Trong quá trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử, việc xảy ra sai sót là điều khó tránh khỏi. Khi phát hiện sai sót, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các chứng từ kế toán. Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về các trường hợp cần lập biên bản điều chỉnh, các mẫu biên bản phổ biến, quy trình lập và giải đáp các câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử được lập khi phát hiện các sai sót về thông tin trên hóa đơn đã phát hành. Dưới đây là các trường hợp phổ biến và các mẫu biên bản điều chỉnh tương ứng:
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở cột đơn giá của một hoặc nhiều mặt hàng/dịch vụ. Sai sót này dẫn đến việc tính toán sai thành tiền của từng mặt hàng và tổng tiền thanh toán của hóa đơn.
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở mã số thuế của người mua hoặc người bán. Đây là một sai sót nghiêm trọng, ảnh hưởng đến tính pháp lý của hóa đơn và việc kê khai thuế.
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở tên công ty của người mua hoặc người bán. Tên công ty không đúng có thể gây khó khăn trong việc nhận diện đối tượng giao dịch và các thủ tục liên quan.
Hóa đơn điện tử đã được lập và gửi cho người mua, nhưng phát hiện sai sót ở địa chỉ của người mua hoặc người bán. Địa chỉ không chính xác có thể ảnh hưởng đến việc liên hệ và các vấn đề pháp lý khác.
Ngoài các trường hợp cụ thể đã nêu, bạn có thể sử dụng mẫu biên bản điều chỉnh chung dưới đây cho các sai sót khác không thuộc các trường hợp trên. Chỉ cần điều chỉnh phần “Nội dung sai sót” and “Nội dung điều chỉnh” cho phù hợp.
Quy trình lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử phụ thuộc vào việc hóa đơn sai sót đã được gửi cho người mua hay chưa, và loại hóa đơn (hóa đơn điện tử thông thường hay hóa đơn theo mẫu cũ trong giai đoạn chuyển đổi).
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua (có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã) có sai sót, người bán và người mua cần phối hợp để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử. Quy trình thực hiện như sau:
Trong giai đoạn chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, nếu hóa đơn giấy đã gửi cho người mua có sai sót, việc xử lý có thể khác biệt tùy theo quy định cụ thể tại thời điểm đó. Tuy nhiên, nguyên tắc chung vẫn là lập biên bản điều chỉnh và có thể lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh bằng hình thức hóa đơn giấy (nếu vẫn còn được phép sử dụng). Sau khi chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử, các hóa đơn phát sinh sai sót sẽ được xử lý theo quy trình của hóa đơn điện tử (TH1).
Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử, cần đảm bảo các nội dung sau được thể hiện rõ ràng và chính xác:
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử và giải đáp tương ứng:
Theo quy định hiện hành, khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và có sai sót, việc điều chỉnh thông tin sai sót (trừ sai sót về mã số thuế) không yêu cầu người bán phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Thay vào đó, việc lập biên bản điều chỉnh và hóa đơn điều chỉnh (nếu cần) là đủ. Tuy nhiên, nếu sai sót liên quan đến mã số thuế, người bán cần thực hiện hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới thay thế.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử To be bắt buộc khi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua có sai sót và cần thực hiện điều chỉnh. Biên bản này là căn cứ pháp lý để người bán lập hóa đơn điều chỉnh (nếu cần) và để cả hai bên điều chỉnh lại các nghiệp vụ kế toán liên quan.
Cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử khi phát hiện bất kỳ sai sót nào về thông tin trên hóa đơn đã gửi cho người mua, ví dụ như:
Việc có cần lập hóa đơn điều chỉnh hay không phụ thuộc vào nội dung sai sót:
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có thể được lập bằng các phần mềm soạn thảo văn bản thông thường như Word, sau đó có thể lưu dưới dạng PDF để đảm bảo tính thống nhất và không bị chỉnh sửa. Không có yêu cầu bắt buộc phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập biên bản điều chỉnh. Quan trọng là biên bản phải có đầy đủ thông tin, chữ ký và dấu (nếu có) của cả hai bên.
Nếu hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua và phát hiện sai sót, người bán không cần lập biên bản điều chỉnh. Thay vào đó, người bán có thể thực hiện hủy hóa đơn điện tử sai sót và lập hóa đơn điện tử mới thay thế. Việc hủy hóa đơn phải tuân theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về thời hạn bắt buộc phải lập biên bản điều chỉnh kể từ khi phát hiện sai sót. Tuy nhiên, việc lập biên bản và thực hiện điều chỉnh nên được thực hiện kịp thời để đảm bảo tính chính xác của chứng từ kế toán và tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của cả hai bên.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử không phải là chứng từ bắt buộc phải gửi cho cơ quan thuế. Tuy nhiên, người bán và người mua cần lưu trữ biên bản này cùng với hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh (nếu có) để xuất trình khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra.
Monitor Bizzi To quickly receive the latest information:
CÔNG TY TNHH BIZZI VIETNAM - Địa chỉ ĐKKD: Số 2-4-6 Đường số 5, Phường An Lợi Đông, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
© 2023 Bizzi. All rights reserved.
