Trong kinh doanh, quản lý công nợ là nghiệp vụ quan trọng. Biên bản cấn trừ công nợ (Debt Offset Agreement) là công cụ pháp lý – tài chính giúp đối chiếu, bù trừ các khoản phải thu và phải trả giữa các bên, thay vì thanh toán nhiều lần bằng tiền mặt. Điều này giúp tối ưu dòng tiền và giảm rủi ro. Bài viết từ Bizzi cung cấp thông tin chi tiết và mẫu biên bản cấn trừ công nợ mới nhất dưới dạng Word, Excel – bao gồm cả mẫu cấn trừ 3 bên – hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng áp dụng vào thực tế.
1. Biên bản Cấn trừ công nợ
Biên bản cấn trừ công nợ là văn bản ghi nhận việc bù trừ nghĩa vụ tài chính giữa hai hoặc nhiều bên, thay vì thanh toán trực tiếp. Tài liệu này thể hiện đầy đủ thông tin về số tiền, thời điểm cấn trừ, và xác nhận của các bên liên quan. Đây là chứng từ kế toán quan trọng, có giá trị pháp lý và là căn cứ đối chiếu số liệu khi cần.
Doanh nghiệp cần lập biên bản này khi phát sinh công nợ hai chiều và có nhu cầu cấn trừ thay vì thanh toán riêng lẻ. Trong thực tế, tình huống này thường xảy ra giữa các đối tác vừa là nhà cung cấp, vừa là khách hàng của nhau.
Trường hợp có ba bên tham gia, biên bản cấn trừ công nợ 3 bên sẽ giúp làm rõ trách nhiệm và nghĩa vụ giữa các bên. Để thuận tiện, nhiều đơn vị chọn sử dụng mẫu biên bản cấn trừ công nợ file Word vì dễ chỉnh sửa, in ấn và lưu trữ.
Bạn có thể dễ dàng download mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên từ các nguồn đáng tin cậy hoặc sử dụng các phần mềm kế toán tự động như Bizzi để đảm bảo tính pháp lý, chuẩn biểu mẫu và tiết kiệm thời gian xử lý.
2. Quy định của Pháp luật về Cấn trừ công nợ
Cấn trừ công nợ là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm đơn giản hóa quy trình giao dịch. Tuy nhiên, để được cơ quan thuế chấp nhận, biên bản cấn trừ công nợ và quy trình thực hiện cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật. Dưới đây là các căn cứ và điều kiện quan trọng mà chủ doanh nghiệp và kế toán cần nắm rõ:
Căn cứ pháp lý liên quan đến việc cấn trừ công nợ:
- Khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC: Quy định rõ các trường hợp thanh toán không dùng tiền mặt vẫn được khấu trừ thuế GTGT.
- Khoản 2 Điều 6 Thông tư 119/2014/TT-BTC, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC and Article 4 Circular 96/2015/TT-BTC: Hướng dẫn các khoản được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, bao gồm thanh toán qua hình thức bù trừ công nợ.
Điều kiện để biên bản cấn trừ công nợ hợp lệ và được khấu trừ thuế:
- Have hợp đồng mua bán quy định rõ việc thanh toán bằng hình thức cấn trừ công nợ.
- Have biên bản cấn trừ công nợ được hai bên xác nhận, hoặc biên bản cấn trừ công nợ 3 bên trong trường hợp thanh toán qua bên thứ ba.
- Have hóa đơn và chứng từ hợp pháp đầy đủ theo quy định hiện hành.
- Với phần giá trị còn lại sau khi cấn trừ (nếu có) từ 20 triệu đồng trở lên, phải có non-cash payment voucher.
- Trường hợp mua hàng theo hình thức vay/mượn để bù trừ công nợ, cần có:
- Hợp đồng vay, mượn lập bằng văn bản trước đó.
- Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản bên cho vay sang bên đi vay.
Nguyên tắc cấn trừ công nợ cần tuân thủ:
- Các bên liên quan cần xác nhận và đối chiếu công nợ rõ ràng.
- Việc cấn trừ chỉ hợp lệ khi có sự thống nhất, đồng thuận của các bên.
- Chỉ được cấn trừ nếu số nợ tương đương; phần chênh lệch phải được thanh toán rõ ràng.
- Không được để việc cấn trừ ảnh hưởng đến các nghĩa vụ tài chính hoặc hợp đồng khác.
- Cần thực hiện trong khoảng thời gian hợp lý, phù hợp với các cam kết trong hợp đồng.
Hiện nay, để thuận tiện trong công tác kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản cấn trừ công nợ, biên bản cấn trừ công nợ 3 bên dưới dạng file Word hoặc tải trực tiếp từ các nguồn uy tín. Bạn có thể dễ dàng download mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên phù hợp với từng tình huống thanh toán.
3. Các chứng từ cần có khi cấn trừ công nợ
Để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình cấn trừ công nợ giữa các bên, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan. Việc này không chỉ giúp tránh tranh chấp mà còn là căn cứ quan trọng trong công tác kế toán và quyết toán thuế. Dưới đây là những chứng từ cần thiết:
- Biên bản cấn trừ công nợ: Là văn bản quan trọng nhất, xác nhận việc các bên đồng ý bù trừ các khoản công nợ với nhau. Tùy trường hợp, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên nếu có bên thứ ba tham gia, hoặc sử dụng biên bản cấn trừ công nợ file Word để tiện chỉnh sửa và lưu trữ.
- Hóa đơn, chứng từ gốc: Bao gồm hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ đầu vào/đầu ra chứng minh các khoản giao dịch dẫn đến phát sinh công nợ.
- Bảng kê chi tiết công nợ hoặc bảng đối chiếu công nợ: Tổng hợp các khoản nợ, thanh toán giữa các bên theo từng kỳ, là căn cứ để xác định số liệu cần cấn trừ.
- Phiếu thu, phiếu chi (nếu có): Ghi nhận các khoản tiền mặt đã thu hoặc chi, liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thanh toán.
- Sổ cái và sổ sách kế toán: Là hệ thống ghi nhận toàn bộ giao dịch kinh tế, giúp kế toán theo dõi và đối chiếu số liệu một cách chính xác.
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp tác: Là văn bản pháp lý làm rõ quyền và nghĩa vụ các bên, giúp xác định rõ nguyên nhân và điều kiện phát sinh công nợ.
- Chứng từ chuyển khoản (nếu có): Là căn cứ xác minh các khoản thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng.
- Hợp đồng vay, mượn tiền và chứng từ chuyển tiền: Đối với các khoản công nợ phát sinh từ việc vay/mượn, đây là bộ hồ sơ không thể thiếu để tiến hành cấn trừ hợp lệ.
Việc chuẩn bị đầy đủ những chứng từ nêu trên sẽ giúp quá trình lập và ký biên bản cấn trừ công nợ diễn ra nhanh chóng, đúng quy định và dễ dàng kiểm soát khi cần kiểm toán hoặc quyết toán thuế.
4. Nội dung cơ bản của Biên bản Cấn trừ công nợ
- Tên biên bản: Phải ghi rõ là Biên bản cấn trừ công nợ.
- Thời gian và địa điểm: Đầy đủ thông tin ngày lập biên bản, chính xác giờ, phút, ngày tháng năm, tại địa điểm cụ thể.
- Thông tin của các bên liên quan:
- Họ tên/Tên công ty.
- Địa chỉ.
- Mã số thuế/CCCD.
- Người đại diện.
- Thông tin liên hệ: SĐT, email.
- Phân rõ vai trò (Bên A, Bên B, Bên C; Bên bán/mua; Bên có công nợ/nợ).
- Nội dung cấn trừ công nợ:
- Ghi rõ bên nào là người vay nợ.
- Tổng số tiền vay/nợ tính đến thời điểm cấn trừ.
- Số tiền nợ sẽ được cấn trừ như thế nào, ghi rõ số tiền cần cấn trừ.
- Kết quả sau khi cấn trừ công nợ: còn nợ hay không, số tiền còn lại là bao nhiêu.
- Mã hợp đồng (nếu có) và mô tả công nợ (lý do phát sinh).
- Phương thức thanh toán cuối cùng (nếu có chênh lệch): Chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt hoặc phương thức khác.
- Cam kết của các bên: Các bên cam kết tính chính xác của thông tin và số tiền công nợ.
- Ký tên và đóng dấu (nếu có): Đầy đủ chữ ký của đại diện các bên tham gia.
- Số bản lập: Ghi rõ số bản được lập (thường 02 hoặc 03 bản tùy số bên) và giá trị pháp lý như nhau.
hình ảnh
5. Mẫu Biên bản Cấn trừ công nợ tham khảo
Mẫu chung: Cung cấp cấu trúc cơ bản áp dụng cho nhiều trường hợp.
Mẫu Cấn trừ 2 bên: Áp dụng khi có hai đơn vị bù trừ công nợ với nhau.
Mẫu Cấn trừ 3 bên: Áp dụng khi có ba đơn vị liên quan đến việc cấn trừ công nợ. (Lưu ý: Hiện nay chưa có quy định cụ thể về mẫu này, các mẫu tham khảo được xây dựng dựa trên các nội dung cơ bản cần có).
Mẫu tiếng Anh: Cung cấp mẫu biên bản bằng tiếng Anh (ví dụ: ANNEX OF SALE CONTRACT NO… – Confirmation of Liabilities) để tham khảo.
6. Lưu ý khi thực hiện Cấn trừ công nợ
Cấn trừ công nợ là nghiệp vụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả. Tuy nhiên, để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, khi thực hiện cần lưu ý những điểm sau:
- Tính pháp lý: Việc cấn trừ công nợ phải tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành về kế toán và thuế. Đây là yếu tố then chốt giúp các bên tránh tranh chấp và rủi ro pháp lý.
- Tham khảo chuyên gia: Trước khi thực hiện, nên hỏi ý kiến chuyên gia kế toán, luật sư hoặc kiểm toán để đảm bảo quy trình hợp pháp, tránh sai sót không đáng có.
- Lưu trữ và báo cáo: Biên bản cấn trừ công nợ cần được lập rõ ràng, đầy đủ và lưu trữ cẩn thận. Mọi giao dịch phải cập nhật kịp thời vào sổ sách kế toán và báo cáo tài chính. Nên gửi bản sao biên bản cho cơ quan thuế để việc thanh toán được công nhận hợp lệ và được khấu trừ thuế đúng quy định.
- Đối chiếu thường xuyên: Các bên cần thường xuyên đối chiếu công nợ để phát hiện sai sót và tránh tranh chấp phát sinh, đồng thời làm cơ sở chính xác cho việc cấn trừ.
- Ứng dụng công cụ tự động hóa: Sử dụng phần mềm quản lý tài chính có tính năng kiểm soát công nợ như Bizzi.vn giúp theo dõi công nợ chính xác, tạo nhắc nhở thanh toán và hỗ trợ đối chiếu tự động. Biên bản cấn trừ công nợ cũng được lưu trữ như chứng từ chính thức trong hệ thống, giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và minh bạch hơn.
Nếu bạn cần mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên hoặc biên bản cấn trừ công nợ file Word, có thể tham khảo và download mẫu biên bản cấn trừ công nợ 3 bên chuẩn, giúp việc lập hồ sơ và quản lý dễ dàng, đúng quy định.
Conclude
Biên bản cấn trừ công nợ là một công cụ không thể thiếu trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp hiện đại. Việc lập và sử dụng chính xác biên bản này không chỉ giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán, tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường sự minh bạch, giảm thiểu tranh chấp liên quan đến các khoản công nợ.
Với các mẫu file Word và Excel mới nhất được Bizzi cung cấp, các chủ doanh nghiệp và kế toán có thể dễ dàng tùy chỉnh và áp dụng vào hoạt động của mình, đảm bảo việc cấn trừ công nợ diễn ra suôn sẻ, đúng pháp luật. Hãy tải về và sử dụng ngay để tối ưu hóa quy trình quản lý công nợ cho doanh nghiệp của bạn.
Doanh nghiệp đăng ký dùng thử tại: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
