Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu đặt câu hỏi chi phí lưu kho là gì khi lợi nhuận suy giảm, dòng tiền trở nên căng thẳng hoặc đến kỳ rà soát tài chính cuối năm. Lúc đó, tồn kho đã phình to, chi phí đã phát sinh và hầu như không thể đảo ngược trong ngắn hạn.
Vấn đề không nằm ở việc doanh nghiệp có kho hay không, mà nằm ở chỗ chi phí lưu kho đang ẩn ở đâu trong hệ thống tài chính, ai thực sự chịu trách nhiệm cho khoản chi này, và vì sao nó hiếm khi được đo lường đúng dưới góc độ dòng tiền và lợi nhuận.
Cùng tìm hiểu chi phí lưu kho là gì, vì sao doanh nghiệp đang “đốt tiền” trong kho mà không nhận ra, và cách các CFO kiểm soát chi phí này trước khi nó âm thầm bào mòn lợi nhuận và dòng tiền.
I. Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho To be tổng chi phí phát sinh để giữ hàng trong kho từ thời điểm nhập kho cho đến khi xuất kho, bao gồm không chỉ chi phí kho bãi, mà cả chi phí vốn, chi phí vận hành và chi phí rủi ro của hàng tồn.
Nói cách khác, mỗi ngày hàng nằm trong kho đều đang tiêu tiền, dù kế toán không thấy một dòng chi phí mới nào được ghi nhận.
Chi phí lưu kho khác gì với “chi phí kho bãi” và “chi phí tồn kho”?
Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn:
- Chi phí kho bãi thường chỉ nói đến:
- Thuê kho
- Nhân sự kho
- Điện nước, vận hành
- Chi phí tồn kho (inventory carrying cost) rộng hơn:
- Bao gồm cả vốn bị chôn
- Hao hụt, hư hỏng
- Rủi ro lỗi thời, giảm giá
- Chi phí lưu kho là cách tiếp cận thực tế nhất:
- Nhìn vào toàn bộ cái giá phải trả để “giữ hàng”
Chi phí lưu kho ảnh hưởng gì đến lợi nhuận và dòng tiền?
- Tồn kho tăng → tiền mặt bị kẹt
- Tiền bị kẹt → phải vay thêm vốn lưu động
- Hàng tồn lâu → hư hỏng, lỗi mốt, phải xả giá
- Sai lệch nhập – xuất → đội giá vốn trên sổ sách
Kho không chỉ là bài toán vận hành, mà là bài toán tài chính thuần túy.
II. Chi phí lưu kho gồm những gì?
Để kiểm soát và tối ưu hiệu quả, chi phí lưu kho không nên nhìn như một khoản chi duy nhất, mà cần được chia nhỏ thành 4 nhóm chi phí cốt lõi. Việc bóc tách này giúp doanh nghiệp xác định rõ: đang tốn tiền vì vốn, vì không gian, vì vận hành hay vì rủi ro – từ đó chọn đúng đòn bẩy để xử lý.
1) Chi phí vốn bị chôn trong tồn kho (Capital cost)
This is nhóm chi phí lớn nhất nhưng “vô hình” nhất trong chi phí lưu kho, vì nó không xuất hiện trực tiếp trên hóa đơn hay báo cáo chi phí hàng tháng.
Chi phí vốn bị chôn bao gồm:
- Lãi vay vốn lưu động dùng để mua hàng tồn kho
Khi doanh nghiệp vay ngân hàng để nhập hàng, mỗi ngày hàng nằm trong kho là mỗi ngày tiền lãi vẫn chạy. - Chi phí cơ hội của vốn
Ngay cả khi không vay, việc dùng tiền mặt để giữ tồn kho cũng có chi phí:- Không gửi ngân hàng
- Không đầu tư vào hoạt động sinh lời khác
- Không dùng để giảm công nợ
- WACC (Weighted Average Cost of Capital) nội bộ
CFO thường dùng WACC để trả lời câu hỏi:
“Giữ 10 tỷ hàng thêm 1 tháng thì doanh nghiệp đang trả bao nhiêu tiền cho việc đó?”
Điểm hay bị bỏ sót:
Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn thấy chi phí kho bãi, nhưng không bao giờ quy đổi tồn kho ra chi phí vốn theo ngày. Điều này khiến tồn kho phình to mà không ai thấy “đau” ngay.
2) Chi phí không gian kho (Storage space cost)
This is the cost group. dễ nhìn thấy nhất, nhưng lại thường không được phân bổ đúng theo mức độ sử dụng thực tế.
Chi phí không gian kho bao gồm:
- Fixed costs
- Tiền thuê kho
- Khấu hao nhà kho
- Khấu hao kệ, pallet, xe nâng
- Chi phí tiện ích & bảo trì
- Điện, nước
- Điều hòa, làm mát, làm lạnh
- Chiếu sáng
- PCCC
- Bảo trì kho và thiết bị
- Chi phí theo loại kho
- Kho thường: chi phí thấp nhưng rủi ro hao hụt cao
- Kho mát: phát sinh chi phí điện và kiểm soát nhiệt độ
- Kho lạnh: chi phí năng lượng rất lớn, chi phí lưu kho trên mỗi m³ cao
- Kho ngoại quan: thêm chi phí thủ tục, giám sát
Điểm hay bị bỏ sót:
Nhiều doanh nghiệp:
- Không phân bổ chi phí kho theo m², m³ hoặc pallet-position
- Không biết SKU nào đang chiếm không gian đắt nhất
→ Kho đầy nhưng không biết ai đang “ăn diện tích” nhiều nhất.
3) Chi phí dịch vụ tồn kho (Inventory service cost)
This is the cost group. vận hành hàng ngày, thường tăng dần theo quy mô nhưng ít khi được kiểm soát bằng KPI rõ ràng.
Include:
- Nhân sự kho
- Thủ kho
- Nhân viên xuất – nhập
- Bảo vệ
- Nhân sự kiểm kê định kỳ
- Chi phí xử lý hàng
- Đóng gói
- Dán tem nhãn
- Chia tách, đóng kiện
- Xử lý hàng trả về
- Chi phí hệ thống & công cụ
- Phần mềm quản lý kho
- Thiết bị mã vạch
- Handheld
- Máy in tem
- Bảo hiểm và phí liên quan đến hàng tồn
- Bảo hiểm cháy nổ
- Bảo hiểm hàng hóa giá trị cao
- Một số loại thuế, phí phát sinh theo tồn kho
Điểm hay bị bỏ sót:
Chi phí dịch vụ tồn kho thường:
- Không được gắn ngân sách theo kho
- Không được so sánh theo đơn vị lưu trữ hoặc SKU
→ Khi vượt chi phí, doanh nghiệp chỉ biết “kho đang tốn hơn” chứ không biết tốn vì đâu.
4) Chi phí rủi ro tồn kho (Inventory risk cost)
This is the cost group. chỉ lộ diện khi đã trở thành thiệt hại thực tế, và thường gây sốc lớn cho lợi nhuận.
Chi phí rủi ro tồn kho bao gồm:
- Hao hụt và thất thoát
- Sai lệch kiểm kê
- Trộm cắp
- Mất mát trong quá trình lưu trữ và vận chuyển nội bộ
- Hư hỏng
- Do nhiệt độ
- Do độ ẩm
- Do điều kiện bảo quản không phù hợp
- Rủi ro hạn sử dụng
- Hết hạn
- Cận hạn phải bán giảm giá
- Lỗi thời và chậm luân chuyển
- Thay đổi mẫu mã
- Thay đổi công nghệ
- Thay đổi nhu cầu thị trường
Điểm hay bị bỏ sót:
Deadstock không chỉ là “hàng chưa bán”, mà là:
- Vốn đã chi
- Chi phí kho đã trả
- And giá trị không thể thu hồi đầy đủ
Below is phần III được triển khai đầy đủ theo format blog, tập trung vào cách tính – cách hiểu – dùng trong quyết định quản trị, đúng với intent CFO và vận hành.
III. Chi phí lưu kho tính như thế nào?
Know chi phí lưu kho là gì là chưa đủ. Vấn đề quan trọng hơn là: tính như thế nào để dùng được trong quyết định kinh doanh, chứ không chỉ để “tham khảo cho có”.
In fact, không có một cách tính duy nhất cho mọi mục đích. Doanh nghiệp nên dùng ít nhất 2 trong 3 cách dưới đây để kiểm chứng chéo, tránh việc số liệu “đẹp trên báo cáo nhưng sai trong vận hành”.
Cách 1: Tính theo % giá trị tồn kho (Carrying cost %)
Đây là cách tính phổ biến nhất, thường được CFO dùng để:
- So sánh theo year
- Compare giữa các kỳ
- Benchmark so với ngành
Recipe:
Carrying cost (%) = (Tổng chi phí lưu kho trong năm / Giá trị tồn kho bình quân năm) × 100
In there:
- Tổng chi phí lưu kho include:
chi phí vốn + chi phí kho bãi + chi phí vận hành + chi phí rủi ro - Giá trị tồn kho bình quân = (Tồn đầu kỳ + Tồn cuối kỳ) / 2
Cách hiểu đúng:
Carrying cost % trả lời câu hỏi:
“Giữ 1 đồng hàng tồn trong kho suốt 1 năm thì doanh nghiệp đang tốn bao nhiêu đồng chi phí?”
For example:
- Carrying cost = 18%/năm
→ Mỗi 100 tỷ tồn kho đang “đốt” ~18 tỷ chi phí mỗi năm, dù hàng chưa bán.
Khi nên dùng cách này:
- Đánh giá xu hướng chi phí lưu kho theo thời gian
- So sánh hiệu quả tồn kho giữa các năm
- Trình bày ở góc độ tài chính – chiến lược
Limit:
- Không chỉ ra SKU nào đang gây tốn kém
- Không dùng tốt cho quyết định vận hành chi tiết
Cách 2: Tính theo đơn vị lưu trữ (pallet, m², m³, bin)
Cách này chuyển chi phí lưu kho từ con số tài chính trừu tượng luxurious đơn vị vận hành cụ thể, rất hữu ích trong quản lý kho và đàm phán thuê kho.
Một số cách tính phổ biến:
- Chi phí / pallet-position / ngày
- Chi phí / m² / tháng
- Chi phí / m³ / tháng (với kho lạnh, kho cao tầng)
- Chi phí / bin / ngày (kho linh kiện)
Cách hiểu đúng:
Cách tính này giúp trả lời:
“Mỗi vị trí trong kho đang tiêu tốn bao nhiêu tiền mỗi ngày/tháng?”
For example:
- 1 pallet-position = 45.000đ/ngày
→ Một SKU chiếm 10 pallet trong 60 ngày = 27 triệu chi phí không gian, chưa tính vốn và rủi ro.
Khi nên dùng cách này:
- Đàm phán với 3PL
- Quyết định mở rộng, thu hẹp hoặc tái bố trí kho
- So sánh hiệu quả giữa các zone (rack vs floor, kho thường vs kho lạnh)
Limit:
- Không phản ánh chi phí vốn bị chôn
- Dễ đánh giá thấp SKU giá trị cao nhưng chiếm ít diện tích
Cách 3: Tính theo SKU và “ngày tồn” (Cost per SKU-day)
Đây là cách tính mạnh nhất cho quyết định danh mục, nhưng lại ít doanh nghiệp áp dụng đúng.
Recipe:
Chi phí lưu kho SKU = (Carrying cost % / 365) × Giá trị SKU × Số ngày tồn
Cách hiểu đúng:
Cách này trả lời câu hỏi rất “đắt giá”:
“SKU nào đang âm lợi nhuận chỉ vì nằm trong kho quá lâu?”
For example:
- Carrying cost = 20%/năm
- SKU trị giá 500 triệu
- Tồn 120 ngày
→ Chi phí lưu kho riêng SKU này ≈ 32,9 triệu
→ Nếu biên lợi nhuận gộp chỉ 30 triệu → bán SKU này là lỗ, dù giá bán không đổi.
Khi nên dùng cách này:
- Rà soát SKU slow-moving
- Quyết định xả hàng, bundle, hoặc dừng nhập
- Tối ưu danh mục tồn kho theo lợi nhuận thực
Điểm mạnh vượt trội:
- Biến “tồn kho” thành chi phí theo thời gian
- Giúp CFO và sales nói chung một ngôn ngữ: ngày tồn = tiền
IV. Những yếu tố nào làm chi phí lưu kho tăng vọt?
Trên thực tế, chi phí lưu kho hiếm khi tăng vì một nguyên nhân đơn lẻ. Nó thường tăng vọt khi vòng quay tồn kho chậm lại, while dữ liệu nhập – xuất – tồn không còn phản ánh đúng thực tế vận hành.
Điểm nguy hiểm là: phần lớn các nguyên nhân khiến chi phí lưu kho tăng không nằm ở kho, which is located quyết định mua hàng, tài chính và cách kiểm soát dữ liệu.
Chi phí lưu kho tăng khi vòng quay tồn kho chậm nhưng không ai “để ý”
Vòng quay tồn kho giảm là tín hiệu đầu tiên, nhưng thường bị bỏ qua vì:
- Doanh thu chưa giảm ngay
- Kho vẫn “còn chỗ”
- Báo cáo kế toán chưa phản ánh chi phí theo ngày tồn
Khi hàng nằm lâu hơn dự kiến:
- Chi phí vốn tăng (tiền bị chôn)
- Chi phí không gian tăng (chiếm chỗ lâu hơn)
- Rủi ro hư hỏng, lỗi mốt tăng theo thời gian
Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện chi phí lưu kho “ăn lợi nhuận” sau khi đã chốt báo cáo quý hoặc năm.
Các nguyên nhân vận hành thường gặp
Những nguyên nhân này xuất phát từ quyết định mua – dự báo – bố trí kho, không phải từ bản thân kho.
1. Dự báo sai và đặt hàng theo cảm tính
Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.
- Không có mô hình dự báo nhu cầu rõ ràng
- Đặt hàng dựa trên:
- Cảm nhận thị trường
- Kinh nghiệm cá nhân
- Kỳ vọng tăng trưởng quá lạc quan
Consequences:
- Nhập nhiều hơn khả năng bán
- Hàng tồn kéo dài → ngày tồn tăng
- Chi phí lưu kho tăng theo cấp số nhân, không tuyến tính
2. Không có ngưỡng reorder point và safety stock rõ ràng
Nhiều doanh nghiệp:
- Không định nghĩa rõ:
- Khi nào cần đặt lại hàng
- Tồn bao nhiêu là đủ an toàn
- Dẫn đến hai thái cực:
- Nhập dư để “chắc ăn”
- Hoặc nhập dồn khi sợ thiếu hàng
The result is:
- Tồn kho biến động mạnh
- Khó kiểm soát vòng quay
- Chi phí lưu kho tăng nhưng không ai chịu trách nhiệm cụ thể
3. MOQ lớn, lead time dài, nhập dồn theo “deal”
Một sai lầm rất phổ biến:
- Nhập nhiều để:
- Được giá tốt
- Đạt MOQ của nhà cung cấp
- “Chốt deal” cuối quý
But again không quy đổi được lợi ích giá mua sang chi phí lưu kho.
For example:
- Giảm 3% giá mua
- Nhưng hàng nằm kho thêm 90 ngày
→ Chi phí vốn + kho + rủi ro vượt xa phần giảm giá
Đây là lý do CFO thường nói:
“Deal tốt ở mua hàng có thể là deal rất tệ ở tồn kho.”
4. Layout kho kém, không tối ưu không gian lưu trữ
Chi phí lưu kho tăng không chỉ vì nhiều hàng, mà còn vì xếp kho kém.
Các lỗi thường gặp:
- Lối đi quá rộng
- Không tận dụng chiều cao kệ
- Trộn lẫn hàng quay nhanh và quay chậm
- Không tách zone theo ABC/XYZ
Consequences:
- Tốn diện tích cho cùng một lượng hàng
- Phải thuê thêm kho hoặc mở rộng kho sớm hơn cần thiết
- Chi phí trên mỗi đơn vị lưu trữ tăng âm thầm
Các nguyên nhân tài chính thường bị bỏ sót
Đây là nhóm nguyên nhân nguy hiểm nhất vì không nằm trong báo cáo kho, which is located within báo cáo chi phí và quy trình tài chính.
1. Chi phí điện, bảo trì kho không gắn ngân sách theo kho
Nhiều doanh nghiệp:
- Ghi nhận chi phí điện, bảo trì, sửa chữa:
- Chung cho toàn công ty
- Không tách theo kho, theo khu vực
Consequences:
- Không biết kho nào đang “đốt tiền”
- Không phát hiện sớm:
- Kho lạnh tốn điện bất thường
- Thiết bị xuống cấp gây hao phí
Chi phí vẫn tăng đều, nhưng không có cảnh báo sớm.
2. Chi phí thuê kho tăng nhưng không phân bổ theo đơn vị lưu trữ
Một lỗi tài chính phổ biến:
- Tiền thuê kho tăng theo năm
- But:
- Không quy đổi ra chi phí/m²
- Không tính cost/pallet-position
Then:
- Không thấy được kho đang kém hiệu quả
- Không có cơ sở để:
- Tái bố trí
- Đàm phán lại với 3PL
- Quyết định đóng/mở kho
3. Sai lệch PO – GR – Invoice làm “đội giá vốn tồn kho” trên sổ
Đây là nguyên nhân ít được nhận diện nhất, nhưng tác động trực tiếp đến giá trị tồn kho kế toán.
Các tình huống thường gặp:
- Nhận hàng 90, hóa đơn 100
- Đơn giá trên hóa đơn cao hơn PO
- Nhập sai SKU nhưng vẫn ghi nhận giá trị
Consequences:
- Giá trị tồn kho trên sổ cao hơn thực tế
- Chi phí lưu kho tính theo % bị đội lên
- CFO nhìn báo cáo thấy: “Tồn kho lớn – chi phí vốn cao”, nhưng không biết nguyên nhân gốc nằm ở sai lệch chứng từ, không phải vận hành kho.
V. Doanh nghiệp nên đo KPI nào để kiểm soát chi phí lưu kho?
Rất nhiều doanh nghiệp đều có chung một cảm giác: “Kho đang tốn kém”.
Nhưng khi hỏi cụ thể tốn vì đâu, tốn bao nhiêu, và tốn do quyết định nào, thì lại không có câu trả lời rõ ràng.
Nguyên nhân cốt lõi nằm ở việc không có hệ KPI đủ sâu để bóc tách chi phí lưu kho. Khi không đo đúng, doanh nghiệp thường rơi vào hai thái cực nguy hiểm:
- Giữ tồn kho quá cao → tiền mặt bị chôn, chi phí phình to
- Cắt tồn kho quá mạnh → thiếu hàng, mất doanh thu, gãy vận hành
Một bộ KPI tốt không nhằm “đổ lỗi cho kho”, mà giúp ban điều hành ra quyết định cân bằng giữa chi phí – dịch vụ – dòng tiền.
Nhóm KPI nền tảng: Bắt buộc phải có
Đây là nhóm KPI giúp doanh nghiệp nhìn rõ vòng quay tồn kho và mức độ kẹt vốn, là nền tảng để mọi tối ưu chi phí lưu kho có ý nghĩa.
DOH – Days of Inventory on Hand (Số ngày tồn kho)
DOH cho biết nếu ngừng nhập hàng tại thời điểm hiện tại, kho còn đủ hàng để bán trong bao nhiêu ngày.
DOH càng cao, tiền mặt càng bị “giam” lâu trong kho, kéo theo chi phí vốn và rủi ro tồn kho tăng lên.
Từ góc nhìn CFO, mỗi ngày DOH tăng thêm không chỉ là thêm một ngày giữ hàng, mà là thêm chi phí vốn, chi phí kho bãi và chi phí rủi ro.
Inventory Turnover – Vòng quay tồn kho
Vòng quay tồn kho phản ánh tốc độ chuyển hóa hàng tồn thành doanh thu.
Vòng quay thấp thường đồng nghĩa với tồn kho dư thừa, hàng chậm luân chuyển và chi phí lưu kho cao.
Điều quan trọng là không nên so sánh vòng quay giữa các ngành khác nhau, mà nên:
- So theo thời gian (quý này so với quý trước, năm này so với năm trước)
- So theo nhóm hàng để phát hiện khu vực “ăn tiền” nhất trong kho
Fill rate và Stockout rate
Nhiều doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho bằng cách… cắt tồn kho, nhưng lại không đo fill rate.
Kết quả là kho gọn hơn, nhưng đơn hàng thiếu, khách hàng phàn nàn, doanh thu sụt giảm.
Fill rate và stockout rate giúp đảm bảo rằng việc tối ưu tồn kho không đánh đổi chất lượng dịch vụ và doanh thu.
Slow-moving và Deadstock theo ngưỡng ngày tồn
Không phải toàn bộ kho đều “đốt tiền” như nhau.
Thực tế, phần lớn chi phí lưu kho đến từ một tỷ lệ nhỏ SKU chậm luân chuyển.
Việc phân loại hàng tồn theo số ngày lưu kho giúp doanh nghiệp:
- Nhận diện chính xác SKU đang “ăn tiền”
- Chủ động xử lý bằng xả hàng, bundle, điều chỉnh chính sách mua
Nhóm KPI nâng cao: Ít doanh nghiệp đo, nhưng đo được là kiểm soát rất tốt
Đây là nhóm KPI giúp doanh nghiệp đi từ quản lý kho sang quản trị chi phí kho – điều mà góc nhìn CFO đặc biệt quan tâm.
Chi phí năng lượng trên mỗi đơn vị lưu trữ
Đặc biệt quan trọng với kho mát, kho lạnh. Thay vì chỉ nhìn tổng tiền điện, doanh nghiệp nên quy đổi chi phí năng lượng theo m³ hoặc theo ngày lưu trữ.
Cách đo này giúp phát hiện:
- Kho nào đang vận hành kém hiệu quả
- Khu vực nào tiêu tốn năng lượng bất thường
- Layout hoặc thiết bị nào cần điều chỉnh
Shrinkage rate – Tỷ lệ hao hụt tồn kho
Hao hụt không chỉ đến từ trộm cắp, mà còn từ hư hỏng, sai lệch kiểm kê và quy trình xử lý hàng.
Đo shrinkage theo:
- Nhóm hàng
- Kho
- Ca/kíp vận hành
giúp doanh nghiệp xác định rõ vấn đề nằm ở con người, quy trình hay điều kiện bảo quản.
Cost per pallet-position theo từng zone
Không phải mọi vị trí trong kho đều có chi phí như nhau.
Một pallet gần cửa xuất, trên kệ cao hoặc trong kho lạnh có “giá” cao hơn nhiều so với khu vực thường.
Nếu không đo chi phí theo vị trí, doanh nghiệp rất dễ:
- Đặt hàng quay chậm ở khu vực đắt
- Lãng phí không gian giá trị cao cho hàng kém hiệu quả
Chi phí xử lý trả hàng (returns) quy đổi vào tồn kho
Hàng trả lại không chỉ tốn chi phí xử lý, mà còn quay lại kho và tiếp tục làm tăng ngày tồn.
Việc không quy đổi chi phí returns vào chi phí lưu kho khiến doanh nghiệp đánh giá thấp tác động thực sự của hàng hoàn.
Vì sao nhiều doanh nghiệp có KPI nhưng vẫn không kiểm soát được chi phí lưu kho?
Vấn đề không nằm ở việc thiếu số liệu, mà ở chỗ:
- KPI kho không gắn với chi phí
- KPI không gắn với ngân sách
- KPI không kéo được hành động cụ thể
Một KPI chỉ thực sự có giá trị khi:
- Gắn được trách nhiệm rõ ràng
- Dẫn tới quyết định mua – bán – tồn
- Và phản ánh trực tiếp lên dòng tiền và lợi nhuận
Kiểm soát chi phí lưu kho không bắt đầu từ việc cắt kho hay giảm tồn, mà bắt đầu từ đo đúng KPI. Khi doanh nghiệp nhìn được chi phí lưu kho dưới góc độ tài chính, mỗi quyết định về tồn kho sẽ không còn mang tính cảm giác, mà trở thành quyết định quản trị tiền.
VI. Cách giảm chi phí lưu kho từ góc độ vận hành
Về bản chất, mọi nỗ lực giảm chi phí lưu kho đều xoay quanh hai đòn bẩy cốt lõi:
- Giảm số ngày tồn kho
- Giảm chi phí trên mỗi đơn vị lưu trữ
Nếu chỉ tối ưu một vế, hiệu quả sẽ không bền. Doanh nghiệp giảm tồn kho nhưng chi phí vận hành trên mỗi pallet quá cao thì tổng chi phí vẫn lớn. Ngược lại, kho vận hành rẻ nhưng hàng nằm quá lâu thì tiền vẫn bị chôn.
Dưới đây là các nhóm giải pháp vận hành có tác động trực tiếp và đo được.
1. Tối ưu không gian kho mà không cần mở kho mới
Rất nhiều doanh nghiệp nghĩ đến việc mở thêm kho khi chi phí lưu kho tăng, trong khi vấn đề nằm ở cách sử dụng không gian hiện tại.
Chuẩn hóa slotting theo ABC/XYZ
Phân loại SKU theo tần suất xuất kho (ABC) và mức độ ổn định nhu cầu (XYZ) giúp:
- Hàng quay nhanh nằm gần khu xuất
- Hàng chậm được đẩy xa hơn
- Giảm quãng đường di chuyển, thời gian picking và sai sót
Tăng mật độ lưu trữ thay vì tăng diện tích
Nhiều kho lãng phí chiều cao:
- Kệ thấp, không tận dụng trần kho
- Lối đi quá rộng so với nhu cầu thực tế
Việc đầu tư kệ cao, tối ưu lối đi thường rẻ hơn rất nhiều so với chi phí thuê thêm kho, nhưng lại giảm chi phí lưu kho trên mỗi pallet rõ rệt.
Tách zone nhanh – chậm
Khi mọi SKU “nằm chung một mặt bằng”, chi phí xử lý trung bình sẽ bị đội lên.
Tách rõ zone hàng quay nhanh và hàng chậm giúp:
- Giảm thao tác không cần thiết
- Hạn chế nhầm lẫn
- Tăng tốc xử lý cho nhóm SKU tạo doanh thu chính
2. Đẩy vòng quay tồn kho mà không làm thiếu hàng
Giảm tồn kho không đồng nghĩa với “cắt tồn”. Giảm sai cách sẽ dẫn đến thiếu hàng, mất doanh thu và phá vỡ vận hành.
Thiết lập safety stock dựa trên dữ liệu, không dựa vào cảm tính
Safety stock cần được tính dựa trên:
- Lead time thực tế
- Độ biến động nhu cầu
- Mức độ chấp nhận rủi ro thiếu hàng
Việc đặt safety stock theo “kinh nghiệm” thường dẫn đến tồn kho phình to mà không ai chịu trách nhiệm.
Chốt reorder point theo dữ liệu bán hàng
Reorder point phải phản ánh:
- Tốc độ bán thực
- Thời gian nhà cung cấp giao hàng
- Biến động theo mùa
Nếu reorder point không cập nhật theo dữ liệu, doanh nghiệp sẽ liên tục nhập quá sớm hoặc quá muộn – cả hai đều làm tăng chi phí lưu kho.
Xử lý hàng chậm luân chuyển một cách chủ động
Slow-moving không tự biến mất. Càng để lâu, chi phí lưu kho càng lớn.
Các biện pháp phổ biến gồm:
- Bundle với hàng bán chạy
- Kênh xả riêng
- Điều chỉnh MOQ và chính sách mua cho kỳ sau
3. Lựa chọn chiến lược tồn kho phù hợp với từng nhóm hàng
Không có một chiến lược tồn kho “chuẩn cho mọi thứ”. Mỗi nhóm hàng cần một cách tiếp cận khác nhau.
VMI (Vendor Managed Inventory)
Phù hợp với nguyên vật liệu ổn định, giúp:
- Giảm tồn kho trên sổ doanh nghiệp
- Chuyển áp lực tồn kho sang nhà cung cấp
Consignment stock
Áp dụng cho hàng giá trị cao, rủi ro lớn:
- Doanh nghiệp chỉ ghi nhận khi xuất bán
- Giảm chi phí vốn bị chôn trong kho
Cross-docking
Với hàng quay nhanh:
- Hạn chế lưu kho
- Giảm mạnh chi phí không gian và vận hành
Just-in-time
Chỉ hiệu quả khi:
- Lead time ổn định
- Nhà cung cấp đáng tin cậy
Nếu không, JIT rất dễ biến thành… thiếu hàng liên tục.
VII. Công nghệ giúp giảm chi phí lưu kho: WMS, ERP và lớp kiểm soát tài chính
Một sai lầm phổ biến là kỳ vọng một hệ thống duy nhất giải quyết toàn bộ bài toán chi phí lưu kho.
Thực tế, mỗi lớp công nghệ giải quyết một phần khác nhau.
WMS giúp giải quyết bài toán vận hành kho
WMS tập trung vào “làm đúng – làm nhanh – làm ít lỗi” trong kho:
- Theo dõi vị trí hàng hóa
- Quản lý luồng nhập – xuất – picking
- Hỗ trợ kiểm kê chính xác
Thanks to that:
- Giảm sai vị trí
- Giảm sai số lượng
- Speed up processing
However, WMS không kiểm soát được tiền.
Lớp kiểm soát tài chính giúp ngăn chi phí “chảy sai chỗ”
Chi phí lưu kho không chỉ phát sinh trong kho, mà bắt đầu từ:
- Purchase
- Receive
- Ghi nhận giá vốn
- Pay
Lớp kiểm soát tài chính giúp:
- Chặn sai lệch PO – GR – Invoice trước khi ghi nhận và trả tiền
- Ngăn giá trị tồn kho “ảo” do sai số lượng, sai đơn giá
- Kiểm soát ngân sách vận hành kho theo thời gian thực
- Giảm rủi ro hóa đơn và nhà cung cấp rủi ro – nguyên nhân khiến chi phí bị loại khi quyết toán
Vì sao cần kết hợp cả hai?
- WMS giúp kho chạy trơn tru
- ERP giúp ghi nhận số liệu
- Lớp kiểm soát tài chính giúp đảm bảo số liệu đó đúng bản chất và không làm thất thoát tiền
Chỉ khi ba lớp này phối hợp, doanh nghiệp mới:
- Thấy rõ chi phí lưu kho
- Giảm chi phí một cách có kiểm soát
- Và tránh “phát hiện muộn khi báo cáo đã chốt”
Below is phần VIII được triển khai hoàn chỉnh theo văn phong blog, mạch rõ “Bizzi làm gì – không làm gì – giá trị thực ở đâu”, tránh nhầm Bizzi với WMS hay ERP.
VIII. Bizzi giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu chi phí lưu kho như thế nào?
Trước hết cần làm rõ một điểm quan trọng: Bizzi không thay thế WMS và cũng không đi sâu vào vận hành kho thuần túy.
Vai trò của Bizzi nằm ở lớp kiểm soát tài chính – chứng từ – dòng tiền, nơi rất nhiều chi phí lưu kho và tồn kho “ảo” được tạo ra mà doanh nghiệp thường phát hiện quá muộn.
Nói cách khác, Bizzi kiểm soát các “đầu tiền” làm phát sinh và làm phình chi phí lưu kho, chứ không chỉ xử lý hậu quả khi kho đã đầy.
1. Bizzi IPA + 3-way matching: chặn tồn kho “ảo” ngay từ đầu vào
Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến chi phí lưu kho bị đội lên là giá trị tồn kho trên sổ cao hơn thực tế. Điều này thường đến từ sai lệch giữa:
- Purchase Order (PO)
- Thực nhận hàng (GR)
- Hóa đơn nhà cung cấp (Invoice)
Bizzi IPA uses AI + RPA để tự động:
- Tải và đọc hóa đơn đầu vào
- Compare Invoice – PO – GR theo thời gian thực
- Phát hiện lệch số lượng, lệch đơn giá, sai điều kiện giao hàng
Nhờ đó, Bizzi:
- Chặn thanh toán sai trước khi tiền rời tài khoản
- Ngăn các tình huống “nhận 90 – thanh toán 100”
- Giảm giá trị tồn kho ghi nhận “ảo” trên sổ kế toán
Đây là nền tảng quan trọng để chi phí lưu kho phản ánh đúng thực tế, không bị đội lên do sai số chứng từ.
2. Bizzi Expense: biến kho từ “vùng mù chi phí” thành đơn vị có ngân sách
Ở nhiều doanh nghiệp, kho là nơi:
- Chi phí điện tăng nhưng không ai chịu trách nhiệm
- Vật tư đóng gói, thuê ngoài bốc xếp phát sinh rải rác
- Chỉ đến cuối quý mới thấy tổng chi phí vượt kế hoạch
Bizzi Expense giúp đưa kỷ luật ngân sách vào vận hành kho bằng cách:
- Áp ngân sách riêng cho từng nhóm chi phí kho như:
- Điện kho
- Vật tư đóng gói
- Thuê ngoài bốc xếp
- Sửa chữa, bảo trì thiết bị
- Theo dõi chi tiêu theo thời gian thực
- Cảnh báo vượt ngân sách ngay trong tháng, không đợi đến khi báo cáo đã chốt
Khi kho có ngân sách và cảnh báo sớm, chi phí lưu kho được kiểm soát proactive, thay vì xử lý bị động.
3. Bizzi xác minh nhà cung cấp: giảm rủi ro chi phí bị loại khi quyết toán
Chi phí lưu kho không chỉ là bài toán vận hành, mà còn là bài toán thuế.
Một phần chi phí kho có thể bị loại nếu:
- Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp rủi ro
- Nhà cung cấp ngừng hoạt động, bỏ địa chỉ kinh doanh
- Hóa đơn không hợp lệ hoặc không hợp pháp
Bizzi supports:
- Check MST và trạng thái hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống thuế
- Cảnh báo hóa đơn từ nhà cung cấp có dấu hiệu rủi ro
- Gắn cờ nhà cung cấp để theo dõi cho các giao dịch sau
As a result, businesses:
- Giảm nguy cơ chi phí lưu kho bị loại khi quyết toán
- Bảo vệ chi phí đã phát sinh trên sổ sách
- Tránh tình trạng “chi phí có thật nhưng không được chấp nhận”
4. Bizzi ARM: giảm chi phí vốn để “nuôi tồn kho”
Chi phí lưu kho không chỉ nằm ở kho, mà còn nằm ở cash flow.
Khi tiền bị kẹt ở công nợ phải thu, doanh nghiệp thường phải:
- Vay vốn lưu động
- Chịu lãi vay để duy trì tồn kho
Bizzi ARM giúp:
- Theo dõi công nợ và tuổi nợ theo khách hàng
- Automatic debt reminder
- Hỗ trợ cải thiện DSO (Days Sales Outstanding)
Khi DSO giảm:
- Tiền mặt quay vòng nhanh hơn
- Nhu cầu vay vốn để “nuôi tồn kho” giảm
- Chi phí vốn (capital cost) – thành phần lớn nhất của chi phí lưu kho – được kéo xuống
5. Lưu trữ hóa đơn 10 năm: nền dữ liệu sạch cho phân tích chi phí kho dài hạn
Chi phí lưu kho không thể tối ưu nếu dữ liệu rời rạc, thất lạc chứng từ hoặc mỗi năm lưu một kiểu.
Bizzi helps:
- Lưu trữ hóa đơn và chứng từ đủ 10 năm theo quy định
- Tra cứu nhanh theo:
- Supplier
- Project
- Kho
- Cost group
- Tạo nền dữ liệu sạch để:
- Phân tích chi phí kho theo thời gian
- So sánh chi phí trước – sau các thay đổi vận hành
- Hỗ trợ quyết định mở kho, đóng kho hoặc thuê 3PL
In short, Bizzi không “làm kho chạy nhanh hơn”, nhưng giúp doanh nghiệp:
- Không trả tiền sai
- Không ghi nhận tồn kho ảo
- Không để chi phí kho vượt kiểm soát
- Và không phát hiện chi phí lưu kho quá muộn khi báo cáo đã khóa
IX. Bảng bóc tách chi phí lưu kho – tự kiểm tra trong 30 phút
Nếu bạn chỉ có 30 phút để rà soát chi phí lưu kho trước kỳ báo cáo hoặc họp điều hành, bảng dưới đây giúp bạn xác định nhanh chi phí đang “đốt tiền” ở đâu: vốn, không gian, vận hành hay rủi ro tồn kho.
Bảng tự kiểm tra nhanh cho CFO & Head of Supply Chain
| Cost group | Câu hỏi kiểm tra nhanh | Dữ liệu cần xem | Tín hiệu cảnh báo | Priority action |
| Vốn (Capital cost) | Tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng? | Tồn kho bình quân, WACC / lãi vay | DOH tăng, vòng quay chậm | Xử lý slow-moving, deadstock |
| Không gian kho | Chi phí thuê kho tăng theo tháng/quý? | Hợp đồng thuê, m² / m³ sử dụng | Cost/m² tăng liên tục | Tối ưu layout, đàm phán 3PL |
| Vận hành kho | Điện kho, vật tư, sửa chữa tăng bất thường? | Hóa đơn điện, chi phí vận hành | Vượt ngân sách kho | Gắn ngân sách & cảnh báo |
| Rủi ro tồn kho | Hao hụt, hư hỏng có tăng theo nhóm hàng? | Biên bản kiểm kê, shrinkage | Deadstock tăng | Xả hàng, điều chỉnh chính sách mua |
Cách dùng bảng này hiệu quả nhất
- Không cần bóc chi tiết ngay lập tức.
- Just mỗi nhóm trả lời “Có/Không” trong lần đầu.
- Nhóm nào có tín hiệu cảnh báo → ưu tiên phân tích sâu trong tuần đó.
Câu hỏi thường gặp về chi phí lưu kho
Chi phí lưu kho có “chuẩn %” theo ngành không?
Không có một tỷ lệ chuẩn áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu cho thấy carrying cost thường dao động 15–30% giá trị tồn kho/năm, và có thể cao hơn với ngành kho lạnh, FMCG hoặc hàng giá trị cao.
Kho lạnh khác kho thường ở điểm nào về chi phí lưu kho?
Kho lạnh có:
- Chi phí năng lượng cao hơn nhiều
- Rủi ro hư hỏng lớn hơn nếu sai nhiệt độ
- Chi phí bảo trì và dự phòng cao
Vì vậy, KPI như chi phí điện/m³/ngày or shrinkage theo ca/kíp trở nên cực kỳ quan trọng.
Nên giảm tồn kho trước hay tối ưu layout trước?
If DOH quá cao, hãy ưu tiên giảm tồn kho trước.
Nếu tồn kho hợp lý nhưng chi phí không gian và vận hành cao, hãy tối ưu layout và mật độ lưu trữ.
Khi nào nên thuê 3PL thay vì tự vận hành kho?
When:
- Chi phí/m² hoặc chi phí/pallet-position cao hơn mặt bằng thị trường
- Biến động nhu cầu lớn theo mùa
- Doanh nghiệp không có lợi thế quy mô kho
Thuê 3PL giúp chuyển chi phí cố định sang biến phí, nhưng cần kiểm soát chặt SLA và chi phí phát sinh.
Conclude
Chi phí lưu kho là gì không chỉ là câu hỏi mang tính định nghĩa, mà là một vấn đề quản trị tài chính có tác động trực tiếp đến lợi nhuận, dòng tiền và sức khỏe dài hạn của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy, phần lớn doanh nghiệp không “đốt tiền” vì kho đắt, mà vì không nhìn thấy đầy đủ chi phí lưu kho đang nằm rải rác ở vốn, không gian, vận hành và rủi ro tồn kho.
Khi chi phí lưu kho không được đo lường đúng, doanh nghiệp thường rơi vào ba cái bẫy quen thuộc: tồn kho phình to nhưng không ai chịu trách nhiệm, chi phí vận hành kho vượt kiểm soát nhưng không có ngân sách rõ ràng, và vốn bị chôn trong hàng tồn đến khi dòng tiền căng mới bắt đầu xử lý. Lúc đó, việc tối ưu chỉ còn mang tính “chữa cháy”, thay vì chủ động.
Góc nhìn của CFO cho thấy, kiểm soát chi phí lưu kho hiệu quả không bắt đầu từ việc cắt kho hay giảm hàng bằng mọi giá, mà bắt đầu từ dữ liệu đúng, KPI đúng và quy trình ra quyết định sớm. Doanh nghiệp làm tốt là doanh nghiệp biết SKU nào đang “ăn tiền”, chi phí nào đang tăng bất thường, và hành động trước khi con số đó xuất hiện trên báo cáo tài chính đã chốt kỳ.
Trong bối cảnh này, công nghệ không thay thế vận hành kho, nhưng đóng vai trò then chốt trong việc chặn sai lệch, kiểm soát dòng tiền và làm sạch dữ liệu tồn kho trên sổ sách. Khi chi phí được gắn ngân sách, hóa đơn được đối soát chặt và công nợ được quản lý chủ động, chi phí lưu kho sẽ phản ánh đúng thực tế – và đó là điều kiện tiên quyết để tối ưu bền vững.
Tóm lại, doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí lưu kho không phải vì họ có kho rẻ hơn, mà vì họ nhìn thấy chi phí sớm hơn người khác và ra quyết định trước khi quá muộn.
