Các Giám đốc Tài chính (CFO) có tư duy tiến bộ không thể tiếp tục để bộ phận Kế toán khoản phải trả (AP – Accounts Payable) vận hành theo cách cũ, nhất là khi cả hai vai trò này đang thay đổi để đáp ứng yêu cầu “doing more with less.”
Những áp lực như chi phí gia tăng, thiếu hụt nhân sự, thay đổi quy định và gián đoạn toàn cầu buộc các doanh nghiệp phải tìm cách tối ưu hóa mọi quy trình.
Để dẫn đầu, CFO đang chuyển sang tự động hóa – không phải như một giải pháp tạm thời, mà là yếu tố cốt lõi để thành công lâu dài. Thực tế, 74% CFO tin rằng trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa sẽ hoàn toàn thay đổi các chức năng tài chính vào năm 2035, cho thấy quá trình chuyển đổi này đã bắt đầu.
Vậy nên, đây chính là thời điểm để CFO chuẩn bị cho bộ phận Kế toán khoản phải trả của mình bước vào tương lai.
Vì sao phải chuẩn bị ngay từ bây giờ?
Thay đổi luôn là điều khó khăn ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp. Nhân viên Kế toán khoản phải trả có thể e ngại khi phải từ bỏ những quy trình quen thuộc, trong khi lãnh đạo có thể lưỡng lự khi đầu tư vào công nghệ mới. Kết quả là tư duy “cách làm hiện tại vẫn ổn” thường xuyên xuất hiện. Nghe có vẻ quen thuộc đúng không?
Tuy nhiên, nếu có một điều mà đại dịch COVID-19 đã chứng minh, thì đó chính là tốc độ thay đổi chóng mặt của môi trường kinh doanh—và cách làm “ổn” của hôm nay có thể nhanh chóng trở thành “không đủ” của ngày mai.
Dưới đây là một số thách thức đang khiến doanh nghiệp phải thay đổi tư duy:
- Đối mặt với bất ổn: Trước lạm phát, gián đoạn chuỗi cung ứng và biến động kinh tế, CFO cần có tầm nhìn và khả năng kiểm soát quy trình để kịp thời thích ứng, trong khi bộ phận AP cần hoạt động hiệu quả để đảm bảo thanh toán đúng hạn, duy trì quan hệ với nhà cung cấp và quản lý dòng tiền.
- Giảm thiểu rủi ro: Các mối đe dọa từ gian lận tài chính, tấn công mạng và rò rỉ dữ liệu ngày càng gia tăng. Quy trình hoạt động phải đủ vững chắc để bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính minh bạch trong toàn bộ hệ thống.
- Tăng cường tuân thủ và quản lý phức tạp: Khi hệ thống tài chính toàn cầu ngày càng phức tạp và các quy định liên tục thay đổi, CFO cần một quy trình đáng tin cậy, trong khi bộ phận AP phải đảm bảo báo cáo chính xác, đúng hạn và tuân thủ quy định.
Những thay đổi này đặt ra những thách thức đáng kể đối với các hoạt động AP truyền thống, đòi hỏi các CFO phải chuyển từ các chiến lược phản ứng sang các chiến lược chủ động.
Để đối phó với những thách thức này, các CFO nên xem xét việc tích hợp tự động hóa vào các hoạt động AP, vì nó có thể giúp tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp, nâng cao hiệu quả hoạt động, ngăn chặn gian lận, cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền và quản lý tuân thủ và rủi ro. Bằng cách chủ động chuẩn bị và ứng dụng công nghệ, các bộ phận AP có thể thích ứng với các thay đổi và đảm bảo hoạt động hiệu quả trong bối cảnh kinh doanh đầy thách thức.
Tự động hóa giúp củng cố bộ phận Kế toán khoản phải trả như thế nào?
Theo các nguồn, tự động hóa đóng một vai trò quan trọng trong việc củng cố bộ phận AP (kế toán khoản phải trả) bằng nhiều cách. Cụ thể, tự động hóa giúp:
- Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Khả năng xem trạng thái thanh toán trong nền tảng AP và giao tiếp với nhà cung cấp theo thời gian thực giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn và tạo dựng lòng tin. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động, khi mối quan hệ tốt với nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: AI có khả năng thu thập dữ liệu hóa đơn trong vài giây, giúp giải phóng các nhóm AP khỏi các công việc thủ công. Điều này cho phép họ tập trung vào các sáng kiến chiến lược hơn, chẳng hạn như dự báo và đàm phán chiết khấu thanh toán sớm. Việc giảm thiểu các công việc thủ công không chỉ giúp tăng hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót do con người gây ra.
- Ngăn chặn gian lận: Với tự động hóa, doanh nghiệp có thể kiểm soát và gắn cờ các vấn đề khi chúng phát sinh, thay vì sau khi sự việc đã xảy ra. Việc phát hiện sớm các dấu hiệu gian lận và hành động kịp thời giúp ngăn chặn các thiệt hại lớn hơn.
- Cải thiện khả năng hiển thị dòng tiền: Các thông tin chi tiết theo thời gian thực về chu kỳ thanh toán, các điểm nghẽn và xu hướng chi tiêu giúp các CFO và nhóm của họ đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Khả năng hiển thị dòng tiền tốt hơn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
- Quản lý tuân thủ và rủi ro: Các hệ thống tự động hóa thực thi các kiểm tra tuân thủ, lưu giữ tài liệu và leo thang quy trình làm việc, giúp giảm thiểu các rủi ro pháp lý trong bối cảnh quy định ngày càng thay đổi. Việc đảm bảo tuân thủ các quy định là rất quan trọng để tránh các hình phạt và duy trì uy tín của doanh nghiệp.
Nhìn chung, tự động hóa không chỉ là một giải pháp nhanh chóng mà còn là một yếu tố quan trọng để đạt được thành công lâu dài. Bằng cách tích hợp tự động hóa vào các hoạt động AP, các CFO có thể xây dựng một quy trình linh hoạt và sẵn sàng cho tương lai, có thể đáp ứng các thách thức hiện tại và tận dụng các cơ hội trong tương lai.
Có thể thấy rằng, tầm quan trọng của việc đầu tư vào tự động hóa để đảm bảo bộ phận AP luôn đi đầu trong sự phát triển của doanh nghiệp.
Ba bước để xây dựng một bộ phận AP sẵn sàng cho tương lai
Tìm kiếm giải pháp tự động hóa phù hợp không cần phải là một nhiệm vụ quá phức tạp. Với cách tiếp cận chiến lược và ba bước sau, CFO có thể giúp đội ngũ của mình đạt được thành công lâu dài:
- Bắt đầu nhỏ, mở rộng thông minh:
- Các CFO nên bắt đầu bằng cách tự động hóa các quy trình làm việc quan trọng, chẳng hạn như phê duyệt hóa đơn hoặc thanh toán.
- Điều quan trọng là đảm bảo giải pháp tự động hóa có khả năng mở rộng để đáp ứng các nhu cầu trong tương lai, như quản lý nhà cung cấp hoặc lưu trữ tài liệu.
- Ưu tiên quản lý thay đổi:
- Các CFO nên cung cấp cho nhóm AP các kỹ năng, đào tạo và hỗ trợ cần thiết để họ có thể khai thác tối đa lợi ích của giải pháp tự động hóa.
- Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên có thể thích nghi với các quy trình mới và quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ.
- Tối ưu hóa liên tục:
- Các CFO cần thường xuyên đánh giá chiến lược tự động hóa để tinh chỉnh các quy trình làm việc và đón đầu những thay đổi hoặc kế hoạch đang phát triển.
- Việc này giúp đảm bảo bộ phận AP luôn hoạt động hiệu quả và đáp ứng được các yêu cầu mới của doanh nghiệp.
Bằng cách thực hiện các bước này, các CFO có thể biến đổi bộ phận AP thành một hệ thống linh hoạt, chủ động và sẵn sàng thúc đẩy đổi mới.
Ngoài ra, việc chuyển từ các chiến lược phản ứng sang các chiến lược chủ động là rất quan trọng để chuẩn bị cho các gián đoạn trước khi chúng xảy ra. Các CFO cũng cần nhận thức rằng tự động hóa không chỉ là một giải pháp nhanh chóng mà còn là một động lực thiết yếu cho sự thành công lâu dài.
Theo dõi Bizzi để nhanh chóng nhận thông tin mới nhất:
- Facebook: https://www.facebook.com/bizzivietnam
- Linkedin: https://www.linkedin.com/company/bizzi-vietnam
- Youtube: https://www.youtube.com/@bizzivietnam