa đơn chậm do lỗi con người, hệ thống Bizzi Bot tự động sé giúp kế toán:
- Quét – tải – phân loại – đọc OCR hóa đơn 24/7
- Tự động ghi nhận hóa đơn vào quy trình phê duyệt
2. Đối chiếu PO – GRN – Invoice tự động
Tự động so sánh đơn hàng – phiếu nhập – hóa đơn theo từng dòng hàng để nchặn tình trạng âm kho trước khi xảy ra:
- Phát hiện lệch giá, lệch số lượng, lệch kỳ ngay lập tức
- Cảnh báo khi xuất hàng bán nhưng chưa có đầu vào
3. Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn và nhà cung cấp
Hệ thống tự động bảo vệ doanh nghiệp khỏi nguy cơ loại VAT và chi phí bằng cách:
- Xác minh MST, trạng thái hoạt động, rủi ro thuế
- Phát hiện hóa đơn sai thời điểm, hóa đơn bất thường
- Tự cảnh báo và chặn hóa đơn rủi ro
4. Hạn chế âm kho → hạn chế xuất đầu ra sai
Kiểm soát liên tục và realtime trạng thái mua – nhập – xuất để giảm rủi ro bị cơ quan thuế đánh giá gian lận.
- Nhận cảnh báo sớm trước khi xuất đầu ra
- Đồng bộ tồn kho tức thì
5. Đồng bộ dữ liệu với ERP/Kế toán
Tích hợp trực tiếp với SAP, Oracle, Odoo, Bravo, Misa, Fast…
- Tránh nhập liệu thủ công chậm trễ
- Tránh thất lạc hóa đơn và sai số báo cáo
- Kê khai và ghi nhận đúng kỳ
Phần mềm tự động hóa end-to-end – không lệch kỳ – không bỏ sót chứng từ.
FAQ – Những câu hỏi người dùng tìm nhiều nhất về cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra
Dưới đây là các thông tin liên quan đến chủ đề của bài viết, cung cấp thêm các góc nhìn quan trọng.
1. Hóa đơn đầu vào đến trễ có được khấu trừ VAT không?
Có. Miễn là giao dịch có thật và hóa đơn hợp pháp – hợp lệ – hợp lý.
2. Có bị phạt không?
- Bên bán xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Bên mua không bị phạt, nhưng có rủi ro thuế nếu chứng từ không đầy đủ.
3. Được khấu trừ VAT trong thời gian bao lâu?
Kê khai tại kỳ nhận hóa đơn (theo quy định hiện hành không giới hạn 6 tháng như trước).
4. Xuất hóa đơn đầu ra khi chưa nhập kho có vi phạm không?
Có. Đây là hành vi xuất sai thời điểm, dễ dẫn đến âm kho → bị xem là rủi ro gian lận thuế.
5. Hóa đơn đầu vào đến sau 3–6 tháng có vấn đề gì không?
Vẫn được khấu trừ VAT nếu:
- Có đầy đủ chứng từ chứng minh giao dịch
- Hóa đơn lập trước thời điểm quyết toán thuế
Kết luận
Nắm cách lý hóa đơn đầu xuất sau hóa đơn đầu ra cần được chú trọng, tuy nhiên đây cũng không phải là vấn đề nghiêm trọng nếu doanh nghiệp nắm chắc 3 nguyên tắc an toàn:
- Chứng minh giao dịch có thật: Đảm bảo đầy đủ hợp đồng – biên bản giao nhận – phiếu nhập kho – thanh toán để chứng minh bản chất nghiệp vụ.
- Kê khai đúng kỳ / bổ sung đúng biểu mẫu: Hóa đơn trễ vẫn được khấu trừ VAT, chỉ cần kê khai ở kỳ nhận hóa đơn, không còn giới hạn 6 tháng như trước.:
- Tự động hóa kiểm soát để không còn rủi ro: Ứng dụng giải pháp Bizzi IPA + 3-Way Matching (PO – GRN – Invoice) để tránh bỏ sót hóa đơn, cảnh báo hóa đơn rủi ro & đối chiếu tự động; Không sai thời điểm xuất – nhập
Thay vì tìm cách xử lý hóa đơn đầu vào xuất sau hóa đơn đầu ra sau khi đã xảy ra sự việc, hãy ngăn chặn sai sót trên bằng cách ứng dụng phần mềm tự động kiểm soát. Đăng ký ngay tại đây để trải nghiệm demo và nhận tư vấn giải pháp chuyên biệt dành riêng cho doanh nghiệp của bạn!