Hiểu rõ chi phí dịch vụ mua ngoài là gì không chỉ là yêu cầu kỹ thuật kế toán – tài chính mà còn là công cụ quản trị chiến lược giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tránh rủi ro và ra quyết định đúng đắn hơn.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài cũng như cách hạch toán chi phí dịch vụ mua ngoài chính xác.
Chi phí dịch vụ mua ngoài là gì?
Định nghĩa của chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài là gì? Đó là những khoản chi phí doanh nghiệp phải trả cho bên thứ ba (không phải nhân viên nội bộ) để thực hiện các công việc hoặc cung cấp dịch vụ phục vụ hoạt động kinh doanh. Đây là một phần quan trọng trong chi phí hoạt động, đặc biệt trong các lĩnh vực cần thuê dịch vụ chuyên môn như vận chuyển, quảng cáo, bảo trì, tư vấn, bảo vệ,…
Bản chất của chi phí dịch vụ mua ngoài
- Chi phí mang tính chất chi tiêu để nhận lại dịch vụ hoàn thành: Không mua hàng hóa hay tài sản hữu hình, mà là mua kết quả thực hiện một dịch vụ.
Ví dụ: thuê quay video quảng cáo → doanh nghiệp không sở hữu ekip quay, chỉ sở hữu video thành phẩm. - Gắn với các bên cung cấp dịch vụ bên ngoài (third parties): Là các đối tượng không thuộc biên chế công ty (agency, freelancer, công ty dịch vụ…).
- Thường phát sinh theo hợp đồng hoặc thỏa thuận: Có thể theo hợp đồng dài hạn hoặc theo từng lần phát sinh, thường có hóa đơn GTGT kèm theo để hạch toán chi phí hợp lý.
- Không hình thành tài sản cố định hay chi phí trả trước dài hạn (trừ một số ngoại lệ): Dịch vụ xong là chi phí kết thúc, không có giá trị sử dụng lâu dài.
Đặc điểm nhận diện chi phí dịch vụ mua ngoài là gì?
| Tiêu chí | Dấu hiệu nhận diện |
| Đối tượng cung cấp | Là cá nhân/tổ chức bên ngoài doanh nghiệp |
| Loại hình chi phí | Liên quan đến lao động, kỹ năng, chuyên môn, kỹ thuật, quảng bá,… không do nội bộ thực hiện |
| Không mang tính tái sử dụng | Dịch vụ sau khi dùng xong là hết hiệu lực, không lặp lại được trừ khi tiếp tục chi trả |
| Có hóa đơn, chứng từ dịch vụ | Hóa đơn GTGT, hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu… |
| Không tạo thành tài sản | Không tăng giá trị tài sản của doanh nghiệp |
| Không trả lương trực tiếp | Không phải là chi phí tiền lương, phụ cấp cho nhân viên nội bộ |
Phân loại chi phí dịch vụ mua ngoài trong doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ mua ngoài thường được chia thành các nhóm chính như sau:
Dịch vụ thuê ngoài sản xuất/hoạt động:
- Thuê gia công sản phẩm, bán thành phẩm
- Thuê thiết kế, in ấn bao bì, nhãn mác
- Thuê vận chuyển hàng hóa, logistics
Dịch vụ hỗ trợ hành chính:
- Thuê dịch vụ kế toán, kiểm toán
- Dịch vụ bảo vệ, vệ sinh, IT
- Dịch vụ đào tạo nhân sự, tư vấn pháp lý
Dịch vụ quảng cáo – truyền thông:
- Chi phí thuê agency marketing, KOLs
- Chi phí sản xuất video quảng cáo
- Dịch vụ chạy quảng cáo Google, Facebook…
Dịch vụ bảo trì – kỹ thuật:
- Sửa chữa máy móc, thiết bị
- Bảo trì hệ thống phần mềm, thiết bị điện
Các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phổ biến
Việc nắm rõ các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài phổ biến là yếu tố rất quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp kiểm soát chi tiêu tốt hơn, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách, ra quyết định chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Dưới đây một số các loại chi phí dịch vụ mua ngoài phổ biến nhất:
- Chi phí thuê văn phòng, mặt bằng
- Chi phí điện, nước, internet và viễn thông
- Chi phí vận chuyển và logistics
- Chi phí tư vấn và dịch vụ chuyên môn
- Chi phí bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa
- Chi phí quảng cáo, tiếp thị và truyền thông
- Chi phí đào tạo và phát triển nhân sự
Phân biệt chi phí dịch vụ mua ngoài trong doanh nghiệp
Việc phân biệt chi phí dịch vụ mua ngoài trong doanh nghiệp là cực kỳ cần thiết vì nó giúp đảm bảo doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch, đúng quy định, đồng thời ra quyết định hiệu quả hơn trong vận hành và chiến lược. Dưới đây là cách phân biệt chi phí dịch vụ mua ngoài trong doanh nghiệp với các loại chi phí khác dựa trên đặc điểm:
| Loại chi phí | Đặc điểm | Khác gì với chi phí dịch vụ mua ngoài? |
| Chi phí nguyên vật liệu | Chi để mua nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất | Là chi phí mua “vật chất”, còn dịch vụ mua ngoài là chi cho dịch vụ |
| Chi phí nhân công | Trả lương cho nhân viên trong doanh nghiệp | Nhân lực nội bộ, còn dịch vụ mua ngoài là thuê từ bên ngoài |
| Chi phí khấu hao TSCĐ | Chi phí phân bổ tài sản như máy móc, nhà xưởng theo thời gian | Gắn với tài sản doanh nghiệp, không phải dịch vụ |
| Chi phí tài chính | Lãi vay, chi phí đầu tư tài chính, chênh lệch tỷ giá… | Không liên quan đến hoạt động thuê dịch vụ sản xuất, vận hành |
| Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp | Bao gồm cả chi phí dịch vụ mua ngoài | Dịch vụ mua ngoài là một phần của nhóm này |
Chi phí dịch vụ mua ngoài hạch toán như thế nào trong kế toán?
Việc quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài trong kế toán là một phần quan trọng để đảm bảo hoạt động tài chính doanh nghiệp minh bạch, hợp lý và đúng quy định thuế. Dưới đây là hướng dẫn quản lý và cách chi phí dịch vụ mua ngoài hạch toán theo thông tư kế toán Việt Nam (TT 200/2014/TT-BTC hoặc TT 133/2016/TT-BTC tùy loại hình doanh nghiệp).
- Yêu cầu chứng từ hợp lệ
Để chi phí dịch vụ mua ngoài được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cần có đủ:
| Chứng từ | Yêu cầu |
| Hợp đồng dịch vụ | Thỏa thuận rõ nội dung, giá trị, thời gian thực hiện |
| Hóa đơn tài chính | Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng từ bên cung cấp dịch vụ |
| Biên bản nghiệm thu | Ghi rõ nội dung công việc đã hoàn thành |
| Chứng từ thanh toán | Nếu trên 20 triệu đồng, bắt buộc không dùng tiền mặt |
- Phân loại chi phí đúng mục đích
Dựa vào mục đích sử dụng dịch vụ để phân loại:
| Mục đích sử dụng | Chi phí dịch vụ mua ngoài hạch toán vào tài khoản |
| Phục vụ sản xuất | TK 627 – Chi phí sản xuất chung |
| Phục vụ bán hàng | TK 641 – Chi phí bán hàng |
| Phục vụ quản lý doanh nghiệp | TK 642 – Chi phí QLDN |
| Thuê dịch vụ bên ngoài để đầu tư | Hạch toán vào Tài sản dở dang dài hạn (TK 241) nếu đủ điều kiện hình thành tài sản cố định |
Chiến lược tối ưu hoá chi phí dịch vụ mua ngoài
Việc tối ưu hoá chi phí dịch vụ mua ngoài là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ hoặc hiệu suất công việc. Dưới đây là các chiến lược tối ưu hoá hiệu quả và thực tế, dễ áp dụng cho cả doanh nghiệp lớn lẫn vừa và nhỏ.
Đánh giá định kỳ hiệu quả thuê ngoài
- So sánh giữa chi phí thuê ngoài và hiệu quả đầu ra.
- Nếu chi phí thuê ngoài cao nhưng chất lượng kém → cân nhắc thay nhà cung cấp hoặc chuyển sang làm nội bộ.
- Thiết lập KPIs rõ ràng cho từng nhà cung cấp dịch vụ để theo dõi hiệu suất (VD: lượt tiếp cận, đơn hàng, thời gian xử lý…)
So sánh báo giá – đấu thầu dịch vụ
- Trước mỗi dịch vụ thuê mới, nên lấy ít nhất 2–3 báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau để tạo áp lực cạnh tranh.
- Có thể tổ chức đấu thầu nội bộ cho các dịch vụ có giá trị lớn như quảng cáo, thiết kế, sản xuất nội dung.
Ký hợp đồng dài hạn hoặc trọn gói để có giá tốt hơn
- Với các dịch vụ sử dụng thường xuyên như bảo trì, agency marketing, thiết kế,… cân nhắc thương lượng gói tháng, quý, năm thay vì thanh toán lẻ từng lần.
- Ưu tiên hợp đồng trọn gói để kiểm soát chi phí dễ hơn (tránh phát sinh lặt vặt).
Đàm phán điều khoản thanh toán và giảm chi phí ẩn
- Đàm phán chậm thanh toán (30-45 ngày) để cải thiện dòng tiền.
- Kiểm tra kỹ hợp đồng để tránh các loại phí phát sinh không rõ ràng như phí bảo trì, phí tư vấn phụ, phí chênh lệch thuế…
Tự động hóa và nội bộ hóa khi phù hợp
- Với các dịch vụ có thể làm nội bộ (content, thiết kế, chạy ads cơ bản…) thì nên xây dựng đội ngũ in-house để giảm chi phí dài hạn.
- Hoặc đầu tư vào công cụ/AI để thay thế dịch vụ tốn chi phí thuê ngoài (ví dụ: Canva, ChatGPT, phần mềm email marketing…).
Tái sử dụng tài sản hoặc nội dung dịch vụ
- Ví dụ: dịch vụ thiết kế bộ nhận diện → có thể tái sử dụng lại layout, template cho nhiều chiến dịch khác nhau.
- Dịch vụ sản xuất video → giữ lại footage gốc để tái dựng phiên bản khác, không cần quay lại từ đầu.
Ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài
Việc ứng dụng công cụ hỗ trợ quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài là một bước đi thiết yếu trong quá trình nâng cao hiệu quả vận hành và kiểm soát tài chính doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh các khoản chi phí thuê ngoài ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động.
| Công cụ | Công dụng |
| Google Sheet/Excel | Theo dõi chi phí thuê ngoài theo từng phòng ban, dự án |
| Phần mềm quản lý chi phí Bizzi | Kiểm soát chi phí chặt chẽ theo chính sách, ngân sách
Hóa đơn và chứng từ đầy đủ, hợp lệ Lập ngân sách theo phòng ban, dự án và danh mục chi tiêu Cảnh báo khi chi phí, đề nghị thanh toán không/có vượt ngân sách Hiển thị báo cáo nhanh thông tin chi tiêu, cập nhật về dự chi – thực chi tập trung Dashboard quản lý chi phí trực quan, đa chiều theo thời gian thực trên nhiều nền tảng |
| Trello/Notion/ClickUp | Quản lý công việc thuê ngoài theo tiến độ, kiểm soát kết quả đầu ra |
| KPI Tracker | Gắn chi phí thuê ngoài với hiệu suất để đánh giá hiệu quả chi tiêu |
Giải pháp quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài với Bizzi
Bizzi Expense là một trong những giải pháp phần mềm quản lý chi phí hàng đầu, được các doanh nghiệp lớn như Masan Group, Mondelez International, Pierre Fabre,… tin tưởng lựa chọn nhờ vào sức mạnh tự động hóa và khả năng tích hợp vượt trội. Giải pháp quản lý chi phí hiện đại – Bizzi Expense giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí dịch vụ mua ngoài và các loại chi tiêu khác theo cách tự động, minh bạch và có kiểm soát.
Quy trình quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài với Bizzi Expense
Dưới đây là các thao tác thực hiện trên phần mềm quản lý chi phí Bizzi Expense:
Bước 1: Tạo yêu cầu chi phí dịch vụ
- Nhân viên hoặc phòng ban có nhu cầu sử dụng dịch vụ (ví dụ: bảo trì máy móc, thuê ngoài IT, thuê agency marketing…) gửi yêu cầu đề nghị thanh toán trên Bizzi Expense.
- Ghi rõ:
– Tên dịch vụ
– Danh mục chi tiêu
– Mục đích sử dụng
– Ngân sách dự kiến
– Tài liệu/hợp đồng đính kèm (nếu có)
Bước 2: Phê duyệt chi phí theo cấp bậc
- Yêu cầu được gửi tới người có thẩm quyền phê duyệt, theo sơ đồ phân quyền đã thiết lập:
– Cấp trưởng phòng
– Cấp tài chính/kế toán
– Cấp giám đốc (nếu vượt hạn mức)
- Có thể phê duyệt nhanh qua app hoặc web.
Bước 3: Đặt dịch vụ và ghi nhận chi phí
- Sau khi được duyệt, người phụ trách tiến hành mua dịch vụ từ nhà cung cấp.
- Hóa đơn/biên nhận được gửi qua địa chỉ email trên ứng dụng của người phụ trách. Sau khi hóa đơn về hệ thống và có trên ứng dụng, Bizzi Expense tự động:
– Quét & kiểm tra thông tin tính hợp lệ của hóa đơn
– Gắn chi phí vào đúng yêu cầu chi tiêu đã tạo trước đó
Bước 4: Theo dõi chi phí & ngân sách realtime
- Chi phí được ghi nhận và trừ vào ngân sách đã duyệt.
- Hệ thống hiển thị:
– Tổng ngân sách – đã sử dụng – còn lại
– Cảnh báo nếu vượt mức phê duyệt
Bước 5: Tự động hạch toán & đồng bộ với phần mềm kế toán
- Các khoản chi được tự động:
– Gán mã hạch toán
– Đồng bộ với phần mềm kế toán (SAP, MISA, Fast, Bravo…)
- Giảm tối đa thời gian nhập liệu, hạn chế sai sót.
Bước 6: Báo cáo tổng hợp & phân tích chi phí
- Hệ thống tự tạo báo cáo:
– Theo loại dịch vụ, nhà cung cấp, phòng ban
– So sánh thực tế vs. ngân sách
– Phân tích xu hướng sử dụng dịch vụ để tối ưu hợp đồng tương lai
Tính năng nổi bật của Bizzi trong quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài
Bizzi là “trợ lý tài chính thông minh” cho doanh nghiệp hiện đại, giúp kiểm soát chi tiêu tối đa, tăng hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa dòng tiền – đặc biệt cần thiết trong bối cảnh kinh tế đang cần sự linh hoạt, minh bạch và cẩn trọng. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của Bizzi:
Thiết lập ngân sách theo cấu trúc doanh nghiệp
- Phân bổ ngân sách theo phòng ban, dự án, loại chi phí (dịch vụ mua ngoài, văn phòng phẩm, công tác phí…)
- Dễ dàng đặt giới hạn ngân sách và cập nhật trong năm tài chính.
- Giúp từng bộ phận chủ động kiểm soát chi tiêu mà không bị “xé rào”.
Tự động cảnh báo vượt ngân sách theo thời gian thực
- Khi nhân viên lập đề nghị thanh toán, hệ thống: So sánh với ngân sách còn lại – Cảnh báo nếu vượt ngưỡng – Có thể thiết lập chế độ: không cho nộp hoặc yêu cầu duyệt thêm từ cấp cao hơn
- Giúp hạn chế tình trạng chi tiêu không có kế hoạch hoặc bị trùng lặp.
Kiểm soát chứng từ – hóa đơn đầy đủ và hợp lệ
- Nhân viên upload hóa đơn tài chính, hợp đồng, biên bản nghiệm thu,… vào từng đề nghị chi.
- Hệ thống kiểm tra tính hợp lệ theo quy định kế toán – thuế.
- Dễ dàng truy xuất, đối chiếu về sau → giảm rủi ro khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế.
Quản lý theo thời gian thực và trên nhiều nền tảng
- Dashboard trực quan, cập nhật dự chi – thực chi – ngân sách còn lại theo từng danh mục, phòng ban.
- Có thể truy cập qua mobile, tablet, máy tính, rất thuận tiện cho các quản lý cấp trung/cao cần phê duyệt nhanh.
- Phân quyền rõ ràng, duyệt chi online linh hoạt, minh bạch.
Báo cáo thông minh, xuất nhanh khi cần
- Báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết theo từng tiêu chí: Theo dự án, Theo loại chi phí, Theo đơn vị thực hiện
- Dễ dàng xuất file Excel, PDF, phục vụ quản lý, thuyết minh tài chính, hoặc trình bày với Ban giám đốc.
Trong bối cảnh kinh tế nhiều bất ổn, doanh nghiệp càng cần những công cụ quản lý tài chính linh hoạt, minh bạch và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bizzi không chỉ dừng lại ở giải pháp thẻ doanh nghiệp tích hợp quản lý chi phí, mà còn tiên phong ứng dụng công nghệ RPA, Machine Learning và AI để tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn và quản lý ngân sách.
Xu hướng mới trong quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài
Việc quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài đang chuyển mình mạnh mẽ nhờ công nghệ và thay đổi mô hình hợp tác với nhà cung cấp. Các doanh nghiệp không còn chỉ tập trung vào cắt giảm chi phí, mà còn hướng đến việc tối ưu hiệu quả vận hành và xây dựng mối quan hệ đối tác chiến lược dài hạn. Dưới đây là một số xu hướng:
Chuyển đổi số & tự động hóa
Các doanh nghiệp đang dần loại bỏ quy trình giấy tờ, Excel thủ công… và ưu tiên triển khai phần mềm quản lý chi phí với các tính năng như OCR, AI, quy trình phê duyệt tự động… nhằm thay thế bảng tính thủ công. Điều này không chỉ giúp kiểm soát chi tiêu minh bạch hơn mà còn giảm đáng kể thời gian xử lý và rủi ro sai sót trong kế toán.
Mô hình dịch vụ theo nhu cầu (On-demand Services)
Thay vì ký hợp đồng cố định dài hạn, nhiều công ty chuyển sang thuê ngoài linh hoạt theo nhu cầu thực tế từng thời điểm. Mô hình này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành, dễ dàng thay đổi nhà cung cấp khi cần và tối ưu hiệu suất sử dụng dịch vụ.
Thuê ngoài theo mô hình đối tác chiến lược
Các nhà cung cấp dịch vụ giờ đây không chỉ đơn thuần là “bên thứ ba” mà trở thành một phần mở rộng của doanh nghiệp. Mối quan hệ hợp tác này thường đi kèm với KPIs chung, cam kết dài hạn và sự chủ động tối ưu hiệu quả, chia sẻ lợi ích song phương.
Thách thức trong quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài
Bên cạnh cơ hội, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với hàng loạt thách thức khi quản lý chi phí thuê ngoài – từ biến động chi phí cho đến rủi ro chất lượng và bảo mật. Nếu không có công cụ và quy trình quản trị phù hợp, các chi phí “ẩn” này có thể ảnh hưởng lớn đến dòng tiền và hiệu quả kinh doanh. Các thách thức trong quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài bao gồm:
Biến động giá cả và lạm phát
Chi phí dịch vụ, đặc biệt là trong logistics, vận chuyển hoặc công nghệ, có thể tăng nhanh do tác động từ thị trường, nguyên vật liệu hoặc tỷ giá. Điều này gây khó khăn trong việc lập ngân sách và kiểm soát chi phí.
Đảm bảo chất lượng dịch vụ
Chọn được nhà cung cấp phù hợp là bài toán khó. Giá rẻ không đồng nghĩa chất lượng tốt. Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng “tiền mất tật mang” vì không đánh giá kỹ năng lực hoặc không có tiêu chí đánh giá rõ ràng từ đầu.
Bảo mật thông tin
Việc chia sẻ dữ liệu nội bộ với bên thứ ba luôn tiềm ẩn rủi ro rò rỉ thông tin. Nếu không có chính sách bảo mật nghiêm ngặt và hợp đồng chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào khủng hoảng.
Quản lý nhà cung cấp rời rạc
Không ít doanh nghiệp hiện vẫn quản lý nhà cung cấp bằng email, file Excel riêng lẻ, không có hệ thống tổng hợp. Điều này khiến thông tin bị phân mảnh, khó truy xuất lịch sử chi tiêu, hợp đồng hoặc đánh giá hiệu quả từng đối tác.
Giải pháp vượt qua thách thức với công nghệ
Để giải quyết những bài toán trên, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ như AI, phân tích dữ liệu lớn, blockchain và phần mềm quản trị chi phí. Những công cụ này giúp minh bạch hóa quá trình thuê ngoài, đồng thời nâng cao hiệu quả ra quyết định và kiểm soát rủi ro tài chính. Một số giải pháp doanh nghiệp có thể tham khảo:
Ứng dụng AI & phân tích dữ liệu lớn
AI có thể giúp doanh nghiệp phân tích lịch sử chi tiêu, so sánh đơn giá giữa các nhà cung cấp, dự báo xu hướng giá dịch vụ. Đồng thời, công cụ phân tích big data hỗ trợ đánh giá hiệu suất và cảnh báo những bất thường về chi phí.
Tự động hóa quy trình quản lý
Từ khâu đề xuất dịch vụ, phê duyệt, ký hợp đồng đến thanh toán, mọi thứ đều có thể số hóa và tự động hóa trên một nền tảng. Các hệ thống hiện đại như Bizzi Expense còn tích hợp AI để kiểm tra hóa đơn, cảnh báo vượt ngân sách – giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và kiểm soát rủi ro.
Blockchain trong quản lý hợp đồng
Công nghệ blockchain đang được ứng dụng trong quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo tính minh bạch, chống sửa đổi và dễ dàng truy vết lịch sử giao dịch. Điều này tăng tính tin cậy khi hợp tác dài hạn với nhà cung cấp dịch vụ chiến lược.
Câu hỏi thường gặp về chi phí dịch vụ mua ngoài
Dưới đây là một số câu hỏi liên quan đến chi phí dịch vụ mua ngoài:
Chi phí dịch vụ mua ngoài có được tính vào chi phí hợp lý để khấu trừ thuế TNDN không?
- Có, nếu thuộc trường hợp có hợp đồng, hóa đơn tài chính hợp lệ hoặc Thanh toán qua ngân hàng đối với khoản trên 20 triệu đồng
Có bắt buộc phải có hợp đồng cho mỗi dịch vụ thuê ngoài không?
- Với dịch vụ giá trị lớn, kéo dài hoặc mang tính định kỳ → Nên có hợp đồng rõ ràng. Với dịch vụ nhỏ, ngắn hạn có thể dùng đơn đặt hàng, báo giá và biên bản nghiệm thu kèm hóa đơn là đủ cơ sở kế toán.
Làm sao để kiểm soát chi phí dịch vụ mua ngoài hiệu quả?
- Lập ngân sách rõ ràng theo từng phòng ban/dự án
- Phê duyệt chi phí theo quy trình
- Yêu cầu đầy đủ chứng từ, hóa đơn
- Sử dụng công cụ như Bizzi Expense để theo dõi, cảnh báo vượt ngân sách, kiểm tra tính hợp lệ
Kết luận
Tối ưu chi phí dịch vụ mua ngoài không phải là cắt giảm tùy tiện, mà là quản lý thông minh và chủ động. Doanh nghiệp cần có sự kết hợp linh hoạt giữa việc đo lường hiệu quả, đàm phán thông minh và hoạch định chiến lược làm chủ dịch vụ dài hạn. Hi vọng bài viết trên đây của Bizzi sẽ giúp ích cho bạn hình dung rõ hơn chi phí dịch vụ mua ngoài là gì, cách quản lý và tối ưu các loại chi phí cho doanh nghiệp.
Đăng ký dùng thử ngay để trải nghiệm Bizzi Expense và hiện đại hóa quy trình quản lý chi phí cho doanh nghiệp của bạn:
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/