Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử là văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi người bán điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cho người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh. Từ ngày 01/07/2026, cách xử lý cần căn cứ Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bài viết giúp kế toán xác định đúng trường hợp phải lập văn bản thỏa thuận, chọn điều chỉnh hay thay thế và tải mẫu Word phù hợp.
Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai cho người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
| Loại sai sót | Cách xử lý chính | Có cần văn bản thỏa thuận? |
|---|---|---|
| Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa | Thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn; gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế | Không phải lập để điều chỉnh/thay thế vì không phát sinh hóa đơn mới |
| Sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách/chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác | Chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế | Có, nếu người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh |
| Người mua là cá nhân | Thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán | Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận |
| Hóa đơn từ máy tính tiền hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Lập hóa đơn thay thế, trừ trường hợp đặc thù được quy định riêng | Thực hiện theo hồ sơ xử lý tương ứng |
Để nhận diện đúng nhóm lỗi trước khi chọn phương án, kế toán có thể đối chiếu thêm các sai sót thường gặp trên hóa đơn điện tử.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử file Word
Có thể dùng các file Word dưới đây làm khung trình bày, sau đó thay nội dung sai, nội dung đúng và phương án xử lý. Một số tên file còn nhắc Thông tư 39 hoặc Thông tư 78, vì vậy doanh nghiệp phải cập nhật căn cứ và thuật ngữ theo quy định có hiệu lực tại thời điểm ký.
Mẫu điều chỉnh sai đơn giá
Mẫu này phù hợp khi đơn giá làm thay đổi số tiền trên hóa đơn và doanh nghiệp chọn phương án lập hóa đơn điều chỉnh.
Mẫu xử lý sai mã số thuế
Sai mã số thuế thuộc nhóm sai sót cho phép người bán lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định mới.
Mẫu sai tên công ty
Nếu chỉ sai tên nhưng mã số thuế và các chỉ tiêu trọng yếu đều đúng, người bán thông báo sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Mẫu sai địa chỉ
Nếu chỉ sai địa chỉ và không sai các chỉ tiêu trọng yếu, doanh nghiệp xử lý theo nhóm thông báo sai sót, không lập lại hóa đơn.
Mẫu thỏa thuận chung
Dùng mẫu chung khi hai bên cần ghi nhận hóa đơn gốc, nội dung sai, nội dung đúng và lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế.
Nội dung cần có trong biên bản điều chỉnh hóa đơn
Văn bản nên đủ thông tin để nhận diện hai bên, hóa đơn sai, nội dung sai và phương án xử lý, đồng thời tránh dùng căn cứ pháp lý đã hết hiệu lực.
Khi đối chiếu số, ký hiệu, loại hóa đơn và thời điểm phát hành, doanh nghiệp có thể xem thêm hướng dẫn về quy trình phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử để bảo đảm thông tin trong biên bản khớp với chứng từ gốc.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua.
- Số, ký hiệu, ngày lập và loại hóa đơn gốc.
- Nội dung ghi sai và nội dung đúng.
- Phương án hai bên thống nhất: điều chỉnh hay thay thế.
- Ngày lập, người đại diện và hình thức ký phù hợp.
- Cam kết lưu giữ văn bản cùng hồ sơ hóa đơn liên quan.
Cách lập biên bản và xử lý hóa đơn sai
Quy trình an toàn là phân loại sai sót trước, sau đó mới quyết định có cần văn bản thỏa thuận và hóa đơn mới hay không.
- Đối chiếu hóa đơn gốc: xác định chính xác chỉ tiêu sai và mức ảnh hưởng.
- Phân loại sai sót: nhóm chỉ cần thông báo hoặc nhóm phải điều chỉnh/thay thế.
- Thống nhất với người mua: lập văn bản thỏa thuận nếu người mua là tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh.
- Lập hóa đơn mới: ghi đúng dòng “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…” theo phương án đã chọn.
- Ký số và gửi: gửi người mua hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi chuyển cho người mua, tùy loại hóa đơn.
- Lưu hồ sơ: lưu hóa đơn gốc, văn bản thỏa thuận, hóa đơn điều chỉnh/thay thế và thông báo liên quan.
Điều chỉnh hay thay thế hóa đơn: chọn cách nào?
Hai phương án đều hợp lệ với nhóm sai sót trọng yếu, nhưng doanh nghiệp nên chọn theo khả năng đối chiếu, hệ thống phần mềm và cách đã dùng ở lần xử lý đầu tiên.
| Tiêu chí | Điều chỉnh | Thay thế |
|---|---|---|
| Bản chất | Ghi phần tăng hoặc giảm so với hóa đơn gốc | Lập hóa đơn mới thay cho hóa đơn sai |
| Dòng tham chiếu | “Điều chỉnh cho hóa đơn…” | “Thay thế cho hóa đơn…” |
| Lần xử lý tiếp theo | Tiếp tục theo hình thức điều chỉnh đã chọn | Tiếp tục theo hình thức thay thế đã chọn |
| Giá trị điều chỉnh | Tăng ghi dương, giảm ghi âm | Thể hiện đầy đủ nội dung đúng của hóa đơn mới |
Nếu sai tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất hoặc tiền thuế, xem thêm hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn điện tử sai nội dung để đối chiếu cách ghi hóa đơn mới.
Câu hỏi thường gặp
Các câu trả lời dưới đây tập trung vào những truy vấn phổ biến về tính bắt buộc, chữ ký và mẫu văn bản.
Biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Có trong trường hợp người bán chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai cho người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh. Yêu cầu lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai được quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Biên bản có thể ký điện tử không?
Doanh nghiệp có thể lập văn bản điện tử và ký bằng chữ ký số nếu phương thức ký đáp ứng quy định giao dịch điện tử, xác định được chủ thể ký và bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản. Hai bên nên thống nhất định dạng lưu trữ và quy trình đối soát.
Sai tên hoặc địa chỉ có cần hóa đơn điều chỉnh không?
Không, nếu hóa đơn điện tử thông thường chỉ sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa. Theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế thay vì lập lại hóa đơn.
Biên bản có phải gửi cơ quan thuế không?
Văn bản thỏa thuận được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Hồ sơ gửi cơ quan thuế phụ thuộc vào loại sai sót và hình thức xử lý.
Có thể dùng mẫu Word cũ theo Thông tư 78 không?
Có thể dùng làm khung trình bày, nhưng phải cập nhật căn cứ pháp lý, thuật ngữ và cách xử lý theo quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 trước khi ký.
