Tình trạng tài khoản hóa đơn điện tử bị khoá thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân và là vấn đề gây khó khăn, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Trong bài viết này, Bizzi sẽ phân tích cụ thể những nguyên nhân chính dẫn đến việc tài khoản bị khoá, đồng thời đưa ra các hướng xử lý để lấy lại tài khoản hoá đơn điện tử bị khoá hiệu quả, nhanh chóng.
Nguyên nhân tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa
Tài khoản bị khóa là lỗi phổ biến với hóa đơn điện tử, có thể vì các lý do sau:
- Wrong password multiple times due to entering more times than the service provider's regulations.
- No service renewal when the time of use has expired.
- Violation of law trong việc electronic invoice, bị cơ quan thuế kiểm tra và tạm khóa.
- Change business information but have not updated with the electronic invoice provider such as tax code, company name, address.
- System maintenance or technical error from the service provider, resulting in the account being temporarily locked.
Does a locked e-invoice account have any impact?
When an e-invoice account is locked, businesses will face many problems related to business operations, accounting and taxes. Here are the main impacts:
Impact on business operations
- Unable to issue invoices: Businesses are unable to issue invoices to customers, causing disruption to transactions and possible loss of revenue.
- Loss of credibility with customers: Customers need invoices to account for expenses, if not having invoices in time will affect them and cause loss of trust.
Impact on accounting and taxes
- Unable to declare tax on time: Without valid invoices, businesses cannot declare VAT on time.
- Risk of being fined by tax authorities: If the business cannot issue invoices or declare on time due to a locked account, it may be subject to administrative fines according to the provisions of Decree 125/2020/ND-CP.
- Impact on financial reports: If the electronic invoice account is locked for a long time, the recording of revenue and expenses may be incorrect, causing difficulties in financial management.
Impact on internal systems and processes
- Gián đoạn quy trình kế toán: Bộ phận kế toán sẽ phải xử lý nhiều thủ tục bổ sung hoặc liên hệ nhà cung cấp để mở khóa tài khoản hóa đơn điện tử bị khóa.
- Time and cost of troubleshooting: Businesses have to spend time resolving issues, may have to pay renewal fees or hire support services.
Instructions on how to retrieve a locked electronic invoice account
When you encounter a situation where your e-invoice account is locked, you can fix it in many different ways depending on the cause of the problem. Below are some simple and common solutions in each case that you can apply.
Case 1: Fix if the electronic invoice account is locked due to entering the wrong password many times:
- Đợi một khoảng thời gian (thường 15 – 30 phút) rồi thử đăng nhập hệ thống lại.
- Sử dụng chức năng “Quên mật khẩu” để đặt lại.
- Gửi yêu cầu hỗ trợ đến nhà cung cấp hóa đơn điện tử để được cấp lại tài khoản để đăng nhập thành công.
Case 2: If the electronic invoice account is locked due to expiration:
- Check email or contact provider to renew service.
- Pay the fee to reactivate the account.
Case 3: If locked due to tax violation:
- Contact the tax authorities to check the cause.
- Khắc phục sai sót (nếu có) và làm đơn đề nghị mở khóa tài khoản.
Case 4: If locked due to change of business information:
- Update information with electronic invoice provider.
- Carry out procedures to notify changes to tax authorities if necessary.
Trường họp 5: Nếu do lỗi hệ thống hóa đơn điện tử hoặc bảo trì
- Check the notification from the service provider.
- Wait until the system is back up or contact support.
How to prevent your e-invoice account from being locked
- Remember your password and store it securely to avoid repeated incorrect entries.
- Renew your service on time to avoid interruption.
- Tuân thủ quy định về electronic invoice để tránh bị khóa do vi phạm.
- Regularly update business information with tax authorities and service providers.
- Back up invoice data regularly to avoid loss when the account is locked.
- Use the services of a reputable provider to ensure prompt support in case of problems.
Phần mềm hóa đơn điện tử B-Invoice
B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật và đáp ứng nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nếu quý doanh nghiệp đã tin dùng giải pháp tự động xử lý hóa đơn đầu vào của Bizzi, thì hãy thử ngay hóa đơn đầu ra để có trải nghiệm toàn diện với chi phí tối ưu nhất.
B-Invoice electronic invoice includes:
- Regular electronic invoices: B-Invoice fully meets the current regulations of the Ministry of Finance on electronic invoices, helping businesses issue electronic invoices quickly, accurately and legally.
- Electronic invoice created from cash register (POS): B-Invoice integrates with popular cash registers (POS) on the market, helping businesses easily issue electronic invoices from point-of-sale sales transactions.
- Electronic ticket: B-Invoice provides professional electronic ticket solutions, helping businesses manage ticket sales and create electronic ticket invoices effectively.
Why should businesses switch to using B-Invoice?
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Để lựa chọn được giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều tiêu chí khác nhau. B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế Việt Nam công nhận, mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Đáp ứng đầy đủ yêu cầu, nghiệp vụ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC: B-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ theo quy định của pháp luật, giúp doanh nghiệp yên tâm sử dụng mà không gặp phải các rủi ro về thuế.
- Best cost when customers use both output and input invoices: B-Invoice offers preferential prices for customers using both output and input invoices.
- Tích hợp dễ dàng và tùy biến theo nhu cầu: B-Invoice có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), phần mềm kế toán,… giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hóa đơn.
- Diverse invoice templates, designed according to needs: B-Invoice provides a diverse invoice template warehouse, meeting the needs of all businesses. In addition, businesses can also design invoices according to their own requirements.
- Store invoices for 10 years: B-Invoice stores invoices for 10 years according to the law, helping businesses save on invoice storage costs.
- Automatically update new version when there is a change in business as required by Tax: B-Invoice automatically updates new version when there is a change in business as required by Tax, helping businesses always use it in accordance with regulations.
- Security system according to ISO 27001 standard: B-Invoice is built on a modern technology platform, ensuring information security for business invoices.
Trên đây là toàn bộ thông tin liên quan đến việc tài khoản hoá đơn điện tử bị khoá và hướng xử lý hiệu quả. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều bên cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Để lựa chọn được giải pháp phù hợp cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều tiêu chí khác nhau.
B-Invoice is an electronic invoice solution recognized by the General Department of Taxation, fully meeting the professional requirements as prescribed by law. Currently, Bizzi has been trusted and used by +1200 large enterprises and corporations such as Tiki, GS25, Circle K, PNJ, P&G, VNG, Grab, Ikea, Sabeco, Pharmacity, ... With the outstanding advantages as mentioned above, B-Invoice is the right choice for businesses looking for a reputable, quality and cost-saving electronic invoice solution.
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/
Có thể bạn quan tâm: