Top 21 most popular and automatic electronic invoice software 2025

Phần mềm xử lý hóa đơn tự động sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI) để trích xuất dữ liệu hóa đơn, đối chiếu chuẩn, hạch toán vào hệ thống ERP và lưu trữ an toàn trong 10 năm theo quy định. Mục tiêu chính là giảm thời gian xử lý thủ công, tối thiểu hóa lỗi nhập liệu và tăng tỉ lệ xử lý thẳng (straight-through processing) cho đội ngũ kế toán. Khi kết hợp với phần mềm hóa đơn điện tử cho đầu ra, doanh nghiệp có một vòng đời hóa đơn khép kín từ phát hành đến tiếp nhận và hạch toán.

This article, Bizzi sẽ cung cấp một góc nhìn toàn diện, từ quy trình hoạt động, lợi ích có thể đo lường, các tiêu chí lựa chọn, cho đến việc so sánh chi tiết các giải pháp phổ biến, giúp bạn chọn được phần mềm xử lý hóa đơn tự động tối ưu, tiết kiệm và phù hợp nhất.

Định nghĩa ngắn gọn và câu trả lời trực tiếp

Phần mềm xử lý hóa đơn tự động là hệ thống dùng OCR và AI để trích xuất dữ liệu hóa đơn, xác thực theo quy tắc, hạch toán tự động vào ERP và lưu trữ trong mười năm theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy trình hoạt động của phần mềm xử lý hóa đơn tự động

One phần mềm xử lý hóa đơn tự động hiệu quả vận hành theo một quy trình 4 bước chuẩn hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng cường độ chính xác.

Thu nhận và trích xuất dữ liệu bằng OCR

Hệ thống tự động thu nhận hóa đơn đầu vào từ nhiều nguồn như email, cổng thông tin nhà cung cấp, hoặc file ảnh/PDF được tải lên. Sau đó, công nghệ OCR sẽ quét (scan) và “đọc” nội dung hóa đơn. Sau khi quét PDF, hệ thống tạo chỉ mục và trích xuất các trường bắt buộc gồm mã số thuế, ngày hóa đơn, số tiền trước thuế, thuế GTGT, tổng cộng. Mỗi trường có điểm tin cậy (confidence score) và ngưỡng chấp nhận, ví dụ độ chính xác từ 90% đến 99%. Hóa đơn có điểm tin cậy thấp sẽ được đẩy vào hàng đợi ngoại lệ (exception queue) để kế toán viên kiểm tra lại.

Xác thực và đối chiếu ba bên (Three-way Match)

Dữ liệu sau khi trích xuất sẽ được tự động đối chiếu với các chứng từ liên quan. Quy trình này bao gồm:

• Đối chiếu 2 bên (2-way match): So khớp thông tin trên hóa đơn với đơn đặt hàng (PO) tương ứng.
• Đối chiếu 3 bên (3-way match): So khớp thông tin giữa hóa đơn, đơn đặt hàng (PO) và biên nhận hàng hóa (Goods Receipt Note) để đảm bảo tính hợp lệ tuyệt đối về số lượng, đơn giá và chủng loại hàng hóa/dịch vụ.

Hệ thống cũng tự động kiểm tra logic phát hiện hóa đơn trùng lặp dựa trên số hóa đơn, mã số thuế nhà cung cấp và tổng số tiền.

Tự động hạch toán và đồng bộ ERP

Sau khi xác thực thành công, phần mềm sẽ tự động tạo bút toán và đẩy dữ liệu vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP (như SAP, Oracle, MISA). Quá trình này giúp loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công, giảm sai sót và đảm bảo dữ liệu tài chính luôn được cập nhật chính xác, kịp thời.

Lưu trữ, tra cứu và báo cáo

Toàn bộ hóa đơn và chứng từ liên quan được lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây, tuân thủ quy định lưu trữ 10 năm. Người dùng có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí (nhà cung cấp, ngày tháng, số tiền) chỉ trong vài giây. Hệ thống còn cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết, giúp nhà quản lý nắm bắt tình hình công nợ và chi phí một cách trực quan.

Để vòng đời hóa đơn khép kín cần tự động cho cả đầu vào lẫn đầu ra. Tìm hiểu thêm về giải pháp toàn diện tại đây: phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào tự động.

Lợi ích có thể đo lường

Doanh nghiệp thường giảm ít nhất 60% thời gian xử lý mỗi 1.000 hóa đơn và nâng tỉ lệ xử lý thẳng lên 60% đến 85% khi chuẩn hóa quy trình và cấu hình quy tắc đúng. Với mười nghìn hóa đơn mỗi tháng, một đội AP ba người có thể tiết kiệm tám mươi giờ công mỗi tháng sau khi tự động hóa.

KPI	Trước khi tự động	Sau khi tự động	Tác động
Thời gian xử lý 1.000 hóa đơn	~120 giờ	~40 giờ	Giảm 67%
Tỉ lệ xử lý thẳng (STP)	10% – 20%	60% – 85%	Tăng 3 – 6 lần
Tỉ lệ lỗi nhập liệu	3% – 5%	Dưới 1%	Giảm rủi ro kiểm toán
Ngày khóa sổ	T + 7 ngày	T + 3 ngày	Improve cash flow

Tuân thủ pháp lý theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Một phần mềm hợp lệ phải đảm bảo khả năng truyền nhận dữ liệu theo chuẩn của Tổng cục Thuế, sử dụng chữ ký số hợp lệ và tuân thủ yêu cầu lưu trữ hóa đơn trong mười năm.

Việc lựa chọn và sử dụng phần mềm xử lý hóa đơn tự động phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật Việt Nam. Hai văn bản pháp lý cốt lõi mà doanh nghiệp cần nắm vững là:

• Decree 123/2020/ND-CP: Quy định chi tiết về việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ. Đây là văn bản nền tảng, định hình khung pháp lý cho hóa đơn điện tử.
• Circular 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn cụ thể việc thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123, bao gồm các tiêu chí kỹ thuật, định dạng dữ liệu XML và quy trình truyền nhận với cơ quan thuế.

A valid e-invoice software must be assessed and recognized by the General Department of Taxation, ensuring stable and secure connectivity and data transmission. In addition, the use of digital signature hợp lệ là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý cho mỗi hóa đơn.

Tiêu chí chọn phần mềm xử lý hóa đơn tự động

Để lựa chọn giải pháp phù hợp, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên các tiêu chí kỹ thuật và nghiệp vụ quan trọng sau:

• ERP and accounting software integration: Khả năng kết nối API mạnh mẽ với các hệ thống hiện có (SAP, Oracle, MISA, FAST…) là yếu tố tiên quyết để đồng bộ dữ liệu và tự động hóa quy trình.
• Workflow phê duyệt và nhật ký kiểm toán (Audit Trail): Ưu tiên giải pháp có quy trình phê duyệt (approval workflow) linh hoạt theo vai trò, phòng ban và có nhật ký kiểm toán chi tiết ghi lại mọi thao tác trên hóa đơn. Các tính năng như đối chiếu ba bên, phát hiện hóa đơn trùng lặp, và quản lý danh sách nhà cung cấp (vendor master) để chặn nhà cung cấp rủi ro cũng rất quan trọng.
• Bảo mật ISO 27001, sao lưu và phục hồi: Nền tảng phải có chứng chỉ bảo mật quốc tế như ISO 27001, mã hóa dữ liệu và có cơ chế sao lưu, phục hồi thường xuyên để đảm bảo an toàn dữ liệu.
• Hỗ trợ và triển khai: Nhà cung cấp cần có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, quy trình triển khai rõ ràng và khả năng đào tạo người dùng cuối hiệu quả.

Việc tích hợp hệ thống là yếu tố quan trọng để tối đa hóa hiệu quả. Đọc thêm về: tích hợp ERP kế toán.

Giá và cách tính ROI

Mô hình định giá phổ biến cho phần mềm xử lý hóa đơn tự động thường dựa trên số lượng hóa đơn xử lý hàng tháng/năm, số lượng người dùng, hoặc gói dịch vụ theo quy mô doanh nghiệp. Để đánh giá hiệu quả đầu tư, doanh nghiệp nên tính toán Tỷ suất hoàn vốn (ROI).

Công thức tính ROI 12 tháng: ROI (%) = [(Chi phí nhân công tiết kiệm + Chi phí phạt tránh được) – (Chi phí phần mềm + Chi phí triển khai)] / (Chi phí phần mềm + Chi phí triển khai) * 100

For example: Một doanh nghiệp xử lý 10.000 hóa đơn/tháng với 3 nhân viên kế toán. Sau khi áp dụng tự động hóa, họ tiết kiệm được 80 giờ công/tháng (tương đương 1 nhân sự), giảm 95% lỗi sai sót và rút ngắn thời gian thanh toán. Chi phí tiết kiệm được từ nhân sự và vận hành sẽ nhanh chóng bù đắp chi phí đầu tư phần mềm, mang lại ROI dương chỉ sau 6-9 tháng.

Bạn muốn biết ROI cụ thể cho doanh nghiệp mình? Nhận bản tính ROI theo dữ liệu của doanh nghiệp.

Top 21 Phần mềm hoá đơn điện tử tốt nhất 2025

Các nhà cung cấp như Bizzi tập trung mạnh vào phần mềm xử lý hóa đơn tự động cho đầu vào với các tính năng chuyên sâu như đối chiếu ba bên và workflow phức tạp. Trong khi đó, các đơn vị lớn như MISA, Viettel, VNPT, FPT có thế mạnh về cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đầu ra, tích hợp tốt trong hệ sinh thái của họ nhưng các tính năng tự động hóa xử lý đầu vào còn ở mức cơ bản.

Bizzi Invoice electronic invoice software

B-Invoice là một phần của hệ sinh thái phần mềm xử lý hóa đơn tự động Bizzi, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ theo Nghị định 123 và Thông tư 78. Nổi bật với khả năng tích hợp API mạnh mẽ, bảo mật chuẩn ISO 27001, và chi phí cạnh tranh. Phù hợp cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị muốn tự động hóa toàn diện cả quy trình hóa đơn đầu vào và đầu ra.

MISA MEINVOICE

Outstanding features:

• Issue invoices on mobile apps.
• Batch invoice.
• Send invoices via email, SMS and look up with QR code.
• Well integrated in MISA ecosystem.

Disadvantages:

• The cost is relatively high compared to some competitors.
• The interface is not really optimized for new users.
• Processing speed is sometimes unstable.

Price list:

• From 300 VND/invoice (package of 100,000 invoices) to 1,300 VND/invoice (package of 300 invoices).

Business objects: Suitable for businesses of all sizes, especially those that have used MISA accounting software.

E-Invoice Software

Features:

• Look up and issue invoices online in bulk.
• Approve and validate multiple invoices at once.

Disadvantages:

• High cost.
• The interface is not friendly.
• API integration capabilities are limited.

Price list:

• Offers multiple packages, starting with the E-300 package priced at 300,000 VND for 300 invoices.

Suitable for: Businesses with basic invoicing needs, no complex integration required.

Hilo Software

Features:

• Process and enter invoice information quickly.
• Send invoices to customers conveniently via text message or email.
• Automatically update to new version when there is a change in business.

Disadvantages:

• High maintenance costs.
• The interface is not friendly and the processing speed is not stable.
• Limited integration capabilities.

Price list: From 150,000 to 9,500,000 VND/Package.

Suitable for: Small businesses that do not require high performance and integration features.

EFY Vietnam

Features:

• Full range of invoice services as prescribed.
• Integrate data with accounting and sales management software systems.

Disadvantages:

• High maintenance costs.
• Processing speed is not stable, lack of advanced features.

Price list: From 130,000 to 4,200,000 VND/Package.

Suitable for: Businesses need a basic solution with moderate integration capabilities.

New-Invoice

Features:

• Full service on invoices, safety, information security.
• Support online invoicing.

Disadvantages:

• The interface is difficult to use.
• Invoice template customization is not flexible.
• Lack of advanced features.

Price list: From 230,000 to 6,369,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium enterprises, businesses in the retail and e-commerce sectors.

Vina Software (Vina-Invoice)

Features:

• Issue invoices remotely on the web platform.
• Connects to popular accounting software.

Disadvantages:

• A constant network connection is required to function.
• Lacks advanced management and reporting features.

Price list: From 150,000 to 4,000,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium enterprises, businesses in the retail and e-commerce sectors.

Note

Features:

• Full range of invoice services.
• Look up, download, print electronic invoices.
• Has user authorization security mode.

Disadvantages:

• Need to maintain continuous network connection.
• Lacks advanced features and in-depth reporting.

Price list: From 320,000 to 6,200,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium-sized businesses as well as large corporations, thanks to its flexibility and efficient management features.

VNPT Invoice

Features:

• Stable system, provided by major network operators.
• Issue and send electronic invoices to customers quickly.
• Integrate with other software such as accounting software, ERP.

Disadvantages:

• Need to maintain continuous network connection.
• Interface and features are not very innovative.

Price list: From 390,000 VND for 300 invoices to 4,680,000 for 10,000 invoices.

Suitable for: All types of businesses, especially those that need a stable, highly secure system and have a need to issue large quantities of invoices.

MobiFone Invoice

Features:

• Support for use on multiple devices.
• Possesses many modern features to help manage invoices effectively.
• Allows online payments through multiple banks.

Disadvantages:

• The technology is still quite new, which can be difficult for unfamiliar users.
• Popularity and support ecosystem are not as wide as long-standing suppliers.

Price list: From 270,000 to 150,000,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium enterprises, especially in telecommunications, technology, and finance.

Cyber Bill

Features:

• Integrate with other enterprise software.
• Supports use on multiple platforms, ensuring flexibility and convenience.
• Support online payment.

Disadvantages:

• Limited features, not many advanced options.
• The interface is not really friendly.

Price list: From 380,000 to 5,800,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium enterprises in retail, e-commerce, finance, logistics.

Easyinvoice

Features:

• Issue electronic invoices according to Circular 78/2021/TT-BTC.
• Integrated with accounting and sales management software.
• Store invoices securely for 10 years.

Disadvantages:

• System speed is not stable when processing large quantities.
• Lacks some advanced reporting and analysis features.

Price list: From 460,000 to 5,700,000 VND/Package.

Suitable for: Businesses need a basic Circular 78 compliance solution and have simple integration needs.

Wininvoice

Features:

• Issue and manage electronic invoices according to regulations.
• Integrates with accounting and sales management software.
• Store invoices securely for 10 years.

Disadvantages:

• Basic features, not much customization.
• Processing speed is not stable.

Price list: From 440,000 to 8,250,000 VND/Package.

Suitable for: Small businesses need a simple e-invoicing solution that integrates with existing systems.

Safebooks

Features:

• Issue, manage and store electronic invoices according to regulations.
• Integrates with accounting and business management software.
• Support digital signature and sending invoices via email to customers.

Disadvantages:

• Not popular in Vietnam.
• The interface is not friendly and difficult to use for new users.

Price list: From 1,450,000 to 4,950,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium-sized businesses need solutions that integrate with existing accounting and management systems.

LCS INVOICE

Features:

• Issue and manage electronic invoices according to regulations.
• Integrates with accounting and ERP software.
• Support a variety of invoice templates and customize according to needs.

Disadvantages:

• The processing operations are not optimized and are still cumbersome.
• Invoice template customization is not flexible.
• Low popularity.

Suitable for: Businesses need to customize invoices and deeply integrate with internal management systems.

Viindoo Invoicing

Features:

• Automate invoice management processes, deeply integrated into the Viindoo ecosystem (ERP).
• Create invoices from orders with just one click.

Need a tailor-made solution? Get free consultation from Bizzi experts to find the e-invoicing software that best fits your business processes and budget.

Disadvantages:

• Not popular in Vietnam, mainly aimed at users of the Viindoo ecosystem.
• Complex interface, difficult to use for people who only need single invoice feature.

Price list:

• Cost $8/user/month, unlimited number of invoices.

Suitable for: Businesses that are using or planning to use the entire Viindoo enterprise management system.

iHOADON

Features:

• Create and manage invoices quickly and conveniently.
• Ability to integrate with other accounting software.
• Support online payment.

Disadvantages:

• The processing operations are not optimized, the interface is old.

Price list: From 130,000 to 4,200,000 VND/Package.

Suitable for: Small and medium businesses need a basic, low-cost solution.

Viettel (S-Invoice)

Features:

• Strong infrastructure, multi-layered security.
• Integration with other software.
• Support printing and sending invoices to email.

Disadvantages:

• The feature is quite simple, not much breakthrough yet.
• Not suitable for businesses with complex business processes.

Price list: Providing a variety of service packages, costs from 143,000 VND.

Suitable for: Small and medium-sized businesses need stable, secure solutions from reputable suppliers.

M-invoice

Features:

• Support easy management of electronic invoices.
• High security.
• Simple interface, easy to use.

Disadvantages:

• Not popular in Vietnam.
• The interface design is not friendly and has limited features.

Price list: From 300,000 VND.

Suitable for: Businesses need to customize invoices and deeply integrate with internal management systems.

Sapo Invoice

Features:

• Integrated into Sapo's sales management ecosystem (POS, Web).
• Support sending invoices via email and SMS to customers.

Disadvantages:

• Difficulty in synchronizing data if businesses use accounting software outside the Sapo ecosystem such as Fast, Misa, SAP.
• Depends heavily on Sapo platform.

Price list: Initialization fee 500,000 VND (may be free when purchasing a large package).

Suitable for: The business is using Sapo's sales management system and needs to integrate electronic invoices.

FPT.eInvoice – FPT IS

Features:

• Powerful, stable system from FPT Corporation.
• Integrates well with major ERP systems (SAP, Oracle) and accounting software.
• Supports a variety of invoice templates and is highly customizable.

Disadvantages:

• High cost, more suitable for large businesses.

Price list: From 150,000 to 9,000,000 VND.

Suitable for: Large enterprises and corporations need a powerful, highly customizable e-invoicing solution that is deeply integrated with complex management systems.

Too many choices? Download now a detailed comparison table of 21 electronic invoice software (PDF File) for easy assessment and quick decision making!

Benefits of using electronic invoice software for businesses

Save time and money

• Eliminate the costs of printing, shipping, and storing paper invoices.
• Generate and send invoices instantly via email, SMS, helping to shorten the payment cycle.
• Integrate with accounting software to help automate accounting and reduce data entry errors.

Ensure compliance with legal regulations

• Integrate directly with tax authority systems to submit data quickly, minimizing legal risks and reporting errors.

Enhance data security and safety

• Invoices are stored on a digital, encrypted system to avoid loss, damage, and fire.
• Digital signature helps authenticate integrity and legality, preventing invoice counterfeiting.

Easy to search, manage and report

• Check bills online 24/7 from anywhere with an internet connection.
• Automatic, multi-dimensional reporting system helps accountants and managers easily synthesize and analyze data.

Increase professionalism and brand reputation

• Electronic invoices can be designed according to brand identity, creating a professional impression.
• Send invoices quickly and accurately to customers, improving service experience.

How to choose the right electronic invoice software for your needs and budget?

Fully comply with legal regulations

• The software must be assessed and licensed by the General Department of Taxation of Vietnam, ensuring compliance with Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC.

Features suitable for business operations

• Support fast invoice issuance, batch processing, providing many professional invoice templates.
• Powerful API integration capabilities with accounting software, ERP to automate the process.
• Support management and issuance of secure digital signatures.

Security and stability

• The platform must have SSL security certificate, information security standards (such as ISO 27001).
• The system operates stably, with a regular data backup mechanism to avoid loss of invoices.

Easy to use and good customer support

• Friendly, logical interface, easy for accountants to operate.
• The supplier has a 24/7 support team, handling problems quickly.

Affordability

• Clear fee schedule, suitable for business budget and scale of use.
• There is a transparent upgrade and maintenance policy, no hidden costs.

Common errors when using electronic invoice software and how to fix them

• Error connecting to tax authority: Usually, the tax authority's system is under maintenance or the business's internet connection is unstable. The solution is to check the network connection and try again after a few minutes. If the error persists, contact the software provider for support.
• Incorrect information on issued invoice: Depending on whether the invoice has been sent to the buyer or not, the business will proceed to issue an adjustment or replacement invoice according to the instructions in Decree 123. Most software has this function.
• Digital signature error: It could be that the digital signature has expired, the driver has not been installed properly, or the USB port is incorrect. Please check the expiration date of the digital signature and reinstall the driver according to the supplier's instructions.

Bizzi – Automatic, comprehensive electronic invoice software, recognized by the General Department of Taxation

Among so many suppliers, choosing a reliable partner is key. Bizzi's B-Invoice is not just a Electronic invoice solution recognized by the General Department of Taxation but is also an important link in the comprehensive financial accounting automation ecosystem.

B-Invoice brings many outstanding benefits to businesses:

• Solid legal: Recognized by the General Department of Taxation, meeting 100% professional requirements according to Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC.
• Optimal cost: Best price policy when customers use the full set of input and output invoice solutions.
• Unlimited integrations: Easy integration and customization with any Enterprise Resource Planning (ERP), accounting software…
• Flexible and professional: Diverse invoice template warehouse, supporting design according to brand identity requirements.
• Safe and sustainable: Store invoices for 10 years as prescribed, multi-layer security according to international standard ISO 27001.
• Always up to date: Automatically update to the latest version when there are changes in business operations from the Tax authority.

In short, choosing the right e-invoicing software will help your accounting team optimize productivity and ensure legal compliance. B-Invoice is the top choice for businesses looking for a reputable, comprehensive and cost-effective e-invoicing solution.

Let's Sign up for trial today to experience the difference and receive great deals!

Our evaluation method

The reviews and comparisons in this article are based on an objective process, including:

• Summary of information: Collected public data from official websites of 21 vendors (features, price lists, manuals).
• Legal comparison: Compare the software features with the requirements in Decree 123/2020/ND-CP and Circular 78/2021/TT-BTC.
• User Feedback Analysis: Refer to reviews and comments from the accounting and business community on forums and social networks to have a multi-dimensional view of the actual advantages and disadvantages.

See more:

• The most detailed instructions for looking up electronic invoices according to Circular 78
• Top software to read electronic invoices quickly and accurately