Account Receivable (AR) là gì? Quản lý hiệu quả khoản phải thu để tối ưu chi phí doanh nghiệp

Accounts Receivable (AR) – Khoản phải thu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động tài chính và vận hành của một doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu Account Receivable (AR) là gì và tầm quan trọng của việc quản lý khoản phải thu trong quản trị chi phí doanh nghiệp. 

Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp thông tin về các thành phần, quy trình kế toán, phương pháp quản lý AR và cách phòng ngừa rủi ro để giảm thiểu chi phí.

Account Receivable Là Gì?

Khái niệm và đặc điểm 

Account Receivable (viết tắt là AR hoặc A/R) hay còn gọi là khoản phải thu, là các khoản mà doanh nghiệp đã cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhưng chưa nhận thanh toán. 

Account Receivable thể hiện tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp từ việc mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

Vai trò của Account Receivable

Accounts Receivable (AR) – Khoản phải thu đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động tài chính và vận hành của một doanh nghiệp. 

• Tài sản lưu động quan trọng, phản ánh số tiền mà doanh nghiệp được quyền thu, giúp thể hiện quy mô và khả năng tài chính của doanh nghiệp.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền: Khoản phải thu là tiền mặt trong tương lai, nên việc thu hồi công nợ đúng hạn sẽ cải thiện dòng tiền vào. Nếu quản lý Account Receivable kém, dòng tiền bị chậm, có thể gây thiếu hụt thanh khoản dù doanh thu cao.
• Thể hiện chính sách bán hàng và tín dụng: Doanh nghiệp có thể mở rộng bán hàng bằng cách cho khách hàng mua chịu. AR phản ánh mức độ tín nhiệm và chiến lược kinh doanh: doanh nghiệp chấp nhận rủi ro tín dụng để tăng doanh thu.
• Công cụ đánh giá khách hàng: Theo dõi AR giúp đánh giá tình hình thanh toán của từng khách hàng, doanh nghiệp có thể xác định ai là khách hàng tốt, ai thường chậm trả để điều chỉnh chính sách bán hàng phù hợp.
• Ảnh hưởng đến hiệu quả tài chính: Tỷ lệ AR cao nhưng thu không được sẽ dẫn đến nợ xấu. Việc quản lý AR hiệu quả giúp cải thiện vòng quay khoản phải thu, từ đó nâng cao hiệu suất sử dụng vốn.
• Góp phần vào đánh giá tín dụng doanh nghiệp: Các nhà đầu tư hoặc ngân hàng sẽ nhìn vào AR để đánh giá tình hình tài chính, khả năng thu hồi tiền và rủi ro tín dụng của doanh nghiệp.

So sánh Accounts Receivable (AR) và Accounts Payable (AP) 

Criteria	Accounts Receivable (AR) – Khoản phải thu	Accounts Payable (AP) – Khoản phải trả
Define	Là số tiền mà khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi đã mua hàng hóa/dịch vụ mà chưa thanh toán.	Là số tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp sau khi đã mua hàng hóa/dịch vụ mà chưa thanh toán.
Vai trò	To be tài sản lưu động trong bảng cân đối kế toán.	To be nợ phải trả (nghĩa vụ tài chính) trong bảng cân đối kế toán.
Ghi nhận ở đâu	Bên tài sản ngắn hạn.	Bên nợ phải trả ngắn hạn.
Ai là người nợ ai?	Client nợ doanh nghiệp.	Doanh nghiệp nợ nhà cung cấp.
Ảnh hưởng đến dòng tiền	Dòng tiền vào (cash inflow) tương lai.	Dòng tiền ra (cash outflow) tương lai.
Mục tiêu quản lý	Tối ưu hóa việc thu hồi công nợ để cải thiện dòng tiền.	Quản lý tốt lịch thanh toán để duy trì uy tín và tối ưu vốn lưu động.
For example	Doanh nghiệp bán sản phẩm cho khách hàng doanh nghiệp khác và cho phép thanh toán sau 30 ngày.	Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp với hạn thanh toán 45 ngày.

Các thành phần của Account Receivable

Nắm được bản chất từng thành phần của Account Receivable (AR) – Khoản phải thu sẽ giúp doanh giúp hiểu rõ vai trò và ảnh hưởng của từng phần đến hoạt động tài chính và vận hành của doanh nghiệp.

Dưới đây là các thành phần của Account Receivable:

• Hóa Đơn Bán Hàng (Sales Invoice): Là chứng từ gốc ghi nhận giao dịch bán hàng mà khách hàng chưa thanh toán. Bao gồm: số tiền, ngày bán, hạn thanh toán, thông tin khách hàng, sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
• Sổ cái công nợ phải thu (Accounts Receivable Ledger): Là sổ ghi chép chi tiết từng khoản nợ của từng khách hàng.Theo dõi các thông tin như: ngày giao dịch, số tiền nợ, ngày đến hạn, thanh toán đã nhận, số dư còn lại.
• Khách hàng (Customers/Debtors): Là đối tượng phát sinh khoản phải thu – những người hoặc tổ chức đã mua sản phẩm/dịch vụ nhưng chưa thanh toán.
• Hạn thanh toán (Due Date / Payment Terms): Là thời hạn được thỏa thuận trong hợp đồng hoặc hóa đơn để khách hàng thanh toán.

• Chiết khấu thanh toán (Early Payment Discount): Một số doanh nghiệp áp dụng chính sách giảm giá nếu khách hàng thanh toán sớm.
• Dự phòng nợ xấu (Allowance for Doubtful Accounts): Là ước tính số tiền có khả năng không thu được từ một số khách hàng, Giúp phản ánh đúng giá trị thực của khoản phải thu trên báo cáo tài chính.
• Nợ xấu (Bad Debts): Là phần khoản phải thu được xác định là không thể thu hồi sau nhiều lần nhắc nhở, xử lý. Có thể được xóa sổ (write-off) theo quy định kế toán.
• Báo cáo tuổi nợ (Aging Report): Là báo cáo phân loại khoản phải thu theo thời gian quá hạn: ví dụ <30 ngày, 30–60 ngày, >90 ngày; giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ rủi ro và lên kế hoạch thu hồi công nợ.

Quy trình kế toán quản lý Account Receivable hiệu quả

Thiết lập quy trình quản lý Account Receivable (AR) hiệu quả là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, giảm rủi ro nợ xấu, và tăng khả năng thu hồi công nợ. Dưới đây là những gợi ý mà doanh nghiệp có thể tham khảo và ứng dụng linh hoạt cho bộ máy vận hành của mình:

Thiết lập chính sách tín dụng rõ ràng

• Quy định ai được mua chịu, mức tín dụng tối đa, thời hạn thanh toán.
• Kiểm tra uy tín và lịch sử tín dụng của khách hàng trước khi chấp nhận bán chịu.

Phát hành hoá đơn bán hàng chính xác và kịp thời

• Mô tả quy trình lập hóa đơn đầy đủ thông tin.
• Lưu ý về việc gửi hóa đơn nhanh chóng qua các kênh khác nhau.
• Ngay khi giao hàng hoặc hoàn tất dịch vụ, kế toán cần: Lập hóa đơn bán hàng đúng giá trị, thuế, thời gian, hạn thanh toán. Gửi hóa đơn đúng thời điểm cho khách hàng qua email, hệ thống hoặc bản giấy.

Ghi nhận khoản phải thu vào sổ kế toán

• Ghi nhận vào tài khoản phải thu khách hàng trong sổ cái.
• For example:
  Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng
  Có TK 511 – Doanh thu bán hàng
  Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Theo dõi và cập nhật công nợ thường xuyên

• Sử dụng phần mềm kế toán hoặc bảng theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng.
• Tạo báo cáo Aging Report (Báo cáo tuổi nợ) để xem công nợ nào sắp hoặc đã quá hạn.

Nhắc nhở và thu hồi công nợ

• Trước khi đến hạn: gửi email hoặc gọi điện nhắc nhẹ nhàng.
• Sau khi quá hạn: gửi thư nhắc chính thức, cảnh báo dừng cung cấp dịch vụ, tính phí phạt trễ hạn (nếu có).
• Tùy trường hợp có thể thương lượng gia hạn hoặc thu hồi từng phần

Ghi nhận thanh toán

Khi khách hàng thanh toán, ghi nhận thu tiền:

• Nợ TK 111/112 – Tiền mặt/tiền gửi
• Có TK 131 – Phải thu khách hàng

Đối chiếu với sao kê ngân hàng hoặc biên lai thu tiền.

Xử lý nợ khó đòi và lập dự phòng

• Đối với các khoản quá hạn lâu ngày, khó thu hồi: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
  
  • Nợ TK 642 – Chi phí quản lý
  • Có TK 139 – Dự phòng phải thu khó đòi

• Trường hợp xóa sổ nợ xấu:
  
  • Nợ TK 139
  • Có TK 131

Rà soát, đánh giá & cải tiến định kỳ

• Định kỳ (tháng, quý) phân tích tình hình công nợ: tổng dư nợ, tỷ lệ thu hồi, tỷ lệ nợ xấu.
• Đánh giá hiệu quả chính sách tín dụng và điều chỉnh nếu cần.

Các phương pháp quản lý Account Receivable (AR) tối ưu 

Việc tìm ra các phương pháp quản lý Account Receivable (AR) tối ưu là rất cần thiết vì AR không chỉ là một chỉ số kế toán mà còn là đòn bẩy tài chính cực kỳ quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả. 

Sử dụng phần mềm hiện đại 

Phần mềm là công cụ, nhưng hiệu quả phụ thuộc vào cách doanh nghiệp sử dụng nó. Khi kết hợp phần mềm hiện đại với quy trình và tư duy quản trị chuẩn, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quản lý AR một cách toàn diện, từ tốc độ thu tiền cho đến kiểm soát rủi ro và chi phí.

• Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, hợp đồng.
• Tự động nhắc nợ, cảnh báo quá hạn, tạo báo cáo nhanh chóng.
• Giao diện trực quan giúp quản lý công nợ dễ dàng, giảm sai sót thủ công.
• Khả năng tích hợp với hệ thống ERP để quản lý toàn diện.

Phân loại khách hàng và thiết lập hạn mức tín dụng phù hợp

• Phân nhóm khách hàng theo rủi ro (A, B, C),  dựa trên lịch sử tín dụng và doanh số.
• Hạn mức tín dụng & thời gian thanh toán linh hoạt theo nhóm
• Đặt điều kiện chiết khấu thanh toán sớm

Giám sát và đánh giá tình trạng của Account Receivable định kỳ 

• Tầm quan trọng của việc lập báo cáo AR định kỳ để theo dõi các khoản phải thu quá hạn.
• Đánh giá lại khả năng thanh toán của khách hàng để điều chỉnh chính sách tín dụng.

Ứng dụng công cụ và kỹ thuật để tối ưu hoá Account Receivable  

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning)

• Khả năng tích hợp dữ liệu và tự động hóa quy trình quản lý Account Receivable.

Phân tích dữ liệu và báo cáo tuổi nợ (Aging Analysis)

• Sử dụng công cụ Excel / Google Sheets có bảng tổng hợp tuổi nợ, Phần mềm BI như Power BI, Tableau để trực quan hóa dữ liệu AR
• Tập trung xử lý các khoản có rủi ro cao nhất.
• Phân tích khoản nào sắp đến hạn, đã quá hạn bao lâu. 
• Ứng dụng kết quả phân tích tuổi nợ để đánh giá tình hình tài chính và khả năng thu hồi nợ. 

Tự động hóa nhắc nợ & gửi hóa đơn

• Công cụ: Email marketing automation (Mailchimp, HubSpot); Hệ thống ERP có tính năng auto reminder; SMS/WhatsApp API
• Gửi nhắc thanh toán định kỳ hoặc trước hạn tự động.
• Giảm thời gian xử lý thủ công, tăng tỷ lệ thu hồi nợ đúng hạn.

Triển khai quy trình thu hồi nợ chuyên nghiệp

• Áp dụng các mẫu email chuẩn, ghi nhận tương tác đầy đủ để giảm nợ xấu mà không làm mất khách hàng.
• Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp, rõ ràng.

Kỹ thuật dự báo dòng tiền từ AR

• Sử dụng các công cụ như Excel + mô hình dự báo thu tiền theo lịch sử thanh toán hoặc AI/ML tích hợp trong ERP (các nền tảng lớn như SAP, Oracle) giúp doanh nghiệp lên kế hoạch tài chính, đầu tư và chi tiêu chính xác hơn.

Cách phòng ngừa rủi ro liên quan đến Account Receivable

Để quản lý Accounts Receivable (AR) hiệu quả và phòng ngừa rủi ro như nợ xấu, chậm thanh toán, hay mất khả năng thu hồi công nợ, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ nhiều biện pháp. Dưới đây là các cách phòng ngừa rủi ro liên quan đến AR:

Kiểm tra tín dụng khách hàng kỹ lưỡng 

• Báo cáo tài chính (nếu là doanh nghiệp)
• Lịch sử thanh toán (nếu là khách cũ)
• Xếp hạng tín nhiệm từ tổ chức thứ ba (nếu có)

Thiết lập chính sách tín dụng và giới hạn công nợ rõ ràng

Hạn mức công nợ theo: Quy mô khách hàng; Mức độ tin cậy / thời gian hợp tác

• Quy định thời gian thanh toán cụ thể (Net 15, Net 30,…)
• Phạt trễ hạn hoặc dừng giao dịch nếu vượt quá hạn mức

Soạn hợp đồng & điều khoản thanh toán chặt chẽ

• Điều kiện thanh toán, thời hạn.
• Biện pháp xử lý khi quá hạn (phạt lãi, chấm dứt hợp đồng…).
• Tranh chấp giải quyết ở đâu, theo pháp luật nào

Phát hành hóa đơn kịp thời và chính xác

• Tránh sai sót làm khách hàng có cớ trì hoãn thanh toán.
• Hóa đơn cần đúng tên công ty, mã số thuế, giá trị, thuế suất, hạn thanh toán…

Theo dõi công nợ và nhắc nợ định kỳ

• Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp nhắc nợ tự động.
• Gửi email, SMS hoặc gọi điện nhắc thanh toán trước và sau hạn.
• Có kế hoạch nhắc mềm – cứng theo cấp độ nợ.

Sử dụng bảo lãnh thanh toán / đặt cọc / trả trước

• Đặc biệt với hợp đồng lớn, khách hàng mới hoặc rủi ro cao.
• Có thể yêu cầu: Đặt cọc 30-50%; Bảo lãnh ngân hàng (LC, SBLC); Hợp đồng ba bên (nhà cung cấp – khách – bên đảm bảo)

Áp dụng bảo hiểm tín dụng thương mại (Trade Credit Insurance)

• Mua bảo hiểm cho các khoản phải thu từ bên thứ ba (bảo hiểm doanh thu). Nếu khách hàng mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp được chi trả một phần hoặc toàn bộ.

Xây dựng quy trình thu hồi nợ hiệu quả bằng phần mềm

Việc quản lý và thu hồi công nợ là một trong những bài toán quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền lành mạnh và ổn định tài chính. Sử dụng các giải pháp công nghệ như Bizzi and B-Invoice, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình công nợ, tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả.

Bizzi – Công cụ quản lý công nợ thông minh, nhắc nợ tự động mang đến một hệ thống quản lý công nợ toàn diện với nhiều tính năng nổi bật:

• Phát hành hóa đơn tự động: Tích hợp thông tin đơn hàng, hạn thanh toán, đảm bảo minh bạch và chuẩn xác.
  
• Theo dõi công nợ chặt chẽ: Cập nhật liên tục các chỉ số quan trọng như số ngày công nợ (DSO), báo cáo tuổi nợ…
  
• Nhắc nợ tự động đa kênh: Kích hoạt quy trình nhắc nợ dựa trên ngày đến hạn hoặc mốc thời gian tùy chọn. Gửi email nhắc nợ theo kịch bản phù hợp từng nhóm khách hàng.
  
• Đối soát công nợ nhanh chóng: Tự động đối soát với sao kê ngân hàng, quản lý các khoản thanh toán chờ xử lý và cấn trừ công nợ một cách chính xác.
  
• Quản lý linh hoạt: Theo dõi công nợ theo từng hóa đơn, hợp đồng hoặc khách hàng cụ thể.
  
• Tự động tạo công việc thu hồi nợ: Liên kết các bộ phận liên quan, cập nhật tình trạng công nợ và tạo task nhắc nhở xử lý theo quy trình.

B-Invoce là Phần mềm óa đơn điện tử tích hợp thu hồi công nợ hàng đầu hiện nay, đã được nhiều doanh nghiệp như Guardian, GS25, Công ty TNHH Tư vấn và Quản lý Ba Miền… tin dùng. B-Invoice nổi bật với:

• Tích hợp máy bán hàng POS, phù hợp với các doanh nghiệp bán lẻ.
  
• Tuân thủ đầy đủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
  
• Tự động hóa quy trình công nợ: Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu nghiệp vụ, hỗ trợ thu hồi công nợ nhanh, giảm thiểu rủi ro tài chính.
• Giao diện thân thiện, dễ tích hợp với các hệ thống ERP và phần mềm kế toán.

Với giải pháp quản lý công nợ tự động của Bizzi cùng quy trình nhắc nhở thông minh, giúp tự động hóa quy trình thanh toán, rút ngắn thời gian thu hồi công nợ và tối ưu dòng tiền.

Tầm quan trọng của việc quản lý Account Receivable trong quản trị chi phí doanh nghiệp 

Việc quản lý Account Receivable (AR – các khoản phải thu) đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong quản trị chi phí doanh nghiệp, bởi nó không chỉ liên quan đến doanh thu mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, hiệu suất sử dụng vốn và chi phí vận hành.

Dưới dây là vai trò và tác động tích cực khi doanh nghiệp quản lý Account Receivable hiệu quả

Maintain a steady cash flow 

Giải thích cách quản lý AR hiệu quả giúp đảm bảo dòng tiền vào thường xuyên, từ đó giảm sự phụ thuộc vào các nguồn vốn bên ngoài và chi phí lãi vay.

Giảm thiểu nợ xấu và chi phí liên quan

Việc thu hồi nợ đúng hạn giúp giảm chi phí cho các hoạt động nhắc nợ, theo dõi, xử lý pháp lý (gọi điện, gửi công văn, thuê luật sư…). Ngoài ra, khi khoản phải thu biến thành nợ xấu, doanh nghiệp phải lập dự phòng rủi ro, làm giảm lợi nhuận kế toán.

Cải thiện sức khỏe tài chính tổng thể 

AR được thu hồi đúng hạn giúp doanh nghiệp chủ động dòng tiền, có vốn đầu tư đúng lúc vào các hoạt động sinh lời (quảng cáo, R&D, mở rộng sản xuất…).

Tối ưu hoá chi phí hoạt động

• Cân đối nguồn vốn hoạt động chính xác hơn, giảm chi phí phát sinh bất ngờ.
• Tăng tính minh bạch trong quản lý tài chính – giảm thất thoát, gian lận nội bộ.

Tăng khả năng mở rộng & phát triển bền vững

• Mở rộng quy mô mà không lệ thuộc quá nhiều vào vốn vay.
• Đạt tín nhiệm cao với nhà đầu tư, ngân hàng, đối tác, từ đó giảm chi phí huy động vốn trong tương lai.

Conclude 

Tóm lại, việc quản lý Accounts Receivable (AR) – Khoản phải thu không chỉ đơn thuần là theo dõi công nợ khách hàng, mà còn góp phần rất lớn trong việc kiểm soát chi phí và tối ưu hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Trên đây là toàn bộ thông tin phân tích Account Receivable là gì, cũng như cách thức quản lý khoản thu này sao cho hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công nợ tự động cho doanh nghiệp của bạn, liên hệ ngay với Bizzi để trải nghiệm miễn phí!

• Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/

• Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/