Chuyển đổi số hiện nay được xem là yếu tố quan trọng hàng đầu, giúp doanh nghiệp có bước chuyển mình và nâng cao năng lực cạnh tranh. Đại dịch Covid vừa là thời cơ vừa là thách thức đẩy nhanh quá trình chuyển đổi đó. Các doanh nghiệp càng chuẩn bị tốt sẽ càng có sức chống chịu với nhiều khó khăn, vươn lên nắm bắt cơ hội trong lúc các doanh nghiệp khác loay hoay tìm giải pháp. Trong quá trình chuyển đổi quan trọng này, công nghệ đóng vai trò đòn bẩy, giúp các doanh nghiệp bứt phá mạnh mẽ.
1. Tình hình kinh tế và các chính sách của Nhà Nước liên quan đến chuyển đổi số doanh nghiệp vừa và nhỏ
Theo Ông Nguyễn Quang Vinh – Tổng Thư ký VCCI đồng thời là Phó Chủ tịch điều hành Hội đồng doanh nghiệp vì sự phát triển bền vững (VBCSD) – tác động của Covid trong năm 2021 như là một đòn giáng mạnh vào tất cả hoạt động của nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Đứng trước nhiều khó khăn, các cấp lãnh đạo Nhà nước cùng Doanh nghiệp đang từng bước áp dụng công nghệ mới như: Internet vạn vật (IoT), Dữ liệu lớn (Big Data, cùng hệ thống quản lý theo đám mây (Cloud),… để tích hợp thông tin, đẩy nhanh quá trình chuyển đổi, kết nối và ra quyết định điều hành.
Trong hoàn cảnh thách thức như hiện nay, các doanh nghiệp đã và đang đẩy nhanh hơn làn sóng chuyển đổi số. Các doanh nghiệp bắt đầu nhận thức chuyển đổi trên quy mô lớn, không chỉ sử dụng công cụ, giải pháp mà còn điều chỉnh phạm vi cấu trúc ở cấp độ điều hành, hệ thống kinh doanh và văn hóa công ty.
Theo đó, sự chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ đi từng bước từ Doing – Becoming đến Being, cụ thể như sau:
- Doing hay quá trình chuyển đổi số riêng lẻ. Ở giai đoạn này, có thể thấy doanh nghiệp đang từng bước thử nghiệm các giải pháp công nghệ, tập trung chủ yếu để kết nối với khách hàng và nâng cao hiệu sất chuỗi cung cứng. Quy mô chuyển đổi số chưa được trở thành quy chuẩn chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
- Becoming chính là giai đoạn sử dụng công nghệ để thay đổi sâu hơn vào hoạt động của doanh nghiệp. Có thể thấy ở đây, sự kết nối giữa các bộ phận khác nhau bắt đầu nhịp nhàng. Doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số cho kế toán bằng các giải pháp tối ưu để tích hợp số liệu bán hàng, xuất nhập kho, hạch toán sổ sác kế toán. Ngoài ra, quá trình chuyển đổi còn diễn ra mạnh mẽ ở các bộ phận quản trị nguồn nhân lực.
- Being là giai đoạn tối ưu của quá trình chuyển đổi số. Hầu như việc tích hợp công nghệ được áp dụng cho toàn bộ các phòng ban chủ chốt. Trong giai đoạn này chuyển đổi số cho kế toán được ưu tiên hàng đầu, vì đó là xương sống cho hoạt động tài chính và vận hành kinh doanh. Bên cạnh đó, sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trên nền tảng công nghệ được cải tiến để đạt được hiệu suất cao nhất.
2. Chuyển đổi số trong công tác quản lý tài chính kế toán – mạch máu giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển
Hơn ai hết, lãnh đạo công ty là người ý thức rõ nét nhất về vai trò của quản lý tài chính trong vận hành kinh doanh. Chuyển đổi số cho kế toán là yêu cầu đầu tiên và phải được duy trì, nâng cấp liên tục, để đảm bảo quy trình hạch toán sổ sách và ghi nhận dòng tiền được thực hiện thường xuyên và chính xác.
Tầm quan trọng của việc chuyển đối số cho kế toán và tài chính doanh nghiệp
- Làm giảm chi phí nhân sự và vận hành. Nếu như trước đây, việc ghi nhận sổ sách kế toán được thực hiện thủ công và cần rất nhiều nhân sự đảm nhiệm thì việc chuyển đối số giúp cho hoạt động hạch toán được thực hiện nhanh chóng trên nền tảng công nghệ. Điều này giúp cho doanh nghiệp giảm chi phí và tạo được quy trình chuyển giao giữa các cấp nhân sự.
- Giảm thiểu sai sót đến mức tối đa. Với doanh nghiệp, xử lý hóa hàng trăm thậm chí lên đến hàng ngàn hóa đơn đầu vào mỗi ngày chắc chắn sẽ quá tải. Một kế toán viên thành thạo phải thực hiện thủ công nhiều bước nhằm đảm bảo đầy đủ hạng mục: xác thực thông tin, nhập liệu hóa đơn, đồng bộ dữ liệu và lưu trữ chứng từ. Việc tự động hóa cho kế toán đã chứng minh được tính hiệu quả khi số liệu được hạch toán minh bạch, rõ ràng, có tính kết nối và hạn chế sai sót.
- Kết nối và tạo ra thông tin có ý nghĩa. Trên vai trò lãnh đạo, chủ doanh nghiệp cần nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, phục vụ cho các quyết định trọng yếu. Không thể phủ nhận, công nghệ giúp cho việc liên kết dữ liệu hiệu quả và nhanh chóng hơn. Cho nên, chuyển đối số cho kế toán là vô cùng cần thiết.
3. Các bước thực hiện chuyển đổi số cho kế toán
- Xây dựng chiến lược chuyển đố số cho doanh nghiệp trong ngắn hạn và dài hạn. Ở gia đoạn này, rất cần tầm nhìn xa rộng của chủ doanh nghiệp, để có thể nắm bắt và hòa chung với xu hướng tại Việt Nam và thế giới. Rất nhiều chủ doanh nghiệp loay hoay trong việc ra quyết định, làm mất đi cơ hội phát triển và giành thị phần.
- Tập trung ưu tiên vào các hạng mục quan trọng. Như đã đề cập, những phần trọng yếu nhất trong doanh nghiệp cần được ưu tiên, bao gồm: tài chính kế toán, chuỗi cung ứng, nguồn nhân lực. Việc phân bổ ngân sách đầu tư sẽ giúp doanh nghiệp đạt được tiến độ chuyển đổi số trong từng giai đoạn.
- Làm việc với đơn vị cung cấp giải pháp chuyên nghiệp. Chắc chắn một doanh nghiệp đơn lẻ không thể tự mình thực hiện xuyên suốt quá trình chuyển đổi số. Hơn hết, doanh nghiệp cần tìm kiếm các đơn vị hỗ trợ nghiệp vụ và đang đứng đầu trong việc cung cấp giải pháp tự động hóa cho kế toán.
4. Kết quả thực hiện chuyển đổi số cho kế toán
Bizzi là đơn vị chuyên nghiệp, cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn tự động đầu tiên tại Việt Nam. Bizzi giải quyết các nỗi lo lắng của Doanh nghiệp, tập trung vào quản lý chi phí hiệu quả, giúp quá trình phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác hơn.
Sử dụng công nghệ RPA (Robotic process automation) trên nền tảng AI, các bots thông minh của Bizzi làm việc liên tục 24 giờ mỗi ngày, giúp tự động hóa cho kế toán thời gian đối soát, hạch toán, lưu trữ và kiểm tra thông tin. Độ chính xác khi thực hiện bằng phần mềm lên đến 90%.
Hai giải pháp Bizzi cung cấp hiện nay:
- Xử lý hóa đơn đầu vào với số lượng lớn, giảm đến 80% thời gian so với thực hiện thủ công.
- Số hóa quy trình quản lý chi phí. Quản lý tác vụ trên điện thoại, thao tác xử lý nhanh chóng. Toàn bộ quy trình giúp giảm 50% chi phí xử lý hóa đơn
Chính nhờ những đột phá trong giải pháp, Bizzi hiện nay là Start up nhận được vốn đầu tư lên đến 3 triệu USD từ công ty Fintech hàng đầu Money Forward (Nhật Bản), quỹ đầu tư mạo hiểm Do Ventures và Qualgro từ Singapore. Đây là chứng nhận cho sự chuyên nghiệp và đúng hướng của Bizzi tại Việt Nam trong việc ứng dụng công nghệ số.
Nguồn hình:
https://accsurant.com/covid-19-is-accelerating-digital-transformation-in-accounting/