Hóa đơn – đặc biệt là Electronic invoice – giữ vai trò cốt lõi trong hoạt động tài chính, kế toán và pháp lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình lập hoá đơn, đôi khi doanh nghiệp sẽ gặp phải những sai sót không thể tránh khỏi, vì thế hoá đơn thay thế chính là giải pháp để khắc phục.
Bài viết này của Bizzi sẽ cung cấp chi tiết các thông tin về hoá đơn thay thế là gì, phân tích các trường hợp khi nào xuất hoá đơn thay thế và cách xuất hoá đơn thay thế như thế nào để đúng pháp luật.
Hóa đơn thay thế là gì?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn thay thế là hóa đơn được lập để thay thế cho hóa đơn đã lập trước đó có sai sót về nội dung hoặc bị mất.
Vai trò của hóa đơn thay thế: Đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán, phục vụ quản lý thuế.
- Thông tin người mua (tên, mã số thuế)
- Mặt hàng, đơn giá, thuế suất
- Số tiền, ngày hóa đơn, ký hiệu.
Theo Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua và cơ quan thuế nhưng phát hiện sai sót, thì:
- Người bán lập hóa đơn thay thế để gửi lại.
- Hóa đơn thay thế phải có ghi chú rõ: “Thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… ngày…”.
Ngoài khái niệm hoá đơn thay thế là gì, kế toán còn cần hiểu rõ bản chất sự khác nhau giữa hoá đơn thay thế và Adjustment invoice:
- Hóa đơn điều chỉnh dùng khi chỉ điều chỉnh một phần thông tin (giá trị, thuế, số lượng…).
- Hóa đơn thay thế dùng khi hóa đơn sai toàn bộ nội dung hoặc theo yêu cầu của người mua.
Ví dụ dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn hoá đơn thay thế là gì – phân biệt với hoá đơn điều chỉnh:
Doanh nghiệp A xuất hóa đơn số 000123, ký hiệu AA/24E cho khách hàng B. Sau khi gửi đi, phát hiện sai mã số thuế người mua. Doanh nghiệp A lập hóa đơn thay thế, ghi rõ: “Thay thế hóa đơn số 000123, ký hiệu AA/24E ngày 15/04/2024”.
Các trường hợp cần lập Hóa đơn thay thế theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025), việc lập hóa đơn thay thế được áp dụng trong các trường hợp sau:
| Giai đoạn trước ngày 01/06/2025
(Áp dụng theo NĐ 123/2020/NĐ-CP và TT 78/2021/TT-BTC) |
|
| Giai đoạn từ ngày 01/06/2025 trở đi
(Áp dụng theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP) |
Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (đã có mã hoặc không có mã đã gửi dữ liệu đến CQT):
|
Quy trình lập hoá đơn thay thế khi hoá đơn điện tử có sai sót
Việc tuân thủ đúng các quy định về lập hóa đơn thay thế giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, tránh các rủi ro về thuế và nâng cao uy tín trong giao dịch thương mại. Dưới đây là quy trình lập hóa đơn thay thế khi hóa đơn điện tử có sai sót, cập nhật theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP mới nhất (có hiệu lực từ 01/06/2025):
Quy trình chung:
- Bước 1: Xác định lỗi sai sót trên hóa đơn gốc.
- Bước 2: Thỏa thuận với người mua về việc xử lý (nếu cần và tùy quy định từng giai đoạn). Từ 01/06/2025, bắt buộc có văn bản thỏa thuận với người mua là doanh nghiệp/tổ chức kinh tế, hộ/cá nhân kinh doanh. Người mua là cá nhân thì thông báo.
- Bước 3: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn sai sót thông qua phần mềm hóa đơn điện tử.
- Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn thay thế:
-
- Hóa đơn có mã của CQT: Gửi CQT để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
- Hóa đơn không mã của CQT: Gửi trực tiếp cho người mua (sau khi gửi dữ liệu đến CQT theo quy định).
- Bước 5: Lưu trữ hóa đơn gốc (bị thay thế) và hóa đơn thay thế.
Hóa đơn thay thế có cần gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Mẫu 04/SS-HĐĐT là biểu mẫu dùng để thông báo đến Cơ quan Thuế về hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót mà không thể hoặc không cần thay thế.
- Tên đầy đủ: Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót
- Mẫu số: 04/SS-HĐĐT (theo Phụ lục IA – Nghị định 123 và 70/2025/NĐ-CP)
Trường hợp không phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT khi lập hóa đơn thay thế: Khi xử lý sai sót (sai MST, số tiền, thuế suất, hàng hóa…) trên hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã đã gửi cho người mua và người bán lựa chọn lập hóa đơn thay thế.
Trường hợp phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT:
- Khi hóa đơn điện tử có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai MST (áp dụng từ 01/06/2025). (Trước 01/06/2025 cũng áp dụng nếu hóa đơn đã gửi người mua).
- Khi thay thế hóa đơn đã lập theo quy định cũ (Nghị định 51/2010, Nghị định 04/2014, TT 32/2011) có sai sót, sử dụng hóa đơn điện tử theo TT 78, NĐ 123.
Khi nào xuất hoá đơn thay thế?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp cần lập hóa đơn thay thế trong trường hợp đã lập và gửi hóa đơn điện tử cho người mua nhưng phát hiện sai sót về các nội dung ảnh hưởng đến giá trị thanh toán hoặc nội dung quan trọng, như:
- Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền;
- Thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán;
- Ngày lập hóa đơn;
- Mã số thuế người mua (nếu sai);
Sai sót này dẫn đến phải thay thế toàn bộ nội dung cũ bằng nội dung mới.
Trường hợp không cần hóa đơn thay thế: Sai tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng → không ảnh hưởng đến kê khai thuế thì chỉ cần thông báo điều chỉnh mẫu 04/SS-HĐĐT (không cần lập hóa đơn mới).
Hướng dẫn cách xuất hoá đơn thay thế
Dưới đây là 05 bước để xuất hoá đơn thay thế mà doanh nghiệp có thể áp dụng:
Bước 1: Kiểm tra và xác nhận sai sót
- Xác định hóa đơn gốc sai ở đâu, và có thuộc trường hợp lập hóa đơn thay thế hay không.
- Kiểm tra mã số, ký hiệu hóa đơn, ngày phát hành, nội dung sai.
Bước 2: Thỏa thuận với người mua
- Hai bên thống nhất phương án xử lý sai sót bằng hóa đơn thay thế.
- Lưu hồ sơ nội dung xác nhận giữa 2 bên (nếu có).
Bước 3: Lập hóa đơn thay thế trên phần mềm
- Trên giao diện phần mềm, chọn “Lập hóa đơn thay thế”
- Nhập đầy đủ nội dung mới chính xác.
- Ghi chú rõ ràng: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số …, ký hiệu …, ngày …”
- Xuất hóa đơn dưới định dạng XML và PDF.
Bước 4: Ký số và phát hành
- Ký số hóa đơn thay thế như hóa đơn bình thường.
- Gửi lại cho người mua và lưu trữ nội bộ.
Bước 5: Lưu trữ và cập nhật hệ thống kế toán
- Gắn link giữa hóa đơn gốc và hóa đơn thay thế trong hệ thống.
- Đảm bảo không kê khai trùng hoặc sót giá trị.
Những lưu ý quan trọng khi xử lý Hóa đơn thay thế
Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi xử lý Hóa đơn thay thế, nhằm đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro về thuế, kế toán:
- Kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trên hóa đơn thay thế trước khi phát hành.
- Đảm bảo ghi đúng dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn…”.
- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn gốc (bị thay thế) và hóa đơn thay thế, cùng các tài liệu liên quan như văn bản thỏa thuận (nếu có). Hóa đơn gốc không bị hủy mà được lưu trữ cùng hóa đơn thay thế.
- Cập nhật thông tin hóa đơn thay thế vào hệ thống kế toán và báo cáo thuế kịp thời.
- Thông báo kịp thời cho người mua về việc lập hóa đơn thay thế và gửi hóa đơn mới.
- Nếu hóa đơn thay thế lại tiếp tục có sai sót, xử lý bằng hình thức đã áp dụng lần đầu (tức là tiếp tục lập hóa đơn thay thế).
- Phân biệt rõ hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh, sử dụng đúng trường hợp.
- Tuân thủ thời hạn lập và gửi hóa đơn thay thế (thường trong vòng 10 ngày phát hiện sai sót, trước khi CQT kiểm tra).
- Cảnh giác với các sai sót thường gặp: lập sai thời hạn, thiếu thông tin, không đủ điều kiện, không cập nhật hệ thống, lưu trữ sai, không thông báo khách hàng.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn thay thế là gì?
Việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hóa đơn thay thế – đặc biệt là qua các nền tảng nhưB-Invoice, Misa, VNPT… – mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.
- Chính xác & hợp pháp: Giảm rủi ro pháp lý và sai sót trong nghiệm vụ
- Tự động hoá xử lý: Tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất cho bộ phận kế toán
- Lưu trữ minh bạch: Thuận tiện cho việc truy vết và thanh tra
- Ra quyết định tài chính tốt hơn: Hiểu rõ chi phí, dòng tiền, hiệu suất
- Tích hợp linh hoạt: Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp số hiện đại
Trong số những phần mềm hiện nay, Bizzi chính là một trong những giải pháp toàn diện, cung cấp công cụ tự động hoá mọi nhu quản lý tài chính của doanh nghiệp; từ hóa đơn điện tử đến kiểm soát chi phí.
Bizzi B-Invoice – Tạo & Quản lý hóa đơn điện tử: Đáp ứng toàn bộ vòng đời hóa đơn điện tử một cách minh bạch và bảo mật
- Lập hóa đơn điện tử đúng chuẩn theo quy định của cơ quan thuế (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Hỗ trợ lập hóa đơn thay thế, điều chỉnh với đầy đủ định dạng XML và PDF.
- Theo dõi trạng thái hóa đơn: đã phát hành, hủy, điều chỉnh.
- Lưu trữ hóa đơn hợp lệ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật.
Bizzi IPA + 3Way – Xử lý & quản lý hóa đơn đầu vào: Giúp đảm bảo hóa đơn đầu vào được xử lý đúng quy trình, giảm thiểu rủi ro sai sót và thất thoát.
Dành cho doanh nghiệp người mua, Bizzi cung cấp:
- Tự động tiếp nhận và đối chiếu hóa đơn đầu vào, bao gồm cả hóa đơn thay thế từ nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính hợp lệ của nhà cung cấp và hóa đơn trên hệ thống Tổng cục Thuế.
- Lưu trữ, quản lý, phân loại hóa đơn đầu vào theo thời gian, trạng thái, loại chi phí.
Nền tảng tích hợp kiểm soát chi phí toàn diện
Bizzi không chỉ dừng lại ở hóa đơn, mà còn:
- Quản lý chi tiêu doanh nghiệp theo thời gian thực.
- Quản lý công tác phí, tạm ứng, hoàn ứng minh bạch.
- Kiểm soát công nợ và ngân sách gắn liền với dữ liệu hóa đơn.
Conclude
Hiểu hóa đơn thay thế là gì cũng như các loại hóa đơn nói chung là xương sống của mọi giao dịch kinh tế, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, thuế, chi phí và uy tín doanh nghiệp. Cần xác định tầm quan trọng của việc hiểu rõ và lập đúng hóa đơn thay thế để tuân thủ pháp luật và đảm bảo tính chính xác trong kế toán. Đồng thời , ứng dụng các phần mềm quản lý hóa đơn điện tử như Bizzi chính là lựa chọn thông minh trong việc tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn, giảm thiểu sai sót và rủi ro.
Để nâng cao hiệu quả quản lý hoá đơn cũng như tự động hóa quy trình tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Đăng ký trải nghiệm bộ giải pháp toàn diện của Bizzi ngay hôm nay!
- Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
- Schedule a demo: https://bizzi.vn/dat-lich-demo/