Theo thông tư 78/2021/TT-BTC, từ tháng 7/2022, sử dụng hoá đơn điện tử (e-invoice) là bắt buộc với tất cả doanh nghiệp vậy nên việc tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là một bước quan trọng, tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa tài chính và đảm bảo tuân thủ thuế.
Trong bài viết này, hãy cùng Bizzi Expense tìm hiểu 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử thông dụng nhất hiện nay thay vì hóa đơn giấy thủ công.
Tại sao cần tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào?
- Verify the validity of the invoice
Check if the invoice is legal: Determine if the invoice is issued by a legally registered business. Avoid the risk of using fake invoices: If an invalid invoice is used, the business may be subject to tax arrears or penalties according to the law.
- Know your supplier information
Tra cứu hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nắm rõ các thông tin liên quan như: Tình trạng hoạt động của nhà cung cấp, Corporate tax code và đăng ký kinh doanh, Lịch sử vi phạm thuế (nếu có), Tính xác thực của hóa đơn
- Ensure accurate tax filing
Nếu doanh nghiệp không tra cứu hóa đơn điện tử kỹ lưỡng có thể mất quyền khấu trừ VAT. Trường hợp kê khai hóa đơn không hợp lệ, doanh nghiệp còn bị loại khỏi danh sách hoàn thuế hoặc bị phạt. Đó là lý do doanh nghiệp cần một hệ thống kê khai và đối soát hóa đơn hiệu quả như Bizzi Expense.
- Meet legal and accounting compliance requirements
Avoid fines for violating invoice regulations: According to tax authorities' regulations, businesses must use valid invoices to declare taxes. Meet audit and financial reporting requirements: When auditing or settling taxes, invalid invoices can lead to tax arrears or financial reporting adjustments.
- Reduce financial fraud and budget loss
Dựa vào việc tra cứu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể quản lý giao dịch tài chính không minh bạch, khai khống chi phí, lập hóa đơn giả để rút tiền doanh nghiệp. Việc tra cứu giúp tăng cường tính minh bạch, đảm bảo rằng tất cả hóa đơn đầu vào đều phản ánh đúng giao dịch thực tế.
- Support cash flow control and effective cost management
By looking up electronic invoices, businesses will be able to sketch out an accurate financial picture, determine actual costs, avoid unreasonable expenses, and thereby make better financial decisions.
Các phương pháp tra cứu hóa đơn điện tử
Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang tra cứu hóa đơn
Step 1: Access the invoice lookup system
- Open your browser and go to the link:
https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tc1hd.html - The main interface of the website will display options to look up invoices.
Step 2: Select the type of invoice you want to look up. The system will provide two search methods:
- Look up an invoice (For looking up a specific invoice)
- Look up multiple invoices (For mass lookup of invoices)
Step 3: Enter the invoice information you need to look up
- Seller tax code (enterprise issuing invoice)
- Invoice Type (Select “Value Added Tax Invoice” or other invoice type)
- Invoice symbol (Example: AA/22E)
- Số hóa đơn (Tra cứu hóa đơn điện tử theo số hóa đơn).
- Captcha (Enter the correct code displayed on the screen).
Step 4: Click “Search” to look up
- After entering all the information, click the "Search" button for the system to process.
- The search results will display the invoice details if valid.
Step 5: Check search results
- Nếu hóa đơn hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị các thông tin được khấu trừ thuế
- Seller name, tax code, address of the business issuing the invoice.
- Invoice issue date.
- Invoice number, invoice symbol.
- Invoice value and tax amount.
- Trạng thái kiểm tra hóa đơn (Hợp lệ, đã hủy, đã thay thế, hoặc không hợp lệ).
Method 2: Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang Thuế
Cổng thông tin Tổng cục Thuế (GDT) cung cấp công cụ để tra cứu hóa đơn điện tử do doanh nghiệp phát hành, giúp kiểm tra tính hợp pháp và thông tin liên quan. How to do:
Step 1: Access the General Department of Taxation's electronic invoice lookup portal: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Chọn mục “Tra cứu hóa đơn”
Bước 3: Nhập các thông tin cần thiết
- Seller Tax Identification Number
- Some bills
- Mã tra cứu hóa đơn (nếu có) để xác minh hóa đơn dễ dàng hơn.
- Invoice issue date
Step 4: Enter the captcha code and click “Search”.
Method 3: Look up electronic invoices on Bizzi
Với Bizzi, bạn có thể kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ bằng file có đuôi *.xml của bất kỳ nguồn cung cấp hóa đơn điện tử. Các bước tra cứu hóa đơn điện tử tại website của Bizzi được cụ thể hóa như sau:
- Step 1: Visit the page and Tải thông tin hóa đơn điện tử lên hệ thống e-invoice Bizzi (file with extension *.xml to check the validity of the invoice.
After receiving the invoice information, Bizzi will automatically process it, including reading the invoice, checking the invoice information with the General Department of Taxation, checking the seller information and other related information. The processing time of an electronic invoice will take from 10 to 30 seconds instead of 5 to 10 minutes for manual processing.
After processing Bizzi will notify the user of the invoice status: Processed, Duplicate Invoice, Error Invoice (Unable to download XML invoice, invalid XML file, no lookup information,…)
- Bước 2: Kiểm tra thông tin hóa đơn.
Processed invoices will be automatically pushed to the Purchase Invoice menu. Users can view invoice details by clicking on the invoice number.
– Invoice details:
In addition to checking invoice information, users can also label and attach other information such as contracts, documents, notes, etc. to this invoice.
- Step 3: The system returns the invoice check result:
| Invoice check results |
Check with the General Department of Taxation system |
|
|
- Step 4: Export data.
Invoice information is rendered in popular formats on the market such as MISA, FAST, SmartPro. To export this data file, click the button in the upper right corner of the screen in the Purchase Invoice Menu, then select the format according to your needs.
Lưu ý quan trọng khi tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào
- Make sure the information entered is absolutely correct
Small errors in the input information can cause the system to not find the invoice. Therefore, make sure you enter the correct tax code, invoice number, invoice symbol and select the correct invoice type (Value Added Tax Invoice, Sales Invoice, etc.) when looking up electronic invoices.
- Invoice does not appear on the system, contact the supplier immediately for verification.
Nếu hóa đơn chưa hiển thị khi tra cứu hóa đơn điện từ, có thể do bên phát hành chưa gửi dữ liệu lên cơ quan thuế. Hãy liên hệ với bên bán để xác nhận tình trạng cập nhật hóa đơn. Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn để đối chiếu sau này.
- Check invoice status
Sau khi tra cứu hóa đơn điện tử và các thông tin được hiển thị, cần xem trạng thái hóa đơn: Hợp lệ – Hóa đơn đã đăng ký thành công với cơ quan thuế; Bị hủy – Không thành không, không sử dụng được, có thể do lỗi hoặc thay thế bằng hóa đơn khác; Thay thế hoặc điều chỉnh – Hóa đơn đã được sửa đổi, cần kiểm tra hóa đơn mới. Nếu hóa đơn không hợp lệ hoặc bị hủy, doanh nghiệp không nên sử dụng để kê khai thuế.
- Beware of fake or invalid invoices
Some invoices may not be registered in the system due to tax fraud. When looking up electronic invoices, if you cannot find the invoice, you should immediately contact the seller for verification. If you suspect a fake invoice, report it to the tax authority to avoid legal risks. At the same time, businesses should not pay without verifying the valid invoice in the tax system.
- Lưu lại kết quả tra cứu để tra cứu, đối chiếu và kiểm toán sau này
After successfully looking up an electronic invoice, businesses should save the lookup results as evidence for future comparison. Electronic invoices need to be stored for at least 10 years as prescribed by law.
Summary
Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào là bước quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán doanh nghiệp. Việc kiểm tra hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán mà còn hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả và tránh các rủi ro pháp lý liên quan đến thuế.
Dựa trên những nhu cầu thiết yếu của thị trường, Bizzi đã xây dựng và phát triển phần mềm xử lý hóa đơn hỗ trợ cho doanh nghiệp trong đó bước đầu tiên là phần mềm xử lý hóa đơn tự động thay thế cho giải pháp kiểm tra và nhập liệu truyền thống. Thay vì tra cứu hóa đơn giấy thủ công, sử dụng e-invoice giúp công ty giảm sai sót, tăng hiệu suất chỉ trong 30 giây với Bizzi.
Bizzi's solution helps businesses automate about 90% of invoice processing from suppliers such as downloading invoices, reading invoices, checking invoice information, helping to reduce 80% of time and save processing fees to about 1 cup of iced tea/invoice.
- Bizzi provides businesses with a free, private email to receive e-invoices
- Bizzi automatically downloads and reads e-invoices
- Tra cứu trực tuyến 24/7
- Automatically calculate the validity and legality of invoices
- Automatically extract data suitable for accounting and ERP software
- Truy xuất lịch sử tra cứu và tìm kiếm dễ dàng với hệ thống lưu trữ 10 năm
Đọc thêm:
