Sự dịch chuyển từ giao dịch truyền thống sang giao dịch điện tử đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam và toàn cầu, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số được xem là chiến lược cốt lõi của doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Trong xu thế đó, chữ ký số trở thành một yếu tố tất yếu và không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý, bảo mật và hiệu quả cho các giao dịch điện tử.
Bài viết dưới đây của Bizzi sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về chữ ký số, từ khái niệm chữ ký số là gì đến lợi ích và ứng dụng thực tiễn trong kỷ nguyên số.
Chữ ký số là gì? Định nghĩa và bản chất
Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018 NĐ-CP: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.
Ngoài ra, theo Khoản 12 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023: “Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”
- Khác nhau giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là gì?
- Chữ ký điện tử là một dạng chữ ký được tạo ra dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh, hình ảnh, hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu để xác định người chủ của dữ liệu.
- Chữ ký số là một dạng đặc biệt của chữ ký điện tử, được tạo ra thông qua hệ thống mật mã không đối xứng và được xác thực thông qua bên thứ ba là các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA).
- Mối quan hệ: Chữ ký số là một tập hợp con của chữ ký điện tử, có giá trị pháp lý cao hơn do có sự chứng thực của CA.
Đặc điểm nổi bật của chữ ký số là gì?
Chữ ký số sở hữu 5 đặc điểm nổi bật, thể hiện rõ trong quá trình giao dịch điện tử:
- Tính xác thực: Giúp xác thực danh tính chủ nhân của chữ ký số thông qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp.
- Tính bảo mật: Có tính bảo mật gần như tuyệt đối với 2 lớp mã khóa bảo mật (khóa bí mật và khóa công khai), thông tin không dễ bị đánh cắp bởi hacker.
- Tính toàn vẹn: Văn bản/tài liệu có chữ ký số chỉ có thể được mở bởi duy nhất một người đó là người nhận văn bản/tài liệu đó. Mọi thông tin của tài liệu/văn bản đều được đảm bảo toàn vẹn một cách tuyệt đối. Một khi tài liệu bị thay đổi, chữ ký số sẽ bị vô hiệu hóa và không còn giá trị.
- Tính chống chối bỏ: Khi các văn bản/tài liệu/hợp đồng đã có chữ ký số thì chữ ký số này không thể thay thế cũng không thể xóa bỏ. Một bên giao dịch không thể phủ nhận việc họ đã thực hiện giao dịch với các bên còn lại.
Mối quan hệ giữa chữ ký số và chứng thư số là gì?
Chữ ký số có giá trị tương tự chữ ký cá nhân bằng tay hoặc con dấu đỏ của công ty, tổ chức. Trong khi đó, Chứng thư số lại có giá trị như CCCD hoặc CMND trên các nền tảng số, hỗ trợ xác minh danh tính của người đại diện cho chữ ký số. Chứng thư số chính là cơ sở để xác nhận chữ ký số có hợp lệ hay không; còn chữ ký số là để xác nhận thông tin cho một văn bản, cam kết. Doanh nghiệp hay cá nhân muốn tạo chữ ký số thì trước tiên cần tạo chứng thư số.
Cấu tạo và cơ chế hoạt động của chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một công nghệ xác thực điện tử sử dụng mã hóa để đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể chối bỏ của một văn bản điện tử. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng đi qua hai phần chính:
- Cấu tạo: Chữ ký số được xây dựng trên nền tảng mã hóa tiên tiến để đảm bảo tính xác thực, bảo mật và không thể chối bỏ. Nó được thiết lập trên nền tảng công nghệ mật mã khóa công khai RSA (mật mã không đối xứng).
- Chứng thư số (Digital Certificate): Chứa các thông tin về chủ sở hữu, khóa công khai để xác minh chữ ký, thông tin về tổ chức cấp CA, ngày phát hành, hết hạn.
- Cặp khóa mã hóa: Gồm khóa bí mật (Private Key) cho người ký sở hữu để mã hóa tài liệu khi ký, và khóa công khai (Public Key) chia sẻ cho người nhận để giải mã và kiểm tra chữ ký. Khóa bí mật chỉ chủ sở hữu mới có quyền truy cập và sử dụng.
- Thuật toán băm (Hash Algorithm): Tạo ra chuỗi mã hóa duy nhất cho tài liệu để đảm bảo tài liệu không thể bị giả mạo, chỉnh sửa.
- Mô hình hoạt động (Quy trình ký và xác minh):
- Thông tin của cá nhân, tổ chức được mã hóa bởi thuật toán băm và sử dụng cặp mã khóa để bảo mật.
- Người ký sử dụng khóa bí mật để tạo chữ ký số trên tài liệu.
- Chữ ký được đánh dấu với thời gian tài liệu được ký.
- Người nhận sử dụng khóa công khai và chứng thư số để kiểm tra và xác thực chữ ký số, đảm bảo chữ ký là của người gửi và tài liệu không bị thay đổi.
- Nếu tài liệu bị thay đổi, chữ ký số sẽ bị vô hiệu hóa.
Mục đích và đối tượng sử dụng chữ ký số
Dưới đây là phần tổng hợp rõ ràng và đầy đủ về mục đích và đối tượng sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp và cá nhân, đặc biệt trong bối cảnh giao dịch điện tử ngày càng phổ biến:
- Mục đích sử dụng: Chữ ký số được ứng dụng rộng rãi, mang lại nhiều lợi ích. Chữ ký số dùng cho nhiều mục đích khác nhau giúp công việc diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn.
- Kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán.
- Thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp (đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, thay đổi đăng ký kinh doanh).
- Ký kết hợp đồng trực tuyến với đối tác/khách hàng.
- Giao dịch ngân hàng trực tuyến.
- Ký văn bản nội bộ.
- Chứng thực các tài liệu pháp lý.
- Khai báo bảo hiểm xã hội trực tuyến.
- Gửi và nhận email bảo mật cao.
- Đăng ký tài khoản dịch vụ công Quốc gia.
- Đối tượng sử dụng: Tất cả mọi cá nhân và tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số.
- Chữ ký số cho cá nhân/cá nhân thuộc tổ chức/doanh nghiệp: Dùng để khai nộp thuế thu nhập cá nhân, khai báo trên trang đăng ký kinh doanh, ký hợp đồng lao động, ký xác nhận văn bản điện tử nội bộ, đăng nhập hệ thống bảo mật, ký phiếu tạm ứng/phiếu thu/chi, giao dịch thương mại điện tử, ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử.
- Chữ ký số cho doanh nghiệp, tổ chức: Dùng để kê khai thuế, nộp thuế, đăng ký BHXH, khai nộp thuế hải quan, ký văn bản nội bộ, ký giao dịch đối soát, ký giao dịch chuyển khoản ngân hàng.
Giá trị pháp lý và quy định về chữ ký số là gì?
Giá trị pháp lý và quy định về chữ ký số tại Việt Nam được quy định rõ ràng trong các văn bản pháp luật nhằm đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và hiệu lực của các giao dịch điện tử.
- Chữ ký số có bắt buộc không?
- Trên thực tế, chữ ký số hoàn toàn không bắt buộc theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020.
- Tuy nhiên, có 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số: Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế (Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019); Sử dụng hóa đơn điện tử (điểm b, khoản 7, điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP); Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến (Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH).
- Điều kiện đảm bảo an toàn của chữ ký số: Theo Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
- Được tạo ra trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực và có thể kiểm tra bằng khóa công khai trên chứng thư số đó.
- Được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và do một trong các tổ chức được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia, chuyên dùng Chính phủ, công cộng, hoặc chuyên dùng của các cơ quan/tổ chức.
- Khóa bí mật được kiểm soát bởi duy nhất người ký tại thời điểm ký.
- Giá trị pháp lý của chữ ký số: Chữ ký số được pháp luật thừa nhận về mặt pháp lý khi thực hiện giao dịch trên môi trường điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương tự chữ ký tay hoặc con dấu nếu đảm bảo các điều kiện an toàn.
- Hình thức và thông tin hiển thị của chữ ký số trên văn bản điện tử: (Tham khảo Thông tư 01/2019/TT-BNV áp dụng cho cơ quan nhà nước, cá nhân/doanh nghiệp không thuộc nhà nước có thể áp dụng).
- Cho tổ chức, doanh nghiệp: Hình ảnh con dấu màu đỏ, kích thước bằng kích thước thật, định dạng .png. Hiển thị đầy đủ tên doanh nghiệp/tổ chức/cơ quan, thời gian ký (ngày tháng năm, giờ, phút, giây) theo múi giờ Việt Nam chuẩn ISO 8601.
- Cho cá nhân: Hình ảnh chữ ký tay của người ký, màu xanh, định dạng .png. Không yêu cầu thông tin người ký, chỉ cần hiển thị hình ảnh chữ ký hợp lệ.
Lợi ích vượt trội khi sử dụng chữ ký số là gì?
Việc sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp và tổ chức mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay. Dưới đây là tổng hợp những ưu điểm quan trọng nhất của chữ ký số:
- Tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển giấy tờ. Thực hiện ký kết, gửi và nhận tài liệu nhanh chóng mà không cần gặp trực tiếp. Giảm đến 80% thời gian và 85% chi phí so với phương pháp truyền thống.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Tự động hóa quy trình ký kết hợp đồng, hóa đơn điện tử, kê khai thuế, bảo hiểm xã hội. Giảm thiểu thủ tục giấy tờ, tăng hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Tối ưu hóa lịch trình làm việc của CEO và các cấp quản lý, cho phép ký duyệt mọi lúc mọi nơi.
- Đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin: Việc giả mạo chữ ký số là điều gần như không thể. Đảm bảo chỉ người nhận mới có thể mở và đọc được văn bản đã ký. Ngăn chặn các tình trạng mạo danh chữ ký.
- Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp: Góp phần số hóa các hoạt động ký kết, giao dịch. Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và thân thiện với môi trường. Chữ ký số là bằng chứng rõ ràng, chống lại sự chối bỏ trách nhiệm.
- Hỗ trợ xác định nguồn gốc hợp đồng: Giúp xác định thời điểm ký kết và chủ thể tham gia giao kết hợp đồng, đảm bảo lợi ích cho từng bên trong quá trình phân xử tranh chấp.
Tóm là việc đăng ký và sử dụng chữ ký số đúng quy trình và an toàn sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc các thủ tục pháp lý, giảm rủi ro gian lận, từ đó tối ưu vận hành và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số – không giấy tờ.
Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Chữ ký số là một công cụ không thể thiếu trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, mang lại lợi ích to lớn về tốc độ, chi phí, bảo mật và tính pháp lý cho mọi giao dịch điện tử. Hiện nay có 4 loại chữ ký số được phân loại theo phương thức lưu trữ và khả năng bảo mật:
- Chữ ký số USB Token: Loại chữ ký số truyền thống và phổ biến nhất, lưu trữ trên thiết bị USB (Token). Yêu cầu cắm USB vào máy tính để ký.
- Ưu điểm: Bảo mật cao, dễ sử dụng, giá thành hợp lý, lưu trữ lớn, cập nhật nhanh, tốc độ xử lý cao.
- Nhược điểm: Phải kết nối máy tính, phụ thuộc vào Token, không thể phân quyền người dùng.
- Chữ ký số HSM (Hardware Security Module): Lưu trữ và vận hành trên thiết bị phần cứng chuyên dụng (HSM). Cho phép ký số hàng loạt, bảo mật cao, lưu trữ tập trung. Thường dùng cho doanh nghiệp lớn, ngân hàng.
- Ưu điểm: Xác thực nhanh, tính pháp lý cao, áp dụng cho số lượng ký lớn, linh hoạt mọi lúc mọi nơi, bảo mật cao, toàn vẹn tài liệu.
- Nhược điểm: Khó kiểm soát luồng giao dịch, phụ thuộc vào tài khoản/OTP/username/password, có thời hạn.
- Chữ ký số SmartCard: Tích hợp trên SIM điện thoại. Cho phép ký số trên di động mọi lúc mọi nơi.
- Nhược điểm: Phụ thuộc vào loại SIM và vùng phủ sóng của nhà mạng.
- Chữ ký số từ xa (Remote Signature): Dựa trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây (cloud-based). Không cần thiết bị vật lý như USB Token hay HSM. Ký số mọi lúc mọi nơi trên mọi thiết bị điện tử (điện thoại, laptop, máy tính bảng).
- Ưu điểm: Tốc độ ký nhanh và linh hoạt, an toàn và pháp lý đảm bảo, không phụ thuộc phần cứng.
- Nhược điểm: Yêu cầu đường truyền mạng ổn định.
Quy trình đăng ký và những lưu ý khi sử dụng chữ ký số
Dưới đây là quy trình đăng ký chữ ký số và những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính hợp pháp, an toàn và hiệu quả trong hoạt động doanh nghiệp:
- Quy trình đăng ký cơ bản:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: CMND/CCCD/Hộ chiếu cho cá nhân; Giấy phép đăng ký kinh doanh, mã số thuế, thông tin đại diện pháp luật cho doanh nghiệp.
- Bước 2: Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín và tạo yêu cầu đăng ký.
- Bước 3: Gửi hồ sơ và xác thực thông tin: Thực hiện xác thực danh tính tại cơ quan cung cấp hoặc qua các kênh trực tuyến.
- Bước 4: Nhận chứng thư số và cặp mã khóa, cài đặt thiết bị (nếu có).
- Bước 5: Kích hoạt và sử dụng: Đăng ký tài khoản với các cơ quan liên quan (ví dụ: Tổng cục Thuế) để bắt đầu sử dụng.
- Những lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số:
- Lựa chọn đơn vị cung cấp chữ ký số có giấy phép của Nhà nước: Đảm bảo chữ ký số có giá trị pháp lý và an toàn.
- Tuyệt đối không tiết lộ khóa bí mật cho bất cứ ai: Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký. Báo ngay cho nhà cung cấp khi có nguy cơ mất hoặc rò rỉ thông tin.
- Đổi mật khẩu mặc định: Mật khẩu mặc định thường dễ đoán, cần đổi để bảo mật tài khoản.
- Chú ý gia hạn theo định kỳ: Chữ ký số có thời hạn sử dụng, cần kiểm tra và gia hạn để tránh gián đoạn.
- Khi mất USB Token hoặc thiết bị chứa chữ ký số: Cần báo ngay cho nhà cung cấp để khóa chứng thư số và phát hành lại thiết bị mới.
- Nếu bạn là người sở hữu chữ ký số, bạn có thể xóa chữ ký số trên tài liệu.
Tối ưu hóa quy trình tài chính kế toán với chữ ký số và giải pháp Bizzi
Chữ ký số là yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý, toàn vẹn và bảo mật cho các giao dịch điện tử, đặc biệt trong các quy trình tài chính kế toán, giúp chuyển đổi số hiệu quả. Việc tích hợp chữ ký số vào các giải pháp tự động hóa giúp doanh nghiệp ký kết và xác thực tài liệu nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro và tăng cường hiệu quả vận hành.
Bizzi – Trợ lý AI cho phòng tài chính – kế toán
Là nền tảng tích hợp 30+ tính năng giúp doanh nghiệp tinh gọn và tự động hóa quy trình quản lý chi phí, thu hồi công nợ và thanh toán B2B, Bizzi là hệ thống kiểm soát chi phí toàn diện cho doanh nghiệp.
- Giảm đến 80% thời gian xử lý hóa đơn thủ công.
- Tiết kiệm đến 50% chi phí nhân sự & vận hành liên quan đến accounts payable.
- Giảm thiểu rủi ro – sai sót, giúp tăng độ chính xác và minh bạch dữ liệu tài chính.
- Nâng cao năng suất bộ phận kế toán – tài chính, thúc đẩy chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Chữ ký số là một thành phần không thể thiếu để đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho các giao dịch được Bizzi tự động hóa. Các tính năng nổi bật của Bizzi trong việc xử lý hoá đơn gồm có:
Tự động xử lý – Đối soát hóa đơn đầu vào (Invoice Processing Automation – IPA + 3-way matching)
Bizzi Bot sử dụng công nghệ RPA (Robotic Process Automation) và AI để:
- Tự động tải, đọc và kiểm tra thông tin hóa đơn từ nhiều nguồn (email, hệ thống).
- Xác minh thông tin nhà cung cấp có hợp lệ hay không.
- Cảnh báo rủi ro hóa đơn sai lệch, trùng lặp hoặc bất thường.
- Tự động chuẩn bị dữ liệu sẵn sàng cho bước phê duyệt và ký số.
Tự động thu thập hóa đơn đầu vào
- Cung cấp email nhận hóa đơn riêng biệt cho từng doanh nghiệp.
- Tải hóa đơn gốc PDF từ nhà cung cấp, bao gồm:
- Đầy đủ thông tin hợp lệ.
- Hiển thị logo, chữ ký số, mã số thuế rõ ràng.
- Tập trung toàn bộ hóa đơn về một nền tảng duy nhất để xử lý, lưu trữ và truy cập.
Quản lý hóa đơn điện tử tập trung
Hóa đơn được lưu trữ tập trung, dễ dàng tìm kiếm theo:
- Nhà cung cấp
- Mã số thuế
- Mã đơn hàng (PO)
- Trạng thái xử lý/phê duyệt
Đối chiếu 3 chiều thông minh (PO – Invoice – GR)
- Đối chiếu tự động 3 chiều với độ chính xác > 99%:
- PO: Đơn đặt hàng
- Invoice: Hóa đơn
- GR: Phiếu nhập kho
- Hỗ trợ đa cấu trúc đối chiếu:
- 1PO – 1INV – 1GR
- 1PO – nINV – nGR
- nPO – 1INV – nGR
- nPO – nINV – nGR
- Phát hiện sai lệch, lỗi đơn giá, số lượng, chiết khấu… nhanh chóng
Tự động nhận diện và khớp thông tin từ hóa đơn
- Tự động tách và nhận diện số PO từ:
-
-
- File hóa đơn đính kèm
-
- Nội dung trên hóa đơn
- Giảm thời gian đối chiếu và nhập liệu thủ công.
Tích hợp mạnh mẽ với hệ thống ERP/PMKT
- Đồng bộ dữ liệu hóa đơn với hệ thống phần mềm kế toán – tài chính hiện tại.
- Tùy biến linh hoạt để phù hợp với từng quy trình nội bộ.
- Hỗ trợ trích xuất dữ liệu ra Excel đúng định dạng phần mềm kế toán sử dụng.
Kết luận
Việc dịch chuyển sang giao dịch điện tử là xu hướng không thể đảo ngược. Trong đó, hiểu rõ chữ ký số là gì chính là “chìa khóa” để đảm bảo mọi giao dịch số đều minh bạch, hợp pháp, nhanh chóng và an toàn.
Doanh nghiệp nào càng sớm ứng dụng chữ ký số và các giải pháp quản lý điện tử như Bizzi, càng có lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc áp dụng chữ ký số, đặc biệt khi kết hợp với các giải pháp quản lý tài chính kế toán toàn diện như Bizzi, sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, nâng cao hiệu quả và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong môi trường số.
Để trải nghiệm và được tư vấn cụ thể về tính năng các giải pháp, hãy đặt lịch với Bizzi ngay hôm nay!
- Link đăng ký dùng thử sản phẩm của Bizzi: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Đặt lịch demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/