Hóa đơn chuyển đổi là bản in giấy của hóa đơn điện tử, được lập từ hệ thống phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. Đây không phải là hóa đơn gốc có giá trị pháp lý, mà là bản sao dùng để tham chiếu, lưu trữ, đối chiếu hoặc phục vụ nghiệp vụ nội bộ.
Hoá đơn chuyển đổi để làm gì và đóng vai trò gì trong quá trình vận hàng của doanh nghiệp? Hãy cùng Bizzi đi tìm câu trả lời trong bài viết này!
Hóa đơn chuyển đổi là gì?
Theo quy định pháp luật, hóa đơn chuyển đổi là hóa đơn được in từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Mục đích chính của việc chuyển đổi này là để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông trên thị trường và để lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật.
Việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy chỉ được thực hiện một lần duy nhất đối với mỗi hóa đơn điện tử gốc.
Hóa đơn chuyển đổi không có giá trị pháp lý như hóa đơn điện tử gốc (file XML + chữ ký số), mà chỉ dùng trong một số tình huống hỗ trợ.
Mục đích và trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử
Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy mang lại nhiều lợi ích và cần thiết trong các trường hợp cụ thể. Vậy hoá đơn chuyển đổi để làm gì?
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Hỗ trợ doanh nghiệp chứng minh nguồn gốc và xuất xứ của hàng hóa khi vận chuyển.
- Lưu trữ chứng từ kế toán: Giúp doanh nghiệp/tổ chức lưu trữ chứng từ kế toán theo đúng quy định của pháp luật.
- Đáp ứng yêu cầu kiểm tra, thanh tra: Phục vụ công tác kiểm tra, xác minh chứng từ từ cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra.
- Thuận tiện cho khách hàng/đối tác: Đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc đối tác cần hóa đơn giấy để lưu trữ hoặc sử dụng.
- Hỗ trợ giao dịch hành chính: Sử dụng trong một số thủ tục hành chính yêu cầu hóa đơn giấy (ví dụ: hồ sơ vay vốn, đấu thầu, báo cáo cơ quan nhà nước).
- Hỗ trợ doanh nghiệp chưa sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử: Là giải pháp phù hợp khi làm việc với các đơn vị chưa triển khai công nghệ hóa đơn điện tử.
- Lưu trữ bổ sung: Lưu trữ song song dưới dạng giấy để đảm bảo thông tin an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần.
Có 2 trường hợp bắt buộc và không bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử. Trường hợp bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra. Trường hợp không bắt buộc là khi doanh nghiệp tự chuyển đổi theo nhu cầu phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình.
Điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý trong phạm vi lưu trữ của hóa đơn chuyển đổi là gì?
Bên cạnh việc hiểu được bản chất hoá đơn chuyển đổi là gì thì việc đảm bảo giá trị pháp lý cho hoá đơn chuyển đổi cũng vô cùng quan trọng. Để đảm bảo tính chính xác và phục vụ mục đích lưu trữ, hóa đơn chuyển đổi từ điện tử sang giấy cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Phản ánh toàn vẹn, chính xác và đầy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Cụ thể, trên hóa đơn chuyển đổi phải ghi rõ dòng chữ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”.
- Trên mỗi hóa đơn điện tử chuyển đổi phải có chữ ký, họ tên của người thực hiện việc chuyển đổi, mã số hóa đơn, mã số xác thực của cơ quan thuế, thời điểm (ngày, giờ) thực hiện chuyển đổi.
Tùy theo phần mềm và quy trình của doanh nghiệp, việc chuyển đổi có thể được thực hiện tự động hoặc có xác nhận nội bộ.
Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi là gì?
Đây là một điểm quan trọng cần làm rõ. Theo quy định, hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và giao dịch điện tử. Nó không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế.
Nói cách khác, bản thân hóa đơn chuyển đổi (bản in giấy) không thể thay thế hóa đơn điện tử gốc trong các giao dịch thanh toán giữa người mua và người bán. Nếu kế toán chỉ nhận được hóa đơn chuyển đổi mà không có file gốc hóa đơn điện tử, chứng từ này không đủ giá trị để thanh toán cho bên bán. Tuy nhiên, hóa đơn chuyển đổi hoặc bản in từ tra cứu hóa đơn điện tử có thể được sử dụng làm căn cứ chứng từ khi thanh toán trong nội bộ công ty hoặc cho mục đích lưu trữ, đối chiếu.
Phân biệt hóa đơn chuyển đổi và bản in từ tra cứu hóa đơn điện tử
Việc phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và bản in từ tra cứu hóa đơn điện tử rất quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán, hoặc đối tác. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Criteria | Hóa đơn chuyển đổi | Bản in tra cứu |
| Nguồn phát hành | Tạo từ phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. | In từ cổng tra cứu hoá đơn (website Tổng cục Thuế hoặc link tra cứu của nhà cung cấp) |
| Dữ liệu sử dụng | Từ file XML gốc, có thể tích hợp chữ ký số, mã xác thực | Dữ liệu hiển thị tóm tắt từ hệ thống tra cứu, không đầy đủ |
| Dùng để kê khai thuế | Không dùng để kê khai thay cho hóa đơn điện tử gốc. | Không hợp lệ để kê khai thuế. |
| Chứng từ lưu trữ nội bộ | Có thể lưu trữ cùng hồ sơ kế toán. | Không nên lưu thay cho hóa đơn chính thức. |
| Sử dụng cho giao hàng, ký nhận | Có thể dùng trong vận chuyển, giao dịch thực tế. | Không khuyến khích sử dụng, dễ gây nhầm lẫn. |
In short:
- Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Do bên bán (hoặc bên có nhu cầu chuyển đổi) thực hiện. Phải có dòng chữ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ” và chữ ký, họ tên người thực hiện chuyển đổi, thời gian chuyển đổi. Chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất từ file gốc, nhưng có thể in ra nhiều bản từ file đã chuyển đổi đó.
- Bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử: Được quản lý bởi cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Bất kỳ ai có thông tin về hóa đơn đều có thể tra cứu và in được từ website của cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ. Bản in này chỉ là bản sao chép, không có tiêu thức, ký hiệu riêng xác nhận, chữ ký của người thực hiện chuyển đổi, hay con dấu/chữ ký người đại diện doanh nghiệp.
Cả hai loại bản in giấy này đều chủ yếu có giá trị cho mục đích lưu trữ, không dùng để giao dịch hay thanh toán (trừ trường hợp hoá đơn từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế).
- Xem thêm bài viết về Đăng ký hoá đơn điện tử here
Bizzi – Trợ lý đắc lực của kế toán hiện đại
Bizzi không chỉ là nền tảng phần mềm hóa đơn điện tử, mà còn là giải pháp quản trị tài chính & chi phí toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp nâng cấp quy trình làm việc hiện đại – từ tiếp nhận hóa đơn đầu vào, xử lý chi phí, quản lý công nợ cho đến lưu trữ và đáp ứng thanh tra thuế.
Xử lý & quản lý hóa đơn điện tử thông minh
Bizzi là tiếp nhận, lưu trữ và xử lý hóa đơn điện tử (đầu vào và đầu ra). Đây là căn cứ pháp lý duy nhất trong mọi nghiệp vụ kế toán – thuế.
- Từ hoá đơn điện tử gốc, Bizzi cho phép doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn giấy nếu cần.
- Tuân thủ đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và hỗ trợ tối ưu cho các nghiệp vụ khác như kê khai, đối chiếu và kiểm toán.
Quản lý chi phí & xử lý hoá đơn đầu vào tự động
- Hỗ trợ tự động trích xuất dữ liệu từ hoá đơn điện tử, đối chiếu thông tin, phân loại và gắn vào quy trình phê duyệt chi phí nhanh chóng.
- Nắm rõ giới hạn pháp lý của hóa đơn chuyển đổi giúp Bizzi tư vấn đúng cách sử dụng cho từng mục đích (tham chiếu nội bộ và lưu trữ pháp lý).
Quản lý công nợ & giao dịch mua/bán hợp lệ
- Quản lý tập trung toàn bộ hóa đơn điện tử, tự động ghi nhận công nợ và gắn với đơn hàng, PO, hợp đồng…
- Khi cần kiểm tra, đối chiếu hoặc hỗ trợ bên kiểm toán, phần mềm hỗ trợ truy xuất hóa đơn gốc hoặc thực hiện chuyển đổi hợp lệ sang bản giấy để trình bày khi cần.
Lưu trữ hoá đơn điện tử, hoá đơn chuyển đổi
Theo quy định, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Tuy nhiên, với một số nghiệp vụ nội bộ hoặc đặc thù ngành, doanh nghiệp vẫn cần lưu bản giấy. Bizzi hỗ trợ song song:
- Lưu trữ điện tử: File XML, PDF, có chữ ký số và mã xác thực.
- Lưu trữ bản in: Hóa đơn chuyển đổi được in từ hệ thống phần mềm, đúng định dạng, có thể sử dụng nội bộ.
Xem thêm bài viết về Mẫu biên bản điều chỉnh hoá đơn điện tử here
Đáp ứng Nhu cầu Kiểm tra/Thanh tra
Khi có yêu cầu từ cơ quan thuế, kiểm toán hoặc các đơn vị kiểm tra nội bộ, kế toán có thể:
- Tra cứu nhanh hóa đơn điện tử gốc, xuất dữ liệu theo lô, truy xuất file XML đầy đủ.
- Trích xuất bản hóa đơn chuyển đổi đúng chuẩn, phục vụ lưu trữ hoặc trình bày theo yêu cầu (nếu phần mềm e-invoice tích hợp sẵn).
Tóm lại, nền tảng Bizzi hỗ trợ quản lý hoá đơn điện tử, xử lý hóa đơn và quản lý chi phí – những nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến nguồn gốc (hoá đơn điện tử) và mục đích sử dụng (lưu trữ, nội bộ) của hóa đơn chuyển đổi.
Conclude
Hi vọng bài viết này của Bizzi đã làm rõ khái niệm hoá đơn chuyển đổi là gì cũng như cung cấp đủ thông tin để quý độc giả hiểu được hoá đơn chuyển đổi để làm gì. Trong việc quản lý toàn bộ vòng đời hóa đơn, từ hoá đơn điện tử gốc đến việc xử lý các bản in giấy cho mục đích nội bộ và lưu trữ, ứng dụng giải pháp tự động và thông minh như Bizzi sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định và tối ưu hóa quy trình làm việc.
- Tăng hiệu suất và xử lý công việc thông minh hơn: Mỗi hóa đơn điện tử được xử lý và trích xuất dữ liệu chưa đến 30 giây.Tiết kiệm hàng giờ đồng hồ mỗi tuần để bạn và đội ngũ kế toán có thể tập trung vào những công việc chiến lược, tạo ra giá trị thực sự cho doanh nghiệp.
- Giảm sai sót – Xoá tan nỗi lo thất lạc hoá đơn: Không còn cảnh nhập liệu thủ công, không lo sai số, thiếu dòng hay thất lạc chứng từ. Bizzi tự động hóa quy trình và lưu trữ toàn bộ hóa đơn chuyển đổi & điện tử trong hệ thống tập trung, khoa học. Truy xuất dễ dàng, kiểm soát toàn diện.
- Chi phí hợp lý, thay đổi linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp Phí: Gói dịch vụ được thiết kế phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, từ startup đến tập đoàn. Chi phí cho một hóa đơn chỉ tương đương một ly trà đá – nhưng mang lại giá trị của một trợ lý tài chính ảo chuyên nghiệp.
Để trải nghiệm các tính năng tải – kiểm tra – đối soát hoá đơn trong tích tắc, đăng ký dùng thử ngay tại đây:
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/