Chi phí quản lý dự án không phải là chi phí phụ mà là một phần cốt lõi đảm bảo sự thành công của dự án. Đầu tư đúng mức và hợp lý cho công tác quản lý không chỉ giúp dự án vận hành trơn tru mà còn tiết kiệm chi phí về lâu dài.
Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp toàn bộ những thông tin liên quan đến khái niệm, cách lập kế hoạch chi phí quản lý dự án cũng như các phương pháp quản lý sao cho hiệu quả và tối ưu nhất.
Chi phí quản lý dự án là gì? Ý nghĩa và vai trò của chi phí quản lý dự án
Chi phí quản lý dự án (Project Management Cost) là các khoản chi trả cho nhân lực quản lý dự án, hệ thống phần mềm, phương tiện, thiết bị, chi phí hành chính và các chi phí gián tiếp khác phục vụ cho công tác quản lý dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Chi phí quản lý dự án thường bao gồm:
- Lương và phụ cấp của ban quản lý dự án
- Chi phí hành chính: văn phòng phẩm, điện nước, liên lạc…
- Chi phí thuê văn phòng/địa điểm quản lý dự án
- Chi phí đào tạo, hội họp, kiểm tra, giám sát
- Chi phí sử dụng phần mềm quản lý, công cụ hỗ trợ
Chi phí pháp lý, tư vấn, báo cáo, lập hồ sơ hoàn công…
Ý nghĩa và vai trò của chi phí quản lý dự án:
- Đảm bảo tiến độ và hiệu quả thực hiện dự án: Dự án có được giám sát sát sao, xử lý vấn đề nhanh chóng là nhờ đội ngũ quản lý hoạt động hiệu quả; giúp duy trì hoạt động này một cách ổn định, có tổ chức.
- Tăng tính minh bạch và kiểm soát tài chính: Việc tách riêng chi phí quản lý giúp doanh nghiệp theo dõi – hạch toán rõ ràng, không gộp lẫn với chi phí thi công hay vận hành. Đồng thời là cơ sở cho việc quyết toán – kiểm toán dự án về sau.
- Góp phần nâng cao chất lượng dự án: Quản lý tốt giúp phát hiện rủi ro, sai sót kịp thời → nâng cao chất lượng công trình, sản phẩm đầu ra của dự án.
- Căn cứ pháp lý, tài chính khi lập – phê duyệt dự án: Trong hồ sơ lập dự án (đặc biệt là đầu tư công, xây dựng), chi phí quản lý dự án là khoản bắt buộc cần dự toán chi tiết.
- Hỗ trợ đo lường hiệu quả quản trị dự án
- Nếu chi phí quản lý thấp nhưng dự án trễ tiến độ, phát sinh lỗi → quản lý chưa hiệu quả.
- Nếu chi phí quản lý hợp lý và giúp tối ưu toàn bộ dự án → tạo giá trị cao hơn nhiều so với chi phí bỏ ra.
Phân loại chi phí quản lý dự án
Việc phân loại chi phí quản lý dự án giúp doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi, kiểm soát và quyết toán chi phí theo từng giai đoạn, từng hạng mục cụ thể. Dưới đây là các cách phân loại chi phí quản lý dự án phổ biến:
Phân loại theo nội dung chi phí
Dựa theo nội dung, chi phí quản lý dự án bao gồm các loại dưới đây:
- Chi phí nhân sự quản lý: Lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm của Trưởng ban quản lý dự án, Điều phối viên, kế toán dự án, thư ký, trợ lý,..Chuyên gia quản lý chất lượng, kỹ thuật, hồ sơ…
- Chi phí hành chính văn phòng: Thuê văn phòng, trang thiết bị văn phòng, Điện, nước, internet, văn phòng phẩm, Chi phí hậu cần cho ban quản lý dự án
- Chi phí điều hành và tổ chức công việc: Hội họp nội bộ, hội thảo kỹ thuật, Chi phí đi lại, công tác phí, Chi phí liên lạc, gửi thư, in ấn tài liệu
- Chi phí công cụ và phần mềm quản lý: Phần mềm quản lý dự án (MS Project, Primavera, Jira…), Máy tính, thiết bị hỗ trợ quản lý, Chi phí bảo trì, cập nhật phần mềm
- Chi phí tư vấn và pháp lý: Tư vấn đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu; Tư vấn kiểm toán, luật sư, chuyên gia hỗ trợ pháp lý; Tư vấn hoàn công, nghiệm thu, quyết toán dự án
- Chi phí kiểm tra, giám sát: Thanh tra nội bộ; Kiểm soát tiến độ, chất lượng, an toàn lao động; Đánh giá rủi ro, kiểm tra định kỳ
Phân loại theo giai đoạn dự án
Việc phân loại chi phí quản lý dự án theo từng giai đoạn giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao ngân sách, kiểm soát chi tiêu hiệu quả và đánh giá đúng hiệu quả quản trị theo tiến độ. Dưới đây là cách phân loại thường gặp theo từng giai đoạn của vòng đời dự án:
| Giai đoạn | Loại chi phí |
| Giai đoạn chuẩn bị đầu tư | – Chi phí lập báo cáo đầu tư
– Lập kế hoạch dự án – Tư vấn pháp lý |
| Giai đoạn thực hiện đầu tư | – Chi phí điều hành quản lý
– Giám sát thi công – Họp giao ban |
| Giai đoạn kết thúc dự án | – Lập hồ sơ quyết toán
– Đánh giá hiệu quả – Báo cáo hoàn công |
Phân loại theo tính chất chi phí
Việc phân loại chi phí quản lý dự án theo tính chất chi phí giúp kế toán – tài chính doanh nghiệp ghi nhận, hạch toán và phân tích chi phí một cách hiệu quả, đồng thời phục vụ cho công tác kiểm soát ngân sách và ra quyết định chiến lược.
Dưới đây là cách phân loại phổ biến nhất theo tính chất:
- Chi phí trực tiếp (Direct Costs):
– Các khoản chi liên quan trực tiếp đến đề xuất, phát triển và triển khai dự án (mua nguyên vật liệu, thiết bị, thuê lao động, thanh toán nhà cung cấp).
– Thay đổi theo quy mô hoặc khối lượng dự án.
- Chi phí gián tiếp (Indirect Costs):
– Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí cụ thể nhưng vẫn góp phần vào thành công của dự án (tiện ích, bảo hiểm, bảo trì, phúc lợi, thuế, tiếp thị).
– Thường áp dụng cho cả ngắn hạn và dài hạn, phần lớn là cố định và dễ dự đoán, kiểm soát.
- Chi phí cố định (Fixed Costs):
– Không thay đổi trong suốt vòng đời dự án, bất kể quy mô hay sản lượng (phí phần mềm, chi trả nhà cung cấp, hành chính, lương, tiện ích, bảo hiểm).
– Quan trọng cho dự báo dài hạn.
- Chi phí bán biến đổi (Semi-Variable Costs):
– Kết hợp chi phí cố định và biến đổi, ổn định ở mức sản lượng nhất định nhưng tăng khi vượt ngưỡng (hậu cần, thuê cơ sở, điện, khấu hao).
- Chi phí biến đổi (Variable Costs):
– Thay đổi theo khối lượng hoặc phạm vi dự án, liên quan trực tiếp đến đối tượng chi phí (nguyên liệu thô, bao bì, hậu cần, lao động, tiện ích, hoa hồng).
– So sánh với chi phí cố định giúp phân bổ nguồn lực hợp lý.
- Chi phí chìm (Sunk Costs):
– Đã chi tiêu trong quá khứ và không thể thu hồi, không ảnh hưởng đến quyết định hiện tại hoặc tương lai (chi phí máy móc, tiền thuê đã thanh toán).
- Tổng chi phí dự án (Total Project Costs):
– Bao gồm tất cả chi phí, lệ phí và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án (cố định, biến đổi, trực tiếp, gián tiếp, quản lý rủi ro, thiết kế, phát triển, vận hành, dự phòng).
– Giúp xác định lịch trình và dự báo tính khả thi.
05 bước lập kế hoạch quản lý chi phí dự án hiệu quả
Việc lập kế hoạch quản lý chi phí dự án hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt giúp đảm bảo dự án không bị vượt ngân sách, sử dụng đúng nguồn lực và đạt được mục tiêu tài chính. Dưới đây là các bước cơ bản nhưng đầy đủ trong quy trình này:
Bước 1: Xác định phạm vi và cơ sở lập kế hoạch chi phí
- Xác định mục tiêu dự án và phạm vi công việc cần thực hiện.
- Xác định các yếu tố liên quan: thời gian thực hiện, quy mô công việc, nguồn lực, nhân lực, yêu cầu kỹ thuật…
- Thu thập các tài liệu đầu vào: Báo cáo nghiên cứu khả thi; Kế hoạch tổng thể dự án; Thông số kỹ thuật, bản vẽ thiết kế; Hợp đồng (nếu có)
Bước 2: Xác định và phân tích các loại chi phí
- Chi phí trực tiếp (thi công, nguyên vật liệu, nhân công…)
- Chi phí gián tiếp (quản lý, văn phòng, thuê ngoài…)
- Chi phí dự phòng (cho rủi ro, biến động giá…)
- Chi phí quản lý dự án (đã nêu ở trên)
Bước 3: Lập dự toán chi phí (Cost Estimating)
- Dự toán chi phí theo từng hạng mục, giai đoạn hoặc WBS (Work Breakdown Structure). Sử dụng phương pháp:
– Ước lượng từ kinh nghiệm (Analogous Estimating)
– Ước lượng từ dưới lên (Bottom-Up Estimating)
– Ước lượng theo tham số (Parametric Estimating)
- Đầu ra: Bảng dự toán chi phí chi tiết, có thể kèm biểu đồ hoặc file Excel.
Bước 4: Phân bổ ngân sách (Cost Budgeting)
- Tổng hợp các khoản chi phí đã dự toán → tạo thành ngân sách dự án tổng thể.
- Phân bổ chi phí theo: Giai đoạn (quý/tháng) – Hạng mục công việc – Bộ phận chịu trách nhiệm
- Đảm bảo phân bổ ngân sách hợp lý và có tính linh hoạt trong điều chỉnh.
Bước 5: Thiết lập kế hoạch kiểm soát chi phí (Cost Control)
- Đặt mốc chi phí cơ sở (Cost Baseline) để theo dõi thực tế so với kế hoạch.
- Xây dựng các chỉ số đo lường: CPI (Cost Performance Index) – chỉ số hiệu quả chi phí; CV (Cost Variance) – độ chênh lệch chi phí
- Thiết lập quy trình báo cáo, phê duyệt thay đổi, quản lý rủi ro chi phí.
- Sử dụng công cụ: phần mềm quản lý chi phí như MS Project, Primavera, Excel…
Mẹo giúp lập kế hoạch kiểm soát chi phí quản lý dự án hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo cực kỳ hữu ích giúp bạn lập kế hoạch kiểm soát chi phí quản lý dự án một cách hiệu quả, sát thực tế và dễ triển khai, kể cả với các team không chuyên sâu tài chính:
| Mẹo | Giải thích |
| Rõ phạm vi – rõ chi phí | Tránh phát sinh do mở rộng không kiểm soát. |
| Dự phòng rủi ro hợp lý | Luôn có phần chi phí “buffer” cho các tình huống bất ngờ. |
| Theo dõi thường xuyên | Lập biểu đồ ngân sách so với thực tế (Earned Value Chart). |
| Phối hợp liên phòng ban | Giúp ước tính chi phí chính xác hơn nhờ chuyên môn từng bộ phận. |
| Lưu trữ và học từ dự án cũ | Dữ liệu từ các dự án trước giúp tăng độ chính xác cho ước tính. |
Các phương pháp tính chi phí quản lý dự án
Việc lựa chọn phương pháp tính chi phí quản lý dự án phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng dự toán ngân sách, kiểm soát chi tiêu và tối ưu hiệu quả tài chính. Dưới đây là các phương pháp phổ biến nhất hiện nay, được sử dụng tùy theo loại dự án, độ phức tạp và dữ liệu sẵn có:
| Phương pháp | Mô tả | Advantage | Disadvantages |
| Tỷ lệ phần trăm (%) trên tổng chi phí dự án | Tính chi phí quản lý dự án dựa trên một tỷ lệ phần trăm cố định hoặc theo khung quy định so với tổng mức đầu tư hoặc tổng chi phí xây dựng. | Dễ áp dụng, nhanh chóng, đơn giản
Phù hợp với các dự án nhỏ hoặc trung bình |
Không phản ánh đầy đủ độ phức tạp của dự án
Có thể dẫn đến thiếu hoặc dư ngân sách cho quản lý nếu không điều chỉnh đúng |
| Tính chi tiết theo đầu mục công việc (Bottom-up Estimating) | Xác định từng hoạt động cụ thể trong công tác quản lý dự án, sau đó tính chi phí theo thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng hoạt động.
Thường gắn liền với sơ đồ phân rã công việc (WBS) |
Chính xác, có cơ sở cụ thể
Phù hợp với các dự án lớn, phức tạp hoặc yêu cầu minh bạch cao |
Mất thời gian, cần dữ liệu và kinh nghiệm lập kế hoạch |
| Định mức nhà nước/đơn giá quy định | Áp dụng các văn bản pháp lý hoặc định mức chuyên ngành quy định cụ thể về chi phí quản lý dự án theo từng loại hình (nhất là đầu tư công, xây dựng cơ bản). | Phù hợp với các dự án nhà nước, dễ kiểm toán Có căn cứ pháp lý rõ ràng |
Thiếu linh hoạt trong điều kiện thực tế doanh nghiệp tư nhân Có thể không phản ánh hết chi phí thực tế phát sinh |
| Ước lượng tương tự (Analogous Estimating) | Dựa trên kinh nghiệm từ các dự án tương tự trước đó để ước lượng chi phí quản lý dự án mới. | Nhanh, dễ thực hiện Phù hợp khi có dữ liệu lịch sử chất lượng |
Độ chính xác không cao nếu dự án có đặc thù khác biệt |
| Tham số (Parametric Estimating) | Dùng các chỉ số tham số (như chi phí quản lý theo số nhân sự, thời gian, khối lượng công việc…) để tính toán. | Chính xác nếu có số liệu đáng tin cậy Có thể tự động hóa bằng phần mềm |
Cần dữ liệu thống kê chuẩn xác để lập mô hình |
Dự toán chi phí quản lý dự án
Việc dự toán chi phí quản lý dự án là bước cực kỳ quan trọng để đảm bảo dự án được triển khai đúng ngân sách và tránh thất thoát chi phí không kiểm soát. Dưới đây là các bước và lưu ý chi tiết giúp bạn dự toán chi phí quản lý dự án một cách khoa học và sát thực tế:
- Dự toán chi phí: Dự đoán số lượng và giá cả của tất cả nguồn lực cần thiết trước khi dự án bắt đầu.
- Lưu ý khi dự toán:
– Chính xác về chi phí: Ước tính sát thực tế.
– Chính xác về thời gian: Dựa vào kinh nghiệm.
– Chính xác về yêu cầu và hạn chế: Hiểu rõ yêu cầu để tránh sai sót.
- Các phương pháp dự toán chi phí:
– Đánh giá của chuyên gia.
– Chi phí chất lượng (phòng ngừa rủi ro).
– Phân tích giá thầu của nhà cung cấp (dự án công).
– Sử dụng phần mềm dự toán.
– Phân tích dự trữ (đối phó rủi ro).
– Ước tính ba điểm (lạc quan, bi quan, khả năng nhất).
– Ước lượng tham số (mô hình thống kê).
– Dự toán từ trên xuống: Ước tính tổng chi phí rồi phân bổ.
– Dự toán từ dưới lên: Ước tính chi phí từng gói công việc rồi tổng hợp.
Định mức chi phí quản lý dự án
Định mức chi phí quản lý dự án là tỷ lệ hoặc mức chi phí được xác định theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo tiêu chuẩn nội bộ doanh nghiệp, nhằm phục vụ việc lập, thẩm định, phê duyệt và thanh quyết toán chi phí liên quan đến công tác quản lý trong suốt vòng đời của dự án.
Định mức chi phí quản lý dự án theo quy định nhà nước (đối với dự án đầu tư công, xây dựng)
Theo Thông tư 11/2021/TT-BXD ban hành bởi Bộ Xây dựng, định mức chi phí quản lý dự án được quy định như sau:
- Đối với dự án nhóm A, B, C (theo quy mô đầu tư)
| Tổng mức đầu tư (TMTD) | Tỷ lệ chi phí QLDA tối đa |
| Đến 15 tỷ đồng | 2.5% TMTD |
| Trên 15 tỷ đến 100 tỷ đồng | 2.0% TMTD |
| Trên 100 tỷ đến 500 tỷ đồng | 1.5% TMTD |
| Trên 500 tỷ đồng | 1.0% TMTD |
- Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách khác:
Chi phí quản lý dự án vẫn áp dụng theo các định mức trên hoặc theo hướng dẫn của bộ chủ quản ngành nghề, ví dụ như Bộ GTVT, Bộ Y tế, Bộ GD&ĐT…
Định mức chi phí quản lý dự án trong doanh nghiệp tư nhân hoặc các ngành khác
Với các loại dự án như: Dự án công nghệ, phần mềm, marketing, startup; Dự án triển khai nội bộ (không đầu tư xây dựng); Dự án phi chính phủ hoặc tài trợ quốc tế (ODA, NGO…). Thường sẽ không có quy định nhà nước cụ thể, mà áp dụng định mức nội bộ hoặc theo chuẩn quốc tế như:
| Loại dự án | Định mức chi phí QLDA gợi ý |
| Dự án CNTT | 5 – 15% tổng ngân sách dự án |
| Dự án marketing | 7 – 12% ngân sách chiến dịch |
| Dự án startup | Tính theo số nhân sự × thời gian |
| Dự án viện trợ (ODA/NGO) | Theo hướng dẫn của tổ chức tài trợ (WB, ADB, UN… |
Chi phí quản lý dự án có thuế không?
Chi phí quản lý dự án có chịu thuế hay không phụ thuộc vào quy định về thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong từng trường hợp cụ thể. Cụ thể:
Đối với thuế giá trị gia tăng (VAT)
- Chi phí quản lý dự án có thể chịu thuế VAT nếu chi phí này liên quan đến dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng.
- Các dịch vụ như tư vấn, lập kế hoạch, giám sát hoặc dịch vụ hành chính cho dự án đều có thể chịu thuế VAT theo mức thuế suất 10% (theo quy định hiện hành của Việt Nam).
Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
- Chi phí quản lý dự án là chi phí hợp lý trong việc xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp. Nếu chi phí này là hợp lý và liên quan trực tiếp đến việc triển khai dự án, thì sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Cụ thể, khi lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế, chi phí quản lý dự án hợp lý sẽ được trừ vào thu nhập trước thuế, giúp giảm nghĩa vụ thuế TNDN của doanh nghiệp.
Các trường hợp không chịu thuế
- Chi phí liên quan đến các hoạt động không có tính chất thương mại, chẳng hạn như các khoản chi phí trong nội bộ doanh nghiệp không phát sinh giao dịch mua bán.
- Các khoản chi phí liên quan đến dịch vụ miễn thuế (như một số hoạt động giáo dục, y tế hoặc tổ chức từ thiện).
Bizzi Expense: Công cụ quản lý chi phí dự án cho doanh nghiệp vượt trội
Bizzi Expense is a modern cost management tool that helps Vietnamese businesses optimize spending and improve financial efficiency. With its outstanding features, Bizzi Expense has helped many businesses reduce the burden of manual cost management.
Các tính năng chính của Bizzi Expense:
- Spending control and irregularity alerts: Bizzi Expense allows businesses to declare spending categories and set up appropriate spending policies. The system will automatically detect and warn of unusual or over-budget spending, helping businesses control costs and avoid waste.
- Theo dõi và báo cáo chi phí: Ứng dụng của Bizzi Expense hỗ trợ trên nhiều nền tảng như web, smartphone và tablet, giúp thu thập hóa đơn và tạo báo cáo chi tiêu dễ dàng. Đặc biệt, tính năng quét mã QR và email riêng cho từng người dùng giúp thu thập hóa đơn nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và giảm thiểu sai sót trong ghi nhận chi phí.
- Flexible budget and spending policy management: Bizzi Expense allows you to set up budgets for each department, project and specific spending category in the fiscal year, helping businesses proactively manage and allocate financial resources appropriately. The intuitive management dashboard allows you to monitor the budget situation in real time, supporting quick decision making.
- Easily integrate and customize expense approval workflows: Bizzi Expense supports a flexible approval process, allowing you to configure different approval criteria and levels, allowing expense approvals to be done anytime, anywhere. This feature helps to reduce complex approval steps and save time on expense processing.
- Process automation and optimization: Bizzi Expense's automation feature saves businesses time, reduces manual work, and ensures high accuracy in expense management. This allows finance teams to focus on more strategic tasks instead of dealing with manual reports and paperwork.
Conclude
Công nghệ đang ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi cách thức doanh nghiệp quản lý chi phí. Ứng dụng công nghệ và các công cụ quản lý chi phí như Bizzi Expenses đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý chi phí dự án, tối ưu hóa quy trình công việc và giúp các nhà quản lý dự án đạt được mục tiêu tài chính một cách chính xác và minh bạch.
Bizzi Expense cung cấp các phân tích chi tiết về loại chi phí, xu hướng chi phí theo thời gian, và so sánh với các dự án trước đó, giúp đưa ra các quyết định chiến lược nhằm tối ưu chi phí. Đồng thời phát hiện rủi ro tài chính ngay từ đầu, từ đó có thể đưa ra các biện pháp can thiệp sớm để giảm thiểu thiệt hại.
Ready to take control of your business finances? Schedule a demo với Bizzi Expense ngay hôm nay và khám phá cách các giải pháp sáng tạo của chúng tôi có thể giúp bạn điều hướng sự phức tạp của quản lý chi phí một cách dễ dàng!