Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là một yêu cầu quan trọng, không chỉ giúp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo sự minh bạch trong các giao dịch. Với việc các quy định về hóa đơn điện tử thường xuyên thay đổi, hộ kinh doanh cần cập nhật thông tin kịp thời để tránh sai sót và rủi ro pháp lý.
Trong bài viết này, Bizzi sẽ cung cấp cho bạn những thông tin mới nhất về cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Bizzi sẽ hướng dẫn hộ kinh doanh từng bước thực hiện quy trình này một cách hiệu quả, giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Tìm hiểu ngay!
Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử cho Hộ kinh doanh
Từ ngày 01/07/2022, theo quy định của pháp luật, các cơ sở kinh doanh, bao gồm cả hộ kinh doanh, bắt buộc phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ được quy định cụ thể.
Trường hợp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Theo Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có ba trường hợp hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai: Các hộ kinh doanh này bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh: Nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
Trường hợp chưa bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử:
Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn có thể sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong tối đa 12 tháng nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử: Các hộ kinh doanh này không có khả năng hoặc điều kiện để thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế.
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin: Thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết để triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Không có hệ thống phần mềm kế toán: Không trang bị hoặc sử dụng các phần mềm kế toán hỗ trợ việc lập và quản lý hóa đơn điện tử.
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử: Thiếu các phần mềm chuyên dụng để lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế.
Trong thời gian tối đa 12 tháng, cơ quan thuế sẽ có giải pháp hỗ trợ để các hộ kinh doanh chuyển đổi dần sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thời gian 12 tháng được tính khác nhau tùy thuộc vào thời điểm thành lập của hộ kinh doanh.
Việc nắm rõ và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Hình thức và thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính và tuân thủ quy định thuế của hộ kinh doanh. Việc lựa chọn hình thức hóa đơn và xác định thời điểm xuất hóa đơn phụ thuộc vào phương pháp khai thuế mà hộ kinh doanh áp dụng.
Hình thức hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có thể áp dụng các hình thức hóa đơn điện tử khác nhau tùy thuộc vào phương pháp khai thuế của họ. Cụ thể:
Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên hoặc tự nguyện thực hiện kê khai thuế theo phương pháp này.
- Hình thức hóa đơn điện tử sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Lợi ích:
- Đơn giản hóa việc kê khai, nộp thuế và minh bạch trong giao dịch.
- Dễ dàng tra cứu hóa đơn và tránh sai sót trong kê khai thuế.
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc không đủ điều kiện để áp dụng phương pháp kê khai.
- Hình thức hóa đơn điện tử sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh giao dịch (theo yêu cầu của hộ kinh doanh hoặc khách hàng).
- Lợi ích:
- Giảm thiểu việc kê khai thuế phức tạp do hộ kinh doanh chỉ cần xuất hóa đơn khi có giao dịch đáng kể.
- Đáp ứng linh hoạt nhu cầu xuất hóa đơn của khách hàng.
Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh
- Đối tượng áp dụng: Hộ kinh doanh có doanh thu phát sinh không thường xuyên, không đủ điều kiện để áp dụng phương pháp kê khai hoặc khoán.
- Hình thức hóa đơn điện tử sử dụng:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh giao dịch.
- Lợi ích:
- Giảm bớt áp lực quản lý hóa đơn hàng tháng.
- Đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế mà không phải duy trì hệ thống kế toán phức tạp.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử có vai trò quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm xuất hóa đơn điện tử được xác định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn tất việc cung cấp dịch vụ giữa các bên, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai
- Thời điểm xuất hóa đơn: Ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- For example:
- Hộ kinh doanh bán hàng điện tử: Khi khách hàng mua sản phẩm, ngay lúc giao hàng, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh dịch vụ kế toán: Khi hoàn thành báo cáo tài chính cho khách hàng, dù chưa thu phí ngay, vẫn phải xuất hóa đơn.
Hộ kinh doanh theo phương pháp khoán
- Thời điểm xuất hóa đơn: Khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh.
- For example: Một hộ kinh doanh nhỏ cung cấp dịch vụ sửa chữa xe máy: Chỉ khi khách hàng yêu cầu hóa đơn thì hộ kinh doanh mới phải xuất hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh
- Thời điểm xuất hóa đơn: Khi hộ kinh doanh có yêu cầu theo từng lần phát sinh.
- For example: Hộ kinh doanh tổ chức sự kiện không hoạt động thường xuyên: Chỉ khi có hợp đồng tổ chức sự kiện và khách hàng yêu cầu hóa đơn, hộ kinh doanh mới cần lập hóa đơn điện tử.
Tại sao việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử quan trọng?
Việc áp dụng đúng hình thức và thời điểm xuất hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích:
Đối với hộ kinh doanh
- Giảm rủi ro pháp lý: Tránh bị xử phạt do vi phạm quy định về hóa đơn.
- Tăng tính minh bạch: Giúp xây dựng uy tín với khách hàng và đối tác.
- Tiện lợi trong quản lý tài chính: Hóa đơn điện tử giúp theo dõi doanh thu dễ dàng hơn.
Đối với khách hàng
- Được bảo vệ quyền lợi: Hóa đơn hợp lệ giúp khách hàng dễ dàng khiếu nại hoặc bảo hành sản phẩm/dịch vụ.
- Dễ dàng khấu trừ thuế (đối với doanh nghiệp): Hóa đơn điện tử hợp pháp là cơ sở để doanh nghiệp khấu trừ thuế đầu vào.
Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn hay đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh [17].
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai
Quy trình xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh phụ thuộc vào việc hộ kinh doanh tự xuất hóa đơn hay đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng
- Thiết bị kết nối mạng internet: Hộ kinh doanh cần có các thiết bị như máy tính, laptop hoặc các thiết bị khác có khả năng kết nối internet để thực hiện việc lập và gửi hóa đơn điện tử.
- Hòm thư điện tử (Email): Cần có địa chỉ email để nhận thông báo từ cơ quan thuế và nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Bước 2: Lựa chọn dịch vụ hóa đơn điện tử
- Tìm hiểu và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín: Hộ kinh doanh nên lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về pháp lý và kỹ thuật theo quy định.
- Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp: Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, hộ kinh doanh tiến hành đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với nhu cầu kinh doanh.
- Đăng ký chữ ký số theo mã số thuế của hộ kinh doanh: Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc để ký và xác thực hóa đơn điện tử. Hộ kinh doanh cần đăng ký chữ ký số với các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp phép.
Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
- Trường hợp hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn: Hộ kinh doanh truy cập Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, chọn mục “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” và điền đầy đủ thông tin theo hướng dẫn của hệ thống.
- Các trường hợp còn lại: Hộ kinh doanh truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký, chọn mẫu “01/ĐKTĐ-HĐĐT” (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) và điền đầy đủ thông tin đăng ký.
- Xử lý sau khi đăng ký: Sau khi gửi đăng ký, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận qua email trong vòng 15 phút. Nếu được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được tài khoản và mật khẩu để truy cập hệ thống. Đồng thời, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua (nếu có).
Bước 4: Thao tác trên phần mềm để xuất hóa đơn điện tử
- Thêm hóa đơn điện tử mới: Tại trang “Danh mục hóa đơn” của phần mềm, hộ kinh doanh chọn mẫu hóa đơn phù hợp và thêm mới, sau đó điền đầy đủ thông tin chi tiết của hóa đơn.
- Issue electronic invoices: Sau khi tạo xong, chọn hóa đơn đã tạo và thực hiện chức năng phát hành. Hệ thống sẽ gán số hóa đơn và thực hiện ký số. Nếu phát hành thành công, hệ thống sẽ thông báo; nếu có lỗi, hệ thống sẽ thông báo để chỉnh sửa.
- Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: Sau khi phát hành, hộ kinh doanh có thể gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác tùy theo thỏa thuận với khách hàng.
Việc tuân thủ đúng quy trình trên sẽ giúp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và hợp pháp.
Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh
Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh, việc xuất hóa đơn điện tử được thực hiện thông qua cơ quan thuế theo từng lần phát sinh. Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1: Yêu cầu cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Hộ kinh doanh cần lập đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo mẫu số 06/ĐN-PSĐT (Phụ lục IA Nghị định 126/2020/NĐ-CP). Đơn này được gửi đến Chi cục Thuế quản lý nơi hộ kinh doanh hoạt động (nếu có địa điểm cố định) hoặc nơi cư trú/đăng ký kinh doanh (nếu không có địa điểm cố định).
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử
Sau khi nhận được sự chấp thuận từ cơ quan thuế, hộ kinh doanh truy cập hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại . Tại đây, hộ kinh doanh cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để lập hóa đơn điện tử.
Bước 3: Nhận mã từ cơ quan thuế
Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn và nộp thuế đầy đủ, cơ quan thuế sẽ cấp mã trên hóa đơn điện tử trong ngày làm việc. Hộ kinh doanh sau đó có thể gửi hóa đơn điện tử đã được cấp mã cho khách hàng.
Việc tuân thủ đúng quy trình trên giúp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc theo từng lần phát sinh thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp và hiệu quả.
Lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Việc xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành. Dưới đây là những lưu ý quan trọng mà các hộ kinh doanh cần nắm rõ:
Thời điểm xuất hóa đơn
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn giúp tránh các vi phạm pháp luật và đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Nội dung hóa đơn điện tử
Theo Khoản 5 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ các nội dung sau:
- Name, address, tax identification number of the seller.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng mức thuế suất; tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng; tổng cộng tiền thanh toán.
Việc ghi đầy đủ và chính xác các thông tin trên hóa đơn là bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và tránh các rủi ro pháp lý.
Hộ kinh doanh không được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không thuộc đối tượng kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, do đó không được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Thay vào đó, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn bán hàng thông thường.
Mức thuế suất thuế giá trị gia tăng với hộ kinh doanh
Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, mức thuế suất thuế giá trị gia tăng đối với hộ kinh doanh được quy định như sau:
- 1%: Đối với hoạt động phân phối, cung cấp hàng hóa.
- 2%: Đối với dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu.
- 3%: Đối với sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu.
- 5%: Đối với hoạt động kinh doanh khác.
Việc xác định đúng mức thuế suất giúp hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế chính xác và tránh các sai sót không đáng có.
Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Tổng cục Thuế đang trong quá trình xây dựng quy chế bắt buộc việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho các hộ kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ, F&B. Hiện tại, một số đối tượng đã được lựa chọn sử dụng thí điểm. Việc áp dụng rộng rãi sẽ được triển khai sau khi hoàn thiện quy chế và hạ tầng kỹ thuật.
Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín
Việc lựa chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố quan trọng giúp hộ kinh doanh triển khai và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả. Một nhà cung cấp đáng tin cậy sẽ đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Các hộ kinh doanh nên tham khảo và lựa chọn các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có uy tín trên thị trường, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về kỹ thuật và pháp lý.
Việc tuân thủ các quy định và lựa chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp hộ kinh doanh hoạt động hiệu quả, minh bạch và bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng hiện đại.
Việc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các hộ kinh doanh, triển khai và quản lý hóa đơn một cách hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp luật và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Bizzi – Giải pháp hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Bizzi cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử B-Invoice, được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại, đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật như Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Giải pháp này mang lại nhiều lợi ích cho hộ kinh doanh:
- Fully professional: Đáp ứng 100% nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định, giúp hộ kinh doanh thực hiện các giao dịch một cách chính xác và hợp pháp.
- Comprehensive management: Cho phép phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, trên mọi nền tảng, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
- Bảo mật cao: Ứng dụng công nghệ bảo mật nhiều lớp, đảm bảo an toàn tuyệt đối và chống làm giả hóa đơn.
- Easy integration: Có khả năng tích hợp với hệ thống quản trị và phần mềm bán hàng, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và tăng hiệu suất làm việc.
Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín không chỉ đảm bảo tính hợp pháp và an toàn trong giao dịch mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những nhà cung cấp có uy tín thường có tiềm lực mạnh về kinh tế, năng lực công nghệ và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật.
Link to register for a trial of Bizzi products: https://bizzi.vn/dang-ky-dung-thu/
Như vậy, việc tuân thủ các quy định và nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không chỉ giúp hộ kinh doanh hoạt động minh bạch, hợp pháp mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, quản lý doanh thu hiệu quả hơn. Để đảm bảo thực hiện đúng, hộ kinh doanh cần cập nhật thường xuyên các quy định mới nhất, lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử uy tín và lưu trữ hóa đơn theo đúng yêu cầu pháp luật. Bằng cách này, hộ kinh doanh có thể tránh các sai sót không đáng có và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.