Chi phí đào tạo nhân viên là một trong những loại chi phí liên quan đến phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đây là khoản đầu tư giúp nâng cao kỹ năng, kiến thức chuyên môn và hiệu suất làm việc của nhân viên. Việc quản lý và tối ưu chi phí đào tạo giúp doanh nghiệp cân đối ngân sách hiệu quả, đồng thời nâng cao năng lực đội ngũ nhân sự.
Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bizzi tìm hiểu các thông tin về chi phí đào tạo nhân viên.
Chi phí đào tạo nhân viên là gì?
Chi phí đào tạo nhân viên (Training Costs) là tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để nâng cao kỹ năng, kiến thức và năng suất làm việc của nhân viên. Đây là một khoản đầu tư quan trọng nhằm cải thiện hiệu suất, giảm sai sót và tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
– Định nghĩa chi phí đào tạo theo Khoản 3, Điều 62 Bộ Luật Lao Động 2019.
- Các khoản chi trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành.
- Các chi phí hỗ trợ cho người học.
- Tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người học trong thời gian đi học.
- Đối với đào tạo ở nước ngoài: chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt.
– Vai trò của chi phí đào tạo nhân viên:
- Cải thiện kỹ năng & hiệu suất làm việc.
- Giảm sai sót, tối ưu quy trình vận hành.
- Tăng mức độ hài lòng & giữ chân nhân viên.
- Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
Các loại chi phí đào tạo nhân viên
– Chi phí trực tiếp là những khoản chi tiêu rõ ràng và có thể đo lường ngay, gồm có:
- Chi phí thuê giảng viên, chuyên gia đào tạo (nếu sử dụng nguồn lực bên ngoài).
- Chi phí tài liệu, giáo trình, phần mềm đào tạo.
- Chi phí thuê địa điểm, thiết bị phục vụ đào tạo (nếu không đào tạo tại công ty)
- Chi phí công nghệ (phần mềm E-learning, nền tảng đào tạo nội bộ).
– Chi phí gián tiếp là các khoản chi phí không thấy ngay nhưng vẫn ảnh hưởng đến doanh nghiệp:
- Lương của nhân viên trong thời gian đào tạo (nhân viên tham gia đào tạo thay vì làm việc).
- Lương của người hướng dẫn nội bộ (nếu dùng nhân viên có kinh nghiệm để đào tạo).
- Chi phí cơ hội (thời gian dành cho đào tạo thay vì tập trung vào công việc chính).
– Chi phí gián ẩn & lâu dài là một số chi phí có thể phát sinh trong quá trình đào tạo:
- Chi phí hỗ trợ đào tạo liên tục (workshop, cập nhật kỹ năng mới).
- Chi phí giữ chân nhân viên sau đào tạo (nếu nhân viên nghỉ việc sau khi được đào tạo, doanh nghiệp mất khoản đầu tư này).
- Chi phí đào tạo lại (nếu nội dung đào tạo không hiệu quả hoặc nhân viên không áp dụng được).
Các quy định về chi phí đào tạo nhân viên
– Chi phí đào tạo có được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?
Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ từ 20.000.000 đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Các khoản chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp và đào tạo cho người lao động được trừ:
- Chi phí trả cho người dạy, tài liệu, thiết bị, vật liệu thực hành, chi phí hỗ trợ khác.
- Chi phí đào tạo cho người lao động được tuyển dụng vào làm việc tại doanh nghiệp.
– Hồ sơ cần thiết để đưa chi phí đào tạo vào chi phí hợp lý:
- Văn bản ban hành quyết định cho nhân viên tham gia đào tạo.
- Hợp đồng lao động đã ký kết.
- Bản cam kết tiếp tục làm việc sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
- Hóa đơn tiền học phí và các chứng từ thanh toán liên quan (chuyển khoản nếu trên 20.000.000 VNĐ).
- Quy định rõ về việc cử nhân viên đi học trong quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
- Chi phí đào tạo phát sinh trước khi thành lập doanh nghiệp có thể được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong thời gian tối đa không quá 3 năm.
– Chi phí đào tạo có tính thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không?
- Theo Khoản 2 điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC: khoản chi trả hộ tiền đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề phù hợp với công việc hoặc theo kế hoạch của đơn vị không tính vào thu nhập của người lao động.
- Công văn 5249/TCT-TNCN ngày 15/11/2017 của Tổng cục Thuế cũng khẳng định việc hỗ trợ học phí phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
– Phí đào tạo có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
- Theo Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC: thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT được khấu trừ toàn bộ.
- Lưu ý quan trọng theo Khoản 13 Điều 4 Thông tư số 219/2013/TT-BTC: dạy học, dạy nghề theo quy định của pháp luật là đối tượng không chịu thuế GTGT.
- Do đó, nếu đơn vị đào tạo thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, hóa đơn đầu ra sẽ không có thuế GTGT, và doanh nghiệp không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ. Doanh nghiệp chỉ hạch toán chi phí đào tạo vào chi phí hợp lý.
Hạch toán chi phí đào tạo nhân viên
Chi phí đào tạo nhân viên có thể được ghi nhận theo nhiều cách, tùy vào mục đích và chính sách kế toán của doanh nghiệp. Dưới đây là cách hạch toán chi phí đào tạo nhân viên theo các chuẩn mực kế toán thông thường.
– Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động quản lý:
- Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp): Chi phí đào tạo nhân viên.
- Có TK 111, 112, 331: Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
- Ví dụ minh họa. Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên trực tiếp sản xuất:
Nợ TK 627 (Chi phí sản xuất chung): Chi phí đào tạo công nhân, nhân viên sản xuất.
Có TK 111, 112, 331: Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
Ví dụ minh họa.Hạch toán chi phí đào tạo cho nhân viên phục vụ hoạt động bán hàng:
- Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng): Chi phí đào tạo nhân viên bán hàng.
- Có TK 111, 112, 331: Số tiền chi trả cho dịch vụ đào tạo.
Note: Chi phí đào tạo cần có đầy đủ chứng từ hợp lệ như hợp đồng đào tạo, hóa đơn, chứng từ thanh toán để được ghi nhận là chi phí hợp lý.Trường hợp chi phí đào tạo lớn có thể được phân bổ dần (tối đa không quá 3 năm):
- Ghi nhận ban đầu: Nợ TK 242 (Chi phí trả trước), Nợ TK 133 (nếu có), Có TK 111, 112, 331.
- Phân bổ định kỳ: Nợ TK 623, 627, 641, 642, Có TK 242.
Lưu ý khi hạch toán chi phí đào tạo nhân viên
- Xác định đúng tài khoản: Tùy vào mục đích đào tạo mà hạch toán vào chi phí phù hợp.
- Lưu trữ chứng từ hợp lệ: Hóa đơn, hợp đồng đào tạo, danh sách nhân viên tham gia để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.
- Chính sách thuế: Một số khoản chi đào tạo có thể được tính vào chi phí hợp lý để giảm thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), nhưng cần tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
Khi nào người lao động phải bồi thường chi phí đào tạo?
Các trường hợp người lao động KHÔNG phải bồi thường chi phí đào tạo:
- Đào tạo nhằm phục vụ mục tiêu cá nhân và có sự đồng thuận.
- Thay đổi vị trí hoặc công việc trong cùng đơn vị mà người lao động không đồng ý vì lý do sức khỏe hoặc sở thích.
- Do tổ chức sử dụng lao động sáp nhập, phân chia, giải thể, chuyển nhượng, tái cơ cấu.
- Đào tạo để đảm bảo an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ môi trường, sức khỏe.
- Không thể hoàn thành hoặc tiếp tục công việc theo chương trình đào tạo do lý do cá nhân nằm trong kế hoạch đào tạo của tổ chức.
- Lao động nữ có thai phải chấm dứt học nghề hoặc hợp đồng lao động theo xác nhận của tổ chức y tế.
- Doanh nghiệp không giao kết hợp đồng lao động với người học nghề sau khi học xong.
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động hợp pháp.
Các trường hợp người lao động PHẢI bồi thường chi phí đào tạo:
- Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong thời gian tham gia đào tạo.
- Khi hai bên có thỏa thuận về bồi thường chi phí đào tạo trong hợp đồng.
- Cán bộ, công chức, viên chức tự ý nghỉ ngang, không tham gia đầy đủ quá trình đào tạo.
- Cán bộ, công chức, viên chức chưa phục vụ đủ thời gian cam kết sau đào tạo mà tự ý đơn phương chấm dứt hợp đồng.
- Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động trước khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong.
- Người lao động thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động sau khi kết thúc thời gian thỏa thuận đã đào tạo xong nhưng chưa đủ thời gian gắn bó.
- Người lao động chuyển sang làm việc cho đơn vị khác ngay sau khi kết thúc thời gian đào tạo.
- Người lao động bị đơn vị tuyển dụng sa thải do vi phạm nội quy lao động trong thời gian đào tạo.
Nguyên tắc và mức bồi thường chi phí đào tạo là bao nhiêu?
Mức bồi thường chi phí đào tạo phụ thuộc vào chính sách nội bộ của doanh nghiệp, hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo và quy định pháp luật của từng quốc gia. Dưới đây là các yếu tố ảnh hưởng đến mức bồi thường và cách tính toán.
Nguyên tắc bồi thường chi phí đào tạo
– Doanh nghiệp có quyền yêu cầu nhân viên bồi thường chi phí đào tạo nếu:
- Nhân viên được công ty tài trợ khóa đào tạo nhưng nghỉ việc trước thời hạn cam kết.
- Have hợp đồng đào tạo hoặc điều khoản ràng buộc trong hợp đồng lao động.
- Doanh nghiệp đã đầu tư chi phí đáng kể vào việc đào tạo nhân viên.
– Doanh nghiệp không thể yêu cầu bồi thường nếu:
- Không có thỏa thuận cam kết trước khi đào tạo.
- Việc đào tạo là bắt buộc theo quy định của doanh nghiệp mà không có điều kiện ràng buộc về thời gian làm việc.
- Nhân viên nghỉ việc do lỗi từ phía công ty (bị sa thải không chính đáng, công ty vi phạm hợp đồng…).
Quy định pháp luật về bồi thường chi phí đào tạo tại Việt Nam
– Theo Bộ luật Lao động 2019 (Điều 62):
- Nếu công ty và nhân viên có hợp đồng đào tạo, trong đó có điều khoản cam kết làm việc một khoảng thời gian nhất định, thì khi nhân viên nghỉ việc sớm, họ phải bồi thường chi phí đào tạo theo thỏa thuận.
Nếu không có hợp đồng đào tạo, doanh nghiệp không thể yêu cầu bồi thường.
– Theo Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH:
- Doanh nghiệp không được giữ bằng cấp, chứng chỉ của nhân viên để ép buộc bồi thường.
- Nếu có tranh chấp, mức bồi thường sẽ do tòa án quyết định dựa trên hợp đồng đào tạo và quy định pháp luật.
Công thức tính mức bồi thường (S):
- S = F/T1 x (T1 – T2)
- F: Tổng chi phí đào tạo thực tế do cơ quan, đơn vị chi trả.
- T1: Thời gian yêu cầu phải làm việc sau đào tạo (tính bằng số tháng làm tròn).
- T2: Thời gian đã phục vụ sau đào tạo (tính bằng số tháng làm tròn).
Note: Khoản bồi thường không được vượt quá số tiền chi trả cho người lao động trong thời gian làm việc tại đơn vị tuyển dụng trước đó.
Tối ưu chi phí đào tạo nhân viên cho doanh nghiệp
Chi phí đào tạo nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng nhưng có thể tối ưu hóa để giảm ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng đào tạo. Dưới đây là các phương pháp và công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí đào tạo một cách hiệu quả.
- Xây dựng hệ thống đào tạo nội bộ (LMS – Learning Management System): Doanh nghiệp tự xây dựng kho học liệu, tiết kiệm chi phí đào tạo bên ngoài.
- Áp dụng mô hình đào tạo kết hợp (Blended Learning): Kết hợp đào tạo trực tiếp + trực tuyến để tiết kiệm chi phí, giúp nhân viên học linh hoạt, giảm thời gian gián đoạn công việc.
- Sử dụng AI & Chatbot hỗ trợ đào tạo: Chatbot có thể hướng dẫn quy trình, giải đáp thắc mắc 24/7, từ đó tiết kiệm chi phí giảng viên, giảm áp lực cho bộ phận nhân sự.
- Xây dựng văn hóa đào tạo nội bộ (Peer-to-Peer Learning): Tiết kiệm chi phí thuê chuyên gia, đào tạo bằng chính nhân viên giỏi; giúp nhân viên học hỏi lẫn nhau, nâng cao tinh thần làm việc nhóm.
- Tận dụng chính sách hỗ trợ đào tạo từ bên ngoài: Hợp tác với các trường đại học, hiệp hội ngành nghề để đào tạo
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường phát sinh những chi phí chung, liên quan đến nhiều đơn vị (phòng ban, dự án, cửa hàng,…) Bizzi Expense giúp người dùng phân bổ chi phí tổng thành các chi phí nhỏ hơn ứng với từng phòng ban, dự án cụ thể giúp xác định đúng con số thực chi và ngân sách còn lại của các đơn vị nghiệp vụ trong doanh nghiệp.
Conclude
Chi phí đào tạo nhân viên là một khoản đầu tư quan trọng của doanh nghiệp, nhưng cũng cần tuân theo các quy định pháp lý và chính sách nội bộ. Trong đó, phải đặc biệt chú ý đến Luật Lao động, Luật Thuế TNDN (Thông tư 96/2015/TT-BTC), cũng như Hợp đồng đào tạo (Điều 62 Bộ luật Lao động 2019).
Chi phí đào tạo có thể bao gồm: Học phí khóa học, hội thảo, chứng chỈ; Chi phí đi lại, lưu trú (nếu có); Chi phí tài liệu, giáo trình, phần mềm hỗ trợ; Lương cho nhân viên trong thời gian đào tạo (nếu có quy định). Doanh nghiệp quy mô càng lớn thì các chi phí đào tạo này càng phức tạp, chưa kể đến những chi phí khác liên quan đến sản xuất, vận hành.
Bizzi tự hào mang đến giải pháp quản lý chi phí toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách liên quan đến nhân viên, từ công tác phí đến chi tiêu nội bộ. Với Bizzi Expenses, doanh nghiệp có thể kiểm soát và phân bổ ngân sách hợp lý, đảm bảo minh bạch và nâng cao hiệu suất vận hành.
Quản lý ngân sách linh hoạt, kiểm soát chi tiêu chặt chẽ
- Lập kế hoạch ngân sách cho từng phòng ban, dự án hoặc nhân viên.
- Tự động theo dõi và cảnh báo khi chi phí phát sinh vượt mức dự kiến.
- Cập nhật tổng quan ngân sách và chi tiêu theo từng nhân viên qua dashboard trực quan.
Hỗ trợ quản lý toàn bộ chi phí nhân sự hợp lý, minh bạch
- Cost of work: Vé máy bay, khách sạn, ăn uống, di chuyển…
- Chi phí làm việc: Văn phòng phẩm, thiết bị hỗ trợ…
- Guest cost: Ăn uống, giải trí, quà tặng…
Tự động thu thập và tổng hợp dữ liệu chi phí
- Tự động trích xuất thông tin từ hóa đơn điện tử, biên lai, email…
- Kết nối linh hoạt với phần mềm kế toán, ứng dụng di động giúp quản lý chi phí dễ dàng hơn.
- Hệ thống đồng bộ dữ liệu theo từng nhân viên, giúp doanh nghiệp nắm bắt chi phí một cách chính xác và nhanh chóng.
Tìm hiểu ngay để tối ưu chi phí nhân sự cùng Bizzi Expenses: https://bizzi.vn/giai-phap-quan-ly-chi-phi-doanh-nghiep
Ngoài ra, Bizzi cung cấp nhiều gói dịch vụ với mức giá phù hợp và cạnh tranh nhất trên thị trường so với nhu cầu của từng doanh nghiệp như Thu được cả hóa đơn điện tử & biên lai, Tài trợ vốn bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp,….
- Registration trải nghiệm miễn phí hệ thống Quản lý chi phí Bizzi ngay hôm nay!